Sắp Xếp Đơn Giản Một Trường Ta Làm Như Sau:

Date/Time: Giá trị phải trong khoảng ph ù hợp

 Counter: Không hạn chế

 Yes/No: Tất cả để bằng Yes

7. Chuyển từ Yes /No sang các kiểu sau:

Text: chuyển thành chữ “Yes” hoặc “No”

Memo: chuyển thành chữ “Yes” hoặc “No”

Number: No=0; Yes=1

Date/Time: No=12:00 00AM; Yes=12/29/1899

Currency: No=0; Yes=$1

Counter: Không chuyển được

8. Thay đổi độ dài dữ liệu

Trường văn bản có độ dài cực đại là 255, nhưng cũng có thể ngắn 1 ký tự. Nếu độ d ài của trường văn bản không được quy định thì Access sẽ gán độ dài mặc định là 50, khi đã quy định độ dài cho trường thì không được phép nhập vào độ dài lớn hơn. Độ dài của trường số thì theo kiểu số nào: Byte, Integer v.v..

9. Lỗi chuyển đổi

Khi lưu cất một bảng đã sữa đổi, Access có thể thông báo lỗi n ếu quá trình chuyển đổi có gây lỗi, ví dụ chuyển từ Integer sang Byte, nếu số nguy ên >255 thì sẽ gây lỗi, tuỳ ý định cuả ta m à kích vào Yes hay Cancel c ủa hộp thoại thông báo lỗi.

3.1.5 Tách một bảng

Sau khi làm việc một thời gian ta nhận thấy có một số tr ường thực ra không dùng đến hoặc ít dùng đến, nếu ta tách thành một bảng mới không có các tr ường đó thì có khi xử lý bảng nhanh hơn, việc làm đó có thể thực hiện đơn giản bằng cách:

 Sao thêm một bảng mới từ bảng cần tách

 Mở bảng mới ở chế độ Design và xoá đi những trường không cần đến

 Thiết lập lại các quan hệ nếu cần

3.2 Thao tác và sữa dữ liệu trong bảng

Để làm việc với bảng trước hết ta hãy mở bảng đó bằng cách:

 Mở CSDL

 Kích đúp vào bảng cần làm việc, sau đó bảng xuất hiện ở dạng Datasheet:

3.2.1 Một số thao tác

1. Di chuyển trong bảng

ởëgóc dưới bên trái cửa sổ Datasheet là hộp số hiệu bản ghi. Hãy kích chuột vào đó và gõ vào một số hiệu bản ghi (ở tr ên ta đã gõ số 6) để đưa con trỏ bản ghi về bản ghi đó, phía bên phải hộp số hiệu bản ghi là tổng số bản ghi (ở trên là số 7-bảy bản ghi):

Một số phím gõ tắt hay dùng như sau:

PgUp : Lên một trang

PgDn : Xuống một trang Ctrl + PgUp : Sang trái một trang Crtl + PgDn : Sang phải một trang Tab : Trường tiếp theo Shift + Tab : Trường đứng trước

Home : Trường đầu tiên của bản ghi hiện thời

End : Trường cuối cùng của bản ghi hiện thời

: lên một bản ghi

: Xuống một bản ghi Ctrl + : Về bản ghi đầu tiên Crtl + : Về bản ghi cuối cùng

Crtl + Home : Về đầu giá trị của trường

Crtl + End : Về cuối giá trị cảu trường

2. Thay đổi chiều cao hàng

Chọn hàng cần thay đổi

 Chọn Format/Row Height sau đó ta có hộp thoại:

 Gõ số đó vào Row Height và chọn OK

3. Thay đổi độ rộng cột

Chọn cột cần thay đổi

 Chọn Format/Column Width :

Gõ số đo vào Column Width và chọn OK

4. Giấu và hiện các cột

Chọn cột cần giấu

 Chọn Format/Hide Columns

 Muốn hiện lại hãy chọn Format/Unhide Columns sau đó:

