Thực Trạng Về Kế Toán Vốn Bằng Tiền Và Các Khoản Phải Thu, Phải Trả Tại

Chương 4: THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CP NGUỒN NHÂN LỰC SIÊU VIỆT

1.1 Kế toán vốn bằng tiền

Cũng như nhiều doanh nghiệp khác vốn bằng tiền đối với công ty CP Nguồn nhân lực Siêu Việt là một bộ phận của tài sản lưu động với tính lưu động cao, nó được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán, thực hiện mua sắm và chi tiêu của doanh nghiệp. Hiện tại công ty đang quản lý tốt vốn bằng tiền, các khoản phải thu, phải trả giúp doanh nghiệp theo dòi vốn hiện có, biến động tăng, giảm của các tài sản thuộc vốn bằng tiền và cũng giúp doanh nghiệp quản lý việc thu hồi nợ, kiểm soát chi tiêu, dự báo nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp và có thể đầu tư những khoản tiền nhàn rỗi.

1.1.1 Kế toán tiền mặt

1.1.1.1Nội dung

Tiền mặt tại quỹ của công ty chủ yếu là Việt Nam đồng.

Hàng ngày, tại công ty luôn phát sinh những khoản tăng tiền mặt thu từ hách hàng. Bộ phận giao nhận sẽ trực tiếp giao phiếu thu, hóa đơn và thu tiền từ khách hàng sau đó nộp lại tổng số tiền thu được cho thủ quỹ vào sáng ngày hôm sau. Thủ quỹ sẽ ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt. Kế toán sẽ ghi nhận số lượng phiếu đi thu cho từng nhân viên giao nhận để làm căn cứ tính lương cho bộ phận này.

Công ty luôn giữ một lượng tiền mặt nhất định để phục vụ chi tiêu hàng ngày đảm bảo cho hoạt động công ty không gián đoạn. Tại doanh ngiệp chỉ những nghiệp vụ phát sinh không lớn sẽ được thanh toán bằng tiền mặt. Khi lượng tiền mặt tại công ty lớn sẽ

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 104 trang tài liệu này.

Kế toán chịu trách nhiệm mở sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt để ghi chép theo trình tự liên tục những khoản thu chi tiền mặt và luôn biết được số tồn quỹ tiền mặt ở mọi thời điểm.

Hàng ngày, thủ quỹ luôn kiểm tra số tiền quỹ thực tế đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Nếu có chênh lệch thủ quỹ và kế toán sẽ tiến hành kiểm tra để phát hiện nguyên nhân và xử lý chênh lệch.

1.1.1.2 Chứng từ, sổ sách sử dụng và trình tự luân chuyển Chứng từ hạch toán:

+Phiếu thu: mẫu số 01 – TT

+Phiếu chi: mẫu số 02 – TT

+ Giấy đề nghị tạm ứng: mẫu số 03 – TT

+Giấy thanh toán tiền tạm ứng: mẫu số 04 – TT

+Giấy đề nghị thanh toán: mẫu số 05 – TT

+ Hóa đơn

+ Phiếu đăng kí ( có giá trị như hợp đồng) Số sách kế toán sử dụng :

+ Sổ cái tài khoản 111

+Sổ chi tiết từng tài khoản liên quan

+ Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

+ Số quỹ tiền mặt: Do thủ quỷ lập để quản lí tình hình chi của quỹ tiền mặt.

+ Sổ nhật ký chung: Phần mềm kế toán tự động ghi vào sổ nhật kí chung để ghi lại tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng .

Trình tự vận chuyển chứng từ:

Khi phát sinh nghiệp vụ thu chi tiền mặt, kế toán căn cứ vào chứng từ Phiếu đăng kí và hóa đơn để lập phiếu thu, phiếu chi, chuyển cho kế toán tổng hợp và giám đốc ký duyệt.

_Phiếu thu: được lập thành hai liên Liên 1: Kế toán, thủ quỹ lưu lại

Liên 2: Đưa cho người nộp tiền

_Phiếu chi: được thành lập thành hai liên Liên 1: Kế toán thủ quỹ lưu lại

Liên 2: Đưa cho người nhận tiền

Sau đó chuyển cho thủ quỹ thực hiện việc xuất nhập quỹ tiền mặt, thủ quỹ ký tên và giữ lại liên 1 để ghi sổ quỹ, kế toán sẽ ghi sổ thu, chi tiền mặt, liên 2 giao cho khách hàng.

