Xây Dựng Kế Hoạch Mua Hàng Và Triển Khai Mua Hàng

2.2.2.4. Xây dựng kế hoạch mua hàng và triển khai mua hàng

i) Xây dựng kế hoạch mua hàng

Xây dựng kế hoạch mua hàng nhằm hỗ trợ các kế hoạch bán hàng. Kế hoạch mua hàng có thể thực hiện gắn với các tiêu chí khác nhau: nhóm hàng, phân nhóm hàng hoặc các mức thấp hơn, theo nhà phân phối…, căn cứ theo sự cần thiết. Để lập kế hoạch mua, cần đánh giá lại lượng bán hợp lý dự kiến cho từng tên hàng cụ thể trong danh mục mặt hàng. Sau đó phân chia lượng bán theo từng tháng, có tính tới các giao động hợp lý, các điều kiện thị trường và các kế hoạch xúc tiến. Nếu các mặt hàng trong danh mục được mua từ nhiều nhà cung ứng khác nhau, nên xây dựng kế hoạch mua hàng theo nhà cung ứng, tốt hơn là theo mặt hàng. Tiêu chí này xác định tổ chức nào là tổ chức có ý nghĩa quan trọng nhất đối với doanh nghiệp.

Các thành phần cơ bản trong bản kế hoạch mua bao gồm:

Bảng 2.10. Kế hoạch mua đối với một nhóm hàng trong thời gian 6 tháng

Tình trạng

Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3	Tháng 4	Tháng 5	Tháng 6	Ghi chú
Tồn kho đầu tháng (ng.$)	50	65	70	77	77	80	- Tồn kho trung bình: 69,9 ng.$ - Tổng doanh thu: 70 ng.$ - Vòng quay:1 - Tổng giảm giá: 9$ - Phần trăm giảm giá: 12,9% - Tổng mua trong kỳ: 99
Doanh số (ng.$)	5	5	10	15	15	20
Giảm giá (ng.$)	0	0	0	2	2	5
Mua trong tháng (ng.$)	20	10	17	17	20	15
Tồn kho cuối tháng (ng.$)	65	70	77	77	80	70

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 155 trang tài liệu này.

- Tồn kho đầu kỳ (tháng, mùa) (TKĐK). Thông thường vào đầu kỳ trong kho có một lượng giá trị hàng hóa nhất định, được tính bằng giá trị bán lẻ.

- Doanh thu (DT). Doanh thu (theo giá trị bán lẻ) được ước lượng cho mỗi tháng. Cần lưu ý một số tháng trong năm có 4 tuần lễ và một số tháng có 5 tuần lễ (tháng Ba, tháng Sáu, tháng Chín và tháng Mười hai). Do vậy, cần lập kế hoạch doanh số cho các tháng 5 tuần lễ phải cao hơn.

Nhân tố mùa vụ (mùa hè, mùa đông), các ngày nghỉ và các sự kiện theo mùa vụ (ví dụ ngày tựu trường của học sinh) có thể tác động đến kinh doanh và cần tính đến trong các kế hoạch tháng.

- Giảm giá (GG). Tồn kho được tính bằng giá bán lẻ. Tuy nhiên, ít khi tất cả hàng hóa được bán với giá bán lẻ đầy đủ. (Khuyến mãi, giảm giá thành viên, giảm giá thường xuyên nhằm giảm tồn kho).

- Mua trong kỳ (MTK). Là giá trị hàng tồn kho mới được dự tính mua trong mỗi tháng. Nhìn chung, đối với các loại sản phẩm cơ bản, mỗi tháng cần phải mua một lượng nhất định tùy thuộc vào doanh số bán hàng và giảm giá. Mua trong kỳ nhằm bổ sung hàng hóa để duy trì các hoạt động bán hàng và các kế hoạch xúc tiến.

- Tồn kho cuối kỳ (TKCK). Tồn kho cuối kỳ được tính như sau: TKCK ═ TKĐK - DT - GG + MTK

Tồn kho cuối kỳ trước là tồn kho đầu kỳ của mùa sau. Tồn kho cuối kỳ không quá lớn và cũng không thiếu hụt (Điều này rất quan trọng đối với các hàng hóa có tính thời vụ cao). Cần kế hoạch trước để tối thiểu hóa tồn kho khi kết thúc thời vụ.

