Nhóm Theo Một Yếu Tố Nào Đó Nhưng Có Điều Kiện

4.2.4 Truy vấn theo nhóm

Có lúc ta chỉ muốn biết tổng số theo từng nhóm dữ liệu. Ví dụ ta muốn biết trong ng ày 14/12/07 (bảng SoLuong) số lượng các mặt hàng bán ra là bao nhiêu? Hay s ố lượng ứng với mặt hàng M1 bán ra trong các ngà y là bao nhiêu? v.v.. Rõ ràng ta ph ải tính tổng theo nhóm. Để tính toán người ta thường dùng các hàm sau:

Sum: Tính tổng mỗi trường trong mỗi nhóm.

Avg: Tính tổng trung bình của trường trong mỗi nhóm.

Min: Tìm giá trị nhỏ nhất của trường trong mỗi nhóm

Max: Tìm giá trị lớn nhất của trường trong mỗi nhóm

Count: Cho biết số bản ghi của trường trong nhóm

Sau đây là ví dụ về truy vấn theo nhóm; Ta trở lại bảng SoLuong như sau:

1. Nhóm theo ngày tháng

Câu hỏi: Trong 3 ngày 14, 15, 16 tháng 12 năm 2007 s ố lượng bán ra trong mỗi ngày là bao nhiêu (bằng mắt ta biết ngay 14/12/2007 l à 6 cái, 15/12/2007 là 2 cái và 16/12/2007 là 5 cái). Ta tạo truy vấn như sau:

 Tạo truy vấn ứng với bảng SoLuong:

 Kích vào nút

trên thanh công cụ hoặc chọn View/Totals, ta có hộp thoại sau:

Ta thấy xuất hiện thêm dòng Total, hãy đưa trường Ngay_Thang vào cột thứ nhất ở dòng Field và Group By vào dòng Total. Hãy đưa So_Luong vào cột thứ hai ở dòng Field và Sum vào dòng Total, như hình sau:

Chọn Query/Run hoặc kích vào nút trên thanh công cụ, kết quả như sau:

2. Nhóm theo mã hàng

Câu hỏi: ứng với mỗi mã mặt hàng (M1, M2, M3) thì số lượng là bao nhiêu?

 Tạo truy vấn theo nhóm ứng với bảng SoLuong

 Đưa vào tên trường Ma _Mat_Hang ở cột thứ nhất ứng với d òng Field

 Đưa vào tên Group By ở cột thứ nhất ứng với d òng Total

 Đưa vào tên trường So_Luong ở cột thứ hai ứng với d òng Field

 Đưa vào tên Sum ở cột thứ hai ứng với d òng Total

Ta có hình như sau:

Chọn Query/Run ta có kết quả:

3. Nhóm theo một yếu tố nào đó nhưng có điều kiện

Câu hỏi: Nhóm theo ngày nhưng ch ỉ với mặt hàng M1 hoặc M2 Ta đưa vào truy vấn như sau:

 Đưa vào tên trường Ngay_Thang ở cột thứ nhất ứng với dòng Field

 Đưa vào thông số Group By ở cột thứ nhất ứng với d òng Total

 Đưa vào tên trường So_Luong ở cột thứ hai ứng với d òng Field

 Đưa vào tên Sum ở cột thứ hai ứng với d òng Total

 Đưa vào tên trường Ma_Mat_Hang ở cột thứ 3 ứng với dòng Field

 Đưa vào từ Where ở dòng Total ứng với cột Ma_Mat_Hang

 Ứng với cột Ma_Mat_Hang ở dòng Criteria gõ =”M1”

 Ứng với cột Ma_Mat_Hang ở dòng or gõ =”M2” Như hình sau:

Chọn Query/Run ta có:

4. Dùng hàm Count

Câu hỏi: ứng với mỗi ngày có bao nhiêu mặt hàng? Tạo truy vấn như hình sau:

Chọn Query/Run ta có:

5. Tạo truy vấn theo hỏi đáp

Câu hỏi: Số lượng bán ra trong mỗi ngày (ngày nào sẽ hỏi sau) là bao nhiêu?

Ta thao tác như sau:

 Tạo truy vấn theo nhóm ứng với bang So_luong

 Đưa vào tên trường Ngay_Thang ở cột thứ nhất ứng với d òng Field

 Đưa vào tên Group By ở cột thứ nhất ứng với d òng Total

 Đưa vào tên trường So_Luong ở cột thứ hai ứng với d òng Field

 Đưa vào tên Sum ở cột thứ hai ứng với d òng Total

 Đưa vào cột thứ nhất ở dòng Criteria tham số: [Bạn hỏi ngày nào?] Hãy xem hình sau:

Chọn Query/Run ta có hộp thoại:

Hãy gõ vào ngày cần hỏi, giả sử gõ vào 12/14/07 và chọn OK ta có:

4.2.5 Truy vấn Crosstab

Access hỗ trợ một loại truy vấn theo nhóm đặc biệt gọi l à Crosstab. Để hiểu loại truy vấn này chúng ta nên xuất phát từ bảng sau:

Giả sử ta có bảng với tên Mua_Hang như sau:

Ta muốn truy vấn thành dạng sau:

Ho_Ten_Nguoi_Mua

Bia	Ruou	Nuoc Ngot
Hoang Thi Lan	500000	600000	400000
Le Quynh Hoa	750000	300000	250000