Kế Toán Các Khoản Tạm Ứng Và Thanh Toán Tạm Ứng

5.2. Kế toán các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng

5.2.1. Nguyên tắc kế toán

Tiền tạm ứng là khoản tạm chi từ quỹ của đơn vị nhằm thực hiện các hoạt động hành chính, sự nghiệp hoặc kinh doanh trong đơn vị. Số tiền tạm ứng có thể được sử dụng để chi tiêu cho các hoạt động như: mua sắm văn phòng phẩm, chi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, chi công tác phí, chi thực hiện dự án, đề tài, chương trình nghiên cứu khoa học,… có thể bằng tiền hoặc tài sản tương đương tiền.

Kế toán các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng phải tuân theo các nguyên tắc sau:

- Chỉ được cấp chi tạm ứng trên cơ sở lệnh chi của thủ trưởng, kế toán trưởng trong đơn vị. Người nhận tạm ứng phải là cán bộ, viên chức và người lao động trong đơn vị. Đối với những cán bộ chuyên trách làm công tác cung ứng vật tư, cán bộ hành chính quản trị thường xuyên nhận tạm ứng phải được Thủ trưởng đơn vị chỉ định tên cụ thể.

- Tiền tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó, tiền tạm ứng không được chuyển giao cho người khác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ gốc để thanh toán ngay. Số tiền tạm ứng chi không hết phải nộp trả lại quỹ. Trường hợp không thanh toán kịp thời, kế toán có quyền trừ vào lương hàng tháng.

- Phải thanh toán dứt điểm tạm ứng kỳ trước mới cho tạm ứng kỳ sau.

- Kế toán phải mở sổ chi tiết tài khoản theo dõi từng người nhận tạm ứng, theo từng lần tạm ứng và từng lần thanh toán.

Nhiệm vụ kế toán thanh toán tạm ứng:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 237 trang tài liệu này.

- Kế toán phải theo dõi, phản ánh số tiền tạm ứng từ khi tạm ứng đến khi thanh toán trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp.

- Kế toán phải báo cáo thường xuyên tình hình chi tiêu thanh toán tạm ứng trong đơn vị.

5.2.2. Phương pháp kế toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng

5.2.2.1. Chứng từ kế toán

Để phản ánh các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng, kế toán sử dụng các chứng từ sau:

- Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số C32-HD).

- Giấy thanh toán tạm ứng (mẫu số C33-BB).

- Các chứng từ chứng minh số tiền tạm ứng đã chi (Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng thông thường…).

5.2.2.2. Tài khoản kế toán

Kế toán sử dụng tài khoản chủ yếu là TK 312 - Tạm ứng: dùng để phản ánh các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức và người lao động trong nội bộ đơn vị.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 312 - Tạm ứng:

Bên Nợ:

- Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng.

Bên Có:

- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán.

- Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương.

Số dư bên Nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán.

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như: TK 111 - Tiền mặt, TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu, TK 153 - Công cụ dụng cụ, TK 155 - Sản phẩm, hàng hóa,…

5.2.2.3. Vận dụng tài khoản để kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1- Khi tạm ứng cho cán bộ, viên chức và người lao động khác trong đơn vị bằng tiền mặt, TGNH, kế toán ghi:

Nợ TK 312 - Tạm ứng

Có các TK 111, 112

2- Xuất kho NVL, CCDC tạm ứng, kế toán ghi: Nợ TK 312 - Tạm ứng

Có các TK 152, 153

3- Thu hồi vật tư, tài sản khi thanh toán tạm ứng, kế toán ghi: Nợ các TK 152, 153, 155, 211

Có TK 312 - Tạm ứng

4- Số chi thực tế bằng tiền tạm ứng được duyệt khi thanh toán, kế toán ghi:

Nợ các TK 661, 662, 635, 631

Có TK 312 - Tạm ứng

5- Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ, kế toán ghi: Nợ các TK 111, 112

Có TK 312 - Tạm ứng

6- Các khoản tạm ứng chi không hết, trừ vào lương người nhận tạm ứng, kế toán ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả công chức, viên chức Có TK 312 - Tạm ứng

5.2.2.4. Sổ kế toán

- Sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc hình thức kế toán đơn vị áp dụng mà kế toán có thể sử dụng các sổ Nhật ký chung, Nhật ký sổ Cái hay Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết TK 312 (Mẫu số S33 - H) theo dõi các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng trong đơn vị theo từng đối tượng, từng lần thanh toán. Cơ sở ghi sổ là các chứng từ phản ánh tình hình tạm ứng (Phiếu chi, Phiếu xuất kho…) và các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán tạm ứng (Hóa đơn GTGT, phiếu thu…).

5.3. Kế toán các khoản phải trả

5.3.1. Nguyên tắc kế toán

Các khoản phải trả trong đơn vị sự nghiệp liên quan đến nhiều đối tượng với thời gian phát sinh, thời hạn thanh toán khác nhau và đơn vị phải có trách nhiệm thanh toán theo thỏa thuận quy định.

