Cơ Cấu Tổ Chức, Chức Năng, Nhiệm Vụ Của Các Bộ Phận Trong Công Ty:

phẩm, quy trình quản lý và quy trình tổ chức triển khai làm việc, để đem lại hiệu quả cao nhất, đưaVitraco lên vị trí dẫn đầu lĩnh vực dịch vụ lữ hành và vé máy bay trong nước và trong khu vực.

2.1.5 Lịch sử hình thành:

Công ty TNHH liên hợp du lịch và vận tải Vitraco được thành lập từ ngày 23/05/2003. Trải qua hơn 17 năm xây dựng và phát triển, Công ty TNHH liên hợp du lịch và vận tải Vitraco đã và đang ngày càng khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực xây dựng và kinh doanh vận tải, dịch vụ không chỉ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng mà còn trên toàn quốc. Một hành trình phát triển liên tục không ngừng, Công ty đã gặt hái được nhiều thành tích đáng kể như :

- Nhận Bằng khen Trung Ương Hội Doanh Nghiệp Trẻ năm 2008

- Nhận giấy khen Sở Giao Thông Vận Tải năm 2005, 2006, 2007.

- Nhận giấy khen Sở Du Lịch Đà Nẵng năm 2006,2007

- Danh hiệu Doanh Nghiệp Việt Nam Uy Tín Chất Lượng năm 2006.

2.1.6 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty:

2.1.6.1 Cơ cấu tổ chức của công ty:

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty

(Nguồn : Phòng hành chính – Nhân sự)

Ta có thể thấy cơ cấu của công ty TNHH liên hợp vận tải và du lịch Vitraco được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Đây là cơ cấu tổ chức khá hợp lý và có khoa học phù hợp với đặc điểm tình hình thực tế của công ty. Cơ cấu tổ chức này có ưu điểm là để đảm bảo được tính thống nhất trong quản lý, đảm bảo chế độ một thủ trưởng và cơ cấu gọn nhẹ, linh hoạt, sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. Tuy nhiên cơ cấu này lại bộc lộ những nhược điểm là: chức năng quản lý không được chuyên môn hoá nên không có điều kiện để đi sâu thực hiện từng chức năng một, không tận dụng được đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực quản lý và dễ dẫn đến tình trạng quá tải về công tác đối với người lãnh đạo.

2.1.6.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban của công ty:

- Tổng giám đốc

Chức năng: Lập kế hoạch chung điều hành, quản lý các nhân sự trong công ty và chịu trách nhiệm tất cả mọi việc ở công ty.

Nhiệm vụ: Triển khai xây dựng mô hình tổ chức, cơ cấu nhân sự tại các đơn vị, phòng ban thuộc chi nhánh. Tổ chức hoạch định chiến lược, kế hoạch hoạt động kinh doanh của công ty và trình lại với các phòng ban để làm việc. Tổ chức xây dựng và hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn, các chỉ tiêu chất lượng phục vụ công tác quản lý điều hành hoạt động của công ty (quy trình, quy chế, hướng dẫn thực hiện công việc…) Trực tiếp giám sát, kiểm tra đôn đốc các phòng/ban chức năng thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, đúng quy định của công ty và pháp luật. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và công tác quản lý điều hanh.

- Phòng Hành chính nhân sự

Chức năng: Tiếp nhận yêu cầu, lập kế hoạch và thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự cho chi nhánh và chịu sự điều hành của Ban Giám đốc. Hỗ trợ bộ phận, phòng ban khác trong việc quản lý nhân sự là cầu nối giữa Tổng Giám đốc và Người lao động trong Công ty. Xử lý các vấn đề của nhân viên và công đoan, chấm công công việc của từng cá nhân. Đảm bảo số lượng, chất lượng cho hoạt

động kinh doanh du lịch của công ty bằng các biện pháp thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực.

Nhiệm vụ: Hoạch định mô hình tổ chức nhân sự, soạn thảo, trình duyệt và tổ chức thực hiện các quy định, quy trình liên quan đến nhân sự áp dụng trong Công ty. Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của Công ty. Đánh giá hiệu quả đào tạo, đưa ra đề xuất cải tiến với chương trình đào tạo. Quản lý, phát triển và đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại công ty

- Phòng Kế toán

Chức năng: Lập kế hoạch, chịu trách nhiệm các nghiệp vụ kế toán của Công ty và chịu sự điều hành của Ban Giám đốc: “Thiết lập sổ sách kế toán và chứng từ kế toán theo định kỳ, theo quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trong việc lập báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán. Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ tài sản, quỹ tiền mặt của công ty, kịp thời thanh toán, thu hồi bằng các khoản nợ phải thu, phải trả”

Nhiệm vụ: Thực hiện tổng hợp số liệu và kiểm tra tổng hợp, cân đối số liệu kế toán. Kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của chứng từ thu, chi, chứng từ ngân hàng và các chứng từ điều chỉnh… Nghiên cứu các quy định chính sách chế độ Tài chính – Kế toán của nhà nước và tổ chức triển khai theo dòi thực hiện.

- Phòng Dịch vụ khách hàng

Chức năng: Hỗ trợ các phòng ban kinh doanh trong Công ty. Chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ Dịch vụ khách hàng.

Nhiệm vụ: Kiểm tra hợp đồng, giấy tờ và cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin khách hàng trên hệ thống. Thực hiện các thủ tục chuyển đổi, đổi chủ, thanh lý hợp đồng theo yêu cầu của khách hàng. Quản lý và hỗ trợ đội ngũ nhân viên thu cước đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu thanh toán theo yêu cầu của bộ phận. Xử lý khiếu nại của khách hàng. Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng đang sử dụng các dịch vụ do Công ty cung cấp…

- Phòng Kinh doanh (gồm có 3 phòng có quyền hạn và trách nhiệm như

nhau)

Chức năng: Nhận kế hoạch, chịu trách nhiệm về phát triển thị trường, doanh số, doanh thu từ Ban Giám đốc.

Nhiệm vụ: Tìm kiếm khách hàng, tư vấn, thuyết phục, thương lượng, ký kết hợp đồng với khách hàng và tiến hành khảo sát. Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong việc quản lý, điều hành công việc thuộc các lĩnh vực kinh doanh. Xây dựng và theo dòi thực hiện chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh.

- Phòng dự án Công ty:

Là phòng tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty trong công tác đấu thầu, kiểm soát công tác đấu thầu và đề xuất việc thực hiện sau đấu thầu trong toàn Công ty.

Chức năng nhiệm vụ của phòng là:

- Mua hồ sơ thầu và nghiên cứu hồ sơ dự thầu;

- Chủ trì thực hiện việc lập Hồ sơ dự thầu bao gồm: Tất cả các công việc cần thiết đáp ứng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu: Hồ sơ pháp lý, kỹ thuật và giá dự thầu. Giải quết các vướng mắc liên quan đến Hồ sơ dự thầu.

- Đối với các dự án do các xí nghiệp lập: Phòng có chức năng cung cấp tài liệu pháp lý cho các đơn vị, có thể tham gia thực hiện một phần hoặc chủ trì thực hiện dự án khi cần thiết.

- Kiểm soát việc thực hiện công tác đấu thầu trên toàn Công ty bao gồm: Việc đăng ký hồ sơ dự thầu của các đơn vị, kiểm soát các tài liệu pháp lý của hồ sơ dự thầu. Đề xuất biện pháp thực hiện sau đấu thầu đồng báo cáo định kỳ với Tổng Giám đốc về công tác đấu thầu trên Công ty.

- Phòng Kỹ Thuật

Chức năng: Lập kế hoạch, chịu trách nhiệm về các mảng kỹ thuật, hạ tầng.

Chịu sự điều hành của Ban Giám đốc.

Nhiệm vụ: Tư vấn, thiết kế, hỗ trợ lắp đặt, bảo trì hệ thống hạ tầng của tất cả

các loại xe mà công ty đang sở hữu, hệ thống viễn thông của công ty… Theo yêu

cầu của khách hàng và Ban Giám đốc. Đào tạo, phát triển đội ngũ kỹ thuật viên tiềm năng. Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động phát triển, thi công và bảo trì hệ thống hạ tầng xe của Công ty.

