Hạn Chế Tiềm Tàng Của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

đức, hạnh kiểm liên quan đến mọi cấp bậc trong tổ chức; và phải tự mình thực hiện những chuẩn mực về đạo đức, cư xử đúng đắn để có thể ngăn chặn các hành vi thiếu đạo đức.

Một cái khác có thể nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay những điều kiện thuận lợi để nhân viên có thể thực hiện hành vi thiếu trung thực.

Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị.

Thực chất của một hệ thống kiểm soát hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý. Nếu nhà quản lý có cái nhìn đúng đắn về hệ thống KSNB và quan tâm đến sự vận hành của nó thì hoạt động kiểm soát mới có hiệu lực hơn là nhà quản lý không am hiểu về hoạt động này thì sẽ có cái nhìn lệch lạc về nó.

Một khía cạnh khác của phong cách điều hành là công tác kế hoạch. Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để đưa ra quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Hệ thống kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa học của người quản lý đơn vị.

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong đơn vị sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo

một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 171 trang tài liệu này.

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc.

Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị; mọi người phải tự hiểu rằng mọi hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì.

Chính sách nhân sự

Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB. Bên cạnh đó, mặc dù đơn vị có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc là thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB không thể phát huy hiệu quả.

Tóm lại, với những lí do nêu trên, các nhà quản lý đơn vị cần có những chính sách cụ thể, rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen

thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp.

Đánh giá lủi ro

- Các hoạt động của một đơn vị đều có thể phất sinh rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro và làm cho những mục tiêu của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên.

- Để giới hạn được rủi ro ở mức thấp chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên các mục tiêu đã xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro.

- Các loại rủi ro chính:

+ Rủi ro tiềm tàng: là khả năng báo cáo tài chính có những sai xót nghiêm trọng hay là những điều kiện không bình thường trước khi xem xét tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.

+ Rủi ro kiểm soát: là khả năng mà hệ thống kiếm soát nội bộ của đơn vị không phát hiên và ngăn chặn các gian lận sai xót. Kiểm toán viên phải tìm hiểu đầy đủ hệ thống kiểm soát nội bộ để đánh giá mức độ rủi ro và có phương pháp phù hợp.

- Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong và bên ngoài tác động:

Các yếu tố bên trong:

- Sự quản lý thiếu minh bạch.

- Không coi trọng đạo đức nghề nghiệp.

- Chất lượng cán bộ thấp.

- Sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở.

- Tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của cơ sở sản xuất.

- Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp; hoặc do xa công ty mẹ hoặc do thiếu sự quan tâm...

Các yếu tố bên ngoài:

- Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành.

- Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời.

- Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần.

- Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức...

- Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, nhà quản lý cần phải:

- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, kể cả mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng cho từng hoạt động.

- Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các mục đích không thể thực

hiện.

- Thiết lập các cơ chế nhận dạng và đối phó các rủi ro phát sinh do các

biến động trong môi trường...

Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các chính sách, quy trình, thông lệ được xây dựng nhằm đảm bảo thực hiện các kế hoạch, các yêu cầu do cấp quản lý điều hành đặt ra và các quy trình giảm thiểu rủi ro liên quan.

Các hoạt động kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng và chế độ ủy quyền. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị

gồm:

Phân chia trách nhiệm đầy đủ:

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.

Mục đích phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể gây ra và giấu đi sai phạm của mình.

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ:

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng:

Phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt:

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

- Chứng từ cần phải lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra.

- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng.

- Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, kịp thời: chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, được xử lý nhanh chóng để chuyển cho các bộ phận tiếp theo.

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát...

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động:

Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi

một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép.

- Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị.

- Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào.

Kiểm soát hiện vật:

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, những ấn chỉ đã được đánh dấu trước nhưng chưa sử dụng, các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị.

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ để phát hiện chênh lệch, điều tra nguyên nhân đó sẽ phát hiện được yếu kém trong thủ tục kiểm soát. Nếu không thì tài sản bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.

Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với các cá nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có thể xảy ra các hành vi tham ô hay cố tình sai phạm.

Soát xét lại việc thực hiện:

Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng

cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính, đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng thể là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch hay những điều chỉnh thích hợp.

Hệ thống thông tin và truyền thông

Mục đích của hệ thống thông tin và truyền thông của tổ chức là nhận biết, thu thập, phân loại, phân tích, ghi sổ và báo cáo tất cả các nghiệp vụ kinh tế. Một hệ thống thông tin và truyền thông tốt cần phải đạt được:

Các chỉ tiêu, yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán phải rõ ràng, trung thực và đầy đủ.

Tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán.

Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị của chúng.

Các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng kỳ.

Hệ thống tài khoản kế toán được thiết lập đúng đắn và hợp lý.

Báo cáo tài chính phản ánh thông tin một cách chính xác và trung thực.

Giám sát

Giám sát là bộ phận cuối cùng của KSNB, là một quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB trong suốt thời kỳ hoạt động để có các điều chỉnh và cải tiến thích hợp. Giám sát có một vai trò quan trọng, nó giúp KSNB luôn duy trì sự hữu hiệu qua các thời kỳ khác nhau. Giám sát được thực hiện ở mọi hoạt động trong doanh nghiệp và theo hai cách: giám sát thường xuyên và

giám sát định kỳ.

Giám sát thường xuyên:

Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, do các nhà quản lý và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình. Giám sát thường xuyên thường được áp dụng cho những yếu tố quan trọng trong KSNB. Giám sát để đánh giá việc thực hiện các hoạt động thường xuyên của nhân viên nhằm xem xét hệ thống KSNB có nên tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay không.

Giám sát định kỳ:

Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua chức năng KSNB và kiểm toán độc lập. Qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện.

7.2.5 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống KSNB dù được đầu tư tốt đến đâu, chặt chẽ đến đâu cũng chỉ có thể hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo 100% các rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra. Vì hệ thống đó luôn bị chi phối bởi yếu tố con người mang tính chủ quan, nên sẽ luôn tồn tại các hạn chế tiềm tàng.

Một số hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB:

Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới.

Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.

KSNB khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao. Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết. Luôn có khả năng là các

Gửi bình luận