 Đặt dấu kiểm vào tên trường cần hiện lại (Mat_Vat_Tu) v à chọn Close

5. Cố định các cột trên màn hình

Một bảng có thể có rất nhiều cột, nhiều khi ta muốn cố định một số cột trên màn hình để quan

sát trong khi vẫn cứ dịch trái, phải m à các cột đó vẫn còn. Ta thao tác như sau:

Chọn các cột đó

 Chọn Format/Freeze Columns

 Muốn không cố định nữa h ãy chọn Format/Unfreeze All Columns

6. Chọn phông chữ

Chọn chữ cần đặt lại phông

 Chọn Format/Font

 Chọn Font, Font Style, Size v à OK

3.2.2 Sửa đổi dữ liệu trong bảng

1. Thêm một bản ghi

Chọn Insert/New Record sau đó con trỏ bản ghi trở về cuối bảng

 Gõ bản ghi mới vào

2. Xoá bản ghi

Chọn bản ghi cần xoá

 Chọn Edit/Delete Record sau đó hộp thoại hiện ra và xác nhận Yes nếu định xoá, hoặc

No nếu không xoá

3. Sửa dữ liệu

Dịch trỏ Text đến dữ liệu cần sửa v à sửa lại

4. Thay thế dữ liệu

Khi sữa giống nhau trong nhiều bản ghi ta n ên chọn chế độ thay thế dữ liệu.

Chọn ô đầu tiên của trường cần sữa và chọn tiếp Edit /Replace sau đó ta có hộp thoại:

 Gõ nội dung cần tìm vào Find What: (giả sử M3g)

 Gõ nội dung cần thay thế v ào Replace With: (giả sử M7)

 Chọn Replace All (nếu muốn thay thế tất cả) v à chọn Close

3.2.3 Sắp xếp dữ liệu

1. Sắp xếp đơn giản một trường ta làm như sau:

Chọn trường cần sắp xếp

Kích vào nút trên thanh công cụ nếu muốn sắp xếp tăng dần

Kích vào nút trên thanh công cụ nếu muốn sắp xếp giả m dần

2. Sắp xếp theo nhiều trường

 Chọn Records/Filter/Advanced Filter/Sort như hình sau:

 Sau đó ta có hộp thoại:

Mở danh sách trường ở dòng Field

 Đặt chế độ sắp xếp ở dòng Sort

 Chọn Filter/Apply Filter/Sort như hình sau

3.2.4 Tìm kiếm và lọc dữ liệu

1. Tìm kiếm

Để tiến hành tìm kiếm đơn giản trên một trường cụ thể ta thao tác nh ư sau:

 Chọn trường đó

 Chọn Edit/Find sau đó ta có hộp thoại:

 Gõ dữ liệu cần tìm vào Find What, giả sử gõ vào M2 có thể dùng ký tự * thay cho

một nhóm ký tự hoặc? thay cho một ký tự bất kỳ

 Chọn All vào Search nếu định tìm tất cả

 Chọn Whole Field vào Match nếu nội dung trọn một tr ường

 Chọn Find First để tìm dữ liệu từ đầu bảng v.v.. cuối cùng chọn Close

2. Lọc dữ liệu

Gả sử ta có bảng sau:

Ta lọc ra những thành phần (và có thể sắp xếp luôn) có Ma_Mat_Hang bằng M2. ta thao tác như sau:

 Chọn Records/Filter/ Advanced Filter/Sort sau đó ta có hộp thoại sau:

 Đặt tên trường Ma _Mat_Hang vào dòng Field

 Đặt Ascending hoặc Descending vào dòng Sort

 Đặt =”M2”: vào cột Ma_Mat_Hang ứng với dòng Criteria như hình sau:

 Chọn Filter/Apply Filter/Sort, sau đó ta có:

Câu hỏi và bài tập chương 3

1. Sửa những gì thì được gọi là sửa cấu trúc bảng, cho ví dụ

2. Hãy tạo bảng có tên khối A với các trường sau:

Hodem (Text, 25)

Ten (Text, 7) NgaySinh (Date/Time) GioiTinh (Yes/No) Toan (Number)

Ly (Number) Hoa (Number)

