Thực Trạng Kiểm Tra Giám Sát Các Dự Án Về Công Nghệ Thông Tin Tại Vietinbank.

Đối với các chi phí được thể hiện bằng tiền, trong các dự án mặc dù hiện tại chưa có quy trình cụ thể được ban hành, tuy nhiên các thành phần chủ chốt trong một dự án chiến lược ngầm định với nhau các bước lần lượt để thực hiện xác định chi phí như sau:

Bước 1: Sau khi có báo cáo nghiên cứu khả thi của dự án, đội dự án sẽ phối hợp với tư vấn (nếu có) để chuẩn bị rà soát Hồ sơ mời thầu trước khi tiến hành việc bán HSMT và mở thầu.

Bước 2: Chấm thầu: Các bộ phận tham gia lên kế hoạch POC (Chứng minh năng lực nhà thầu) và thực hiện chấm thầu dựa trên các tiêu chí về năng lực, kinh nghiệm, báo giá ... đề xuất.

Bước 3: Căn cứ trên kết quả chấm thầu, Ban dự án và đối tác xây dựng, hoàn thiện hợp đồng. Phòng Quản Lý Kế Toán Tài Chính - Trụ Sở Chính xây dựng các điều khoản thanh toán tương ứng với giá trị của hợp đồng.

Như vậy đối với các dự án CNTT lớn tại Vietinbank hiện nay, chi phí của dự án hầu như phụ thuộc phần lớn vào ước lượng của phía đối tác và tham khảo dựa theo tư vấn. Vietinbank hiện nay chưa có cơ chế ước lượng chi phí cho các dự án CNTT để làm cơ sở khởi động, xây dựng kế hoạch chi phí cho dự án.

Đối với chi phí nguồn nhân lực, hiện nay ước lượng chi phí nhân lực cũng hầu hết dựa trên cảm tính và kinh nghiệm của các lãnh đạo dự án. Việc trưng tập người của các dự án từ các phòng ban hoặc chi nhánh để tham gia dự án cũng chưa có những tính toán cụ thểđể xác định, đưa vào chi phí thực tế của dự án, chưa có các chế tài cụ thể về đánh giá cán bộ đểđảm bảo quyền lợi cho các cá nhân được trưng tập tham gia dự án.

Do chưa có quy trình quản lý chi phí cụ thể, nên Vietinbank cũng chưa có cơ chế kiểm soát chi phí, chưa có các đánh giá đầy đủ về giá trị thu được trong từng giai đoạn, từng thời điểm của dự án. Các biến số như Ngân sách dự toán theo lịch, Ngân sách dự toán thực tế và Chi phí Thực Tế đều chưa được

hướng dẫn cụ thể để Giám Đốc Dự Án cũng như cấp trên có thể có cái nhìn đầy đủ về trạng thái Chi phí của dự án.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 129 trang tài liệu này.

b) Về mặt thực tiễn triển khai:

Các dự án chiến lược CNTT tại Vietinbank trong giai đoạn 2011 đến 2015 đều có chi phí đầu tư lớn, các nhà thầu tham gia xây dựng triển khai đều là các nhà thầu chất lượng có uy tín trên thế giới vì vậy khả năng thực hiện đầy đủ các yêu cầu dự án trong khoản ngân sách dự toán được phê duyệt là khá cao.

Có 9/12 dự án đã triển khai thành công hoàn thành đầy đủ các yêu cầu phạm vi ban đầu mà không phải bổ sung thêm chi phí. Có 3 dự án buộc phải trình nâng dự toán so với dự toán ban đầu. Bên cạnh các nguyên nhân do mở rộng phạm vi đã phân tích ở trên, việc chi phí thực tế vượt dự toán phát sinh do một số nguyên nhân khách quannhưtrượt giá, chi phí phần cứng của bên thứ 3 tăng đột biến hoặc do nhà thầu ước lượng chi phí dự toán quá thấp so với chi phí thực tế, dự án buộc phải kéo dài do bị phụ thuộc vào tiến độ của một dự án khác dẫn tới việc bị nhà thầu tính thêm chi phí chậm tiến độ ...

Tuy nhiên với việc phát sinh các yêu cầu mới và yêu cầu thay đổi về phạm vi so với kế hoạch dự án ban đầu, các chi phí này đều được chuyển hoá thành tiền. Điều này dẫn tới 11/12 dự án đã triển khai thành công có chi phí thực tế lớn hơn chi phí dự toán ban đầu.

