Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm thông tin thư viện Trường đại học Giao thông Vận tải

việc thực hiện và xử lý các vi phạm nội quy của Trung tâm. Thực hiện các hoạt động hợp tác trao đổi thông tin với các cơ sở TT-TV ngoài Trường theo quy định của Hiệu trưởng. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ quản lý thông tin thư viện và tin học, ngoại ngữ cho cán bộ thư viện.

Với những chức năng và nhiệm vụ trên, đã xác định rò Trung tâm có một vị trí vô cùng quan trọng góp phần vào phát triển giáo dục cho Trường nói riêng và đất nước nói riêng.

1.1.2.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Cơ sở vật chất – kỹ thuật có vai trò hết sức to lớn, là nơi chứa đựng, tàng trữ và bảo quản tài liệu – là nơi bạn đọc làm việc với các tài liệu, tiếp xúc với các nguồn thông tin trong nước và trên thế giới – là nơi cán bộ thư viện vận dụng kiến thức vào thực tiễn công việc. Việc xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hoàn thiện và hiện đại là yêu cầu cần thiết đối với các Thư viện nói chung và các Trung tâm TT-TV nói riêng.

Trung tâm Thông tin - Thư viện được bố trí tại Nhà A8 với diện tích gần 4000m2. Hầu hết trang thiết bị của Trung tâm TT – TV được dự án mức C trang bị mới hoàn toàn và đồng bộ về hệ thống phòng đọc, phòng mượn, từ hệ thống máy chủ đến máy trạm hiện đại, từ bàn ghế dành cho bạn đọc đến bàn ghế làm việc của nhân viên, từ giá sách đến kệ để báo – tạp chí, vv…

Hệ thống các phòng đọc của Trung tâm:

- Phòng đọc sách tiếng Việt: 280 chỗ ngồi

- Phòng đọc tài liệu tiếng nước ngoài, luận văn, luận án, báo-tạp chí: 150 chỗ ngồi

- Phòng đọc điện tử: 88 máy tính nối mạng

- Phòng mượn

Hệ thống máy tính: Bao gồm 17 máy chủ, 140 máy trạm phục vụ công tác nghiệp vụ và tra cứu.

Hệ thống máy in, máy phôtô: Trung tâm TT - TV có một hệ thống máy in: 7 chiếc và máy phôtô: 5 chiếc đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu phôtô tài liệu của bạn đọc.

Hệ thống an ninh: Camera, Công nghệ RFID, cổng từ(3 chiếc) Đầu đọc: 6 chiếc

Đặc biệt, toàn bộ sách và tài liệu của Trung tâm được quản lý bằng phần mềm Ilib4.0 giúp độc giả dễ dàng tra tìm tài liệu mình cần bằng từ khoá, tác giả, chủ đề, môn loại, năm xuất bản,…

Ngoài ra, còn hệ thống máy điều hòa, quạt điện, … được trang bị khác đầy đủ, bố trí đúng vị trí, …

1.1.2.4. Thành phần vốn tài liệu

Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cơ bản (vốn tài liệu, cơ sở vật chất, cán bộ thư viện và người dùng tin) quan trọng cấu thành Trung tâm: phong phú, đa dạng về ngôn ngữ, loại hình tài liệu và số lượng tương đối lớn, nhưng chủ yếu là sách chuyên ngành kỹ thuật. Bao gồm tất cả các loại tài liệu được xuất bản, in ấn, photo trên giấy như: sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn…và tài liệu hiện đại được viết bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga và một số ngôn ngữ khác.

Cụ thể chia theo loại hình tài liệu, bao gồm:

+ Tài liệu truyền thống

STT

Loại hình tài liệu truyền thống	Số lượng bản
1	Sách giáo trình	84.484
2	Sách tham khảo	48.857
3	Tài liệu tra cứu	3421
4	Báo - Tạp chí	3120
5	Bài giảng	324
6	Luận văn, luận án	1764
7	Nghiên cứu khoa học	541

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 81 trang tài liệu này.

Bảng 1: Thống kê tài liệu truyền thống

+ Tài liệu hiện đại

Để đáp ứng NCT của bạn đọc và từng bước hiện đại hóa Trung tâm, bên cạnh việc bổ sung, phát triển tài liệu truyền thống, Trung tâm đã chú trọng đầu tư các loại hình tài liệu hiện đại. Đó là các CSDL, CD-ROM, … Trung tâm đã cung cấp tài liệu điện tử toàn văn qua website trường lập http://opac:8088/dlib.

Dưới đây là số liệu thống kê nguồn tài liệu hiện đại: CSDL gồm: tổng số hơn 18962 biểu ghi trong đó:

STT

CSDL	Số lượng biểu ghi
1	CSDL sách	14971
2	CSDL báo, tạp chí đóng quyển	1106
3	CSDL LV, LA, NCKH	2000
4	CSDL sách lưu chiểu	732
5	CSDL toàn văn	202

Bảng 2: Thống kê biểu ghi CSDL

+ CSDL trực tuyến: ngoài một số CSDL trực tuyến do Trung tâm tự xây dựng. Trung tâm còn thực hiện mua, trao đổi các tài nguyên thông tin trực tuyến phong phú như: CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải; CSDL T iêu chuẩn Giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI); Tạp chí điện tử của Viện điện – điện tử - kỹ thuật Mỹ…một số sách điện tử…, các nguồn tin CSDL Offline, các nguồn tin từ Internet…

+ Hệ thống đĩa CD-Rom gồm: trên 2200 đĩa CD-ROM

 Vốn tài liệu của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT rất phong phú và đa dạng, thuộc nhiều loại ngôn ngữ khác nhau nhưng chủ yếu tập trung vào lĩnh vực khoa học công nghệ, khoa học tự nhiên. Để đáp ứng nhu cầu tin vủa NDT, Trung tâm không ngừng đưa ra những biện pháp nâng cao hiệu quả, phát triển nguồn tin, khai thác thông tin của NDT.

1.1.2.5. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

 Cơ cấu tổ chức

Phòng nghiệp vụ

Phòng

làm thẻ

Bộ phận nghiệp vụ

Phòng mượn sách GT, sách tham khảo

Ban giám đốc

Gồm: Ban Giám đốc; Bộ phận nghiệp vụ; Phòng mượn; Hệ thống phòng đọc Hệ thống cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ sau:

Phòng đọc ngoại văn, báo-tạp chí,

LV-LA

Phòng đọc điện tử

Phòng mượn trả

Bộ phận phục vụ bạn đọc

Phòng bán sách

Phòng đọc sách tiếng Việt

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm TT-TV ĐHGTVT

 Đội ngũ cán bộ

Hiện nay, Trung tâm Thông tin – Thư viện có 19 cán bộ công chức. Trong đó: 1 Tiến sỹ; 5 thạc sỹ, 13 cử nhân.

Về trình độ học vấn của cán bộ như sau: Trình độ cao học trở lên: 04 cán bộ (21%) Trình độ đại học: 15 cán bộ (79%). Chuyên ngành Thông tin - Thư viện: 12 cán bộ (64%); chuyên ngành khác: 7 cán bộ (36%).

Dưới đây là sơ đồ bố trí các phòng làm việc và phục vụ từ tầng 4 đến tầng 7 của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT:

Tầng 7

	Phòng Hội thảo		Phòng đọc điện tử

Phòng Máy chủ	Phòng đọc sách ngoại văn, LV, LA, NCKH, Báo-tạp chí
		Tầng 6

Tầng 5

Phòng Phó GĐ

Phòng GĐ

Phòng đọc sách tiếng Việt

Tầng 4

	Phòng Nghiệp vụ		Phòng mượn

Hình 2: Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Trung tâm TT-TV

1.1.2.6. Người dùng tin

Trụ sở thư viện, cơ sở vật chất – kỹ thuật, vốn tài liệu, cán bộ thư viện là tiền đề để xuất hiện NDT. Phục vụ bạn đọc là mục tiêu cuối cùng của bất cứ thư viện nào. Càng phục vụ nhiều bạn đọc thì vai trò xã hội của thư viện ngày càng tăng. Vì vậy, nếu không có bạn đọc thì thư viện cũng mất mục đích tồn tại của mình.

Trong hoạt động thực tiễn, NDT và NCT của họ là cơ sở để định hướng cho toàn bộ hoạt động thông tin của Thư viện. Nắm vững NCT, đáp ứng đầy đủ, chính xác là một nhiệm vụ quan trọng của thư viện nói chung và của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT nói riêng.

Trung tâm TT-TV ĐHGTVT hàng năm quản lý khoảng 3200 thẻ bạn đọc. Đối tượng người dùng tin là toàn thể cán bộ công nhân viên, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học và sinh viên thuộc các hệ đào tạo trong trường.

Qua khảo sát thực tế tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT tôi chia đối tượng NDT của Trung tâm thành các nhóm người như sau:

15%

Cán bộ quản

lý

80%

Giảng viên và nhà nghiên cứu

Sinh viên và

học viên cao

học

Hình 3: Biểu đồ tỷ lệ NDT

 Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý

NDT này bao gồm: Ban Giám hiệu; Trưởng, Phó các phòng ban chức năng; Trưởng, Phó các khoa, tổ bộ môn. Họ chiếm tỷ lệ rất nhỏ khoảng 5%. Công việc của nhóm người này là: điều hành cho bộ máy nhà Trường hoạt động một cách hiệu quả nhất. Vì vậy, NCT họ cần không chỉ cao mà còn rộng, không chỉ đa dạng mà còn tổng hợp. Đó là những thông tin về khoa học quản lý, lãnh đạo, khoa học giáo dục, thông tin về tình hình kinh tế, xã hội, văn hóa trong và ngoài nước. Họ ít quan tâm đến những lĩnh vực chuyên ngành mà Nhà trường đào tạo. Tuy nhiên, tài liệu dành cho nhóm NDT này còn bị hạn chế, hầu như không đáp ứng được.

 Nhóm người dùng tin là giảng viên và cán bộ nghiên cứu

Với vị trí là Trường đại học phục vụ cho giáo dục và đào tạo, nhóm NDT này là lực lượng nòng cốt giúp Nhà Trường thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ đặt ra. Nhóm NDT là cán bộ giảng viên chiếm tỷ lệ không nhiều khoảng 15%. Họ là người có trình độ chuyên môn cao thuộc các lĩnh vực đào tạo của Trường và đóng góp một khối lượng lớn tạo ra lực lượng lao động chất xám cho xã hội.

NCT của nhóm NDT này là những thông tin mang tính chuyên sâu, có tính cập nhật về khoa học kỹ thuật và công nghệ, về các môn mà họ giảng dạy, nghiên cứu, biên soạn giáo trình, giáo án và nâng cao trình độ chuyên môn của họ.

Hình thức NCT: phong phú, đa dạng như: sách, tạp chí khoa học trong và ngoài nước, danh mục tài liệu chuyên ngành mới, các thông tin thư mục chuyên đề, các CSDL toàn văn và rút gọn và tài liệu trực tuyến, …

 Nhóm người dùng tin là học viên cao học và sinh viên chính quy và tại chức

Nhóm người dùng tin này có số lượng đông đảo (khoảng 80%) và thường xuyên sử dụng thư viện. Đặc biệt, NCT của họ thay đổi liên tục phụ thuộc vào chương trình đào tạo của Trường, của các Khoa theo mỗi kỳ học.

Đối với NDT là học viên cao học thì tài liệu mang tính chất chuyên sâu phù hợp với chương trình học và đề tài mà họ nghiên cứu. Hình thức tài liệu thường được sử dụng đó là: luận văn, luận án, sách tham khảo, tạp chí chuyên ngành, và CSDL chuyên ngành,… Họ không có thời gian đọc tại chỗ tại Trung tâm nên thường photo mang về nhà tham khảo, nghiên cứu.

Đối với NDT là sinh viên - là người sử dụng thư viện nhiều nhất. Họ lên thư viện mượn sách, ngồi học. Nhu cầu tin của họ tập trung chủ yếu vào các lĩnh vực: cơ bản, cơ khí, kinh tế, điện tử, … Hình thức tài liệu hầu hết là sách giáo trình, tài liệu tham khảo. Ngoài ra, tài liệu: Luận văn, Luận án cũng được các sinh viên năm cuối rất hay được sử dụng.

Tóm lại, hầu hết NCT cả các nhóm NDT là tài liệu chuyên ngành kỹ thuật nhưng với mỗi loại hình tài liệu lại phù hợp với từng nhóm NDT là khác nhau. Vì vậy, để công tác phục vụ có hiệu quả cần phải phân tích, tìm hiểu NCT của từng nhóm NDT đó để đáp ứng tối đa NCT của họ, tăng số lượng bạn đọc đến thư viện.

1.2. Lý luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

Có thể nói công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của mỗi một cơ quan thông tin thư viện. Đó được coi là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật trong tổ chức và bảo quản lâu dài kho tri thức của nhân loại.

1.2.1. Công tác tổ chức kho tài liệu

1.2.1.1. Khái niệm công tác tổ chức kho tài liệu

Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là một trong bốn yếu tố (tài liệu, cơ sở vật chất, người dùng tin, cán bộ thư viện) cấu thành nên cơ quan thông tin-thư viện.

Thư viện – bắt nguồn từ chữ Hy Lạp cổ “biliotheka” là hai từ ghép: “biblio” là sách và “theka” là bảo quản, theo nghĩa đen từ xa xưa thư viện là nơi bảo quản sách.

Năm 1934, khái niệm tổ chức kho xuất hiện do các nhà thư viện học người Nga nghiên cứu và đánh giá cao.

Muốn sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả, chúng ta phải tổ chức kho tài liệu khoa học: lưu trữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy và dễ bảo quản.

Tổ chức vốn tài liệu là phương thức sắp xếp tài liệu khoa học, hiệu quả. Hay tổ chức vốn tài liệu là đăng ký, xử lý, kiểm kê và bảo quản vốn tài liệu.

Nếu tổ chức kho chưa khoa học sẽ dẫn đến không đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của độc giả và không thể bảo quản tốt được, kho sách trở thành “mồ chôn sách”. Ở Việt Nam công tác tổ chức và bảo quản tài liệu đã được chú ý nhiều.

Ta phải khẳng định rằng, bất kì một trường Cao đẳng, Đại học nào khi thành lập thì sẽ có một Thư viện của trường thành lập ngay sau đó và được nâng cấp cơ sở vật chất trang thiết bị, mở rộng hoàn thiện kho tài liệu từng bước qua các năm để đáp ứng nhu cầu tin. Tiêu biểu là Trung tâm Thông tin-Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải.