Quy Trình Quản Lý Sản Phẩm Tại Vietinbank

Bước 3: Xây dựng cấu trúc phân rã công việc WBS.

WBS là danh sách chi tiết các công việc cần để hoàn thành dự án. Đây là cấu trúc phân cấp của tất cả các hoạt động dự án trong đó công việc dự án được phân rã theo cấp độ thành những đơn vị công việc nhỏ hơn. WBS là tiền đề để kế hoạch chi tiết được lập, việc xây dựng WBS đòi hỏi Quản Lý Dự Án phải hiểu những công việc cần phải làm để kết thúc dự án. Một WBS tốt sẽ giúp Quản Lý Dự Án nhìn nhận được các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án sớm.

WBS bao gồm các tham chiếu tới danh mục sản phẩm công việc. WBS được tổ chức theo một số cách: theo những dự án phụ, theo tổ chức dự án, theo các giai đoạn dự án, hoặc theo thứ tự các hoạt động. Trong bất cứ trường hợp nào cũng nên liên hệ WBS với các định nghĩa công việc theo hợp đồng. Để hỗ trợ trong việc chuyển giao giữa phát triển WBS và việc tạo ra lịch trình quản lý dự án, ,cần xác định các phụ thuộc công việc sẽ được thực hiện. Các phụ thuộc thường được mô tả trong sơ đồ. Mỗi hoạt động được đại diện bởi một hình chữ nhật và các phụ thuộc được đại diện bởi các mũi tên giữa các hình chữ nhật đó.

Cách thức xây dựng WBS:

- Từ PBS, mô tả các nhiệm vụ ở dưới mỗi sản phẩm ở mức thấp nhất.

- Phân rã công việc thành các mức thấp hơn, xác định mức độ ưu tiên cho mỗi đầu công việc.

- Tại mỗi cấu phần công việc, đưa ra các tiêu chí hoàn thành, lưu ý đến trách nhiệm rõ ràng giữa tổ chức triển khai và nhà tài trợ, PM cần đưa ra ngày công dự kiến cho mỗi công việc tại bước này.

- Đảm bảo mỗi giai đoạn dự án kết thúc với các sản phẩm công việc rõ ràng.

- Đối chiếu với hợp đồng để đảm bảo các công việc, nhiệm vụ đầy đủ, không vượt quá phạm vi hợp đồng.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 129 trang tài liệu này.

- Sử dụng biểu mẫu định nghĩa sẵn để hoàn thiện WBS.

Bước 4: Rà soát WBS.

Cấu trúc phân rã công việc được gửi đến các đơn vị có liên quan thực hiện rà soát: Phòng ban nghiệp vụ, Trung tâm CNTT. Sau đóquản lý dự án tập hợp các ý kiến đóng góp, rà soát và chỉnh sửa WBS.

Bước 5: Lập kế hoạch dự án.

Kế hoạch dự án được lập để chuyển các đơn vị công việc đã được phân rã thành các hoạt động dự án và sự phụ thuộc của các hoạt động đó. Có ba loại phụ thuộc:

Thứ nhất là các Phụ thuộc bắt buộc, vốn thuộc bản chất công việc được thực hiện (Trong phần mềm cần tuân theo trình tự phân tích, thiết kế, cài đặt, kiểm thử ...).

Thứ hai là các phụ thuộc tuỳ ý, xác định bởi nhóm dự án (năng suất dự án).

Thứ ba làcác phụ thuộc bên ngoài, được áp dụng bên ngoài tổ chức triển khai (Các việc bàn giao thiết bị phần cứng của các bên)

Cũng như việc tạo ra PBS, WBS lập kế hoạch dự án phải trải qua 2 giai đoạn: Xây dựng kế hoạch sơ bộ và rà soát phạm vi, cân đối kế hoạch. Một dự án gồm các kế hoạch sau:

Kế hoạch tổng thể: Căn cứ vào tài liệu định nghĩa dự án, PM tiến hành lập kế hoạch tổng thể cho dự án trong đó có các công việc.Trình bày tổng quan về dự án: Ở cấp độ chi tiết hơn so với định nghĩa dự án về cơ cấu tổ chức, vai trò chi tiết cấu trúc ra quyết định, các giả thiết ràng buộc, các sản phẩm bàn giao và các giai đoạn, các mốc của dự án.

Kế hoạch chất lượng: Sẽ được nghiên cứu chi tiết ở phần thực trạng về quản lý chất lượng.

Kế hoạch truyền thông: Đưa ra các kênh truyền thông dự kiến sẽ thực hiện trong dự án, cụ thể kế hoạch về họp dự án và báo cáo dự án về tần suất, thành phần và nội dung.

Kế hoạch quản lý rủi ro.

Kế hoạch tiến độ công việc: Sẽ được nghiên cứu chi tiết ở phần thực trạng quản lý thời gian.

Kế hoạch quản lý cấu hình. Kế hoạch quản lý nhân lực. Kế hoạch kiểm thử.

Bước 6: Rà soát kế hoạch.

- Việc rà soát kế hoạch phạm vi được PM thực hiện trước, thông qua trả lời các câu hỏi, sử dụng danh sách kiểm tra kế hoạch dự án đã được định sẵn.

- Sau khi hoàn thiện kế hoạch theo các tiêu chí đã được định ra, PM gửi kế hoạch dự án cho các bên liên quan xem xét và đóng góp ý kiến: phòng ban nghiệp vụ, trung tâm CNTT.

- PM tổ chức cuộc họp, mời các bên liên quan tham gia rà soát. Thông thường đây có thể là cuộc họp khởi động hoặc tiền khởi động dự án.

- PM tập hợp các ý kiến đóng góp để hoàn thiện tài liệu kế hoạch dự án.

- Việc rà soát các kế hoạch dự án được thực hiện đồng bộ để tránh những mâu thuẫn giữa các kế hoạch dự án.

- Trong quá trình triển khai, PM tiến hành rà soát kế hoạch với tiến độ thực tế, tiến hành điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp. Với mỗi lần điều chỉnh, PM thực hiện lặp lại các bước trong quy trình..

Bước 7: Phê duyệt kế hoạch dự án.

- Tài liệu kế hoạch dự án được chuyển lên Giám đốc hoặc chủ đuầ tư phê duyệt.

- Giám đốc/chủ đầu tư rà soát và phê duyệt tài liệu kế hoạch dự án.

Bước 8: Truyền thông kế hoạch.

Gửi bản kế hoạch dự án tới các bên liên quan.

Bên cạnh quy trình quản lý kế hoạch hỗ trợ xác định các phạm vi của dự án, để đảm bảo phạm vi dự án được tuân thủ, Quản lý Dự Án tại Ngân hàng Công Thương sử dụng quy trình Quản Lý Sản Phẩm để có thể theo dõi được tình trạng các sản phẩm bàn giao đảm bảo tuân thủ đúng phạm vi dự án.

Quy trình Quản Lý Sản Phẩm dự án tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam gồm các bước:

Bước 1: Rà soát mục tiêu và sản phẩm dự án theo định nghĩa dự án. Bước 2: Xác định các tiêu chí nghiệm thu.

Bước 3: Xây dựng bộ tài liệu Định nghĩa sản phẩm. Bước 4: Kiểm soát tiến độ thiết kế sản phẩm.

Bước 5: Rà soát tài liệu định nghĩa sản phẩm (Cập nhật nếu có mở rộng). Bước 6: Chuẩn bị nghiệm thu sản phẩm.

Bước 7: Nhận và đánh giá sản phẩm từ nhà cung cấp. Bước 8: Báo cáo trạng thái sản phẩm.

Bước 9: Xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến sản phẩm. Bước 10: Xử lý lỗi gây tranh cãi.

Bước 11: Chấp nhận hoặc từ chối sản phẩm.

Hình 3.8. Quy trình quản lý sản phẩm tại Vietinbank

(Nguồn: Quy trình quản lý sản phẩm Vietinbank - 2013)

Quy trình quản lý sản phẩm tại Vietinbank giúp cho các dự án có cơ sở để đối chiếu, tham chiếu nghiệm thu các sản phẩm để từ đó đảm bảo tuân thủ phạm vi của dự án.