3.2.2.4. Thực Trạng Quản Lý Chất Lượng

Chất lượng là tiêu chí còn lại trong 3 tiêu chí tạo nên tam giác thép về phạm vi của dự án. Chất lượng của dự án là chỉ tiêu rất quan trọng để đánh giá sự thành công của một dự án, tuy nhiên trong thực tế 2 chỉ tiêu về thời gian và chi phí là các chỉ tiêu mang tính chất định lượng dễ dàng hơn nên thường tạo được ấn tượng mạnh hơn khi thực hiện báo cáo trong và sau triển khai dự án, vì vậy tiêu chí chất lượng thông thường hay bị dồn ép nhất. Phần sau đây sẽ phân tích về thực trạng quản lý Chất Lượng dự án CNTT tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam.

a) Về mặt quy trình: Để đảm bảo và kiểm soát chất lượng dự án, Ngân hàng TMCP Công Thương đã thành lập nhóm Đảm bảo chất lượng dự án (QA) thuộc phòng Quản lý dự án, nhóm kiểm soát chất lượng dự án (QC) trực thuộc phòng Hỗ Trợ và Bảo Trì Ứng Dụng. Bên cạnh đó Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam cũng ban hành quy trình Quản Lý Chất Lượng để đảm bảo các dự án tuân thủ các tiêu chí chung về chất lượng của ngân hàng cũng như các tiêu chí đặc thù cho từng dự án.

Hình 3.11. Quy trình quản lý chất lượng tại Vietinbank

(Nguồn: Quy trình quản lý chất lượng Vietinbank - 2013)

Quy trình quản lý chất lượng các dự án CNTT của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam xác định các hoạt động đảm bảo chất lượng cho các sản phẩm trong dự án bao gồm các hoạt động xem xét và kiểm thử chất lượng sản phẩm và giám sát thực hiện các hoạt động trong quá trình dự án.

Quy trình gồm các bước sau:

Bước 1: Lập kế hoạch về chất lượng: Quản lý dự án xây dựng các mục tiêu, tiêu chí đo lường về chất lượng cho dự án, đưa ra phương án theo dõi và giám sát chất lượng dự án. Xác định mục tiêu chất lượng của dự án căn cứ vào yêu cầu chung đối với các dự án chiến lược CNTT và có thể điều chỉnh tuỳ theo đặc thù của dự án. Mọi điều chỉnh đều cần được phê duyệt bởi lãnh đạo PMO và trưởng nhóm QA. Xác định các hoạt động quản lý chất lượng cần thực hiện để đạt mục tiêu bao gồm hoạt động xem xét và kiểm thử chất lượng sản phẩm, hoạt động giám sát chất lượng của QA, QC.

Bước 2: Thực hiện các hoạt động chất lượng.

Các hoạt động xem xét và kiểm thử được thực hiện theo kế hoạch. Chỉ số thường được dùng để kiểm soát các hoạt động này là tỷ lệ lỗi trên sản phẩm được xem xét và kiểm thử.

Song song với việc thực hiện các hoạt động chất lượng, việc kiểm soát và đánh giá độc lập cũng được thực hiện bởi QA để đảm bảo tính tuân thủ của việc thực hiện, phát hiện các vấn đề rủi ro.

Hành động khắc phục phòng ngừa phải được thực hiện để kịp thời xử lý vấn đề phát sinh đảm bảo dự án được điều chỉnh đúng quỹ đạo hướng tới mục tiêu đã đề ra hoặc điều chỉnh mục tiêu mới phù hợp với thực tế của dự án.

Bước 3: Lãnh đạo xem xét.

Những vấn đề yêu cầu được trình lên lãnh đạo xem xét.Sau khi lãnh đạo xem xét có thể đưa ra các yêu cầu điều chỉnh mới về chất lượng đối với dự án thông qua báo cáo xem xét của lãnh đạo.

Quy trình cũng quy định rõ các biểu mẫu kế hoạch chất lượng cho dự án yêu cầu tuân thủ trong đó nêu rõ các chính sách, thủ tục, chiến lược mục tiêu chất lượng bắt buộc của tổ chức, mục tiêu chất lượng của dự án, mục tiêu chất lượng đặc thù của khách hàng ..., các cơ chế đảm bảo, theo dõi, kiểm soát chất lượng sản phẩm của từng dự án.

Bên cạnh quy trình quản lý chất lượng đảm bảo chất lượng chung của dự án, Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam cũng ban hành Quy trình Quản Lý Kiểm Thử giúp các nhóm dự án lập kế hoạch kiểm thử, kết hợp với quy trình Quản Lý Sản Phẩm đảm bảo chất lượng của sản phẩm bàn giao.

Quy trình gồm các bước sau: Bước 1: Lập kế hoạch kiểm thử.

Bước 2: Thiết kế kịch bản kiểm thử. Bước 3: Thực hiện kiểm thử.

Bước 4: Thẩm tra và đánh giá kết quả kiểm thử. Bước 5: Tiếp nhận và xử lý lỗi phát hiện.

Bước 6: Thực hiện kiểm thử lại.

Hình 3.12. Quy trình quản lý kiểm thử tại Vietinbank

(Nguồn: Quy trình quản lý kiểm thử Vietinbank - 2013) Bên cạnh việc ban hành các quy trình cụ thể liên quan đến việc Quản Lý Chất Lượng, ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam còn sử dụng một số công cụ hiện đại để lưu nhật ký kiểm thử như JIRA và đưa vào sử dụng các

công cụ kiểm thử tải như HP Openview ...

Tuy nhiên về mảng quản lý chất lượng, hiện nay Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chưa có các quy trình và hoạt động thích hợp để chủ động tìm lỗi, bắt lỗi trước khi đưa vào kiểm thử. Công tác báo cáo lỗi và tổng hợp lỗi cũng chưa được quy trình hoá để có thể tiến hành đánh giá nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và nâng cao chất lượng.

b) Về mặt triển khai thực tiễn:

Với các quy trình hỗ trợ cho công tác quản lý chất lượng như trên, về cơ bản các dự án CNTT đã triển khai thành công đều đảm bảo chất lượng ở một mức độ phù hợp. Tuy nhiên như đã phân tích ở trên, tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, trong 3 yếu tố cấu thành nên phạm vi của dự án, yếu tố chất lượng luôn được xác định là yếu tố phải chịu điều chỉnh nhiều nhất để đảm bảo cho các yếu tố thời gian và chi phí có thể hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra. Trong một số dự án, chất lượng sản phẩm bàn giao chưa đạt nhưng cán bộ kiểm thử và các thành viên liên quan đến việc đảm bảo chất lượng vẫn buộc phải chấp nhận kết quả để cho dự án đảm bảo các yêu cầu về thời gian, chi phí.

Đối với việc đảm bảo chất lượng dự án sau triển khai, hiện nay Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam đã có kênh hỗ trợ dịch vụ CNTT, tất cả các yêu cầu, lỗi phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống đều được gửi tới kênh này và sẽ được gán cho các nhóm hỗ trợ phù hợp để hỗ trợ kịp thời cho nghiệp vụ đồng thời đưa ra các cảnh báo trong trường hợp việc hỗ trợ bị chậm. Tuy nhiên công tác đánh giá chất lượng, hiệu quả các sản phẩm của dự án sau triển khai còn thiếu. Việc này dẫn đến tình trạng các dự án báo cáo hoàn thành tiến độ và đạt mục tiêu về chi phí, tuy nhiên các sản phẩm trong quá trình vận hành không đạt yêu cầu về chất lượng nhưng cũng không được báo cáo cụ thể để các lãnh đạo có thể nắm được tình hình chất lượng thực tế và có cái nhìn chính xác hơn về dự án.

3.2.2.5. Thực trạng kiểm tra giám sát các dự án về công nghệ thông tin tại Vietinbank.

Trong quá trình triển khai dự án từ khi lên kế hoạch thực hiện đều được cán bộ Quản lý dự án kiểm tra định kỳ hàng ngày. Chức năng lên kế hoạch và giám sát kế hoạch là một trong những chức năng cơ bản của nhóm quản lý dự

án trực thuộc dự án. Bên cạnh đó để đảm bảo xử lý kịp thời được các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án, hàng tuần các dự án đều thực hiện họp giao ban dưới sự chủ trì của giám đốc dự án. Trong cuộc họp giao ban, tất cả các vấn đề phát sinh sẽ được nêu lên để rà soát đánh giá đảm bảo dự án đạt đúng tiến độ, hạn chế phát sinh chi phí và đảm bảo việc tuân thủ chất lượng dự án cũng như chất lượng quản trị dự án. Việc giám sát và báo cáo với cấp có thẩm quyền có thể thực hiện trực tiếp không cần thông qua cuộc họp tuần giữa nhóm quản lý dự án và giám đốc ban dự án, việc này giúp giám đốc dự án có đủ thông tin để có thể điều phối kịp thời các vấn đề phát sinh.Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại Vietinbank chưa có một quy trình cụ thể để có thể thực hiện kiểm tra công tác quản lý dự án CNTT, việc kiểm tra hiện tại hoàn toàn là kiểm tra nội bộ dự án do chính Ban dự án phụ trách, chưa có một bộ phận độc lập với dự án chuyên trách việc kiểm tra tuân thủ các quy trình quản lý dự án. Việc này sẽ dẫn tới việc báo cáo cho Ban lãnh đạo Vietinbank có thể sẽ không phản ánh được đầy đủ thực trạng của dự án từ đó dẫn tới các rủi ro không lường trước được.

3.2.3. Đánh giá chung về công tác quản lý dự án tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

Với yếu tố sống còn của việc hiện đại hoá hệ thống CNTT để xây dựng hệ thống Ngân hàng hiện đại đủ sức cạnh tranh với các ngân hàng trong nước cũng như trong khu vực, Ban Lãnh Đạo Vietinbank đã rất quan tâm, sát sao chỉ đạo Trung tâm CNTT nỗ lực đẩy mạnh, triển khai thành công các dự án chiến lược CNTT nói chung và các dự án CNTT nói riêng. Với sự quan tâm của Ban Lãnh Đạo cùng với những nỗ lực của các thành viên phòng Quản Lý Dự Án, Vietinbank đã xây dựng và ban hành được một bộ quy trình Quản Lý Dự Án với tương đối đầy đủ các lĩnh vực của Quản Lý Dự Án làm cơ sở tham chiếu cho việc quản lý, triển khai, thực hiện tất cả các dự án CNTT tại ngân