- Nhận xét:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH liên hợp vận tải và du lịch Vitrao ta thấy khá chặt chẽ và rò ràng, điều đó tạo thuận tiện cho quá trình quản lý và trao đổi thông tin với nhau. Mỗi phòng ban thực hiện những công việc khác nhau và được chia

ra từng khu vực để dễ quản lý. Đặc biệt, phòng kinh doanh lại được chia ra thành nhiều phòng để các phòncạnh tranh với nhau trong việc tìm kiếm khách hàng

2.1.7 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm qua.

Bảng 1: Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm qua

(ĐVT: Triệu đồng)

Năm

Chỉ tiêu

2018	2019	2020	So sánh 2019/2018		So sánh 2020/2019
2018	2019	2020	Chênh lệch	%	Chênh lệch	%
Vốn điều lệ	5000	5000	20000	-	-	15000	300
Doanh thu	30714	35153	42201	4439	14.45	7048	20.05
Lợi nhuận trước thuế	70	105	167	35	50	62	59.05
Lợi nhuận sau thuế	56	84	134	28	50	50	59.52
Số lao động (nguời)	130	145	139	15	12	(6)	(4.31)
Quỹ tiền lương	780	1015	1112	235	30.12	97	9.56
Nộp ngân sách	3167	3575	4202	408	12.9	627	17.5
Thu nhập bình quân (triệu đồng/người)	6	7	8	1	16.67	1	14.29
Tham gia các hoạt động xã hội	300	380	520	80	26.7	140	36.84

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 108 trang tài liệu này.

(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)

- Nhận xét:

Qua bảng 1, cho ta thấy Vốn điều lệ từ năm 2018 đến năm 2020 tăng lên đáng kể là từ 5 tỷ tăng lên 20 tỷ tương ứng với tăng lên 300% so với năm 2018. Cho thấy số vốn đầu tư cua r công ty ngành càng lớn mạnh nhất là việc mua các phương tiện xe mới, và trong năm 2020 thì công ty đã có đầu tư them dịch vụ xe cứu hộ.

Doanh thu cũng tăng từ 2018 là 30714 triệu đồng đến năm 2019 là 35153 tương đương với tăng 14.45%. Năm 2020 có doanh thu tăng lên 20,05% so với năm 2019. Doanh thu cũng tăng lên đáng kể, cu thể từ 56 triệu trong năm 2018 lên 84 triệu trong năm 2019 tức tăng 50%, và năm 2020 tăng lên 134 triệu tương đương với tăng 59.52%

Ta thấy quỹ tiền lương cũng tăng lên đáng kể, cụ thể tăng từ 780 ( tr.đ ) năm

2019 lên 1015 ( tr.đ ) năm 2019, tức là tăng 235 ( tr.đ ), tương ứng tăng 30.12%; năm 2020 tăng lên 1112 (tr.đ) tương ứng với tăng lên 9.56% so với năm 2019. Điều này rất hợp với quy luật phát triển, sẽ tạo động lực cho người lao động làm việc có hiệu quả hơn.

Thu nhập bình quân mỗi người năm 2019 so với năm 2018 tăng 1 (tr.đ), tương ứng tăng 16.67%. Năm 2020 so với năm 2019 cũng tăng lên 1 (tr.đ), tương ứng tăng 14.29%. Điều này phản ánh lên rằng trong năm 2020 là một năm phát triển dù có ảnh hưởng của Covid-19 nhưng công ty vẫn trả lương cho nhân viên với mức lương cao hơn mức lương năm trước. Nguyên nhân là do trong năm 2020, công ty đã có những thay đổi hợp lý trong quản lý, chất lượng nguồn nhân lực cũng được cải thiện rò rệt, hơn thế nữa công ty đã đầu tư thêm rất nhiều loại xe để nhằm phục vụ cho khách hàng…

Vấn đề số lượng người lao động thì lại giảm, cục thể năm 2019 có 145 lao động nhưng năm 2020 lại giảm còn 139 lao động, có thể so sánh về việc thu nhập binh quân của mỗi người sẽ tăng, thì số lượng người lao động ở công ty sẽ giảm bớt, nhằm để công ty có thể kiểm soát tốt tiền lương của công ty.

Những kết quả mà Công ty đạt được trong sản xuất kinh doanh những năm qua là khá cao. Tuy nhiên, với tư cách là một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, Công ty cần phải năng động hơn nữa trong sản xuất kinh doanh du lịch. Để

làm được điều đó, công tác đào tạo và phát triển phải luôn bám sát mục tiêu phát triển sản xuất kinh doanh, đào tạo sâu về kiến thức quản lý kinh tế trong nền kinh tế thị trường nhằm phát huy tính năng động, sáng tạo của người lao động trong doanh nghiệp.

Tình hình sản xuất kinh doanh thuận lợi đã tạo điều kiện cho công tác đào tạo – phát triển nguồn nhân lực của Công ty. Nguồn kinh phí đào tạo tăng lên qua các năm do được trích từ lợi nhuận của Công ty. Bên cạnh đó, với những kết quả đạt được trong sản xuất kinh doanh, Công ty đã tạo dựng được lòng tin và sự ủng hộ, đầu tư ngày càng lớn của Nhà nước. Vì thế, nguồn kinh phí đào tạo do Nhà nước cấp ngày càng tăng, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong Công ty có nhiều thuận lợi.

2.1.8 Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu của công ty:

- Mối liên hợp giữa ngành du lịch và vận tải:

Du lịch và vận tải là ngành kinh tế mang tính liên ngành, liên vùng. Trong thành tựu phát triển vượt bậc của ngành du lịch luôn luôn có sự đóng góp quan trọng của ngành giao thông vận tải. Ðiều này được thể hiện qua việc nâng cấp hệ thống cơ sở hạ tầng giao thông đường bộ, nhà ga, bến tàu, các tuyến bay hàng không được tăng cường, mở rộng đến nhiều thị trường mới. Hệ thống mạng lưới và phương tiện vận tải đường biển, đường sông không ngừng được đầu tư, phục vụ tốt việc đi lại, vận chuyển của khách. Ðồng thời trong sự phát triển của ngành giao thông vận tải cũng có sự đóng góp không nhỏ của dòng khách du lịch trong nước và quốc tế

- Cơ sở vật chất kỹ thuật

Sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật đã đặt cho Công ty đứng trước một thử thách mới là nếu không đầu tư, đổi mới công nghệ dịch vụ thì Công ty sẽ bị tụt hậu do chất lượng sản phẩm không đảm bảo dẫn đến làm có tình trạng không hài lòng của khách hàng. Chính vì vậy trong những năm qua, Công ty TNHH liên hợp vận tải và du lịch Vitraco đã mua sắm hàng loạt các loại xe mới, hiện đại cùng với máy móc thiết bị công nghệ tiến hiện đại, nhằm đảm bảo đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý điều hành vận tải và du lịch của công ty.

Bảng 2: Tình hình máy móc trang thiết bị của công ty năm 2020

Tên tài sản	Số lượng	Đang sử dụng	Tình trạng
1	Xe ô tô 4 chỗ	8	8	Chất lượng còn 80-90%
2	Xe ô tô 7 chỗ	16	16	Chất lượng còn 80-90%
3	Xe ô tô 16 chỗ	15	14	Chất lượng còn 80-90%
4	Xe ô tô 29 chỗ	17	17	Chất lượng còn 80-90%
5	Xe ô tô 35 chỗ	5	2	Chất lượng còn 80-90%
6	Xe ô tô 45 chỗ	25	25	Chất lượng còn 80-90%
7	Xe tải cẩu	4	4	Chất lượng còn 100%
8	Máy vi tính	50	30	Chất lượng còn 80-90%

(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)

Qua bảng thống kê trên, có thể thấy rằng việc cung ứng các loại xe mới và hiện đại trong Công ty là tương nhiều và đầy đủ tất cả các loại xe trên thị trường du lịch đang hiện hành. Hệ số sử dụng các loại xe khá cao, chứng tỏ Công ty đã có sự đầu tư và độ tin yêu của khách hàng khá là cao, công ty luôn quan tâm đến việc sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm nguyên vật liệu và đạt được yêu cầu của khách hàng. Điều đó không chỉ làm hài long khách hang, mà còn có thể thu hút được các lượng khách hàng tiềm năng lớn, dẫn đến việc phát triển và nâng cao độ tin cậy của công ty ngành càng lớn mạnh hơn