Cơ Sở Lý Luận Về Quản Trị Mua Hàng Trong Doanh Nghiệp

thập số liệu minh chứng cho quá trình tìm hiểu về mua hàng và các giải pháp nâng cao hiệu quả mua hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dược phẩm Hưng Việt được tác giả thực hiện từ năm 2018 đến năm 2020 từ đó tác giả đề xuất giải pháp của đề tài định hướng giải pháp cho năm 2021 – 2025.

Địa điểm thực hiện nghiên cứu: Việc thực hiện nghiên cứu được tiến hành tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dược phẩm Hưng Việt.

- Phương pháp thống kê mô tả: Thu thập, hệ thống hóa, xử lý số liệu và thông qua các số bình quân, số tuyệt đối, số tương đối để đánh giá các chỉ tiêu nghiên cứu.

- Phương pháp so sánh:

Là phương pháp được dùng chủ yếu trong phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, phương pháp này đòi hỏi các chỉ tiêu đánh giá có cùng điều kiện, có tính so sánh được để rút ra kết luận về hiện tượng và trong quá trình kinh doanh.

- Phần mềm Excel được sử dụng để thống kế hệ thống dữ liệu đạt được trong doanh thu. Ngoài ra nghiên cứu còn sử dụng các phương pháp biểu đồ, đồ thị và hình vẽ...

6. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn được kết cấu thành 3 chương:

CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 109 trang tài liệu này.

CHƯƠNG 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty CP Thương mại và Dược phẩm Hưng Việt

CHƯƠNG 3: Định hướng giải pháp hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Công ty CP Thương mại và Dược phẩm Hưng Việt

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP‌

1.1 Tổng quan về mua hàng và quản trị mua hàng trong doanh nghiệp.

1.1.1 Khái niệm và vai trò của mua hàng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Yếu tố đầu vào ( hay nguồn hàng) của doanh nghiệp thương mại được tạo ra từ hoạt động mua hàng đầu tiên. Muốn nguồn hàng đầu vào đầy đủ, đúng kế hoạch tiêu thụ, đúng tiêu chuẩn, chất lượng và phù hợp với thị hiếu của khách hàng thì rất cần dành sự quan tâm đến công tác mua hàng.

Ở nhiều góc độ, có thể nói công tác mua hàng và bán hàng trái ngược nhau. Coi bán hàng là tạo ra nguồn cầu về hàng hóa dịch vụ đồng thời tìm ra cách phát triển ý thức con người về nhu cầu đó thì mua hàng lại phụ nhận nhu cầu ấy đến khi mà tìm ra được điều kiện mua hàng phù hợp.

Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp có thể hiểu là các hoạt động nghiệp vụ sau khi kiểm tra, đánh giá, tìm hiểu và thương thảo, thỏa thuận kí hợp đồng mua bán, thanh toán, giao nhận với chủ hàng hóa để tạo ra nguồn hàng trong doanh nghiệp với chi phí tối thiểu nhằm đáp ứng được số lượng, chất lượng và nhu cầu dự trữ cũng như bán cho khách hàng.

Do là nghiệp vụ khởi đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên công tác mua hàng luôn cần được dành sự quan tâm lớn. Không sai khi nói bán hàng khó hơn mua hàng vì đó là khâu trực tiếp tạo ra doanh thu, là khâu quyết định sự sống còn của mỗi doanh nghiệp. Song nếu khâu mua hàng

– tiền đề cho khâu bán hàng cũng được sát sao, mua đúng hàng, đúng chủng loại cần thiết, đảm bảo chất lượng hàng hóa thì sẽ đạt được lợi nhuận lớn hơn khi bán ra. Trong thời buổi nền kinh tế thị trường hiện đại, việc mua hàng đã

nắm giữ một vai trò hết sức quan trọng đối với cá nhân nhà quản trị cũng như tập thể doanh nghiệp.

Doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì cần có yếu tố đầu vào là hàng hóa hay nguyên vật liệu. Để có được yếu tố đầu vào đó thì phải trải qua quá trình mua hàng, từ đó mới đến bán hàng, tạo ra lợi nhuận. Muốn tối đa hóa lợi nhuận thì một trong những cách có thể kể đến là tổi thiểu hóa chi phí mua hàng mà vẫn đảm bảo đủ số lượng cần thiết, tránh mua thừa gây lãng phí hay mua thiếu hàng không đủ phục vụ nhu cầu của khách hàng. Để hạn chể những yếu tố ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh của mình, doanh nghiệp cần quản lí khâu mua hàng sát sao từ khâu đặt hàng, vận chuyển cho đến khi hàng hóa về kho bảo quản, lưu trữ. Từ đó mới không làm tăng giá trị đầu vào của hàng hóa dẫn đến tăng giá bán ra ngoài thị trường. Ngày nay, các doanh nghiệp chủ yếu dùng chính sách về giá cả để cạnh tranh với nhau trên cùng một dòng sản phẩm, bên nào báo giá thấp hơn mà vẫn đảm bảo được tiêu chuẩn số lượng, chất lượng thì chiến thắng, thu hút được nhiều tập khách hàng. Mà muốn bán hàng tốt thì cần đầu tư, chọn lọc hàng hóa đầu vào cho tốt. Từ đó mang về nhiều lợi thế cho doanh nghiệp trên thị trường.

Nếu doanh nghiệp lơ là trong công tác mua hàng từ đầu, hàng bán ra cho khách kém chất lượng, kém thẩm mĩ và không làm thỏa mãn nhu cầu ngày một cao của khách hàng thì công việc kinh doanh sẽ đi vào bế tắc. Khách hàng là người tạo ra lợi nhuận chính cho doanh nghiệp, vì vậy phải mua hàng để bán ra phù hợp với yêu cầu, thị hiếu của khách hàng, giao vận thì kịp thời chính xác, đẩy nhanh tốc độ lưu thông hàng hóa, vừa xây dựng niềm tin vừa quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Từ đó thiết lập được tập khách hàng quen thuộc, giữ chân được khách mua hàng cho mình thường xuyên, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Công việc kinh doanh thuận lợi thì doanh nghiệp mới tạo ra nhiều giá trị thặng dư, chăm lo tốt đời sống nhân viên, đóng góp vào

nền kinh tế xã hội, xây dựng nền kinh tế vươn tầm thế giới. Vì lí do ấy mà mua hàng là mắt xích vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh cũng như quá trình tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.

1.1.2 Khái niệm, mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng tại doanh nghiệp

- Khái niệm:

Trước tiên ta cần định nghĩa việc mua hàng như sau: “ Mua hàng là hệ thống các công tác để tạo nên lực lượng hàng hóa tại cơ sở logistics, đáp ứng đúng yêu cầu dự trữ, sản xuất hàng bán vối tổng chi phí thấp nhất” hay hiểu về mặt kinh tế hơn thì “Mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu thương mại giữa doanh nghiệp và nguồn hàng”

Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng.

Để thực hiện tốt việc mua hàng cũng cần có chu trình phân tích đánh giá phù hợp, liên tục. Cần thực hiện việc này lặp đi lặp lại rồi mới dẫn tới kết quả lựa chọn đáp án trả lời cho câu hỏi mua hàng gì, ở đâu, hàng của nhà cung cấp nào, số lượng ra sao, báo giá thế nào. Đây là một chu trình tương đối phức tạp và phải kết hợp phân tích các yếu tố khác trong quản lí nguồn cung ứng.

- Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp:

Vì hoạt động mua hàng là bước đầu tiên trong chu trình kinh doanh, là điều kiện cần để doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh thương mại, nên muốn công tác quản trị mua hàng đạt hiệu quả thì cần đặt ra mục tiêu cụ thể như luôn luôn đảm bảo việc mua hàng với chất lượng tốt, hàng phải bán ra thị trường hợp pháp và hiệu quả, đồng thời chi phí mua hàng là thấp nhất.

Đầu tiên, đảm bảo việc bán hàng với chất lượng tốt thể hiện trước tiên ở việc khách hàng công nhận và chấp nhận mua lại hàng hóa ấy. Theo quan

điểm hiện đại, tối ưu hóa chất lượng hàng bán chứ đừng tối đa. Doanh nghiệp thu được nhiều lợi nhuận nhất từ công tác bán khi mà hàng hóa đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách mua. Mà mỗi khách mua lại có một yêu cầu riêng đòi hỏi bên bán hay bên sản xuất phải linh hoạt đáp ứng nhiều yêu cầu đặt ra cùng lúc cho từng mặt hàng. Còn tối đa hóa chất lượng hàng bán cũng tốt song công việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải có trình độ chuyên sâu và sử dụng các yếu tố đầu vào hết sức hợp lí, một sai sót nhỏ có thể làm hỏng cả dây chuyền tạo ra sản phẩm.

Tiếp theo, mục tiêu đảm bảo tính hiệu quả cũng như hợp pháp của hàng hóa khi bán ra thị trường đầu tiên thể hiện ở công tác đặt mua đúng hàng dựa trên phân tích dự đoán số lượng hàng bán ra bao nhiêu. Doanh nghiệp cần tránh mua dư quá nhiều hàng để tồn kho, ứ đọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng cũng như vấn đề lưu thông sau này. Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về việc buôn bán các mặt hàng có điều kiện (ví dụ như mặt hàng nguyên vật liệu trong ngành dược phẩm) cũng là vấn đề cần kiểm soát chặt chẽ. Cần xây dựng bộ dữ liệu để phân tích nhu cầu, dự đoán thị trường sắp tới mặt hàng nào sẽ “hot”, cần mua dự trữ trước để đến khi bán ra được giá, đem lại lợi nhuận to lớn, giúp doanh nghiệp vừa giữ chân khác hàng vừa tạo chữ tín trên thị trường.

Cuối cùng, mua hàng với chi phí thấp nhất sẽ đảm bảo cho giá thành sản phẩm bán ra thuận lợi hơn với người tiêu dùng. Cạnh tranh về giá là phương pháp phổ biến nhiều doanh nghiệp áp dụng. Do đó bên nào có giá cả vừa với túi tiền của người tiêu dùng hơn thì sẽ dành phần thắng. Muốn giảm giá thành sản phẩm thì đầu vào từ chi phí giao dịch, chi phí marketing, chi phí vận chuyển, ... đều phải được tối thiểu hóa.

Ba mục tiêu trên cần đi liền và gắn kết với nhau. Tuy nhiên trên thực tế chúng không thể đồng nhất xảy ra trọn vẹn vì nhiều lí do khách quan. Lấy ví

dụ về giá thành bán ra với chất lượng sản phẩm. Nếu chỉ tập trung tìm mọi cách để hạ giá bán thì đi kèm với đó doanh nghiệp không thể đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt đến tay người tiêu dùng và ngược lại. Tùy từng điều kiện ở các doanh nghiệp cụ thể, đặt trong môi trường kinh doanh khác nhau mà có cách phối kết hợp thực hiện các mục tiêu sao cho hòa hợp, ưu tiên đúng lúc đúng chỗ để phát huy tối đa hiệu quả nó mang lại. Tất cả đóng góp xây dựng lên mục tiêu chung lớn mạnh cho doanh nghiệp.

- Vai trò của quản trị mua hàng:

Tầm quan trọng của công tác quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thể hiện ở việc cần có sự chỉ đạo, kiểm soát chặt chẽ hoạt động nhập mua hàng, lên kế hoạch chi tiết để lưu chuyển hàng về đúng hạn, kịp thời cung cấp cho các khách hàng đặt mua. Đồng thời kiểm tra sát sao chất lượng hàng mua về có đảm bảo quy chuẩn, nguồn gốc xuất xứ, chất lượng kiểm định rõ ràng hay chưa. Quá trình này tưởng đơn giản song lại vô cùng phức tạp, cần thực hiện liên tục và ứng biến kịp thời với bất kì sự thay đổi nhanh chóng nào của thị trường kinh doanh. Từ những yếu tố bên trong doanh nghiệp như tình hình tài chính, dự đoán cung – cầu, cho đến các yếu tố bên ngoài như cơ cấu thị trường, giá cả hiện hành, chi phí lưu kho bãi, lãi suất ngân hàng, tỷ giá hối đoái... đều cần được cân đo đong đếm kĩ lưỡng trước khi ra quyết định. Quản trị tốt việc mua hàng cũng là tiền đề cho công cuộc quản trị kinh doanh, quản trị doanh nghiệp phát triển lâu dài và vững mạnh.

1.2 Nội dung của quản trị mua hàng tại doanh nghiệp.

Nhằm khai thác một cách hiệu quả nhất nguồn hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh thương mại, các nhà quản trị cần chú tâm đầu tư cho mảng quản trị mua hàng. Đây là quá trình tương đối phức tạp để trả lời cho một loạt câu hỏi: Mua ở đâu, mua hàng gì, số lượng bao nhiêu, điều kiện mua và thanh toán như thế nào?... Đối với một người tiêu dùng bình thường khi đi chợ cũng

Lập kế hoạch mua hàng

Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

sẽ đặt ra câu hỏi như vậy, nhưng dưới góc độ doanh nghiệp, các quyết định này sẽ được cân nhắc dựa trên sự phân tích thông tin, thị trường, thực trạng cung- cầu hàng hóa, xu hướng... cùng nhiều vấn đề khác có thể phát sinh.

Tổ chức mua hàng

Đánh giá công tác mua hàng

Hình 1.1 Sơ đồ về quá trình mua hàng tại doanh nghiệp (Nguồn:Trích từ Cuốn Phân tích hoat động kinh doanh, NXB Thống Kê, Hà Nội, tác giả Phan Quang Niệm )

1.2.1 Lập kế hoạch mua hàng

Để mua hàng có hiệu quả trước hết phải xuất phát từ nhu cầu hàng hóa thực tế trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà quản trị đi tìm câu trả lời cho câu hỏi mua cái gì, số lượng bao nhiêu ở bước này.

Trước tiên, nhà quản trị phải tập hợp báo cáo về hàng tồn kho rồi sau đó tiến hành dự trù hàng hóa cần mua trong thời gian tới. Đồng thời, doanh nghiệp cần tiến hành hoạt động thăm dò thị trường, nắm bắt nhu cầu của cả khách hàng, tìm hiểu xem thị trường hiện nay mức cung- cầu đang ở đâu. Từ đó xác định được tổng cung hàng hóa, cụ thể hơn là xác định lượng cung cho từng mặt hàng, khu vực, tập khách hàng mà vẫn đảm bảo đủ số lượng, chất

lượng hàng, thời gian giao hàng, kế hoạch bán hàng. Ta có thể dựa vào công thức cân đối như sau:

M + Ddk = B + Dck +Dhh

Trong đó:

M : Lượng hàng cần mua vào trong kì kinh doanh

B : Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) trong kì kinh doanh Ddk : Lượng hàng tồn kho đầu kì

Dck : Lượng hàng tồn kho cuối kì Dhh : Định mức hao hụt (nếu có)

Từ đây suy ra được công thức tính nhu cầu về hàng hóa cần mua vào trong kì như sau:

M = B + Dck + Dhh – Ddk

Tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng trong kì sẽ chính bằng tổng lượng hàng hóa mà doanh nghiệp cần mua. Việc xác định rõ nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro mua thừa hoặc thiếu hàng để từ đó tìm và lựa chọn nhà cung cấp thích hợp.

1.2.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Muốn trả lời cho câu hỏi mua hàng của ai, doanh nghiệp cần đi tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp với tiêu chí của mình. Trong thế giới công nghệ số hiện đại, có vô vàn các cách thức để doanh nghiệp tìm và tiếp cận với nhà cung cấp trên toàn thế giới. Ngoài những cách phổ thông và trực tiếp như tham gia hội chợ- triển lãm nghề nghiệp, các tạp chí, catalogue hay qua bạn bè giới thiệu... mà chúng ta còn có công cụ Internet để tra cứu, có các kênh truyền thông, truyền hình vân vân. Với triết lí kinh doanh “ Không nên để hết trứng vào một giỏ” thì nhà quản trị cần tìm kiếm và hợp tác với nhiều bên cung cấp cũng như có những phương án dự phòng cho riêng mình nếu trường hợp xấu xảy ra. Có thể đánh giá nhà cung cấp thông qua nguồn hàng hay hồ