Thực Trạng Quản Lí Việc Thu Thập Thông Tin, Minh Chứng

nhau nhằm đạt kết quả nhất trong hoạt động tự đánh giá. Xếp hạng 3 là là nội dung “Thành viên các nhóm có trình độ tương xứng và được đào tạo kỹ năng về hoạt động TĐG” điểm trung bình là 3.96 xếp hạng 3. Đây là thứ hạng tương đối thấp của bảng. Điều này đồng nghĩa với việc công tác này chưa thực sự được quan tâm thực hiện.Trình độ thực hiện thể hiện qua năng lực hoàn thành nhiệm vụ nếu không có sự phân bổ đồng đều về mặt chuyên môn giữa các nhóm với nhau sẽ xẩy ra tình trạng nhóm có năng lực thực hiện tốt và nhóm phải mất nhiều thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến công tác điều hành chung của các nhà chuyên môn khi đòi hỏi các bộ phận phải là một chỉnh thể thống nhất tronghoạt động và kết quả thực hiện phải đạt được yêu cầu về thời gian cũng như chất lượng. Nội dung có thứ hạng thấp nhất bảng là “Chế độ, chính sách cho cán bộ tham gia hoạt động TĐG (kinh phí, khen thưởng...)”. điểm trung bình là 3.05 xếp hạng

4. Đa số các ý kiến đều đồng tình với việc chế độ chính sách đãi ngộ cho các cá nhân và nhóm trong khi thực hiện nhiệm vụ chưa thực sự được quan tâm. Điều này có ảnh hưởng nhất định đến năng lực thực hiện của mỗi cá nhân. Nếu nhận được sự quan tâm về mặt tinh thần cũng như vật chất tương xứng với trí tuệ và năng lực bỏ ra thì trong mỗi người sẽ nhận thấy trách nhiệm của mình lớn hơn khi thực hiệc các hoạt động này.

Theo kết quả phỏng vấn của mã số TV1 thì các thành viên hội đồng đánh giá đã hội đủ các điều kiện về tính đại diện cho các phòng ban bộ phận nhằm thực hiện đánh giá một cách chi tiết nhất. Tuy nhiên, khi được hỏi về tính phù hợp chuyên môn của từng thành viên trong hội đồng thì một số người được phỏng vấn còn chưa thực sự yên tâm.

Điểm trung bình chung của bảng là 3.92 điểm trung bình này nằm ở mức chia khoảng từ 3.7 đến 4.5 đây là khoảng đạt mức khá theo khảo sát. Như vậy có thể thấy đa số các nội dung khảo sát ở bảng 2.5 đều nhận được sự đánh giá

công tác phân bổ các nguồn lực cho hoạt động tự đánh giá của lãnh đạo nhà trường và các bộ phận có liên quan đều đạt ở mức thực hiện khá.

Đối với vấn đề này kết quả phỏng vấn thành viên các nhóm CV1, CV2, CV3 về các nội dung khảo sát của nội dung trên như sau;

Về tài liệu có liên quan đến hoạt động kiểm định chất lượng trong khi phỏng vấn các thành viên của Nhóm công tác là người trực tiếp được tập huấn nên có những ý kiến chính xác nhất về vấn đề này. Thông qua phỏng vấn các thành viên đã có quan điểm này như sau:

CV1 cho rằng:

Chúng tôi có được cung cấp tài liệu, có chuyên gia hướng dẫn. Tuy nhiên chúng tôi thích tài liệu chi tiết, ví dụ tham khảo hơn là chuyên gia hướng dẫn. Chỉ hướng dẫn sau khi chúng tôi thực hiện cơ bản để tránh tình trạng “bí và ngại” ngay từ những bước đầu tiên.

CV2:

Tài liệu hướng dẫn đầy đủ gồm tài liệu các tiêu chí của Bộ, văn bản hướng dẫn của Trường, chuyên gia hỗ trợ trực tiếp trong suốt quả trình thực hiện công việc.

Về việc phân bổ các nguồn lực hỗ trợ phục vụ hoạt động kiểm tra đánh

giá.

Chúng tôi thấy việc này cần cải thiện tổng thể. Không phải cứ hô hào

chủ trương va ban hành văn bản là được. Công việc của cán bộ, giáo viên gắn liền với trách nhiệm lâu dài, gắn với thu nhập.... do đó để thành viên tập trung cho hoạt động tự đánh giá theo chúng tôi cần thực hiện theo hướng “tương đối chuyên trách” theo đó, cần chọn ít người, tập trung thời gian ưu tiên đặc biệt về nhiệm vụ. Nhất định không chọn người quá nhiều việc dù cho họ có giỏi...

Cần có chế độ thù lao hợp lý hơn nếu họ không được miễn trừ nghĩa vụ thường xuyên đang đảm nhiệm. Cần thấy rằng, ít người thích từ bỏ công việc

chính, thường xuyên của mình để làm công việc tạm thời này... Cần bố trí 1 phòng làm việc với tủ/hòm đựng hồ sơ riêng cho các nhóm tiêu chí. Trong phòng cần có máy photo để chia sẻ, trao đổi minh chứng.

Các nguồn lực được phân bổ hợp lý.

Kết quả phỏng vấn trên đây phù hợp với những nhận định mà người nghiên cứu trình bày trên số liệu khảo sát bằng bảng hỏi.

Độ tin cậy của các nội dung khảo sát bảng 2.5 đạt độ tin cậy tương đối cao. Chỉ số Cronbach’s Alpha là 0.937.

2.4.3.4. Thực trạng quản lí việc thu thập thông tin, minh chứng

Bảng 2.8. Quản lý việc thu thập thông tin, minh chứng‌

Stt

Nội dung	Trung bình	Độ lệch chuẩn	Thứ hạng
1	Lập kế hoạch thu thập thông tin minh chứng	3.83	0.963	6
2	Tổ chức tuyên truyền, vận động sự tham gia, ủng hộ của các thành viên trong nhà trường	3.88	1.191	4
3	Huy động được nhiều nguồn lực (bên trong, bên ngoài) để tham gia thu thập minh chứng	3.96	1.160	3
4	Thông tin, minh chứng được thu thập đa dạng	4.04	0.955	2
5	Triển khai công tác thu thập thông tin minh chứng phù hợp với yêu cầu	3.88	1.116	4
6	Thường xuyên nhận được sự hỗ trợ của lãnh đạo về việc thu thập thông tin minh chứng	4.13	0.992	1
7	Định kỳ kiểm tra, đánh giá hoạt động thu thập thông tin minh chứng	3.67	1.007	7
Trung bình chung		3.93
Khoảng điểm trung bình		Từ 3.7đến 4.5 (Khá)
Độ tin cậy của thang do (Cronbach's Alpha)		0.958

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 157 trang tài liệu này.

Một trong những nội dung quan trọng của hoạt động tự đánh giá là công tác thu thập và xử lý thông tin. Nếu hoạt động này được quản lí tốt thì kết quả xử lý thông tin sẽ chính xác và mang tính thuyết phục cao. Kết quả khảo sát nội dung này thể hiện ở bảng 2.8.

Nội dung có điểm trung bình cao nhất là “Thường xuyên nhận được sự hỗ trợ của lãnh đạo về việc thu thập thông tin minh chứng”4.13 xếp hạng 1. Điểm trung bình cho thấy hầu hết các đối tượng được hỏi đều có ý kiến nhận sự quan tâm của các cấp lãnh đạo trong hoạt động liên quan đến việc thu thập thông tin. Đây là thuận lợi lớn cho các nhóm khi tham gia đánh giá. Vì công tác thu thập thông tin liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau trong trường nên khi có sự chỉ đạo của lãnh đạo nhà trường đối với các bộ phận sẽ giúp các nhóm tiếp cận và thu thập thông tin đánh giá một cách thuận lợi và nhanh chóng hơn. Sự quan tâm của các lãnh đạo còn thể hiện ở sự quan tâm động viên kịp thời các cá nhân hay các nhóm chuyên trách khi gặp những vẫn đề về sự cố kỹ thuật hay khó khăn về các nguồn lực nhằm thực hiện nhiệm vụ. Nhờ có sự can thiệp kịp thời của các bộ phận chức năng và các nhà quản lí nên những khó khăn vướng mắc được giải quyết nhanh chóng giúp cho hoạt động đúng tiến độ đã đề ra. Nội dung “Thông tin, minh chứng được thu thập đa dạng” cũng được đánh giá cao. Điểm trong mục này là 4.04 xếp hạng 2, các ý kiến khảo sát đều cho rằng thông tin thu thập từ nhiều nguồn đa dạng về chủng loại và phong phú về nguồn gốc. Đây là mặt tích cực đáng ghi nhận trong công tác tổng hộp thông tin phục vụ hoạt động tự đánh giá. Nếu thông tin được tổng hợp từ nhiều bộ phận khác nhau và đa dạng về chủng loại thì quá trình phân tích đánh giá tính chắc chắn sẽ cao và sự thuyết phục về mặt kết luận sẽ có trọng lượng hơn. Hoạt động này theo đánh giá đang được nhà trường chỉ đạo thực hiện khá tốt. Độ lệch chuẩn 0.995 cho thấy sự phân tán ý kiến nhưng không nhiều khi tham gia khảo sát nội dung này. Xếp hạng 3 có điểm trung bình 3.88 là nội dung “Huy động được nhiều nguồn lực (bên

trong, bên ngoài) để tham gia thu thập minh chứng”. Đây là nội dung khá quan trọng, nếu lãnh đạo nhà trường và các bộ phận tham gia hoạt động tự đánh giá biết phát huy được các nguồn lực trong trường cũng như những nguồn lực ngoài nhà trường nhằm thu thập các thông tin phục vụ cho hoạt động, sẽ giúp các nhà phân tích có được những số liệu đa dạng và phong phú nhằm tổng hợp và kết luận một cách hợp lý nhất cho từng tiêu chí đánh giá. Mặc dù điểm số đánh giá nội dung này không cao nhưng độ lệch chuẩn cho thấy có sự thống nhất tương đối trong các nhận định về hoạt động tại trường. Cùng xếp hạng 4 là nội dung khảo sát “Triển khai công tác thu thập thông tin minh chứng phù hợp với yêu cầu” và “Tổ chức tuyên truyền, vận động sự tham gia, ủng hộ của các thành viên trong nhà trường” điểm số khảo sát hai mục này đều bằng 3.88. Căn cứ vào kết quả khảo sát có thể thấy các nội dung này có được thực hiện nhưng chưa thực sự tương xứng với tầm quan trọng của nó. Để đảm bảo các thông tin thu thập được chính xác nhằm đảm bảo yêu cầu của các tiêu chí đã đề ra trước đó thì bản thân những người có trách nhiệm cung cấp thông tin phải hiểu được tầm quan trọng của nó, để rồi từ đó có trách nhiệm hơn trong việc cung ấp thông tin. Các ý kiến đánh giá đều nhất trí hai nội dung này chỉ được thực hiện ở mức khá trong các mức nhận định của khảo sát. Xếp hạng 6 là nội dung “Lập kế hoạch thu thập thông tin minh chứng” điểm trung bình là 3.83. Điểm khảo sát cho thấy các ý kiến khảo sát chưa thực sự đánh giá cao nội dung này. Kế hoạch thu thập thông tin sẽ giúp cho các bộ phận chuyên trách bám sát được từng nhiệm vụ của mình. Tiến độ thực hiện của cả nhóm có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chung của toàn bộ hoạt động. Công tác lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch hết sức quan trọng. Căn cứ vào kế hoạch này, nhà quản lí có thể theo dõi cường độ thực hiện cũng như khối lượng công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành rồi từ đó có những điều khiển, điều chỉnh các nguồn lực hợp lý để các bộ phận có thể hoàn thành kịp tiến độ theo kế hoạch chung. Mội dung có điểm số thấp nhất là

“Định kỳ kiểm tra, đánh giá hoạt động thu thập thông tin minh chứng” trung bình của mục này chỉ 3.67 xếp hạng 7. Điều này thể hiện công tác kiểm tra đột xuất cũng như theo định kỳ nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện của các nhà quản lí chưa được đánh giá cao. Hầu hết nhiện vụ này được giao cho các nhóm hay cá nhân. Trong quá trình thực hiện nếu có gì vướng mắc hay khó khăn các nhóm sẽ tự đề đạt lên cấp có thẩm quyền giải quyết. Đây là hạn chế trong công tác quản lí đặc biệt là trong hoạt động TĐG. Nếu có sự kiểm tra đôn đốc thường xuyên tới từng nhóm tham gia nhà quản lí sẽ nắm được chất lượng công việc mà các cá nhân hay bộ phận tham gia rồi từ đó có những quyết định cần chấn chỉnh hay bổ sung các nội dung cho phù hợp với tình hình hiện tại. Điểm trung bình chung của toàn bảng là 2.93 điểm số này nằm trong mức chia khoảng đạt mức khá. Nghĩa là các nội dung của bảng khảo sát trên đều được thực hiện tương đối đầy đủ và kết quả đạt được ở mức khá. Độ tin cậy của thang đo 0.958 chỉ số này cho biết độ tin cậy của các nội dung khảo sát là hoàn toàn tin tưởng được.

Kết quả phỏng vấn nội dung này thành viên các nhóm CV1, CV2, CV3 đã có quan điểm như sau;

Về hoạt động tổ chức tổng hợp thông tin viết báo cáo;

CV1: Có tiến hành họp nhưng không thường xuyên và kịp thời. Chúng tôi thấy đa phần Trưởng nhóm khá bận rộn và không ưu tiên cho nhiệm vụ này. Theo tôi, cần gom nhóm tiêu chí và hạn chế số lượng trưởng nhóm.

Trưởng nhóm thường ủy thác hoặc giao nhiệm vụ lại cho một thành viên tích cực do đó chúng tôi nghĩ cần hạn chế số lượng để chọn được người phù hợp nhất

CV2: Họp đình kỳ theo quy định nhằm chỉnh sửa và hoàn thiện nội dung báo cáo của nhóm

CV3: Quá trình lập kế hoạch cần tham khảo ý kiến các bộ phận về nội dung thu thập minh chứng tránh tình trạng khi cần các nội dung có sự phối

hợp giữa các bộ phận thì nơi có nơi không. Ngoài ra cần phải phổ biết kế hoạch thu thập thông tin đến từng đối tượng nhằm tranh thủ sự ủng hộ giúp đỡ và tránh làm mất thời gian của ca hai bên khi phải tiến hành nhiều lần cho một nội dung.

2.4.3.5. Thực trạng hoạt động quản lí việc lựa chọn và phân tích minh chứng

Bảng 2.9. Quản lý việc lựa chọn và phân tích minh chứng đáp ứng yêu cầu của tiêu chí‌

Stt

Nội dung	Trung bình	Độ lệch chuẩn	Thứ hạng
1	Xây dựng các bảng biểu thống kê	4.13	0.900	2
2	Thực hiện công tác xử lý (mã hoá), phân tích thông tin, minh chứng	4.21	0.833	1
3	Thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo công tác xử lý (mã hoá, sắp xếp), phân tích thông tin, minh chứng	4.04	0.908	4
4	Đánh giá kết quả công tác xử lý, phân tích thông tin, minh chứng	4.13	1.154	2
Trung bình chung		4.13
Khoảng điểm trung bình		Từ 3.7đến 4.5 (Khá)
Độ tin cậy của thang do (Cronbach's Alpha)		0.927

Các hoạt động quản lí trong toàn bộ các khâu của quá trình TĐG đều có những tác động nhất định đến hiệu quả của toàn bộ nhiệm vụ. Trong đó công tác quản lí việc lựa chọn thông tin và phân tích cơ sở dữ liệu trên các minh chứng thu thập được có ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy và sự chính xác của các kết luận liên quan đến hoạt động đánh giá. Bảng 2.9 là kết quả khảo sát các nội dung quản lí về việc lựa chọn và phân tich minh chứng.

Nội dung “Thực hiện công tác xử lý (mã hoá), phân tích thông tin, minh chứng” có điểm trung bình 4.21 xếp hạng 1. Trung bình khảo sát cho thấy đa số các ý kiến được hỏi đều nhận định việc xử lý thông tin trên các cơ sở thu thập được thực hiện khác tốt. Đây là nội dung quan trọng vì nó liên qua trực tiếp đến kết quả đánh giá trên các thông tin đã xử lý được. Nêu công tác thống kê thông tin theo đúng các yêu cầu đã đề ra và tuân thủ quy trình thì chất lượng của đánh giá sẽ có độ tin cậy cao. Các ý kiến khảo sát ở nội dung này không thấy có sự phân tán ý kiến, điều này thể hiện ở chỉ số độ lệch chuẩn 0.833. Xếp hạng 2 là “Xây dựng các bảng biểu thống kê” và “Đánh giá kết quả công tác xử lý, phân tích thông tin, minh chứng” điểm trung bình 4.13. Theo đánh giá của các ý kiến khảo sát thì việc các tổ chuyên trách trong quá trình thực hiện thu thập thông tin thì có thành lập các loại bảng biểu nhằm phân loại các thông tin tạo điều kiện thuật lợi cho hoạt động tổng hợp phân tích sau này là ở mức tốt. Không nhận được nhiều sự đồng tình khi được hỏi ý kiến là nội dung “Thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo công tác xử lý (mã hoá, sắp xếp), phân tích thông tin, minh chứng” mục này điểm trung bình chỉ 4.04 xếp hạng 4 thứ hạng thấp nhât bảng. Hoạt động kiểm tra nhằm theo dõi tiến độ thực hiện đồng thời có những biện pháp cụ thể nhằm tháo gỡ những khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nhưng lại không nhận được nhiều sự quan tâm của lãnh đạo. Theo đánh giá đây là nội dung yếu nhất trong bảng khảo sát.

Kết quả này tương ứng với kết quả phỏng vấn nội dung này đối với nhóm thành viên là Trưởng nhóm, điển hình là ý kiến của TV2 như sau;

Các bảng thông kê khi hoàn thành cần tham khảo lại các bộ phận cung cấp số liệu minh chứng trách trường hợp sai lệch không trùng khớp do nhiều lý do khác nhau. Quá trình mã hóa và xử lý số liệu cần thực hiện trên một phần mềm nhằm đồng bộ dữ liệu khi tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau.