Một Số Giải Pháp Nhằm Hoàn Thiện Công Tác Kế Toán Vốn Bằng Tiền Và Nợ

2.2.2.3. Kế toán tạm ứng:

Khoản tạm ứng là một khoản tiền mặt hoặc vật tư do công ty ứng trước cho CBCNV để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh hoặc giải quyết một số công việc được phê duyệt. Tiền tạm ứng được sử dụng vào các mục đích: tiền lương, phí công tác, nộp các quỹ từ thiện hoặc tổ chức các giải thể thao…

Một số quy định đối với khoản tạm ứng:

- Người tạm ứng phải là CBCNV làm tại công ty. Đối với người tạm ứng thường xuyên phải được Giám đốc chỉ định văn bản duyệt ứng.

- Người nhận tạm ứng chịu trách nhiệm với công ty về số tiền đã nhận tạm ứng và chỉ được dùng tạm ứng theo đúng nội dung công việc.

Chứng từ kế toán: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi.

Sổ kế toán sử dụng: Sổ chi tiết tài khoản (TK 141) và Sổ cái.

Tài khoản sử dụng: Kế toán phản ánh các khoản tạm ứng của công ty cho CBCNV và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó trên tài khoản 141 – Tạm ứng.

Trình tự ghi sổ kế toán:

Sơ đồ 2.7. Trình tự ghi sổ kế toán tạm ứng.

Chứng từ gốc

Cơ sở dữ liệu

– Phần mềm kế toán

Sổ Chi tiết

Tài khoản

Bảng cân đối

công nợ

SỔ CÁI

Bảng Cân đối

số phát sinh

BCTC

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối kỳ, cuối tháng:

Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như: giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi, kế toán viên tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ gốc. Sau đó sẽ nhập liệu vào phần mềm, để phần mềm kế toán lập Sổ chi tiết tài khoản, Bảng cân đối công nợ và Sổ cái. Đến cuối kỳ, kế toán viên dùng số liệu từ Sổ cái làm căn cứ lập bảng Cân đối số phát sinh và lập BCTC.

Phương pháp hạch toán:

Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Quý 4 năm 2013 của công ty làm minh họa cho kế toán tạm ứng:

Nghiệp vụ 1: Ngày 16/10/2013, anh Thạch đề nghị ứng tiền công tác Đông Trường Sơn 3.000.000đ

Đơn vị: Công ty Cổ phần Lam Sơn Mẫu số 02-TT

Địa chỉ: 185 Lê Duẩn - TP. Pleiku Ban hành theo QĐ 186 TC/CĐKT Sổ đăng ký doanh nghiệp: Môn bài Ngày 14 tháng 03 năm 1995 Điện thoại: 059.375976 Bộ Tài chính

PHIẾU CHI TIỀN MẶT

Ngày 16 tháng 10 năm 2013 Số phiếu: 00451 Ghi nợ TK: 141 Ghi có TK: 1111

Họ và tên người nhận tiền: Hoàng Ngọc Thạch Địa chỉ (Bộ phận): Phòng kỹ thuật

Lý do chi: Thạch ứng tiền công tác Đông Trường Sơn

Số tiền (VNĐ):

3 000 000đ
Viết bằng chữ:		Ba triệu đồng chẵn.
Kèm theo:		Duyệt ứng làm chứng từ gốc
Giám đốc	Kế toán trưởng	Người lập phiếu
(Ký tên, đóng dấu)	(Ký tên, đóng dấu)	(Ký tên, đóng dấu)
...........................	.............................	............................

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 137 trang tài liệu này.

Đã nhận đủ số tiền: Ba triệu đồng chẵn.

Ngày 16 tháng 10 năm 2013

Thủ quỹ Người nhận tiền

(Ký tên, ghi rò họ tên) (Ký tên, ghi rò họ tên)

........................... ...........................

Căn cứ phiếu chi số 451 ngày 16/10/2013, ta lập định khoản như sau: Nợ TK 141: 3.000.000đ

Có TK 1111: 3.000.000đ

Nghiệp vụ 2: Ngày 31/12/2013, anh Huỳnh nộp 9.250.000 hoàn ứng tiền đầu tư cung cấp phân bón.

Đơn vị: Công ty Cổ phần Lam Sơn Mẫu số 02-TT

Địa chỉ: 185 Lê Duẩn - TP. Pleiku Ban hành theo QĐ 186 TC/CĐKT Sổ đăng ký doanh nghiệp: Môn bài Ngày 14 tháng 03 năm 1995 Điện thoại: 059.375976 Bộ Tài chính

PHIẾU THU TIỀN MẶT

Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Số phiếu: 00184 Ghi nợ TK: 1111 Ghi có TK: 141

Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Bá Huỳnh Địa chỉ (Bộ phận): Đội cà phê

Lý do chi: Huỳnh nộp TM hoàn ứng tiền cấp ứng tiền đầu tư phân bón. Số tiền (VNĐ): 9 250 000đ

Viết bằng chữ: Chín triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo: làm chứng từ gốc

Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)

............................ ............................. ............................

Đã nhận đủ số tiền: Chín triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.

Ngày 31 tháng 12 năm 2013

Thủ quỹ Người nhận tiền

(Ký tên, ghi rò họ tên) (Ký tên, ghi rò họ tên)

.................................... ...................................

Căn cứ phiếu thu số 184 ngày 31/12/2013, ta lập định khoản như sau: Nợ TK 1111: 9.250.000đ

Có TK 141: 9.250.000đ

Khóa Luận Tốt Nghiệp ĐH Công Nghệ TPHCM

Minh họa Sổ chi tiết tài khoản (TK 141):

Đơn vị: Công ty Cổ phần Lam Sơn Địa chỉ: 185 Lê Duẩn - Gia Lai MST: 5900182136

Điện thoại: 059 375976

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Quý 4 năm 2013

Tài khoản: 141 - Tạm ứng

Tài khoản	Ngày	Số CTừ	Nội dung	TK đối ứng
Tài khoản	Ngày	Số CTừ	Nội dung	TK đối ứng
141	//		SDĐK		1.112.860.726
			..........
141	16/10/2013	00451	Thạch ứng tiền công tác Đông Trường Sơn	1111	3.000.000
			..........
141	31/12/2013	00184	Huỳnh nộp TM hoàn tiền cấp ứng tiền đầu tư	1111		9.250.000
			..........
	Cộng 1111 của 141				654.692.930	1.219.128.889
			..........
	Cộng phát sinh 141				705.395.408	1.490.940.932
	Số dư cuối kỳ 1111				327.315.202
			Số dư đầu kỳ		1.112.860.726
	Tổng cộng		PS trong kỳ		705.395.408	1.490.940.932
			Số dư cuối kỳ		327.315.202

Số tiền

Nợ Có

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CP LAM SƠN.

3.1. Nhận xét chung:

Qua thời gian thực tập tại Công ty CP Lam Sơn, được tiếp xúc tìm hiểu về tình hình hoạt động của công ty, trong đó đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu về công tác kế toán nói chung cũng như kế toán vốn bằng tiền và nợ phải thu nói riêng, em có nhận xét về công ty như sau:

Từ khi thành lập đến nay, Công ty CP Lam Sơn là một trong những DN luôn chấp hành tốt các chủ trương, chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nước. Trong những năm qua, đứng trước sự biến động của nền kinh tế cùng với sự cạnh tranh gay gắt với các DN khác trên thị trường, nhưng công ty đã ra sức nỗ lực, phấn đấu để vượt qua khó khăn, trụ vững được trên thương trường và từng bước khẳng định được uy tín và thương hiệu trên địa bàn các tỉnh Tây Nguyên cũng như các tỉnh lân cận. Để vượt qua khó khăn và đạt được những kết quả như ngày nay là do nhiều nguyên nhân và nhiều yếu tố, nhưng theo em, yếu tố quan trọng nhất đó là yếu tố Con người, vì công ty có đội ngũ Ban lãnh đạo năng động, đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ thuật được đào tạo bài bản, có nhiệt huyết. Một yếu tố hết sức quan trọng để công ty luôn ổn định, phát triển bền vững trong những năm qua cần nói đến, đó là: công ty đã quan tâm đến công tác tổ chức bộ máy kế toán một cách hợp lý, hiệu quả.

3.1.1. Những mặt tích cực:

Về công tác quản lý:

Cơ cấu tổ chức của công ty rất rò ràng, cụ thể từ Ban lãnh đạo đến các phòng ban. Các nhân viên được phân công công việc hợp lý, không trùng lắp, chồng chéo nên đã tạo ra một môi trường làm việc rất thoải mái, giúp CBCNV làm việc hiệu quả hơn.

Công ty luôn tăng cường quan hệ tốt đẹp với các ngân hàng như: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Gia Lai, Ngân hàng TMCP Ngoại thương, Ngân hàng TMCP Quân đội…

Công ty luôn tạo môi trường làm việc công bằng cũng như khuyến khích CBCNV làm việc hiệu quả thông qua các chính sách về lương, thưởng. Bên cạnh đó, công ty cũng thực hiện nhiều hoạt động nhằm giữ vững, ổn định tư tưởng chính trị và trật tự an toàn tại nơi làm việc.

Các nhân viên trong công ty đều được trang bị đầy đủ các phương tiện máy móc làm việc như: máy tính, máy fax, máy photocopy… Ngoài ra, những năm gần đây công ty có sự đầu tư thêm về máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, hợp lý đảm bảo thực hiện tốt các thành phần kế toán, có sự phân chia trách nhiệm hợp lý, phù hợp với trình độ của từng nhân viên. Phòng kế toán luôn có sự hỗ trợ của các phòng ban khác giúp thục hiện tốt nhiệm vụ của mình, đang từng bước hoàn thiện công tác kế toán đúng chuẩn mực.

Với nguồn vốn hạn hẹp, công ty đã có nhiều biện pháp nhằm đẩy nhanh vòng quay của đồng vốn, hạn chế đến mức thấp nhất vốn vay ngân hàng để giảm chi phí, nâng cao hiệu quả SXKD.

Về công tác vốn bằng tiền và nợ phải thu:

Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung, đảm bảo cho quá trình quản lý và chỉ đạo nhanh chóng, kịp thời chỉ thị của cấp trên. Với sự phân công công việc một cách khoa học, rò ràng giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán đảm bảo cho sự kiểm tra chính xác về số liệu cũng như ngăn chặn được phần nào những sai sót có thể xảy ra trong quá trình hoạt động.

Công tác kế toán được vi tính hóa, trình tự ghi chép, hạch toán rất rò ràng và có khoa học, công tác xét duyệt rất chặt chẽ nhờ vào thiết kế mạng của công ty. Bên cạnh đó, công ty còn trang bị phần mềm kế toán giúp tiết kiệm được nhân lực, thời gian lập, ghi chép, tổng hợp số liệu và chuyển sổ.

Chứng từ kế toán tại công ty áp dụng theo quy định của Nhà nước. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày sau khi được nhập liệu vào phần mềm kế toán sẽ được in ra chứng từ để lưu trữ. Khi đó, chứng từ sẽ được sắp xếp theo thứ tự từng tháng, từng quý đảm bảo phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền và nợ phải thu, thuận lợi cho quá trình kiểm tra, đối chiếu.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật hằng ngày nên thông tin mang tính liên tục, chính xác. Vì thế, tình trạng biến động vốn bằng tiền của công ty được nắm bắt kịp thời.

Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dòi sự biến động của vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ theo quy định và đã được chi tiết tối đa cho từng loại tiền. Sự chi tiết đó cho phép Ban lãnh đạo nắm bắt được số liệu cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiền, từ đó có thể ra các quyết định chính xác và hợp lý.

Việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két sắt đảm bảo được tính an toàn. Bên cạnh đó, sổ sách kế toán được lập và ghi chép rò ràng. Việc lưu trữ thông tin và sổ sách không những được thực hiện trên máy tính mà còn được in ra và lưu trữ tại phòng kế toán nhằm tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu.

3.1.2. Một số tồn tại:

Trước hết là nguồn vốn của công ty còn ít và thiếu, máy móc thiết bị đã quá cũ và lạc hậu, mặc dù đã cố gắng mua thêm nhưng tình trạng không có đủ kinh phí đầu tư để sửa chửa, mua sắm máy móc thiết bị hiện đại vẫn còn tồn tại.

Bên cạnh đó, do địa bàn hoạt động quá rộng nên việc tập hợp số liệu, chứng từ sổ sách còn chậm chạp, dẫn đến việc lập báo cáo kế toán định kỳ thường không đúng thời hạn, gây chậm trễ trong việc ra quyết định đối với nhà quản lý.

Hiện tại, công ty chưa có một mức tồn quỹ cụ thể, điều này dẫn đến tình trạng số tiền mặt có tại quỹ không ổn định. Điều này gây khó khăn cho công ty trong việc chi tiêu tiền mặt phục vụ nhu cầu SXKD hoặc gây ứ đọng quá nhiều tiền làm vòng quay vốn bị chậm lại. Mặt khác, công ty cũng không mở TK113 – “Tiền đang chuyển” nên việc theo dòi tiền giao dịch giữa ngân hàng mà công ty mở tài khoản với ngân hàng của các đối tác không phản ánh được kịp thời, chính xác.

Việc chi trả lương và tạm ứng được sử dụng nhiều bằng tiền mặt và xảy ra với số lượng lớn, điều này làm cho việc quản lý không chặt chẽ lắm và gây ảnh hưởng đến vốn kinh doanh. Vì lượng vật tư cho các công trình lớn mà thời gian nghiệm thu công trình dài, sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn và tốc độ luân chuyển chậm, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty.

Nợ phải thu của công ty là tương đối lớn, liên quan đến nhiều đối tượng cả trong và ngoài công ty nhưng hiện nay công ty chưa mở TK139 và trích dự phòng phải thu khó đòi, điều này có thể sẽ ảnh hưởng xấu đến tình hình tài chính nếu các khoản phải thu trở thành các khoản nợ xấu. Ngoài ra, công ty không mở TK 138 cũng sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động SXKD khi các khoản chi phí khác của công ty tăng lên.

Cuối cùng, báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một BCTC phản ánh các khoản thu và chi tiền trong kỳ của công ty theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Thông qua nó, công ty có thể dự đoán được lượng tiền mang lại từ các loại hoạt động trong tương lai. Nhà quản lý cũng có thể thấy trước được khả năng thanh toán trong kỳ hoạt động mới. Nhưng cho đến nay, công ty vẫn chưa sử dụng hết vai trò và khả năng của báo cáo này.

3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và nợ phải thu tại Công ty CP Lam Sơn:

Sau một khoảng thời gian thực tập, nghiên cứu về chuyên đề “Kế toán vốn bằng tiền và nợ phải thu”, qua những mặt tồn tại được chỉ ra ở trên em xin đóng góp một số kiến nghị như sau:

Với nguồn vốn kinh doanh eo hẹp so với nhu cầu hiện nay của công ty thì các biện pháp tăng vòng quay của đồng vốn cần phải tiếp tục được thực hiện tốt hơn nữa. Ví dụ như công ty có thể đi vay ngân hàng để đáp ứng đủ và kịp thời cho hoạt động SXKD nhưng cũng cần tính toán thật hợp lý để làm sao chi phí vốn vay là thấp nhất. Ngoài ra, công ty nên tăng cường đầu tư thêm máy móc thiết bị, xe cơ giới để việc thi công các công trình, dự án được thuận lợi hơn, thời gian thi công được rút ngắn.