Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Tới Hoạt Động Quản Trị Mua Hàng Của Doanh Nghiệp

sơ pháp nhân của họ. Từ đó cân nhắc nên đặt niềm tin vào ai, lúc nào để luôn có nguồn cung giá rẻ mà chi phí thấp, giúp tối ưu hóa lợi nhuận đem lại. Đây là công việc hết sức quan trọng của một nhà quản trị mua hàng.

Có quan điểm cho rằng việc mua hàng cần trung thành với một hoặc một vài nhà cung cấp. Vì như vậy sẽ được hưởng nhiều quyền lợi hơn về giá nhập, về chiết khấu thanh toán. Điều này sẽ có lợi nếu doanh nghiệp được hưởng thêm độc quyền mua một vài mặt hàng cụ thể mà chỉ nhà cung cấp này sở hữu. Tuy nhiên khả năng này rất thấp và cũng tương đối rủi ro. Mặt khác, nhiều nhà quản trị sẽ chọn phương án thông qua các kênh phân phối, trung gian hay marketing nhằm tìm kiếm nhiều nhà cung cấp một lúc để luân phiên thay đổi nếu cần, không phụ thuộc hoàn toàn vào ai. Cách này vừa đảm bảo tiến độ cấp hàng thường xuyên cùng độ tin cậy cao, vừa đảm bảo sẽ có nhiều sự lựa chọn về giá.

Lựa chọn và xác định nhà cung cấp hàng hóa phải dựa trên số liệu thực tế thay vì cảm tính. Phải nghiên cứu thông tin của họ, xem số lượng khách hàng của họ, báo giá có phù hợp không, điều kiện thanh toán ngay hay được trả chậm, chiết khấu thanh toán bao nhiêu cùng mức hoa hồng tính như thế nào,thời gian vận chuyển ngắn hay dài, hệ thống kho vận có đảm bảo không... từ đó mới đưa ra quyết định cuối cùng sẽ chọn ai.

Đi kèm với lợi ích về kinh tế, nhà quản trị cũng không được quên lưu tâm đến chất lượng hàng hóa của nhà cung cấp, nguyên vật liệu có đạt tiêu chuẩn theo chứng chỉ trong ngành không, nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, sản xuất có theo quy trình chuẩn hay hàng tiểu ngạch. Khi nhà cung cấp chứng minh được tính minh bạch của mình lẫn hàng hóa, nhà quản trị mới có cơ sở để đưa ra quyết định đúng đắn.

Với những nhà cung cấp đã có sẵn trên thị trường cùng nhiều năm kinh nghiệm, việc tra cứu, tìm hiểu thông tin sẽ dễ dàng hơn với bộ phận các nhà

cung cấp mới xuất hiện. Mỗi bên đều có điểm mạnh điểm yếu riêng. Nhưng tổng kết lại sẽ có một vài nguyên tắc được đặt ra dựa trên kết quả phân tích, so sánh và cân nhắc về việc chọn lựa nhà cấp hàng mà các doanh nghiệp nên lưu ý là:

+ Trong trường hợp doanh nghiệp chọn số ít nhà cung cấp để mua hàng lâu dài, số lượng lớn nhằm trở thành khách hàng trung thành được hưởng các ưu đãi về giá, chiết khấu thanh toán,... thì sẽ có những rủi ro đặt ra khi nhà cung cấp đó gặp rắc rối không còn khả năng cung ứng hàng hay chậm cung ứng hàng thôi cũng sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy khôn lường, ảnh hưởng tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Còn nếu doanh nghiệp lựa chọn luân phiên, thay đổi nhiều nhà cung cấp nhằm tối đa hóa lợi ích đem lại thì cũng nên cẩn thận với các rủi ro có thể kể đến như: tính ổn định không cao, không thể trở thành đối tác trung thành nhằm hưởng các đặc quyền của nhau, mua hàng ít không được giảm giá...

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 109 trang tài liệu này.

+ Đối với các mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh, nên duy trì các nhà cung cấp sẵn có để ổn định nguồn hàng, các bên khác có thể tham khảo thêm song cần xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược, lâu năm với một vài nhà cung cấp nhất định. Tùy thuộc vào diễn biến cung- cầu trên thị trường, thời vụ và thị hiếu khách hàng mà nhà quản trị doanh nghiệp cân nhắc nguồn đầu vào cho mình ở đâu, của ai sao cho hiệu quả nhất.

1.2.3 Tổ chức mua hàng

Sau khi đã chọn cho mình nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp sẽ trực tiếp liên hệ và đặt vấn đề mua hàng với nhà cung cấp đó qua email, gặp trực tiếp hay qua điện thoại. Việc thương lượng rồi đi đến kí hợp đồng thương mại sẽ diễn ra trong quá trình này.