Bên cạnh đó hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thủ quỷ căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và chứng từ liên quan tiến hành thu, chi tiền mặt sau đó ghi vào sổ quỹ, cuối ngày thũ quỹ tiến hành kiểm tra lại số tiền phát sinh và số tiền tồn quỹ. Kiểm tra, đối chiếu số tiền thực tế với số tiền trên sổ quỹ và sổ kế toán.

Vào cuối tháng thủ quỹ tiến hành lưu hồ sơ chứng từ liên quan đến việc thu, chi và tiến hành khóa sổ quỹ tháng đó sau khi đã đối chiếu sổ quỹ thực tế với sổ trên máy.

1.1.1.3 Tài khoản sử dụng

Công ty sử dụng tài khoản cấp 2 của tài khoản 111 là 1111- tiền Việt Nam để phản ánh các nghiệp vụ về tiền mặt tại quỹ.Và các tài khoản liên quan khác như: 1311, 133, 112…

1.1.1.4 Một số nghiệp vụ phát sinh

 Ngày 23/4/2016 căn cứ phiếu thu PT04/23/002, thu tiền mặt công nợ khách hàng LaMay Cafe số tiền 1.624.500 số hóa đơn CHDL7059. Kế toán ghi:

Nợ 11111 1.624.500

Có 1311 1.624.500

 Ngày 23/4/2016 căn cứ phiếu thu PT04/23/004, thu tiền mặt công nợ khách hàng công ty Cổ phần Niso số tiền 1.500.000 đ số hóa đơn 0013443. Kế toán ghi:

Nợ 11111 1.500.000

Có 1311 1.500.000

 Ngày 23/4/2016 căn cứ phiếu thu PT04/23/005, thu tiền mặt công nợ khách hàng công ty Cổ phần Big Sun Việt Nam số tiền 1.080.000đ số hóa đơn 0013427. Kế toán ghi:

Nợ 11111 1.080.000

Có 1311 1.080.000

Các phiếu thu này sau khi được thủ quỹ thu tiền và ghi vào sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ sẽ chuyển cho kế toán nhập vào phần mềm kế toán để cấn trừ công nợ của khách hàng. Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào sổ liên quan.

Cuối ngày thủ quỹ và kế toán sẽ đối chiếu với số quỹ tồn thực tế với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.

Sổ sách kèm theo: Xem Hình 4.1 Sổ quỹ tiền mặt ngày 23/4/2016 và hình 4.2 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Phụ lục 1.

1.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

1.1.2.1 Nội dung

Hiện tại tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp là đồng Việt Nam. Để giảm bớt những rủi ro, gian lận và nâng ca o hiệu quả sử dụng tiền phần lớn tiền của công ty được gửi vào ngân hàng. Tài khoản này giúp công ty phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng của doanh nghiệp.

Khi số tiền mặt quá lớn kế toán tổng hợp sẽ rút tiền mặt nộp vào tài khoản tiền gửi ngân hàng. Theo quy định của công ty người khi đi nộp tiền vào ngân hàng bắt buộc phải là 2 nhân viên của phòng kế toán.

Hàng ngày, kế toán công nợ đối chiếu giữa số liệu ghi trên sổ kế toán với sổ phụ của ngân hàng trên trang web của ngân hàng để theo dòi, ghi nhận các khoản tiền được nhận, chi từ tài khoản ngân hàng. Trường hợp có sự chênh lệch sẽ thông báo với ngân hàng và các bên liên quan như chăm sóc khách hàng, nhà cung cấp sẽ cùng nhau đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối tháng chưa xác định rò nguyên nhân thì khoản chênh lệch sẽ được ghi vào bên Nợ TK 138 nếu số liệu trên sổ kế toán lớn hơn giấy báo hoặc bản sao kê ngân hàng; hoặc hạch toán vào bên Có TK 338 nếu số liệu trên sổ kế toán nhỏ hơn số liệu của ngân hàng.

1.1.2.2 Chứng từ, sổ sách sử dụng

Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 “tiền gửi Ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc.

Kế toán dùng sổ quỹ tiền gửi ngân hàng để theo dòi tài khoản này.

1.1.2.3 Tài khoản sử dụng

Doanh nghiệp đang sử dụng các tài khoản cấp 2 của tài khoản 112 để theo dòi chi tiết tiền gửi ngân hàng tại các tài khoản ngân hàng khác nhau:

Tài khoản 11217 - Tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng Vietcombank Tài khoản 11213 - Tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng TP bank

1.1.2.4 Một số nghiệp vụ phát sinh

Ngày 9/5 căn cứ phiếu chi PC 408 chi tiền mặt nộp vào tài khoản Tiên Phong Bank 330.000.000đ. Kế toán ghi:

Nợ 11213 330.000.000

Có 11111 330.000.000

Kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các loại sổ liên quan.

Chứng từ kèm theo: Phiếu chi PC408 và Giấy nộp tiền xem hình 4.3 và 4.4 Phụ lục 2

1.2 Kế toán các khoản phải thu

1.2.1 Kế toán phải thu khách hàng

1.2.1.1 Nội dung

Khoản phải thu khách hàng là doanh thu chính, lớn và phát sinh thường xuyên nhất tại công ty. Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào phiếu đăng kí được cung cấp từ cahwm soác khách hàng kế toán sẽ ghi nhận doanh thu và ghi nợ cho từng khách hàng bằng cách nhập liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động ghi nhận vào các sổ sách có liên quan.

Khi đến hạn thu nợ khách hàng, kế toán sẽ vào phần mềm chọn đúng phần công nợ của khách hàng cần thu phí để lập phiếu thu. Phiếu thu sẽ được lập thành hai liên. Hai liên phiếu thu này cùng với phiếu đăng kí, hóa đơn sẽ được bộ phận giao nhận của công ty đưa đến thu tiền mặt khách hàng. Liên một của phiếu thu và hóa đơn cùng phiếu đăng kí sẽ giao cho khách hàng. Liên còn lại sẽ giao về cho kế toán khi đã thu được tiền và có chữ kícủa khách hàng.

Khi thủ quỹ đã nhận tiền thu được của khách hàng từ bộ phận giao nhận sẽ kí vào phiếu thu và ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt. Nếu khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản kế toán sẽ căn cứ vào sao kê ngân hàng. Kế toán công nợ sẽ cấn trừ công nợ cho khách hàng.

Hàng ngày tại công ty thường phát sinh những lỗi ghi nhận công nợ sai. Lỗi này phát sinh do chăm sóc khách hàng cung cấp phiếu đăng kí trùng nhau đẫn đến kế toán ghi nhận sai. Hay những khoản nâng gói, đổi gói dịch vụ kế toán thực hiện chuyển đổi công nợ chưa chính xác. Cuối ngày kế toán tổng hợp luôn phải đối chiếu với chăm sóc khách hàng và kế toán viên để kiểm tra công nợ.

Định kì kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra sổ sách và in ra sổ sách, báo cáo khi cần

thiết.

1.2.1.2 Chứng từ và sổ sách sử dụng

Chứng từ:

Sổ sách:

+ Phiếu thu

+ Phiếu đăng ký ( có giá trị như hợp đồng với khách hàng)

+ Hóa đơn

+ Sổ cái tài khoản 111

+ Sổ chi tiết tiền mặt

+Sổ quỹ tiền mặt

+ Sổ chi tiết tài khoản 131

+ Sổ nhật ký chung

1.2.1.3 Một số nghiệp vụ phát sinh

 Căn cứ phiếu thu số 01 ngày 14/4/2016 Công ty Fistland thanh toán tiền mặt công nợ hóa đơn số CHDH513 số tiền 6.498.000đ

Nợ 11111 6.498.000

Có 1311 6.498.000

Kế toán dựa vào chứng từ để nhập số liệu vào từng danh điểm nguyên liệu vật liệu đã được cài đặt sẵn trong phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động cập nhật, kết chuyển vào các phiếu nhập kho và phiếu chi, đồng thời ghi tăng TK 152.

 Căn cứ phiếu thu số 63 Công ty TNHH thương mại Kỹ thuật KP thanh toán công nợ hóa đơn 13088 số tiền 1.692.900đ. Kế toán ghi:

Nợ 11111 1.692.900

Có 1311 1.692.900

 Căn cứ phiếu thu công ty Cổ phần kiến trúc & nội thất NANO- chi nhánh Đồng Nai thanh toán tiền mặt công nợ hóa đơn số 11411 số tiền 5.668.650đ

Nợ 11111 5.668.650

Có 1311 5.668.650

 Ngày 5/5 /2016 công ty nhận được chuyển khoản từ công ty Cổ phần kiến trúc & nội thất NANO- chi nhánh Đồng Nai thanh toán tiền mặt công nợ hóa đơn số 11411 số tiền 5.668.650đ vào ngân hàng Vietcombank. Công ty khách hàng đã chuyển nhầm phần công nợ đã thanh toán cho công ty lần hai. Kế toán ghi:



Nợ 11213 5.668.650

Có 3388 5.668.650

Chứng từ đính kèm: Phiếu đăng kí hình 4.5, Phiếu thu hình 4.6, Phiếu thu hình 4.7, sổ quỹ tiền mặt hình 4.8, Phiếu thu hình 4.9, Hình 4.10 Sao kê chuyển khoản của công ty NANO

(xem phụ lục 3)

1.2.2 Kế toán các khoản tạm ứng

1.2.2.1 Nội dung

Hiện tại công ty đang sử dụng các khoản tạm ứng đúng theo Điều 22 , thông tư 200 về nguyên tắc kế toán với các khoản tạm ứng.

Tại công ty đang thực hiện qui trình như sau: Nhân viên cần tạm ứng sẽ làm phiếu tạm ứng. Phiếu này sau khi được ban giám đốc phê duyệt sẽ chuyển đến cho kế toán. Kế toán sẽ lập phiếu chi theo số tiền đã phê duyêt.

Sau khi công việc đã hoàn thành người được nhận tạm ứng sẽ cung cấp cho kế toán những chứng từ, hóa đơn liên quan đã sử dụng cho số tiền đã tạm ứng. Căn cứ vào những chứng từ này và phiêu chi tạm ứng đã chi trước đó, kế toán lập giấy thanh toán tạm ứng. Nếu khoản thực chi lớn hơn tạm ứng, thì kế toán sẽ chi thêm cho nhân viên. Còn nếu thực chi lớn hơn số tiền đã tạm ứng thì nhân viên sẽ hoàn tạm ứng.

1.2.2.2 Tài khoản sử dụng

Kế toán đang sử dụng tài khoản 141 để phản ánh các khoản tạm ứng

Sổ sách: Sổ nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 141, sổ chi tiết tài khoản 141, sổ chi tiết các ài khoản liên quan.

Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các sổ này khi kế toán nhập liệu nghiệp vụ phát sinh.

1.2.2.3 Một số nghiệp vụ phát sinh

Ngày 11/5 trợ lý giám đốc nộp phiếu xin tạm ứng số tiền 5.160.000đ cho việc đăng kí gian hàng ngày hội 14/5 tại nhà văn hóa thanh niên. Phiếu tạm ứng này đã được giám đốc duyệt. Kế toán đã lập phiếu chi PC415 để chi cho khoản tạm ứng này. Kế toán ghi:

Nợ 141 5.160.000

Có 11111 5.160.000

Ngày 12/5 sau khi chi xong các cho việc đăng kí gian hàng ngày hội 14/5. Người nhận tạm ứng sẽ cung cấp cho kế toán giấy thanh toán tạm ứng cũng với các biên lai, hóa đơn đã chi. Vì số tiền đã chi tạm ứng với số tiền đã chi thực tế bằng nhau nên kế toán không cần chi thêm hay thu hồi tạm ứng. Kế toán ghi :

Nợ 6428 5.160.000

Có 141 5.160.000

Chứng từ kèm theo: Phiếu tạm ứng, phiếu chi số PC415, giấy thanh toán tạm ứng. (xem phụ lục 4 hình 4.11, 4.12, 4.13)

Căn cứ trên các chứng từ gốc, kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết và sổ nhật ký chung.

1.3 Kế toán các khoản phải trả

1.3.1 Kế toán phải trả cho người bán

1.3.1.1 Nội dung

Quy trình thực hiện

Khi đến thời hạn thanh toán, nhà cung cấp sẽ gửi Giấy đề nghị thanh toán cho công ty. Nhận được giấy đề nghị thanh toán kế toán sẽ kiểm tra hợp đồng nếu chấp nhận thanh toán sẽ nhập vào phần mềm để máy tính xử lý.

Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách liên quan. Sau đó kế toán sẽ in ra phiếu chi hai liên.

Hai liên phiếu chi cùng với giấy đề nghị thanh toán sẽ được giám đốc hoặc P.giám đốc ký duyệt. Phiếu chi sau khi đươc duyệt làm căn cứ cho thủ quỹ trả nợ.

Thủ quỹ chi tiền và kí vào phiếu chi và ghi vào sổ quỹ để theo dòi.

Thủ quỹ chuyển một liên phiếu chi cùng các chứng từ liên quan cho kế toán lưu, liên cong lại giao cho người nhận tiền.

1.3.1.2 Chứng từ và sổ sách sử dụng

Chứng từ:

Sổ sách:

+ Phiếu chi/ Giấy báo nợ

+ Hợp đồng

+ Giấy đề nghị thanh toán