Trong quá trình thực hiện các dự án, có thể phát sỉnh rất nhiều thay đổi ảnh hưởng tới phạm vi của dự án. Để giải quyết vấn đề này, Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam đã ban hành quy trình Quản Lý Thay Đổi, quy trình này mô tả chi tiết các công đoạn, các hoạt động quản lý, phân tích, phân loại đánh giá, xử lý các thay đổi. Đồng thời phân định rõ vai trò, chức năng, phương thức quản lý phê duyệt thay đổi cũng như mối tương quan, liên hệ giữa bộ phận tham gia dự án trong quản lý sự thay đổi, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan, những người có thể bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi đều tham gia đầy đủ. Quản lý thay đổi bao gồm các quy trình chi tiết, đầy đủ cần thiết để kiểm soát, theo dõi những thay đổi không lường trước phát sinh trong các giai đoạn dự án, có thể gây ảnh hưởng tới phạm vi (chi phí, doanh thu, chất lượng hoặc thời gian) của dự án.

Ban kiểm soát thay đổi được thành lập khi có yêu cầu xem xét và phê duyệt thay đổi lớn trong dự án. Đối với mỗi dự án khác nhau, ban kiểm soát thay đổi khác nhau nhằm đảm bảo rằng ban kiểm soát thay đổi sẽ đưa ra quyết định thay đổi phù hợp với dự án. Ban này thường bao gồm: Trưởng nhóm nghiệp vụ, Trưởng nhóm Kỹ thuật, Quản lý Dự án.

Hình 3.9. Quy trình quản lý thay đổi tại Vietinbank.

(Nguồn: Quy trình quản lý thay đổi tại Vietinbank - 2013)

Quy trình Quản Lý thay đổi tại Vietinbank gồm các bước sau:

Bước 1: Ghi nhận và đánh giá yêu cầu thay đổi.

- Tiếp nhận các yêu cầu thay đổi từ đối tác hoặc các thành viên dự án đề xuất.

- Ghi nhận yêu cầu thay đổi thông qua quy trình văn bản hoá kiểm soát thay đổi thích hợp.

- Phân tích phân loại, đánh giá sơ bộ mức độ rủi ro, chi phí phát sinh trước khi đưa ra quyết định chấp nhận hay từ chối.

- Chi tiết hoá các yêu cầu thay đổi và lên kế hoạch khung thời gian thực hiện.

- Cập nhật các yêu cầu thay đổi với kết quả phân tích để Ban kiểm soát thay đổi xem xét.

Bước 2: Chỉ định thay đổi.

- Ban kiểm soát thay đổi dựa vào các phân tích của dự án, tiến hành đánh giá và quyết định xử lý các yêu cầu thay đổi (Đồng ý hoặc từ chối). Nếu đồng ý thì chỉ định thay đổi sẽ được bạn hành.

- Thông báo quyết định tới tất cả những bên liên quan bao gồm người khởi tạo yêu cầu thay đổi, chủ đầu tư, tổ chức thực hiện và các nhà cung cấp.

- Quản lý dự án chỉnh sửa kế hoạch dự án cho phù hợp với khối lượng công việc phát sinh do thay đổi gây ra.

Bước 3: Rà soát yêu cầu thay đổi.

- Định kỳ kiểm tra các tiêu chí hoàn thành, quy định trong yêu cầu thay đổi đã được đáp ứng chưa. Nếu đã đáp ứng, thực hiện các công việc sau:

- Cập nhật các yêu cầu thay đổi và chỉ định thay đổi tương ứng để phản ánh kết quả.Thông báo cho người khởi tạo và tất cả các bên liên quan về việc thay đổi được thực hiện.

- Định kỳ báo cáo, xem xét lại Nhật ký thay đổi và trích xuất cá thông tin cần thiết cho mục đích lập báo cáo tình hình.

Như vậy dựa trên lý thuyết về quản lý dự án, Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam đã ban hành đầy đủ các quy trình để hỗ trợ cho việc Quản Lý Phạm Vi Dự Án.

b) Về mặt thực tiễn triển khai dự án:

Với việc các quy trình quản lý phạm vi được ban hành đầy đủ, các dự án CNTT tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam đã chuẩn hoá các tài