 Hãy tạo cấu trúc và nạp 10 bản ghi

 Hãy đổi tên trường Hodem thành Holot

 Hãy thêm trường Tong (Number)

 Hãy chuyển kiểu của NgaySinh (Date/Time) th ành kiểu Number

 Hãy tạo một bảng khác chỉ chứa Toan, Ly, Hoa, Tong

 Cũng với bảng của câu hỏi 2:

 Hãy xếp giảm dần theo điểm toán

 Hãy xếp tăng dần theo điểm lý

 Hãy lọc ra những thí sinh có điểm Toán <=3

 Hãy lọc ra những thí sinh có điểm Lý <=4

 Hãy tìm những thí sinh có điểm Toán l à 7

3. Cũng với bảng của câu hỏi 2:

 Hãy thực hiện các thao tác: ch èn thêm bản ghi, xoá bản ghi, thay thế dữ liệu v à đặt lại

Font cho dữ liệu

Chương 4: Trích rút dữ liệu bằng các truy vấn

4.1 Đặt vấn đề

Để đơn giản ta vẫn dùng 4 bảng đã nói ở phần trước như sau:

Số Lượng

STT

Ngày tháng	Mã mặt hàng	Số lưọng
1	14/12/07	M1	2
2	14/12/07	M2	1
3	14/12/07	M3	3
4	15/12/07	M1	1
5	15/12/07	M2	1
6	16/12/07	M2	2
7	16/12/07	M3	3

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 145 trang tài liệu này.

Doanh Số

Ngày tháng

Tổng tiền trong ngày	Đã thanh toán
14/12/07	15000000	10000000
15/12/07	6000000	4000000
16/12/07	17000000	7000000

Loại Hàng

Mã mặt hàng

Tên hàng
M1	Radio
M2	Tủ lạnh
M3	Ti vi

Đơn giá

Tên hàng

Đơn giá
Radio	1000000
Tủ lạnh	4000000
Ti vi	3000000

Mặc dù đã làm một số việc với bảng nh ư: Hiện bảng, sửa bảng, xếp bản g, lọc ra những bản

ghi theo một chuẩn nào đó v.v.. Nhưng còn nhiều vấn đề nữa thực sự cần thiết ví dụ nh ư:

 Hiện (và tạo thành bảng mới) những bản ghi (của bảng SoLuong) có m ã mặt hàng là M2?

 Hiện những bản ghi (DoanhSo) có tổng tiền tro ng ngày từ 15 triệụ trở lên?

 Lấy những thông tin liên quan đến 4 bảng trên ứng với ngày 14/12/07?

 Những người nào có mua mặt hàng Radio?

 Và còn nhiều yêu sách nữa v.v..

Những việc làm trên được gọi là truy vấn (Query). Trong Access cho phép ta tạo ra các truy

vấn một cách nhanh chóng v à đa dạng.

4.2 Truy vấn trong một bảng

 Mở CSDL BanHang.mdb (ta vẫn trung thành với CSDL này mặc dù nó đơn giản, chính

nhờ đơn giản mà dễ truyền tải nội dung)

 Chọn Queries và chọn New sau đó hộp thoại hiện ra:

 Bước đầu hãy chọn Design View và chọn OK, một hộp thoại khác xuất hiện, h ãy chọn bảng SoLuong rồi kích v ào Add và chọn Close, hộp thoại Query1 ra đời như sau:

Đến đây bạn cần làm tiếp những việc:

 Ở dòng Field: hãy đưa các tên trường cần hiển thị (kích v à chọn)

 Ở dòng Table: sẽ cho biết tên bảng

 Ở dòng Sort: Nếu định sắp xếp hãy đưa Ascending hoặc Descending vào

 Ở dòng Show: Nếu định hiện trường đó hãy xác định dấu kiểm

 Ở dòng Criteria: Đưa vào tiêu chuẩn tìm kiếm

 Ở dòng Or: Đưa vào tiêu chuẩn tìm kiếm ứng với phép toán Logic OR

Ví dụ: Để hiển thị những bản ghi có Ma_Mat_Hang=”M2” hoặc Ma_Mat_Hang=”M3”, h ình sau: