Cấu Trúc Bảng Kê Công Việc Chi Tiết

Các kết quả chuyển giao là những sản phẩm của dự án sẽ thực hiện chuyển giao: Như phần cứng, phần mềm, bảo hành, tài liệu, đào tạo và cả phương thức chuyển giao. Nhóm dự án và các bên liên quan phải cùng hiểu những sản phẩm nào là kết quả của dự án và chúng được tạo ra như thế nào.

Quy trình quản lý phạm vi bao gồm:

Bước một,khởi tạo: Bắt đầu một dự án hoặc chuyển tiếp sang giai đoạn tiếp theo.

Bước hai, lập kế hoạch phạm vi: Phát triển các tài liệu làmcơ sở cho các quyết định về dự án trong tương lai.

Bước ba,xác định phạm vi: Chia nhỏ các sản phẩm trung gian của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

Bước bốn,kiểm tra phạm vi: Hợp thức hoá việc chấp nhận phạm vi của dự án.

Bước năm, điều khiển thay đổi phạm vi: Điều khiển những thay đổi của phạm vi dự án.

1.6.1.1. Khởi tạo

Phạm vi là công cụ quan trọng nhất trong quá trình lập khung dự án, quy định phạm vi giúp ta trả lời các câu hỏi liệu chuyện gì sẽ xảy ra, lỗi có sửa được hay không, đặc tính có được tạo ra hay không, giao diện có thay đổi hay không, người dùng có được đào tạo hay không ... Phạm Vi của dự án dùng để kiểm tra đối với mọi yêu cầu thay đổi mà bạn sẽ nhận được. Trong các dự án CNTT thì việc mở rộng Phạm Vi gần như là điều chắc chắn xảy ra vì vậy việc xây dựng tốtPhạm Vi của dự án sẽ giúp làm giảm khả năng mở rộng Phạm Vi của dự án.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 129 trang tài liệu này.

Ràng buộc tam giác: Ràng buộc tam giác trong quản lý dự án là những hạn chế phải được cân bằng để đạt được thành công của dự án. Ba ràng buộc này thông thường là Thời Gian, Chi Phí và Chất Lượng. Các dự án có mục tiêu ba chiều là hoàn thành dự án đúng thời điểm, đúng kinh phí và đạt chất

lượng theo yêu cầu, việc thay đổi một ràng buộc sẽ kéo theo sự thay đổi các ràng buộc khác.

Tam giác thép trong CNTT: Là tiền đề quản lý dự án CNTT được phát biểu rằng ba ràng buộc chính trong một dự án bất kỳ là thời gian, nguồn lực và chất lượng, thay đổi trong mối ràng buộc kéo theo sự thay đổi trong hai ràng buộc còn lại. Ba ràng buộc chính là thời gian, nguồn lực và chất lượng của dự án tạo thành ba cạnh trong một tam giác. Phạm vi dự án chính là Diện tích tam giác đó. Nếu phạm vi hay diện tích không thay đổi thì khi có sự biến động giá trị của một trong ba cạnh sẽ yêu cầu sự biến đổi của một hoặc cả hai cạnh còn lại. Nếu diện tích tam giác mở rộng ra hay thu nhỏ lại thì khi đó các cạnh tạo nên tam giác cũng phải mở rộng ra hay thu nhỏ lại phù hợp tính toán thực tế mới.

Ma trận trách nhiệm: Là tài liệu quản lý dự án xác định xem ai là người liên quan đến dự án và mỗi bên chịu trách nhiệm về những công việc nào. Tài liệu này giúp tránh những sai sót trong quá trình thực hiện dự án, đảm bảo các bên có quyền hạn gì và phải chịu trách nhiệm thế nào đối với mỗi giai đoạn của dự án. Trong một dự án lớn hay phức tạp, ma trận có thể chỉ được dùng để chỉ các phần có thể chuyển giao của cấu trúc phân việc. Ma trận mức độ thấp hơn sẽ được xây dựng để chỉ vai trò từng gói công việc và trách nhiệm trong từng sản phẩm chuyển giao.

1.6.1.2. Lập kế hoạch

Bước đầu tiên của việc lập kế hoạch phạm vi đó là xây dựng phạm vi dự án.Việc xây dựng phạm vi dự án thực hiện dựa trên cơ sở tập hợp thông tin. Việc tập hợp thông tin bao gồm xác định loại dự án, quy mô dự án, các sản phẩm chuyển giao, ranh giới dự án, xác định những việc sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành trong dự án, xác địnhcác yêu cầu bắt buộc, không bắt buộc, xác định cáctiêu chí chấp thuận các sản phẩm chuyển giao, xác định

thời điểm bắt đầu và hoàn tất dự án, xác định cả các hậu quả trong trường hợp dự án bị trễ ở từng mốc quan trọng cụ thể.

Để xây dựng được phạm vi dự án, Quản lý dự án cũng cầnxác lập rõ trách nhiệm của các bên liên quan, đảm bảo tất cả các bên liên quan hiểu vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án, có thể sử dụng ma trận trách nhiệm cho rõ ràng. Đồng thời cần xác định rõ có những quy định, tiêu chuẩn của chính phủ ảnh hưởng tới các sản phẩm chuyển giao và giao trách nhiệm này cho cán bộ dự án thích hợp.

Để xây dựng được phạm vi dự án cần lưu ý tới tam giác thép CNTT, cần làm rõ tiêu chí được ưu tiên trong ba tiêu chí thời gian, chi phí và chất lượng. Ở thời điểm này cũng cần làm rõ những rủi ro liên quan tới dự án, có thể sử dụng ma trận rủi ro để đề phòng vấn đề phát sinh.

Sản phẩm quan trọng nhất của việc lập kế hoạch dự án đó là bảng kê công việc.Bảng kê công việc là tài liệu kiểm soát dự án có các thông tin như các công việc cần thực hiện, thời gian, địa điểm, bộ phận thực hiện công việc đó, các công cụ, chi phí, nguồn lực dùng để thực hiện công việc và các tiêu chí chấp nhận sản phẩm. Bảng kê công việc là bước rất quan trọng trong việc lập kế hoạch dự án và thường được sử dụng làm cơ sở pháp lý để ký kết với nhà thầu. Trong trường hợp này, bảng kê công việc sẽ bao gồm cả điều kiện thanh toán, thưởng và phạt theo hiệu quả và các tiêu chí chấp nhận hay từ chối sản phẩm.

Để xây dựng bảng kê công việc, quản lý dự án cần thực hiện theo một số nguyên tắc sau:

Thứ nhất, quản lý dự án cần hiểu rõ về loại dự án mình đang thực hiện, mối quan hệ của dự án đối với môi trường xung quanh và kỳ vọng của nó với tổ chức.

Thứ hai, quản lý dự án cần nắm rõ thông tin về việc tổ chức mình có sẵn mẫu bảng kê công việc hay không hoặc các dự án khác đang sử dụng bảng kê công việc như thế nào.

Thứ ba, việc xây dựng bảng kê công việc cần cụ thể, đảm bảo chứa đầy đủ các thông tin cần thiết, tránh sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật, các từ viết tắt, hoặc định nghĩa riêng.

Thứ tư, sau khi xây dựng xong bảng kê công việc, cần có xác nhận của các bên để đảm bảo bảng kê công việc mang tính ràng buộc.

Bảng kê công việc có chiều hướng từ trên xuống, bắt đầu từ sản phẩm chung và chia ra thành các phần nhỏ hơn. Việc xây dựng bảng kê công việc tương tự như việc chuẩn bị dàn bài cho một bài văn. Mỗi chủ đề đều được chia thành những chủ đề con, và mỗi chủ đề con lại được chia thành các phần nhỏ hơn. Bảng kê công việc có thể được phân thành nhiều mức, nó liệt kê“cái gì” chứ khôngnêu việc thực hiện “như thế nào”, trình tự của từng công việc không quan trọng, việc xác định trình tự nằm ở giai đoạn lập kế hoạch.

Bảng kê công việc bao gồm hai thành phần chính.

Thứ nhất là danh sách các sản phẩm,danh sách các sản phẩm mô tả theo trình tự từ trên xuống được phân cấp tuỳ theo mức độ phức tạp của sản phẩm, sản phẩm càng phức tạp thì số mức càng lớn, các sản phẩm được mô tả bằng danh từ.

Thứ hai là danh sách các công việc,danh sách các công việc xác định các công việc cần thực hiện để xây dựng từng sản phẩm con và từ đó hình thành nên sản phẩm chung của dự án. Danh sách công việc cũng được chia thành nhiều mức và mô tả từ trên xuống dưới. Mỗi công việc đều được mô tả bằng động từ.

Việc kết hợp danh sách công việc và danh sách sản phẩm sẽ cho ta bảng kê công việc chi tiết.

Hình 1.1. Cấu trúc bảng kê công việc chi tiết

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

1.6.1.3.Kiểm soát phạm vi

Một trong các vấn đề dự án hay gặp phải trong quá trình triển khai đó là phát sinh các yêu cầu mới hoặc thay đổi các yêu cầu cũ do các nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan. Việc này được gọi là mở rộng phạm vi, mở rộng phạm vi là sự mở rộng phạm vi của dự án do những thay đổi diễn ra trong quá trình thực hiện dự án có ảnh hưởng tới chi phí, chất lượng và thời gian của dự án. Khi các dự án được triển khai thực hiện, các yêu cầu có xu hướng thay đổi liên tục khiến nhà tài trợ và khách hàng phải bổ sung thêm các chức năng và tính năng dẫn đến thay đổi bảng kê công việc, gia hạn lịch trình và kinh phí. Đặc biệt trong các dự án về CNTT thì việc chốt các yêu cầu trong tài liệu phạm vi ban đầu của dự án là điều rất khó khăn. Việc mở rộng phạm vi của dự án gây tác động không nhỏ đến sự thành công hoặc thất bại của dự án. Việc này đòi hỏi trong công tác quản lý dự án phải quản lý chặt chẽ các thay

đổi trong phạm vi, không chấp nhận bất cứ thay đổi nào không tuân theo quy trình quản lý thay đổi được phê duyệt.

Kiểm soát thay đổi là kỹ thuật dùng để đảm bảo những thay đổi được đưa ra nằm trong quy trình quản lý thay đổi và được phê duyệt hay từ chối bởi cấp có thẩm quyền. Nếu được phê duyệt, thay đổi đó sẽ được đưa vào kế hoạch của dự án. Quy trình quản lý thay đổi được định nghĩa trước trong tài liệu phạm vi. Trong quá trình thực hiện, quản dự án phải giám sát chặt chẽ và tuân thủ quy trình quản lý thay đổi để đảm bảo các yêu cầu thay đổi không phù hợp sẽ không được thực hiện trong dự án. Các yêu cầu thay đổi xuất hiện liên tục trong vòng đời của dự án khi xuất hiện thông tin và công nghệ mới. Trước khi chấp nhận một thay đổi cần phải chắc chắn rằng ảnh hưởng của thay đổi đó tới phạm vi, lịch trình và chi phí của dự án đã được cân nhắc kỹ.

Một kế hoạch quản lý thay đổi được tuân thủ tốt và chặt chẽ sẽ ngăn chặn việc mở rộng phạm vi ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án.Để quản lý hiệu quả việc mở rộng phạm vi dự án cần tuân thủ các nguyên tắc sau: Thứ nhất, phân tích dữ liệu dự án để tìm ra các thay đổi được phép hoặc không được phép. Dựa vào các báo cáo, đánh giá hiện trạng, hiệu suất của dự

án để xác định các dấu hiệu của việc mở rộng phạm vi

Thứ hai,ghi nhận, sàng lọc các yêu cầu thay đổi, loại bỏ những thay đổi ngoài phạm vi trừ khi quan trọng cho dự án. Với những thay đổi có khả năng được phê duyệt, cần đánh giá ảnh hưởng của việc sửa kế hoạch và liệt kê các vấn đề có thể có, tuỳ vào mức độ ảnh hưởng của thay đổi để có phương thức xử lý thích hợp.

1.6.2. Quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một lĩnh vực rất quan trọng trong quản lý dự án, đối với mỗi dự án, việc kết thúc dự án đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất. Thời gian là yếu tố có độ linh hoạt bé nhất, nó trôi qua bất kể điều gì

xảy ra. Các vấn đề lịch trình là lý do chính dẫn đến xung đột trong dự án, đặc biệt là ở nửa phía sau của dự án, khi sức ép tiến độ gây ra những căng thẳng, phá vỡ các quy định của dự án.

Quản lý thời gian của dự án gồm những công việc để bảo đảm hoàn tất dự án đúng hạn, những công việc này bao gồm:

Thứ nhất là Xác định các công việc.

Thứ hai là Ước lượng thời gian cho mỗi công việc. Thứ ba là Triển khai lịch trình.

Thứ tư là Kiểm soát lịch trình.

1.6.2.1. Xác định các công việc

Trong tình huống bị giao một công việc chưa làm bao giờ, ta thường phải trả lời sớm câu hỏi khi nào bắt đầu và bao giờ hoàn thành. Vấn đề chúng ta chưa trả lời được vì chúng ta chưa xác định được các công việc cần thiết và ước lượng thời gian để hoàn thành công việc. Để thực hiện xác định các công việc ta cần xác định các thông tin sau

Thứ nhất là xác địnhcông việc phụ thuộc vào nỗ lực hay phụ thuộc vào thời gian. Ví dụ một ngôi nhà có thể được xây dựng trong hai tháng với 10 thợ xây hoặc 1 tháng với 20 thợ xây, đó là dự án phụ thuộc vào nỗ lực, tuy nhiên để trồng được cây xà cừ có bóng mát cần ít nhất 10 năm, đây là dự án phụ thuộc thời gian.

Thứ hai là xác lập các mốc quan trọng (milestone), mốc quan trọng là điểm mốc kiểm soát của dự án, thường là thời điểm hoàn thành sản phẩm chuyển giao chính để báo cáo cho khách hàng hoặc chủ đầu tư để tiếp tục dự án. Các mốc quan trọng đóng vai trò như những mốc đánh dấu và được xác định bởi giám đốc dự án hoặc khách hàng. Các mốc quan trọng rất có ích trong việc chỉ ra sự tiến triển của dự án tại các thời điểm then chốt.

Thứ ba làcác dự án tuân theo hướng lịch trình hay hướng nguồn lực. Các dự án công nghệ thông tin thường xuyên ở trong tình trạng thiếu hụt thời gian và bị ràng buộc nguồn lực. Để có thể thực hiện được ước lượng chính xác cho dự án, cần phải nắm được mối quan hệ giữa 2 yếu tố này.

Dự án hướng theo lịch trình là dự án mà thời hạn chuyển giao sản phẩm cuối cùng là ràng buộc quan trọng nhất, nó chi phối mọi quyết định trong dự án. Các dự án theo lịch trình sẽ dùng tất cả các nguồn lực có thể để đảm bảo chuyển giao sản phẩm trong thời hạn đã định.

Dự án hướng theo nguồn lực khi giá trị các nguồn lực, cụ thể là các nguồn nhân lực và chi phí là ràng buộc quan trọng nhất, nó chi phối mọi quyết định trong dự án. Các dự án theo nguồn lực phải mở rộng thời gian hoặc nới lỏng tiêu chí về chất lượng để giữ được ràng buộc về nguồn lực.

Thứ tư làxây dựng các nguyên tắc ước lượng thời gian, việc xây dựng các ước lượng thời gian cần dựa trên việc đánh giá các tài liệu yêu cầu nghiệp vụ, yêu cầu chức năng, yêu cầu kỹ thuật. Người quản lý dự án cần có các thông tin về khoảng thời gian, phạm vi biến động cho phép của ước lượng mình đưa ra để phù hợp với thực tế. Người quản lý dự án cần hiểu đầy đủ mục đích dự định của ước lượng sử dụng kỹ thuật ước lượng phù hợp, xác lập các mức độ ưu tiên của các mục tiêu, từ đó đưa ra ước lượng phù hợp nhất.

1.6.2.2. Xây dựng ước lượng thời gian

Để ước lượng thời gian cho công việc trong dự án có một số kỹ thuật sau đây để thực hiện ước lượng.

Ước lượng phi khoa học: Người quản lý dự án dựa trên kinh nghiệm của mình để ước lượng thời gian cho từng phần việc của dự án. Ưu điểm của phương phá này là nhanh chóng, dễ dàng, tuy nhiên kết quả thiếu tin cậy vì vậy chỉ nên sử dụng trong các trường hợp đội ngũ chuyên môn rất có kinh