Vấn đề đàm phán với nhà cung cấp để tìm ra điểm chung của hai bên là hết sức quan trọng. Nếu cả hai phía tìm được tiếng nói chung, khả năng cao là

doanh nghiệp sẽ có nhiều lợi thế trong mua hàng, cụ thể là đạt được các mục tiêu như: chất lượng hàng hóa, mẫu mã sản phẩm, hình thức thanh toán, hạn thanh toán; và hơn hết là giá cả cạnh tranh so với thị trường nói chung. Trong quá trình thương thảo này, doanh nghiệp hay nhà quản trị cần chọn lọc nhân viên có trình độ ngoại ngữ tốt, am hiểu chuyên môn và thậm chí là văn hóa của nhà cung cấp nước ngoài để tối ưu hóa mục đích của mình trong đàm phán.

Sau khi hai bên đã đạt được các thỏa thuận, doanh nghiệp hai bên cần tiến hành kí kết hợp đồng thương mại bằng văn bản theo đúng quy định. Nếu bất cứ tranh chấp nào xảy ra thì đây là cơ sở pháp lý để hai bên xử lý bằng cách đưa lên trọng tài kinh tế hay tiến hành tố tụng. Hợp đồng cần được kí kết ít nhất 2 bản (mỗi bên giữ một bản) và thỏa mãn các điều kiện chung về:

+ Tên, địa chỉ bên mua – bán hoặc đại diện cho các bên (nếu có thêm người hưởng lợi khác cần đi kèm giấy ủy quyền bên thứ 3)

+ Tên mặt hàng mua bán đi kèm chứng nhận về quy cách, nguồn gốc, bảo hiểm... (Certificates of Analyse, Certificates of Original, Insurance,...)

+ Đơn giá, số lượng của hàng hóa

+ Phương thức thanh toán (có thể là trả tiền trước, trả tiền có thời hạn hoặc thanh toán theo lần từng lần giao hàng) và giao nhận hàng (bằng các phương tiện giao nhận như giao cont, giao bằng đường biển, đường bộ hay đường hàng không).

Mặc dù tiến độ thực hiện hợp đồng nguyên tắc giữa hai bên đã kí xong trên thực tế luôn phát sinh nhiều lí do khiến chuyến hàng của doanh nghiệp có thể gặp trục trặc ở khâu nào đó. Do vậy nhà quản trị cần theo dõi sát sao cũng như đốc thúc liên tục nhà cung cấp nhanh chóng chuyển giao hàng hóa tránh tình trạng lưu kho lưu bãi tăng phụ phí hay chi phí logistics. Bước kiểm tra và theo dõi quá trình giao nhận hàng này để xác thực xem phía đối tác có tuân thủ các điều kiện đã kí kết trong hợp đồng hay không. Cụ thể như:

+ Hàng hóa về cảng có đúng số lô, thời gian và hình thức vận chuyển có đúng lịch hay không

+Hàng về đến kho phải được nghiệm thu đầy đủ: kiểm tra số lượng thừa thiếu, quy cách đóng gói ra sao. Nếu không có sai sót thì mới kí biên bản giao nhận. Còn nếu phát sinh bất kì trục trặc hay vấn đề gì, cần chụp ảnh làm bằng chứng phản ánh lại ngay với nhà cung cấp để khắc phục hoặc khiếu nại.

Sau khi thủ kho kí xác nhận vào biên bản giao hàng thì quá trình mua hàng có thể coi là kết thúc. Vì vậy cần đảm bảo khâu nhận hàng và nhập hàng vào kho phải thực sự cẩn trọng, tránh làm hỏng hàng hóa sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kinh doanh của doanh nghiệp sau này. Đồng thời ngăn ngừa thất thoát hàng hóa, tài sản, tránh nhập hàng kém chất lượng rồi bán ra thị trường gây mất uy tín cho doanh nghiệp.

1.2.4 Đánh giá công tác mua hàng

Sau khi kết thúc một hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ chu trình để rút kinh nghiệm cũng như tổng kết, đánh giá công tác mua hàng tại công ty nói chung cũng như nhà cung cấp nói riêng. Những mục tiêu mua hàng ngay từ đầu đặt ra có đạt được hay không? Cần làm gì để cải thiện quá trình mua hàng diễn ra nhanh hơn? Khâu nào đang tốn nhiều thời gian giải quyết? Các vấn đề gì có thể phát sinh?... Để việc mua hàng có hiệu quả, nhà quản trị cần trả lời được các câu hỏi trên nhằm đáp ứng các mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.

Trong trường hợp hợp đồng thương mại giữa hai bên được thực hiện tốt, nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu thì được coi như quá trình mua hàng có kết quả thành công. Ngược lại khi mọi thứ không đi đúng hướng, doanh nghiệp cần rà soát lại để tìm kiếm các bên thay thế, khắc phục sai sót và lặp lại một chu trình mua hàng mới với nhà cung cấp mới sau khi chọn lọc.

a. Đánh giá kết quả mua hàng

Việc đánh giá kết quả mua hàng nhằm xác định và đánh giá mức độ đáp ứng mục tiêu và kế hoạch mua hàng được hoạch định từ trước hoặc sau khi hoàn thành trọn vẹn một hợp đồng mua hàng. Cụ thể các bước đánh giá như sau:

Xác định phù hợp các tiêu chuẩn đánh giá với mục tiêu và kế hoạch mua hàng, đồng thời đáp ứng song song các mục tiêu về tài chính, các chỉ định tính như khả năng đáp ứng thị hiếu của khách hàng về sản phẩm, mức độ bảo đảm nhu cầu bán ra hay tính chủ động trong kinh doanh.

Đo lường kết quả mua hàng bằng phương pháp thống kê, nghiệp vụ kế toán, phương pháp dự báo trước hay tiếp xúc cá nhân. Nghiệp vụ đo lường yêu cầu phải thật khách quan, chính xác và có độ tin cậy cao.

So sánh kế quả mua hàng với các tiêu chuẩn đánh giá được lựa chọn để xác định mức độ hoàn thành kế hoạch hoặc hợp đồng có tốt hay không. Nếu chưa thì phân tích thêm các nguyên nhân cấu thành để hoàn thiện công tác mua hàng trong tương lai. Các tiêu chí đánh giá có thể kể đến như: Số lượng hàng hóa được mua so với kế hoạch ban đầu; chất lượng hàng hóa được mua so với kế hoạch ban đầu.

b. Đánh giá quá trình mua hàng

Đánh giá công tác tổ chức mua hàng: rà soát lại hoạt động lựa chọn nhà cung cấp và tổ chức giao hàng, thanh toán tiền hàng có chiết khấu hay không

Đánh giá nghiệp vụ mua hàng của nhân viên kinh doanh: việc này sẽ phản ánh phẩm chất cùng với trình độ, kiến thức, kỹ năng của đội ngũ nhân viên mua hàng. Điều này cũng góp phần ảnh hưởng đến kế hoạch và hiệu quả mua hàng trong doanh nghiệp ở từng giai đoạn.

Các tiêu chí đánh giá quy trình mua hàng bao gồm như sau:

- Kế hoạch mua hàng so với lượng hàng bán ra

- Giấy tờ thủ tục liên quan quá trình mua hàng

- Quy trình mua hàng có đầy đủ các bước hay không

- Năng lực của nhân viên mua hàng.

Thành công hay những tồn tại của hoạt động mua hàng sẽ được thể hiện qua kết quả cuối cùng. Từ đó nhà quản trị cũng có cơ sở làm thước đo sự đóng góp của nhân viên, phòng ban, trách nhiệm cá nhân trong quá trình tiến hành mua một lô hàng. Cần lưu ý rằng bất cứ một sai sót nhỏ ở khâu nào cũng sẽ làm tiền đề ảnh hưởng ít nhiều đến cả chu trình mua hàng, rộng hơn là ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

1.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động quản trị mua hàng của doanh nghiệp

Muốn hoạt động mua hàng diễn ra hiệu quả và thuận lợi, các nhà quản trị không những chỉ cần hiểu rõ quy trình quản trị công tác mua hàng mà còn cần nắm vững các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động này. Doanh nghiệp muốn tạo ra nhiều lợi nhuận từ việc bán hàng, trước hết công tác mua hàng phải bám sát nhu cầu, thị hiếu của người mua đối với từng sản phẩm, sự quan tâm của người tiêu dùng dưới góc độ được chọn lựa người mua hàng, số lượng hàng, hay như sự khác biệt trong hàng hóa, sự nhạy cảm về giá trên thị trường, lợi ích của khách hàng và vai trò mua hàng của họ. Cùng với đó là rất nhiều yếu tố cạnh tranh giữa các bên trên thị trường về hàng hóa, sản phẩm, khách hàng, thậm chí cả sức ép trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà quản trị doanh nghiệp nói chung cần nắm bắt sự biến thiên về các yếu tố ảnh hưởng này để đưa ra quyết định hợp lý cho hoạt động quản trị mua hàng.

1.3.1 Các yếu tố bên trong

- Chiến lược kinh doanh:

Bất kì doanh nghiệp nào muốn phát triển vững bền đều cần có chiến lược cụ thể. Từ chiến lược ngắn hạn, trung hạn cho đến dài hạn đều cần được thiết

lập cụ thể và từng bước thực hiện đầy đủ. Nhà quản trị doanh nghiệp phải coi trọng việc quản lí hoạt động kinh doanh theo các chiến lược đã đề ra nhằm mang lại lợi ích tối đa. Xây dựng chiến lược càng cụ thể, doanh nghiệp càng có hướng đi rõ ràng, phát triển theo mục đích đề ra từ đầu, kiến tạo một hệ thống phát triển theo hình kim tự tháp vững chắc. Mỗi doanh nghiệp đều bị giới hạn trong các nguồn lực hạn chế, vì thế chiến lược kinh doanh là yếu tố quan trọng tạo sự khác biệt và lợi thế cạnh tranh trên thị trường giữa các đối thủ với nhau. Áp dụng các chiến lược kinh doanh linh hoạt, hiệu quả sẽ giúp nhà quản trị nắm bắt được cơ hội trên thương trường để từ đó thiết lập các kế hoạch mua hàng và quản trị mua hàng phù hợp.

- Chính sách về sản phẩm:

Bán sản phẩm, hàng hóa gì? Bán cho ai? Bán như thế nào? Đó là một loạt các câu hỏi đặt ra khi doanh nghiệp bắt tay vào thị trường kinh doanh. Hàng hóa trên thị trường hiện nay có rất nhiều kênh phân phối và nhập hàng khác nhau. Lựa chọn thị trường cũng như mặt hàng phù hợp với thế mạnh của nhà quản trị nói riêng hay doanh nghiệp nói chung sẽ tăng khả năng tiêu thụ hàng hóa. Để đạt được kết quả tốt, doanh nghiệp cần nghiên cứu kĩ các đặc tính của sản phẩm mình bán, như là chu kì sống của một sản phẩm, sản phẩm nào chỉ bán được theo thời vụ hay rủi ro có thể xảy ra khi tiến hành kinh doanh mặt hàng có điều kiện... Các chính sách về sản phẩm vẫn sẽ còn ảnh hưởng đến nhiều công đoạn phía sau của chu trình bán hàng, do đó đòi hỏi nhà quản trị phải thực sự tìm tòi nghiên cứu và hiểu rõ tình hình của doanh nghiệp mình để chọn lựa sản phẩm và xây dựng chính sách sản phẩm.

- Nguồn vốn: Là yếu tố đầu tiên và tiên quyết của bất cứ doanh nghiệp nào khi muốn tiến hàng kinh doanh thương mại, đặc biệt là trong công tác mua hàng. Sở hữu nguồn tiền tốt sẽ tạo ra nhiều lợi thế kinh doanh, tiến hành mua hàng nhanh chóng, thuận tiện, tránh tình trạng đôi co về giá cả, giảm

thiểu chi phí mua hàng. Đảm bảo một nguồn tiền vốn sẵn có đôi khi là chìa khóa để chớp lấy thời cơ vàng trong các thương vụ kinh doanh.

- Cơ sở vật chất: là yếu tố một phần thể hiện năng lực của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp đầu tư hệ thống trang thiết bị, máy móc đầy đủ phục vụ cho công việc kinh doanh sẽ tạo điều kiện tốt trong mua hàng. Từ việc có nhiều nguồn tin để nắm bắt cơ hội, chớp thời cơ mua hàng nhanh, số lượng nhiều mà giá cả cạnh tranh được... tạo ra lợi thế vô cùng lớn với các đối thủ trên thị trường. Ngược lại, thiếu đầu tư cho cơ sở vật chất kĩ thuật luôn đem đến những bất lợi cản trợ sự thành công của hoạt động kinh doanh nói chung.

- Đội ngũ nhân viên mua hàng: Nhân lực cũng là một nguồn lực vô cùng thiết yếu cần được đầu tư dài hạn trong doanh nghiệp. Để mua được hàng tốt, nhà quản trị cần ưu tiên tuyển chọn nhân viên có các tiêu chuẩn cơ bản như sau:

Có kiến thức chuyên môn kèm theo kiến thức chung phong phú: Nhân viên mua hàng trước tiên phải hiểu tường tận về hàng hóa mình đi gom mua để tránh bị lừa đảo hàng kém chất lượng. Đồng thời họ cũng cần được đào tạo để nắm bắt các mục tiêu, trách nhiệm của mình về lượng hàng nội bộ doanh nghiệp từ đó có điều chỉnh thái độ và hoạt động mua hàng hợp lí. Hơn thế nữa, nắm bắt đầy đủ các quy định pháp luật, chính sách kinh tế xã hội, kĩ năng phân tích thị trường... cũng là kinh nghiệm cần học hỏi, tích lũy thường xuyên.

Có khả năng giao tiếp tốt là một lợi thế. Để thương lượng đàm phán mua hàng với giá tốt, nhân viên mua hàng phải khéo léo đánh vào tâm lí người bán, giao tiếp chuẩn mực và lấy được lòng người bán hàng cho mình. Trau dồi kĩ năng sống cũng như kiến thức chung sẽ là tạo cho nhân viên mua hàng khả năng tư duy tốt trong giao tiếp kinh doanh.