Biểu Đồ Ngân Lưu Thanh Toán Khoản Phải Trả

(ii) Phân tích ra quyết định bán chịu

Quyết định bán chịu có nghĩa là người bán cho phép người mua chậm trả tiền trong một thời gian. Việc có chấp nhận bán chịu hay không là tùy thuộc kết quả tính toán giá trị hiện tại ròng NPV của khoản bán chịu.

Bán chịu là một chính sách kinh doanh. Có những công ty nới rộng điều khoản bán chịu nhằm bán được nhiều hơn, có những công ty thay đổi điều khoản tín dụng để thu hút thêm khách hàng mới, và đôi khi để giúp những khách hàng truyền thống đang gặp vấn đề về thiếu hụt ngân lưu.

Với mỗi lần bán chịu giả định chi phí quản lý bán chịu và chi phí thu hồi nợ phát sinh ở cuối thời hạn bán chịu, áp dụng mô hình định giá (chiết khấu dòng tiền) như sau:

NPV =

S  e  S  v  S

1  r  C

Trong đó :

NPV : Giá trị hiện tại ròng của doanh thu bán chịu v: Tỉ lệ chi phí biến đổi so với doanh thu bán chịu S: Doanh thu bán chịu

e: Tỉ lệ chi phí quản lý bán chịu và thu tiền so với doanh thu r: Chi phí cơ hội sử dụng vốn, ngày

C: Kỳ thu tiền (thời gian thu các khoản phải thu)

Nguyên tắc ra quyết định (chấp nhận hay từ chối bán chịu)

 Nếu NPV>0 : Chấp nhận

 Nếu NPV<0 : Không chấp nhận

 Nếu NPV =0 : Có thể chấp nhận

 Ví dụ:

Công ty nhận được đơn hàng có trị giá 500 triệu đồng đề nghị chậm trả 30 ngày. Công ty có nên chấp nhận hay không. Biết rằng tỉ lệ chi phí biến đối chiếm trong doanh thu là 80%, chi phí quản lý bán chịu và thu hồi nợ hàng tháng chiếm tỉ lệ 6% so với doanh thu.

Trong đó, chi phí sử dụng vốn bình quân của công ty là 15% một năm, chi phí sử dụng vốn bình quân ngày sẽ là 15% : 360 = 0,0417%

Để ra quyết định bán chịu công ty tính NPV:

NPV =

500  6%  500

1  0,0471 %  30

 80%  500

 64,2

triệu đồng

Với kết quả NPV dương, công ty trên có thể chấp nhận đề nghị trả chậm của khách hàng. Vấn đề còn lại là kiểm soát và giám định quá trình thanh toán.

(iii) Đối chiếu chứng từ thanh toán

Chính xác và nhanh chóng là hai điều quan trọng khi ghi giảm nợ khách hàng. Để đáp ứng tốt nhất hai điều trên thì công ty phải tổ chức tự động hóa khâu ghi chép kế toán. Hệ thống này có ưu điểm trong việc đối chiếu chứng từ thanh toán: khả năng cập nhật tài khoản khoản phải thu một cách nhanh chóng và chính xác. Yêu cầu của hệ thống là đối chiếu các chứng từ thanh toán (séc, chuyển khoản, lệnh chuyển tiền, giấy báo có của ngân hàng, điện chuyển tiền,…) với hóa đơn bán hàng tương ứng.

3.3.3. Quản trị chính sách bán chịu

a. Các tình huống quyết định bán chịu

Trong môi trường cạnh tranh, các công ty không tự mình chủ quan quyết định chính sách bán chịu mà thường tham khảo các công ty cùng ngành. Vì vậy, những điểm khác biệt còn lại giữa các công ty chỉ là về hình thức và phạm vi bán chịu. Có ba tình huống thường xảy ra:

- Công ty có nên cấp trực tiếp cho khách hàng hạn mức bán chịu: Công ty phải quyết định chỉ bán chịu bằng trực tiếp cấp hạn mức bán chịu hay sẽ thông qua thẻ (hạn mức) tín dụng của ngân hàng, hoặc cả hai. Vấn đề là so sánh lợi ích và chi phí của hai cách.

- Công ty có nên chuyển khoản nợ cho bên thứ ba: Nếu bán các khoản phải thu cho một công ty chuyên mua bán nợ thì công ty sẽ giảm được chi phí cho bộ máy của mình đồng thời nhận được tiền ngay. Tuy nhiên công ty mua bán nợ sẽ mua các khoản phải thu dưới mệnh giá theo một tỷ lệ thu hồi dự kiến và chấp nhận hoàn toàn rủi ro. Các công ty mua bán nợ có điều kiện đa dạng hóa rủi ro do tận dụng lợi thế về quy mô.

- Nên tổ chức hoạt động cấp hạn mức bán chịu như thế nào? Những công ty sản xuất hàng hóa công nghiệp, máy móc thiết bị thường tổ chức hoạt động cấp hạn mức bán chịu thành một công ty tài chính trực thuộc. Đặc điểm của những công ty này là quy mô khoản phải thu lớn và có xu hướng tăng nhanh. Hình thức này giúp cho công ty tách biệt hai chức năng : bán hàng và cho vay. Nhờ đó tính chuyên nghiệp nâng cao, khả năng bán chịu được mở rộng hơn, tăng doanh thu và tính linh hoạt tài chính.

b. Các yếu tố của chính sách bán chịu

- Tiêu chuẩn bán chịu : Những điều kiện tối thiểu về uy tín của khách hàng để được chấp nhận bán chịu gọi là tiêu chuẩn bán chịu. Dự trên cơ sở phân tích tài chính và những thông tin phi tài chính, người phân tích sẽ đánh giá khách hàng là có đáp ứng tiêu chuẩn bán chịu hay không. Những khách hàng mới thường được cấp một hạn mức bán chịu thấp và được “ thử thách” trong một thời gian nhất định, hoặc phải có tài sản bảo đảm, hoặc phải được bảo lãnh của một ngân hàng.

- Điều khoản bán chịu: Thời gian mà khách hàng được chậm trả và tỉ lệ chiết khấu do thanh toán sớm (nếu có) được gọi chung là điều khoản bán chịu. Trong cùng một ngành, điều khoản bán chịu của các công ty thường gần giống nhau.

- Hạn mức bán chịu: Tổng số tiền của tất cả các đơn đặt hàng, các hợp đồng mua bán mà khách hàng được chậm trả cho công ty gọi là hạn mức bán chịu. Hạn mức bán chịu giống như một “quota” cho khách hàng khi mua chịu thì hạn mức bán chịu sẽ giảm đi, khi thanh toán thì hạn mức bán chịu sẽ tự động tăng trở lại. Và cứ thế, quá trình được tiếp tục. Có hai tiêu chí để quyết định hạn mức bán chịu là tình hình sản xuất hoặc sản phẩm của người bán và khả năng trả nợ của khách hàng.

- Quy trình thu tiền : Quy trình thu tiền bao gồm các báo cáo chi tiết liên quan đến thời điểm và cách thức thu hồi các khoản nợ đã quá hạn. Quy trình này quy định thời hạn thu tiền, các biện pháp xử lý kể từ khi khoản nợ bị quá hạn và những trường hợp phải yêu cầu sự tham gia của bên thứ ba.

c. Quy trình ra quyết định bán chịu

(i) Xây dựng tiêu chuẩn bán chịu

Tư cách là tiêu chí đầu tiên, quan trọng nhất trong đánh giá uy tín của khách hàng. Nó được hiểu là đạo đức, lòng tin, khả năng và chất lượng quản lý, độ sẵn lòng trả nợ. Trách nhiệm trả nợ được bộc lộ rõ khi nợ quá hạn phát sinh. Vì thế, người phân tích cần dựa vào dữ liệu quá khứ về việc trả nợ và những đánh giá của các đối tác khác của khách hàng.

Vốn ở đây cũng được hiểu là giá trị tài sản ròng, hay chênh lệch giữa tổng tài sản và nợ phải trả, là những gì còn lại nếu phải thanh lý tài sản để trang trải cho các nghĩa vụ nợ. Tuy nhiên, con số thuần túy dựa trên sổ sách này không có nhiều ý nghĩa. Vì một khi phải thanh lý công ty để trả nợ, tài sản sẽ được bán theo giá thị trường và thường thấp hơn giá trị sổ sách.

Khả năng trả nợ là khả năng tạo ra dòng ngân lưu từ hoạt động kinh doanh để trả nợ khi đến hạn. Khả năng này thường được phân tích một cách chủ quan dựa trên dữ liệu tài chính công bố và nhận định về tương lai trong tình huống nền kinh tế phát triển bình thường và suy thoái. Công cụ đánh giá khả năng trả nợ tốt nhất ở đây là các báo cáo ngân lưu trong quá khứ và báo cáo ngân lưu dự toán.

Điều kiện kinh doanh có thể bao gồm các yếu tố khách quan, tương đối khó định lượng như : bối cảnh kinh tế và môi trường kinh doanh, tình hình chung của ngành và lý do của nhu cầu mua chịu.

Tài sản bảo đảm là tiêu chuẩn không mấy quan trọng trong quan hệ mua bán chịu. Khách hàng cam kết sử dụng tài sản của mình làm đảm bảo cho khoản mua chịu, và người bán có quyền yêu cầu khách hàng bán tài sản để trả nợ. Tuy nhiên, trên thực tế, rất ít trường hợp bán chịu có tài sản bảo đảm.

(ii) Thu thập thông tin về khách hàng

Về nguyên tắc, thông tin để phân tích bán chịu càng nhiều và càng chi tiết càng tốt, nếu chi phí bỏ ra để thu thập thong tin nhỏ hơn lợi ích mang lại từ quyết định dựa trên thông tin ấy. Nguồn thông tin chủ yếu là từ ngân hàng thương mại, các đối tác của khách hàng, báo cáo tài chính, và các thông tin khác do khách hàng cung cấp. Các công ty xếp hạng tín dụng có thể cung cấp yêu cầu qua fax, email, điện thoại với nhiều gói sản phẩm khách nhau, cả các báo cáo theo dạng thức khuôn mẫu và các báo cáo theo yêu cầu riêng của khách hàng.

Nguồn thông tin quan trọng khác là từ các trung tâm thông tin tín dụng. Các trung tâm này trực thuộc các hiệp hội tín dụng địa phương hoặc thuộc ngân hàng trung ương, chuyên cung cấp thông tin tín dụng dưới dạng “Báo cáo tín dụng doanh nghiệp”.

Một nguồn thông tin quan trọng khác là các ngân hàng thương mại. Công ty bán chịu có thể đề nghị ngân hàng phục vụ khách hàng của mình cung cấp một số thông tin như: lịch sử quan hệ của khách hàng đối với ngân hàng, các giao dịch thanh toán, số dư gửi tiền, các giao dịch vay vốn và số dư tiền vay. Việc cung cấp thông tin ngân hàng phải được sự chấp thuận trước của khách hàng.

(iii) Áp dụng tiêu chuẩn bán chịu

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, người bán phải quyết định có nên bán chịu cho khách hàng hay không và hạn mức bán chịu là bao nhiêu.

Để ra quyết định, cần phải thực hiện các công việc:

- Phân tích tài chính

- Đánh giá kinh nghiệm kinh doanh

- Xác định hạn mức bán chịu ban đầu

- Hạn mức bán chịu sẽ được xác định lại theo định kỳ

(iv) Xác định hạn mức bán chịu

Sau khi chấp nhận bán chịu, công ty phải xác định hạn mức bán chịu trần, tức mức cao nhất có thể cho khách hàng. Qua nhiều nghiên cứu khoa học và khảo sát thực tế trên thế giới, người ta thấy rằng “kiểm soát rủi ro” là lý do chủ yếu của việc xác định hạn mức bán chịu. Làm thế nào để xác định hạn mức bán chịu cho phù hợp là một câu hỏi thuộc loại không dễ dàng chút nào. Phần lớn các công ty lớn trên thế giới áp dụng phương pháp này kết hợp với kết quả đánh giá các chỉ tiêu tài chính và báo cáo xếp hạng của các công ty xếp hạng tín dụng chuyên nghiệp.

(v) Xác định điều khoản bán chịu

Điều khoản bán chịu là các quy định về thời hạn thanh toán và tỉ lệ chiết khấu tiền mặt nếu trả trước hạn.

- Thời hạn thanh toán :

Thời hạn thanh toán lệ thuộc vào tình hình tiêu thụ sản phẩm của ngành trên thị trường, bao gồm : đặc điểm của sản phẩm, cơ cấu thị trường và điều kiện thị trường. Điều khoản bán chịu thường được các nhà cung cấp xác định dựa trên điều kiện cạnh tranh nhưng ít khi có khác biệt lớn giữa các nhà cung cấp. Tuy nhiên, nhà cung cấp nào có thị phần lớn hoặc có lợi thế về giá thấp sẽ có cơ hội đơn phương thay đổi điều khoản bán chịu. Ngược lại, những khách hàng lớn thường dùng sức mạnh thị trường và tỉ lệ lãi gộp thấp của mình để mặc cả với nhà cung cấp về điều khoản bán chịu, chủ yếu là thời hạn thanh toán.

- Chiết khấu tiền mặt:

Là tỷ lệ phần trăm được khấu trừ trên giá trị hóa đơn nếu khách hàng trả tiền trong một thời hạn nhất định nào đó. Chiết khấu tiền mặt cũng là một điều khoản bán chịu. Chiết khấu tiền mặt tùy thuộc vào nhà cung cấp, uy tín của khách hàng, lịch sử quan hệ mua bán chịu, quy mô của đơn hàng và thời điểm trong năm. Lợi ích đối với người bán khi đưa ra điều khoản chiết khấu tiền mặt là giảm được mức vay ngắn hạn, gia tăng đầu tư ngắn hạn sinh lời nhờ thu được tiền sớm hơn và tăng trưởng doanh thu bán hàng. Hầu hết các công ty sản xuất đều có điều khoản chiết khấu tiền mặt nhưng không phải đều áp dụng với mọi khách hàng. Đối với người mua, không bao giờ chiết khấu tiền mặt cũng mang lại lợi ích cho họ, vì nhiều điều

khoản chiết khấu không có ý nghĩa đối với người nhận và không phải bao giờ cũng đồng nhất với gia tăng lợi nhuận và giá trị của cổ đông của họ.

3.4. Quản trị khoản phải trả

3.4.1. Khái niệm khoản phải trả

Đây là một khoản mục kế toán thể hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp phải trả toàn bộ số nợ ngắn hạn của mình cho các chủ nợ trong một chu kỳ hoạt động kinh doanh bình thường hoặc trong vòng một năm, bao gồm vay ngắn hạn, tiền phải trả cho người bán, cho cán bộ công nhân viên, Nhà nước, nợ dài hạn đến hạn trả…

3.4.2. Đặc điểm của khoản phải trả

Khoản phải trả được coi là nguồn vốn nội sinh của công ty vì nó được tạo ra từ hoạt động thường xuyên của công ty. Khi công ty đặt mua hàng và được người bán chấp nhận cho chậm trả thì cũng có nghĩa là công ty đã sử dụng được một nguồn tài chính.

a. Các loại điều khoản mua hàng

Có rất nhiều loại điều khoản mua hàng đa dạng trong thực tế:

- Thời hạn thanh toán cũng tùy thuộc ngành nghề và chủng loại sản phẩm. Chẳng hạn, các sản phẩm dễ hỏng như thực phẩm cũng có thời hạn chậm trả ngắn. Ngược lại, các sản phẩm công nghiệp nặng có thời hạn chậm trả dài hơn nhiều vì chúng khó hư hỏng hơn và thậm chí người bán có thể đòi lại nếu người mua không trả tiền đúng hạn.

- Hạn mức mua chịu : Một trong các thỏa thuận mua chịu thường được áp dụng là, bên bán chấp thuận cấp cho bên mua một “hạn mức mua chịu”. Theo đó, một khi đã được cấp hạn mức , người mua có thể sử dụng nó để mua hàng nhiều lần mà không cần phải lặp lại những thủ tục một lần nữa. Khi nhận hàng, người mua sẽ tự động được phép trả chậm trong một thời gian xác định.

- Chiết khấu tiền mặt : Điều khoản chiết khấu tiền mặt đối với các khoản thanh toán sớm cũng là một điều khoản thường gặp trong các loại điều khoản mua hàng.

- Điều khoản mùa vụ cho phép người mua nhận hàng dự trữ trước “giờ cao điểm” và chỉ phải trả tiền sau “giờ cao điểm”. Ưu điểm của điều khoản này là nhà sản xuất có thể hoạt động liên tục mà không phải ngưng trệ do tính mùa vụ hoặc phải tồn kho sản phẩm quá cao.

- Điều khoản ký gửi là một điều khoản mà theo đó, các đại lý bán lẻ có thể nhận hàng về bán nhưng không có nghĩa vụ nợ phải trả. Bán được đến đâu thanh toán đến đó, nếu không bán được có thể trả hàng lại mà không phải chịu một nghĩa vụ tài chính nào.

b. Biểu đồ ngân lưu khoản phải trả

Sơ đồ 1: Biểu đồ ngân lưu thanh toán khoản phải trả

NGÀY MUA HÀNG