Các Tiêu Chí Đánh Giá Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin Tại Các Ngân Hàng

Thứ nhất là khởi tạo: Sự phê duyệt dự án hoặc sự phê duyệt ở một giai đoạn nhất định của dự án.

Thứ hai làlập kế hoạch: Sàng lọc các mục tiêu của dự án và lựa chọn phương án hành động tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó.

Thứ ba là thực thi kế hoạch: Quản lý, phân bổ các nguồn lực để thực hiện kế hoạch.

Thứ tư là kiểm soát: Giai đoạn giám sát và xem xét mức độ tiến hành trên cơ sở nguyên tắc nhằm xác định những điểm khác biệt so với kế hoạch đã đề ra để thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm hiệu chỉnh, đảm bảo dự án đang đi đúng hướng, đáp ứng các mục tiêu của dự án ban đầu.

Thứ năm là kết thúc: Đạt được ký kết hoàn tất từ chủ đầu tư và đưa dự án hoặc giai đoạn của dự án đi đến kết thúc.

1.3.2. Các bên tham gia trong Dự Án

Các bên tham gia (liên quan) là tất cả những ai có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án, cụ thể là những người có lợi ích nghiệp vụ trong kết quả dự án hoặc liên quan trực tiếp tới dự án hoặc đóng góp nguồn lực cho dự án.

Các bên liên quan dự án có những lợi ích, nhu cầu và ưu tiên khác nhau. Họ có thể có những quan điểm khác nhau về mục tiêu của dự án. Do đó, việc xác định được các bên liên quan trong dự án càng sớm càng tốt, đặc biệt trong giai đoạn xây dựng ý tưởng. Không lường trước các bên liên quan sẽ là một rủi ro rất lớn đến việc tổ chức thực hiện dự án. Thông thường, trong một dự án, các bên tham gia bao gồm:

Thứ nhất lànhà tài trợ (chủ đầu tư): Là đối tượng chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành công của dự án. Nhà tài trợ có trách nhiệm ký kết, hoàn tất các tài liệu lập kế hoạch và các yêu cầu thay đổi, đồng thời cho phép quản lý dự án sử dụng các nguồn lực, bảo vệ và tư vấn cho nhóm quản lý dự

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 129 trang tài liệu này.

án.Trong quá trình thực hiện dự án, nhà tài trợ có thêm các trách nhiệm xem xét lại các tiến trình và chất lượng, ký và công bố tôn chỉ dự án.

Thứ hai là quản lý dựán: Là người có trách nhiệm làm việc với các đối tượng liên quan để định nghĩa dự án, lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình và dự thảo ngân sách các hoạt động của dự án với đội ngũ ban đầu; chỉ huy nhóm dự án thực thi kế hoạch, giám sát hiệu quả hoạt động và thực hiện các hoạt động hiệu chỉnh. Quản lý dự án cũng định kỳ phải thông báo cho nhà tài trợ và các đối tượng liên quan đến dự án, đưa ra yêu cầu, trình bày các thay đổi về phạm vi. Quản lý dự án cũng đồng thời đóng vai trò là người trung gian giữa nhóm dự án và các đối tượng liên quan.

Thứ ba là quản lý chức năng: Các đối tượng này chịu ảnh hưởng bởi các hoạt động hay kết quả của dự án. Quản lý chức năng thực hiện kiểm soát và đóng góp nguồn lực cho dự án (con người, trang thiết bị ...). Quản lý chức năng có thể có những yêu cầu ngược với kết quả dự án.Trong một số trường hợp là quản lý chức năng có thể là cấp trên của nhà quản lý dự án.

Thứ tư là khách hàng: Trong trường hợp nhà tài trợ không phải là đơn vị triển khai sản phẩm của dự án thì nhà tài trợ chính là khách hàng. Đối tượng này có nhiệm vụ nhận đầu ra của dự án, thanh toán cho đầu ra của dự án, xác định nhu cầu cho đầu ra dự án ...Có thể là nhiều công ty hay cá nhân với những đặc điểm và yêu cầu trái ngược nhau.

Thứ năm là nhà cung cấp: Một dự án thường bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, trong đó có những hạng mục sau khi xem xét yếu tố khả thi, nhà tài trợ phê duyệt quyết định mua. Nhà cung cấp có trách nhiệm cung cấp các thiết bị, sản phẩm hay dịch vụ cần thiết phục vụ cho hoạt động của dự án thông qua hình thức hợp đồng, để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đã đề ra.

1.4. Các tiêu chí đánh giá quản lý dự án công nghệ thông tin tại các ngân hàng thương mại.

1.4.1. Thứ nhất là sự tuân thủ của các quy trình trong kế hoạch thực hiện dự án

- Có kế hoac̣ h dự án và hoàn chỉnh (cho tất cả các dự án trong Kế hoac̣ h tổng thể về công nghê ̣thông tin)

dự án

- Các phụ thuộc của lic̣ h trình đươc

xác điṇ h rõ và theo dõi bởi quản tri

- Lộ trình trọng yếu đươc do rủi ro

sử dun

g để lâp

kế hoac̣ h và giảm thiểu tổn thất

- Nhiêm vị thời gian

vu ̣lũy kế trong k ế hoạch cơ sở đươc

hoàn thành trên môt

đơn

- Các mốc dự án hoàn thành đúng thời han lịch trình)

(% sản phẩm bàn giao đúng

- Sự biến đôn

g của các mốc dự án

- Chất lươn

g của các mốc dự án

- Các nhiệm vụ lũy kế thực tế đã hoàn thành.

1.4.2. Thứ hai là việc hoàn thành mục tiêu của dự án

Hoàn thành một dự án là việc hoàn thành một chuỗi các mục tiêu cụ thể được đề ra, vì vậy công tác quản lý dự án đạt hiệu quả khi hoàn thành được chuỗi mục tiêu xác định.

1.4.3. Thứ ba là hiệu quả sử dụng nguồn lực của dự án

- Tỷ lệ quay vòng nhân lực dự án.

- Nguồn lưc

kế hoac̣ h so với nguồn lưc

thưc

tế.

hiên

- Phần trăm nhiêm

vu ̣quá ngày b ắt đầu mà không có nguồn lưc

thưc

- Phần trăm hoăcviệc cho dự án

số lươn

g nguồn lưc

có /không có báo cáo thời gian làm

1.4.4. Thứ tư là năng lực của cán bộ chủ chốt của dự án

Chất lượng nguồn nhân lực luôn là vấn đề then chốt trong bất kỳ công việc nào, đặc biệt là năng lực của các cán bộ chủ chốt của dự án. Công tác quản lý dự án nói chung và quản lý dự án công nghệ thông tin nói riêng sẽ không thể hoàn thành tốt nếu năng lực cán bộ không đạt yêu cầu.

1.4.5. Thứ năm là chi phí thực hiện dự án

- Ngân sách đươc phân bổ và quản lý chính xác

- Tổng nguồn lưc

tích lũy thưc

tế đươc

sử dung

- Tổng chi phí dự án tới thời điểm hiên

tai

- Phần trăm ngân sách để hoàn thành dự án đã đươc

- Phần trăm lệch chi phí so với dự tính

- Ngân sách dự phòng rủi ro của dự án

- Chi phí dự phòng rủi ro tính đến nay

- Phần trăm quỹ dự phòng rủi ro còn laị

1.4.6. Thứ sáu là mức độ hài lòng của khách hàng

sử dung

- Thăm dò sự hài lòng của khách hàng đối với các dự án /tiểu dự án theo quý (3 tháng một lần)

- Viêc quản lý tốt.

giao tiếp của NHCT (nhà tài trợ chương trình của dự án ) đươc

1.4.7. Thứ bảy là sự phối hợp giữa các bộ phận của dự án.

Quản lý dự án là việc phối hợp tốt các bộ phận tham gia trong tổ chức thực hiện dự án, các dự án sẽ thất bại hoặc chậm tiến độ, kém chất lượng nếu công tác điều hành phối hợp các bộ phận không nhịp nhàng.

1.5. Các Nhân tố ảnh hưởng và các kỹ năng cần có trong Quản Lý Dự Án

1.5.1. Quản lý vĩ mô

Quản lý vĩ mô còn được gọi là quản lý nhà nước đối với các dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án.

Trong quá trình triển khai dự án, nhà nước luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối các hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực gián tiếp hay trực tiếp vào phát triển kinh tế - xã hội. Những công cụ quản lý vĩ mô của nhà nước bao gồm chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính, tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế ...

1.5.2. Quản lý vi mô đối với các hoạt động dự án

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát, ... các hoạt động của dự án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt các vấn đề như quản lý thời gian, chi phí, nguồn nhân lực, chất lượng, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán, ... Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quả của dự án.

Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên cứu:

Thứ nhất làlập kế hoạch tổng thể: Lập kế hoạch cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, chi tiết hoá các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ.

Thứ hai làquản lý phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án.

Thứ ba làquản lý thời gian: Là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc và toàn bộ dự án kéo dài bao lâu, phải hoàn thành khi nào.

Thứ tư làquản lý chi phí: Là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án. Cụ thể là tổ chức, phân tích số liệu, báo cáo những thông tin về chi phí.

Thứ năm làquản lý chất lượng: Là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhà tài trợ.

Thứ sáu làquản lý nhân lực: Là quá trình hướng dẫn, phối hợp các nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến đâu.

Thứ bảy làquản lý thông tin (truyền thông): Là quá trình bảo đảm các dòng thông tin thông suốt, nhanh chóng và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý, giữa các tổ nhóm quản lý dự án. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án? Mức độ chi tiết? Các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?

Thứ tám làquản lý rủi ro: Là việc nhận diện các nhân tố rủi ro trong dự án, sử dụng các phương pháp định tính, định lượng để xác định tính chất, mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro.

Thứ chín làquản lý hợp đồng và các hoạt động mua sắm: Là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ; thương lượng với họ, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ

nhằm giải quyết các vấn đề: bằng cách nào cung cấp các hàng hoá, vật liệu cần thiết cho dự án? tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp đến đâu?

1.5.3. Các kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quản lý dự án

Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến thức riêng của ngành quản lý dự án. Ngoài ra, người quản lý dự án còn phải có kiến thức, kinh nghiệm trongquản lý tổng quát và lĩnh vực ứng dụng của dự án.

Các kỹ năng cần thiết của nhà quản lý dự án gồm:

Thứ nhất làkỹ năng lãnh đạo: Lãnh đạo là kỹ năng cơ bản để nhà quản lý dự án chỉ đạo, định hướng, khuyến khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng thực hiện dự án. Đây là kỹ năng quan trọng nhất, đòi hỏi quản lý dự án có những phẩm chất cần thiết, có quyền lực nhất định để thực hiện thành công mục tiêu dự án.

Thứ hai làkỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án: Quản lý dự án phải là người chịu trách nhiệm về kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ và khách hàng. Vì vậy, quản lý dự án phải có kỹ năng lập lịch trình dự án và xác định các tiêu chí để đánh giá công việc hoàn thành. Đồng thời, quản lý dự án phải biết thiết lập các quy trình hệ thống để đánh giá và kiểm soát mức độ thành công của kế hoạch đề ra.

Thứ ba làkỹ năng giao tiếp và thông tin: Quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp, thống nhất các hoạt động giữa các bộ phận chức năng và những cơ quan liên quan để thực hiện các công việc của dự án nên bắt buộc phải thành thạo kỹ năng giao tiếp. Quản lý dự án phải có kiến thức, hiểu biết về các công việc của các phòng chức năng, có kiến thức rộng về một số lĩnh vực kỹ thuật. Quản lý dự án cũng cần giỏi kỹ năng thông tin, truyền thông, kỹ năng chia sẻ thông tin giữa các thành viên dự án và những người liên quan trong quá trình triển khai dự án.

Thứ tư làkỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc: Quản lý dự án trong quá trình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều nhóm. Đồng thời, cùng với sự phát triển tổ chức của dự án, trách nhiệm của quản lý dự án ngày càng tăng nhưng quyền lực của họ thường không tương xứng. Do thiếu quyền lực, bắt buộc các quản lý phải có kỹ năng thương lượng giỏi với các quản lý cấp trên và những người đứng đầu các bộ phận chức năng chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa sự quan tâm, ủng hộ của cấp trên để có thể giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động của dự án.

Thứ năm làkỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng: Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản lý dự án là giúp các đơn vị, doanh nghiệp trong hoạt động Marketing. Làm tốt công tác tiếp thị sẽ giúp đơn vị giữ được khách hàng hiện tại, tăng thêm khách hàng tiềm năng.

Thứ sáu làkỹ năng ra quyết định: Lựa chọn phương án và cách thức thực hiện các công việc dự án là những quyết định rất quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện thiếu thông tin và có nhiều thay đổi, biến động. Để ra được quyết định đúng và kịp thời cần nhiều kỹ năng tổng hợp của quản lý như: kỹ năng tổ chức bao gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích; kỹ năng xây dựng nhóm như thấu hiểu, động viên tinh thần của nhóm dự án, các kỹ năng công nghệ liên quan đến kinh nghiệm, kiến thức về dự án.

1.6. Các lĩnh vựcquản lý dự án công nghệ thông tin

Quản lý dự án gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên cứu, tuy nhiên trong phạm vi của luận văn này, chúng ta sẽ chỉ đi sâu nghiên cứu các lĩnh vực sau:

1.6.1. Quản lý phạm vi

Phạm vi là một danh sách tất cả những gì dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều không phải làm). Dự án phải có một phạm vi được xác định rõ ràng, nếu không dự án không bao giờ kết thúc được.