- Vòng quay. Vòng quay được xác định bằng Doanh thu/Tồn kho trung bình. Vòng quay cho ta biết tồn kho chuyển động nhanh như thế nào trong mối quan hệ với hàng mới nhập kho. Trị số của vòng quay phụ thuộc vào doanh thu, tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ và mua trong kỳ.

Trong kế hoạch tài chính sử dụng giá trị bán lẻ để thể hiện tất cả các thành phần cơ bản, từ ngân sách mua cho đến lợi nhuận. Giá trị bán lẻ được tính trên cơ sở giá bán lẻ nhân với số lượng đơn vị hàng hóa được đưa ra trong kế hoạch.

ii) Triển khai và theo dõi quá trình mua hàng

Sau khi xây dựng kế hoạch mua hàng hoàn chỉnh, thì doanh nghiệp tiến hành triển khai mua hàng và theo dõi quá trình mua hàng.

Doanh nghiệp khi mua thanh toán với nhà cung ứng bằng giá mua, nhưng khi theo dõi doanh số mua lại sử dụng giá bán lẻ với mục đích phục vụ các kế hoạch tài chính. Giá trị đầy đủ của tồn kho sẽ được duy trì suốt thời gian, bắt đầu từ khi doanh nghiệp nhận hàng, nhập kho, đến khi bán lẻ với nguyên giá hoặc giảm giá. Việc hạch toán sử dụng một đơn vị đo duy nhất (đơn giá bán lẻ) cho phép doanh nghiệp theo dõi cả quá trình kinh doanh. Khi doanh nghiệp bắt đầu bán hàng, cần sử dụng kế hoạch mua, bổ sung thêm dòng các số liệu thực tế dưới mỗi mục kế hoạch. Bảng 2.11 thể hiện kế hoạch mua cho cả mùa vụ đã hoàn thành. Các số liệu thực tế Bảng 2.11 chỉ ra rằng doanh thu bán, doanh số mua và giảm giá đều cao hơn dự kiến kế hoạch.

Đối với các năm tiếp theo, có thể sử dụng bảng kế hoạch trên, dưới mỗi mục bổ sung dòng thứ ba. Mỗi mục gồm 3 dòng:

- Dòng 1 gồm số liệu kế hoạch của năm đang xét,

- Dòng 2 gồm các số liệu thực hiện năm trước,

- Dòng 3 gồm số liệu thực hiện năm đang xét.

Như vậy cho phép so sánh thực hiện với kế hoạch và năm sau so với cùng kỳ năm trước. Kế hoạch mặt hàng là kế hoạch mang tính co dãn. Kế hoạch này dựa trên các dự đoán về doanh thu và giảm giá, mà các yếu tố này thường dao động, phụ thuộc vào các điều kiện thực tế. Điều rất quan trọng là thường xuyên kiểm tra, so sánh các kết quả thực tế với kế hoạch và thực hiện các biện pháp điều chỉnh. Nếu doanh thu cao

hơn kế hoạch, cần tăng mua vào. Nếu doanh thu thấp hơn dự kiến, cần giảm mua vào hoặc tăng các hoạt động khuyến mãi, giảm giá.

Bảng 2.11. Mua trong kỳ - Kế hoạch và thực hiện

Tình trạng

Tháng 1

Tháng 2

Tháng 3

Tháng 4

Tháng 5

Tháng 6

Ghi chú

Tồn kho đầu tháng (ng.$), KH

- Tồn kho trung bình, KH: 58,6

Tồn kho trung bình, TH: 50,0

- Vòng quay, KH :1,20

Vòng quay, TH :1,60

- Tổng doanh thu, KH: 70

Tổng doanh thu, TH: 80

- Tổng giảm giá, KH: 9

Tổng giảm giá, TH: 13

- Phần trăm giảm giá, KH: 12,9

Phần trăm giảm giá, TH: 16,3

- Tổng mua trong kỳ, KH: 90

Tổng mua trong kỳ, TH: 105

Tồn kho đầu tháng (ng.$), TH

Doanh số (ng.$), KH

Doanh số (ng.$), TH

Giảm giá (ng.$), KH

Giảm giá (ng.$), TH

Mua trong tháng (ng.$), KH

Mua trong tháng (ng.$), TH

Tồn kho cuối tháng (ng.$), KH

Tồn kho cuối tháng (ng.$), TH

2.3. Khách hàng điện tử

2.3.1. Khái niệm khách hàng điện tử

Khách hàng điện tử là người tham gia vào thị trường điện tử với tư cách là người mua hàng hóa, dịch vụ hoặc thông tin. Khách hàng có thể là người mua hàng hiện hữu hoặc người mua hàng tiềm năng. Bất kì ai cũng có thể trở thành khách hàng điện tử, tuy nhiên để trở thành khách hàng điện tử phải là người mua hàng có sử dụng các phương tiện điện tử và Internet.

Có nhiều yếu tố để xác định khách hàng điện tử về mức độ sẵn sàng tham gia trong thị trường điện tử như: mức độ sẵn sàng trực tuyến, mức độ phổ biến của việc sử dụng thẻ thanh toán điện tử, mức độ sẵn sàng mua hàng trực tuyến, kinh nghiệm mua hàng trực tuyến, lòng trung thành của khách hàng đối với nhà bán lẻ điện tử…

Nhiều thống kê về thói quen mua sắm trực tuyến của người tiêu dùng của các tổ chức quốc tế như statista.com, emarketer.com, clickz.com, và comscore.com. Các yếu tố về nhân khẩu học chính mà các điều tra thống kê của website đó đưa ra là giới tính, tuổi tác, tình trạng hôn nhân, trình độ học vấn, dân tộc, nghề nghiệp và thu nhập cá nhân/hộ gia đình... Ngoài ra, mức độ mua hàng điện tử còn phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng điện tử của khách hàng (khả năng kết nối Internet, sử dụng các phương tiện máy tính, điện thoại thông minh…).

Ví dụ, theo một điều tra khảo sát của BELVG năm 2018, giới 68% nam giới và 72% nữ giới có mua hàng trực tuyến, nhưng đối với từng loại mặt hàng, tỷ lệ mua phân chia theo giới tính là khác nhau (xem Bảng 2.12).

Nhiều điều tra khảo sát cho thấy, yếu tố tuổi và thu nhập, học vấn của khách hàng điện tử cũng phản ánh mức độ mua hàng trực tuyến khác nhau. Một số nghiên cứu còn cho thấy, trải nghiệm mua sắm trực tuyến cũng ảnh hưởng đáng kể đến thái độ và ý định mua hàng của người tiêu dùng và mua lại trực tuyến.

Bảng 2.12. Tỷ lệ % người mua hàng trực tuyến theo giới tính

Mặt hàng/nhóm mặt hàng

Nam giới	Nữ giới
Tỷ lệ số người mua trực tuyến	68%	72%
Vé và sự kiện	27%	26%
Thuốc, dược phẩm	8%	10%
Phim, âm nhạc	22%	16%
Máy tính, đồ điện tử	39%	18%
Sách, tạp chí	23%	25%
Quần áo	40%	46%

Nguồn: BELVG (2018)

Theo điều tra của Hootsuite (We are social) tại Việt Nam năm 2019, khoảng năm mươi triệu người Việt Nam có mua sắm trực tuyến có độ tuổi từ 16 - 64, trong đó những mặt hàng được mua phổ biến là quần áo, đồ điện tử, thực phẩm, vé máy bay, sách vở, dụng cụ gia đình. Điều tra cũng cho thấy, 58% khách hàng cá nhân Việt Nam sử dụng điện thoại thông minh, so với 40% sử dụng máy tính để mua trực tuyến.

2.3.2. Phân loại khách hàng điện tử

Nhà bán lẻ điện tử cần nghiên cứu để có hiểu biết cần thiết về khách hàng tiềm năng. Ai sẽ là khách hàng tiềm năng đối với các sản phẩm của nhà bán lẻ điện tử? Nhà bán lẻ điện tử sẽ định hướng tới dải khách hàng rộng lớn hay phân khúc thị trường hẹp? Nhà bán lẻ điện tử cần biết phần lớn khách hàng của họ là ai? Liệu khách hàng có cần đến sản phẩm của họ không? Liệu có cần tuyên truyền về giá trị cũng như sự tồn tại của sản phẩm đó không? Liệu họ có phải là các khách hàng mua lặp lại nhiều lần không, hay sản phẩm chỉ cần mua một lần trong đời?

Trước khi mở một website bán lẻ, cần có một hiểu biết thực tế dựa trên nghiên cứu kích cỡ thị trường mục tiêu, các cách thức mua hàng của

khách hàng và các nhân tố ảnh hưởng đến việc mua hàng của họ. Các khách hàng của thị trường mục tiêu đã sẵn sàng mua hàng trực tuyến hay chưa? Mức độ sẵn sàng mua hàng trực tuyến của họ như thế nào? Cái gì sẽ thúc ép họ chuyển sang trực tuyến nếu họ chưa sẵn sàng?

Khi website bán lẻ đã có một lượng thành viên nhất định, bản thân chủ website bán lẻ phải tìm hiểu xem các khách hàng của thị trường mục tiêu có thăm viếng thường xuyên hay không, hay thăm viếng một cách tình cờ.

Việc nghiên cứu các vấn đề như vậy giúp phân lát thị trường tiềm năng tổng quát để đưa ra được những phương thức, cách thức tiếp cận, duy trì khách hàng trong hiện tại và tương lai. Có thể chia khách hàng điện tử thành một số loại sau:

- Người đơn giản (Simlifier) chỉ truy cập một số ít các website chọn lọc và không chịu đựng được việc phải cố gắng quá mức. Người đơn giản xác định các site bán lẻ mà họ thích, ghi chép, đánh dấu các site này, và họ rất ít tìm kiếm các địa chỉ mua sắm mới. Họ yêu cầu sự thuận tiện đến cùng, không ưa thích các đặc trưng bổ sung (như phòng chat, quảng cáo pop-up…), vì các đặc trưng này có thể làm sao nhãng họ khỏi mục tiêu ban đầu.

- Người lướt web (Surfer) dùng rất nhiều thời gian và chi tiêu nhiều mua trực tuyến. Họ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong số người dùng tích cực, nhưng họ sử dụng khá nhiều thời gian để trực tuyến. Người lướt web liên tục tìm kiếm kinh nghiệm mua sắm mới, thông tin mới và đối với họ cái gì cũng là nóng sốt.

- Người kết nối (Connector) nghiên cứu xem web làm được gì cho họ. Họ chiếm tỷ trọng khá lớn những người dùng tích cực. Người kết nối có xu hướng tìm những thương hiệu nổi tiếng mà họ đã biết và tin cậy khi họ dự định mua hàng trực tuyến.

- Người mua bán kiếm lời (Bargainer) sử dụng web trước hết để săn tìm phi vụ mua bán, đồ mua bán trao tay thỏa mãn thú vui săn tìm.

Để hấp dẫn lôi kéo người săn đồ rẻ, site cần đáp ứng yêu cầu của họ mua để bán, kiếm được giá cao, thân thiện với họ. Nhóm người này chiếm tới 50% tổng số người dùng ở eBay (trước đây).

- Người ưa thông tin và thể thao (Routiner và Sportster) là hai loại người sử dụng web trước hết để tìm thông tin, nhất là các nội dung độc đáo nhằm cập nhật kiến thức mà họ không thể tìm thấy ở nơi khác. Người ưa thông tin dành nhiều thời gian cho các site tin tức và tài chính, trong khi người yêu thể thao cũng hành động như vậy với các site định hướng thể thao. Những người thuộc hai loại này ít mua hàng trực tuyến nhất và ít có xu hướng chuyển sang mua hàng trực tuyến.

Khách hàng điện tử có thể có vai trò sau đây:

Người khởi xướng. Người nhận ra và đề xuất nhu cầu mua một sản phẩm hoặc dịch vụ.

Người ảnh hưởng: Người cố gắng thuyết phục người khác mua hàng. Người quyết định: Người ra quyết định mua cuối cùng.

Người mua: Người mua sản phẩm hoặc dịch vụ và thanh toán cho giao dịch.

Người dùng: Khách hàng điện tử chính là người mua và sử dụng sản phẩm.

2.3.3. Quy trình khách hàng mua trực tuyến

Khách hàng mua trực tuyến theo nhiều cách khác nhau. Cách mua phổ biến nhất là mua từ các website bán lẻ điện tử, nơi danh mục hàng hóa được niêm yết giá cố định. Đôi khi giá cả có thể được thương lượng hoặc chiết khấu. Một cách khác để xác định giá là giá cả biến đổi, ví dụ người mua tham gia vào các hoạt động mua hàng theo hình thức đấu giá điện tử.

Thông thường, quy trình mua trực tuyến bắt đầu với việc người mua truy cập vào webshop của người bán, đăng ký mở tài khoản khách hàng (lần đầu nếu cần) và đăng nhập tài khoản mua hàng. Người đăng