Mục Đích Của Quản Trị Hàng Tồn Kho

Bước tiếp theo, kiểm tra xem số liệu được tính ở bảng trên có vượt qua giới hạn kiểm soát. Ta thấy ở ngày 1 giới hạn U đã bị vượt qua cụ thể là 290 triệu đồng.

Số dư tiền mặt trong 4 ngày tiếp theo là 330 triệu đồng vẫn còn lớn hơn giới hạn điều chỉnh U1= 225 triệu đồng. Do đó, ta sẽ tư vấn cho công ty trên mua chứng khoán vào ngày 1.

Số tiền mua chứng khoán phải hợp lý để số dư tiền mặt kỳ vọng trong ngày thứ 5 vừa bằng điểm khoảng R = 150 triệu đồng. Số tiền mua chứng khoán nên là:

330 triệu đồng – 150 triệu đồng = 180 triệu đồng.

 Đánh giá mô hình Stone

- Ưu điểm:

+ Mô hình phù hợp với tiến trình ra quyết định của các nhà quản trị. Phương pháp dự báo tiền mặt theo ngày luôn được yêu thích hơn cả vì phương pháp này cho phép dự báo dòng ngân lưu ngày trong một số ngày kế tiếp nhằm nhận biết tiền mặt ở tình trạng dư thừa hay thiếu hụt. Trong mô hình Stone sử dụng dự báo này làm biến đầu vào.

+ Mô hình không sử dụng những công thức bác học hay những thông số thống kê mô tả. Trong mô hình Stone, không bắt buộc phải sử dụng những giới hạn kiểm soát: L hay U theo Miller-Orr. Thay vào đó, nhà quản trị có thể đưa ra các điểm giới hạn này dựa theo kinh nghiệm thực tiễn của mình. Và thêm vào đó là sử dụng mô phỏng để dự báo dòng ngân lưu hàng ngày.

- Nhược điểm:

+ Mô hình không đề cập đến chi phí tối ưu.

3.2. Quản trị hàng tồn kho

3.2.1. Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho bao gồm vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa trong kho, hàng gửi bán, hàng đi đường, sản phẩm dở dang… Những tài sản này có thời gian luân chuyển ngắn, thường không quá một năm và có giá trị thấp nên được xếp vào tài sản lưu động (tuy nhiên có nhưng doanh nghiệp có hàng ứ đọng trong kho lâu ngày do phẩm chất sản phẩm, vật liệu kém không tiêu thụ được hoặc không dùng cho sản xuất… làm chậm quay vòng hàng tồn kho có thể có thời gian luân chuyển trên một năm nhưng đó không phải là tài sản cố định vì nó có giá trị thấp và đặc tính của nó là luân chuyển nhanh)

3.2.2. Mục đích của quản trị hàng tồn kho

Điều đầu tiên ta xem xét đến là mục đích tổng quan của quản trị hàng tồn kho. Cũng như các hoạt động khác trong doanh nghiệp, quản trị hàng tồn kho phải biết xây dựng lợi ích cho toàn bộ tổ chức. Hoạt động logistic luôn hướng tới việc đóng góp lợi nhuận bằng cách đáp ứng nhu cầu tài chính và hoạt động marketing của doanh nghiệp. Mục tiêu này không có nghĩa là có quá nhiều hàng tồn kho dự trữ, điều đó còn có thể gây ảnh hưởng xấu đến tình hình tài chính của công ty. Vai trò chủ yếu của việc giám sát hàng tồn kho là đáp ứng kịp thời nhu cầu với chi phí thấp nhất.

Mục đích của việc quản trị hàng tồn kho đáp ứng được lợi ích lâu dài của doanh nghiệp sau đó là phục vụ các yêu cầu về hoạt động tài chính và hoạt động sản xuất của công ty. Mục đích quản trị hàng tồn kho để đáp ứng ba mục tiêu sau:

- Mục tiêu hoạt động: Mục tiêu hoạt động là việc bình thường ở mọi doanh nghiệp, nguyên vật liệu được hoạch định nhằm cung cấp kịp thời theo lịch sản xuất, hoặc hàng hóa tồn kho để chuẩn bị bán.

- Mục tiêu dự trữ: Mục tiêu dự trữ là hành động dự phòng trước khả năng gia tăng khối lượng sản xuất kinh doanh.

- Mục tiêu đầu cơ: Mục tiêu đầu cơ là phản ứng trước dự báo khan hiếm, biến động giá cả trên thị trường.

3.2.3. Vai trò của quản trị hàng tồn kho

Thành công của một doanh nghiệp dựa vào khả năng cung cấp các sản phẩm dịch vụ cho khách hàng và duy trì đảm bảo được khả năng tài chính của mình. Đối với các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho khách hàng, việc quan trọng nhất là phải luôn có hàng sẵn sàng với giá cả phù hợp trong một trình tự thời gian hợp lý. Với mỗi sản phẩm hàng hóa được đưa ra thị trường, thì vấn đề cốt lõi là phải duy trì được sự cung cấp liên tục hàng hóa cho khách hàng. Vai trò của việc quản trị hàng tồn kho bao gồm cả việc cung cấp các sản phẩm hiện tại, các sản phẩm mới, sản phẩm tiêu dung, sản phẩm thay thế và các sản phẩm đã lỗi thời và nhiều sản phẩm khác.

Bên cạnh tác dụng duy trì khả năng hoạt động thông suốt của dây chuyền sản xuất và các hoạt động phân phối, các loại hàng tồn kho còn có tác dụng ngăn chặn những bất trắc trong sản xuất. Chẳng hạn, nguyên liệu hàng tồn kho cần được duy trì để làm giảm tính không chắc chắn của sự chậm trễ ngoài dự kiến trong vận chuyển, giao hàng. Dĩ nhiên sự chậm trễ này có thể xảy ra bởi rất nhiều lí do như sự mất khả năng cung ứng đột ngột của nhà cung cấp, do thiên tai hay do sự chậm trễ

trong vận chuyển. Do đó, quản trị hàng tồn kho sẽ góp phần vào việc ngăn ngừa những rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp.

3.2.4. Các phương pháp quản trị hàng tồn kho

3.2.4.1. Mô hình sản lượng đặt hàng hiệu quả nhất ( Economic Ordering Quantity – EOQ) Mô hình EOQ là một mô hình quản trị hàng tồn kho mang tính định lượng,

có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp.

Yếu tố quyết định trong quản trị hàng tồn kho là sự dự báo chính xác nhu cầu sử dụng các loại hàng hóa trong kỳ nghiên cứu – thường là một năm. Những doanh nghiệp có nhu cầu hàng hóa mang tính mùa vụ có thể chọn kỳ dự báo phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình.

Hai chi phí liên quan trực tiếp đến quản trị hàng tồn kho là : chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho. Tổng chi phí có thể khái quát như sau:

Tổng chi phí = Chi phí đặt hàng + Chi phí tồn kho

 D   Q 

Tổng chi phí (T) =

 F  Q    H  2 

Trong đó :

   

D : Tổng nhu cầu đặt hàng cần nhập trong kỳ Q : Lượng đặt hàng mỗi lần (1đơn hàng)

F : Chi phí cố định cho một đơn hàng H : Chi phí tồn kho một đơn vị

D/Q : Số lần đặt hàng (số đơn hàng) FxD/Q : Chi phí đặt hàng

Q/2 : Mức tồn kho bình quân HxQ/2 : Chi phí tồn kho

Phương trình này thể hiện sự đánh đổi giữa chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho. Hình dưới đây biểu diễn mối quan hệ của 2 loại chi phí và tổng chi phí quản trị hàng tồn kho

Đồ thị 2 : Mô hình sản lượng đặt hàng hiệu quả EOQ

Nguồn: Quản trị tài chính ngắn hạn – Nguyễn Tấn Bình – NXB Thống kê - 2007

Trục hoành là lượng đặt hàng Q mỗi lần (mỗi đơn hàng) và trục tung là 2 loại chi phí và tổng chi phí. Q* là ký hiệu lượng đặt hàng tối ưu

2DF

Đồ thị cho thấy khi lượng đặt hàng Q lớn thì chi phí đặt hàng giảm do số lần đặt hàng giảm, trong khi đó chi phí (duy trì) tồn kho tăng do mức tồn kho bình quân tăng.

Ta có, lượng đặt hàng tối ưu là : EOQ = Q*=

Tuy nhiên, mô hình EOQ cơ bản như trên còn cần có thêm một số giả định :

- Dự báo tương đối chính xác tổng nhu cầu (D) trong kỳ kế hoạch

- Tốc độ sử dụng (giảm tồn kho) cố định

- Chi phí một lần đặt hàng (F) cố định

- Chi phí tồn kho cho 1 đơn vị (H) cố định

3.2.4.2. Phương pháp Just in time

Chiến lược Just-In-Time (JIT) được gói gọn trong một câu: “đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm”. Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sản xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần tới. Các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng phải bỏ. Điều này cũng đúng với giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, tức là hệ thống chỉ sản xuất ra cái mà khách hàng muốn. Nói cách khác, JIT là hệ thống sản xuất trong đó các luồng nguyên vật liệu, hàng hoá và sản phẩm truyền vận trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kế hoạch chi tiết từng bước sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt. Qua đó, không có hạng mục nào rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết

bị nào phải đợi để có đầu vào vận hành. Dư thừa tồn kho và lao động được hạn chế tối đa, qua đó tăng năng suất và giảm chi phí.

- Mục đích :

“Just In Time” nhằm mục đích giảm đi chi phí không cần thiết giữa các công đoạn. Trong các giai đoạn sản xuất nguyên liệu được đáp ứng đầy đủ và chính xác vào lúc cần thiết, không có tình trạng tồn trữ và thiếu hụt nguyên vật liệu. Mỗi công đoạn sản xuất sẽ sản xuất ra số lượng cần thiết và hệ thống chỉ sản xuất ra các sản phẩm mà khách hàng muốn. Qua đó không có hạng mục nào sản xuất ra thành phẩm mà không có đầu ra phải tồn kho và không có nhân công, thiết bị nào phải chờ đợi vì không có nguyên vật liệu để sản xuất. Như vậy mô hình đã giảm thiểu được chi phí tồn kho và chi phí thiệt hại do thiếu nguyên vật liệu.

- Nội dung:

Sản xuất Just-In-Time, hay JIT, là một triết học quản lý tập trung vào loại trừ những hao phí trong sản xuất bằng việc chỉ sản xuất đúng số lượng và kết hợp các thành phần tại đúng chỗ vào đúng thời điểm. Điều này dựa vào một thực tế hao hụt là kết quả từ bất kỳ hoạt động nào làm gia tăng chi phí mà không gia tăng thêm giá trị cho sản phẩm, như là sự chuyển dịch hàng tồn kho từ chỗ này sang chỗ khác hay thậm chí chỉ là hành động của việc cất giữ hàng tồn.

JIT cũng được biết như một phương pháp sản xuất gọn (Lean) hay sản xuất không tồn kho, bởi vì yếu tố then chốt sau của việc áp dụng thành công JIT là giảm tồn kho tại nhiều công đoạn khác nhau dây chuyền sản xuất tới mức tối thiểu. Điều này cần phải có sự phối hợp tốt giữa những công đoạn sao cho mỗi công đoạn chỉ sản xuất chính xác số lượng cần thiết cho công đoạn sau. Nói một cách khác, một công đoạn chỉ nhận vào chính xác số lượng cần thiết từ công đoạn trước.

Hệ thống JIT bao gồm định nghĩa luồng sản xuất và thiết lập khu vực sản xuất sao cho luồng nguyên liệu khi được đưa vào sản xuất được thông suốt và không bị cản trở, do đó giảm bớt thời gian đợi nguyên liệu. Điều này yêu cầu khả năng của các trạm làm việc khác nhau mà nguyên liệu đi qua tương ứng và cân bằng một cách chính xác, và như vậy những điểm “thắt cổ chai” trong dây chuyền sản xuất sẽ được loại trừ. Cơ cấu này bảo đảm rằng nguyên liệu sẽ được gia công mà không có việc xếp hàng hay ngừng lại chờ.

Khía cạnh quan trọng khác của JIT là việc sử dụng một hệ thống “kéo” (pull) để di chuyển những tồn kho xuyên qua dây chuyền sản xuất. Với một hệ thống như

vậy, những yêu cầu của công đoạn tiếp theo sẽ điều chỉnh sản lượng của công đoạn trước đó. Vì vậy đối với JIT thật cần thiết để định nghĩa một quá trình nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc “kéo” các lô từ một công đoạn sang công đoạn kế tiếp.

- Điều kiện áp dụng:

Mô hình Just In Time tỏ ra hiệu quả nhất đối với những doanh nghiệp có những hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại. Một đặc trưng quan trọng của mô hình Just In Time là kích thước lô hàng nhỏ trong cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng. Kích thước lô hàng nhỏ sẽ tạo ra một số thuận lợi cho doanh nghiệp như: lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn so với lô hàng có kích thước lớn, điều này sẽ giảm được chi phí lưu kho và tiết kiệm được diện tích kho bãi. Lô hàng có kích thước nhỏ hơn sẽ ít cản trở hơn tại nơi làm việc. Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện sai sot thì chi phí sửa lại lô hàng sẽ thấp hơn lô hàng có kích thước lớn.

Tuy nhiên việc sử dụng mô hình Just-In-Time đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp, bởi vì bất kỳ một sự gián đoạn nào cũng có thể gây thiệt hại cho nhà sản xuất vì sẽ phải chịu những tổn thất phát sinh do việc ngừng sản xuất.

- Lợi ích của phương pháp JIT::

Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn kho thấp. Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ. Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng. Lợi ích rõ ràng nhất của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm chi phí do không phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm còn tồn đọng trong kho. Lợi ích thứ hai thì khó thấy hơn nhưng lại là một khía cạnh then chốt của triết lý JIT, đó là tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cân đối trong quá trình sản xuất, có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao. Phương pháp JIT làm giảm dần dần lượng tồn kho, từ đó người ta càng dễ tìm thấy và giải quyết những khó khăn phát sinh.

3.2.5. Giám sát tình hình tồn kho

Giám sát tình hình tồn kho là giám sát số dư hàng tồn kho nhằm đảm bảo rằng chính sách hàng tồn kho là hiệu quả, cụ thể là quyết định đầu tư vào hàng tồn kho phù hợp.

Một trong những vấn đề khó khăn nhất của quản trị hàng tồn kho là kiểm soát hàng tồn kho. Trong quản lý có hai xu hướng : phân tán và tập trung. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho giúp nhà quản lý nắm chính xác và kịp thời về tình hình từng mặt hàng ở từng thời điểm và có thể nhanh chóng ra quyết định.

Có hai phương pháp chính:

- Phương pháp vòng quay hàng tồn kho:

Vòng quay hàng tồn kho là chỉ tiêu truyền thống trong giám sát hàng tồn kho. Vòng quay hàng tồn kho là tỷ lệ giữa giá vốn hàng bán trong kỳ và số dư tồn kho cuối kỳ (hoặc dố dư tồn kho bình quân đầu kỳ và cuối kỳ) sẽ được đề cập ở phần sau các chỉ tiêu đánh giá.

- Phương pháp tỷ lệ số dư tồn kho:

Trong phép tính ngày tồn kho, giá trị tồn kho cuối kỳ đặt trên tử số, giá vốn hàng bán bình quân ngày ở dưới mẫu số. Khi doanh thu (hay giá vốn hàng bán) giảm thì giá vốn hàng bán bình quân sẽ tăng một cách giả tạo, bởi vì kỳ bình quân của giá vốn hàng bán đã bao gồm cả giá vốn hàng bán của các kỳ trước đó. Điều này đặc biệt đúng khi kỳ bình quân kéo dài hơn.

Số ngày tồn kho

=	Tồn kho cuối kỳ
	Giá vốn hàng bán 1 ngày

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 108 trang tài liệu này.

Như vậy, số ngày tồn kho sẽ giảm khi doanh thu giảm, chứ không phải do mức sử dụng tồn kho tăng. Mặt khác số ngày tồn kho giảm cũng do kỳ được chọn để tính giá bình quân ngày.

Tóm lại, phương pháp tỷ lệ số dư hàng tồn kho không chịu ảnh hưởng của xu hướng biến động của doanh thu và mua hàng. Do đó, để giám sát tình hình hàng tồn kho, nó được xem là một thước đo chính xác hơn so với phương pháp số vòng quay hàng tồn kho.

3.3. Quản trị khoản phải thu

Quản trị khoản phải thu bao gồm : thiết lập chính sách bán chịu, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, hướng dẫn, giám sát và kiểm soát toàn diện khoản bán chịu.

3.3.1. Khái niệm khoản phải thu

Là những khoản tiền mà khách hàng và những bên liên quan đang nợ doanh nghiệp vào thời điểm lập bảng cân đối kế toán. Các khoản này sẽ được trả trong thời hạn ngắn (dưới một năm)5.

5 Nguyên lý kế toán – PGS. TS. Võ Văn Nhị - Đại học Kinh tế – NXB Thống kê – 2005

3.3.2. Chính sách bán chịu

Chính sách bán chịu bao gồm : tiêu chuẩn bán chịu, hạn mức bán chịu, điều tra đánh giá khách hàng, điều khoản bán chịu và quy trình ra quyết định bán chịu, điều tra khách hàng, điều khoản bán chịu và quy trình thu hồi nợ.

(i) Quy trình ra quyết định bán chịu: khởi đầu từ liên hệ tiếp cận khách hàng, kết thúc bằng việc chấp thuận hoặc từ chối bán chịu và xác định hạn mức bán chịu. Quy trình ra quyết định bán chịu sẽ đạt hiệu quả cao hơn nếu ta hiểu rõ từng công việc phải làm trước khi ra quyết định. Theo đó, khi nhận đề nghị từ khách hàng mới hoặc đề nghị gia tăng hạn mức mua chịu của khách hàng hiện tại, người bán cần quyết định có nên tiến hành điều tra khách hàng hay là không.

Nếu chấp nhận điều tra, người bán phải tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và tiến hành điều tra chi tiết, mức độ điều tra phù hợp với quy mô của khoản bán chịu (lớn, trung bình, nhỏ). Giả định khoản bán chịu được chấp thuận, bộ phận theo dõi bán chịu phải xác định hạn mức bán chịu tối đa và thời hạn bán chịu cụ thể. Sau khi giao hàng, người bán sẽ gửi hóa đơn và theo dõi trên sổ sách về khoản phải thu từ khách hàng. Với người mua, khi nhận hàng sẽ kiểm tra lại số lượng và chất lượng hàng hóa, đối chiếu với đơn đặt hàng và theo dõi trên sổ sách kế toán về khoản phải trả người bán. Người mua sẽ quyết định thời điểm thanh toán, thanh toán sớm để nhận chiết khấu tiền mặt hoặc thanh toán trễ vào cuối thời hạn cho phép. Quyết định của người mua tùy thuộc vào khả năng tài chính của mình.

Nếu quyết định không thanh toán sớm để nhận chiết khấu, người mua thường để đến cuối thời hạn mới trả tiền, có thể là 30 ngày, 60 ngày, hoặc 90 ngày. Khi trả tiền, người mua thường trả bằng chuyển khoản, trong khi người bán thì muốn nhận được tiền sớm hơn và ghi giảm tài khoản phải thu sớm hơn. Nhận “sớm hơn” nghĩa là sớm xuất hiện số dư trên tài khoản tiền gửi tại ngân hàng để chi dùng. Ghi giảm khoản phải thu sớm hơn là để quá trình “đối chiếu thanh toán” nhanh chóng hơn nhằm “quyết toán” đơn đặt hàng trước và kịp thời giải quyết đơn hàng sau, đang chờ phê duyệt.

Nếu việc thanh toán được thực hiện đúng hạn, quy trình bán chịu được lặp lại với các đơn hàng tiếp theo. Một khi người mua không trả tiền đúng hạn, người bán sẽ gửi thư khẩn đòi nợ và thực hiện các biện pháp của quy trình thu hồi nợ mà hai bên đã thỏa thuận trước đó. Nếu giữa hai bên không tự giải quyết được, phải nhờ đến bên thứ ba.