Nội dung các khoản phải trả của đơn vị sự nghiệp bao gồm:

- Các khoản phải trả cho người bán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ,…

- Phải trả nợ vay ngân hàng, các tổ chức tín dụng.

- Phải trả công chức, viên chức và người lao động về tiền lương và các khoản phải nộp theo lương.

- Các khoản phải nộp Nhà nước về thuế, phí, lệ phí và các khoản

khác.

- Các khoản phải trả khác về tiền học bổng, sinh hoạt phí phải trả

cho học sinh, sinh viên, trợ cấp thanh toán cho các đối tượng được hưởng chính sách,…

Kế toán các khoản phải trả trong đơn vị sự nghiệp cần tuân theo các nguyên tắc sau:

- Mọi khoản nợ phải trả của đơn vị đều phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả, nội dung phải trả và từng lần thanh toán. Số nợ phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ chi tiết phải trả của các chủ nợ.

- Đối với những đối tượng mà đơn vị có quan hệ giao dịch, thanh toán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn, cuối kỳ kế toán cần lập bảng kê nợ, đối chiếu, kiểm tra, xác nhận nợ và có kế hoạch thanh toán kịp thời, đúng hạn. Nếu một đối tượng vừa có nợ phải thu, vừa có nợ phải trả, sau khi hai bên đối chiếu, xác nhận nợ có thể lập chứng từ để bù trừ số nợ phải thu với số nợ phải trả.

- Các khoản nợ phải trả của đơn vị bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết theo từng chủ nợ theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.

- Đối với khoản tạm ứng kinh phí từ Kho bạc: là khoản tạm ứng phát sinh khi đơn vị nhận tạm ứng từ Kho bạc để thực hiện các hoạt động, mua sắm vật tư, tài sản khi chưa được giao dự toán kinh phí.

Khi nhận được dự toán kinh phí, đơn vị phải tiến hành thanh toán khoản tạm ứng kinh phí này cho Kho bạc.

Nhiệm vụ kế toán các khoản phải trả:

- Kế toán phải theo dõi chặt chẽ, kịp thời, đầy đủ từng khoản phải trả theo thời hạn thanh toán, theo từng đối tượng và từng lần thanh toán.

- Thanh toán kịp thời, đúng hạn cho các chủ nợ, tránh tình trạng kéo dài thời hạn trả nợ.

5.3.2. Phương pháp kế toán các khoản phải trả

5.3.2.1. Chứng từ kế toán

- Các chứng từ phản ánh nợ phải trả của đơn vị gồm:

+ Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số C02a - HD).

+ Giấy báo làm việc ngoài giờ (mẫu số C01c - HD).

+ Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm (mẫu số C08 - HD).

+ Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH.

+ Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản,….

+ Hóa đơn, các chứng từ liên quan,…

- Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán nợ phải trả của đơn vị gồm:

+ Phiếu chi (mẫu số C31-BB).

+ Giấy báo Nợ,…

5.3.2.2. Tài khoản kế toán

Kế toán các khoản phải trả sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

- TK 331 - Các khoản phải trả: dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của đơn vị với người bán, người cho vay và các khoản nợ phải trả khác.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 331 - Các khoản phải trả:

Bên Nợ:

- Các khoản đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu về XDCB.

- Các khoản đã trả nợ vay (nợ gốc).

- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.

- Các khoản khác đã trả.

Bên Có:

- Số tiền phải trả cho người cung cấp vật tư, hàng hóa, người cung cấp lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu về XDCB.

- Các khoản nợ vay phải trả.

- Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết.

- Các khoản phải trả khác.

Số dư bên Có:

- Số tiền phải trả cho các chủ nợ trong và ngoài đơn vị

- Giá trị tài sản phát hiện thừa chờ giải quyết.

Số dư bên Nợ (nếu có):

- Phản ánh số đã trả lớn hơn số phải trả của các chủ nợ, số tiền ứng trước cho người cung cấp.

Để theo dõi từng khoản nợ phải trả cho các đối tượng thanh toán tài khoản 331 chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:

+ TK 3311 - Phải trả người cung cấp: Phản ánh các khoản nợ vay và tình hình thanh toán các khoản nợ vay của đơn vị.

+ TK 3312 - Phải trả nợ vay: Phản ánh các khoản nợ vay và tình hình thanh toán các khoản nợ vay của đơn vị.

+ TK 3318 - Các khoản phải trả khác: Phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả ngoài nội dung phản ánh ở TK 3311 và 3312.

Ngoài các TK chủ yếu trên, kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác: TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”,…

- TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương: dùng để phản ánh tình hình trích, nộp và thanh toán các khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương:

Bên Nợ:

- Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp.

- Số BHXH phải trả công chức viên chức trong diện hưởng BHXH.

Bên Có:

- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính vào chi của đơn vị.

- Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trừ lương của công chức, viên chức.

- Số tiền BHXH được cơ quan BHXH cấp chi trả cho các đối tượng hưởng chế độ bảo hiểm của đơn vị.

- Số lãi phải nộp về phạt nộp chậm số tiền BHXH.

Số dư bên Có:

- Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ còn phải nộp

- Số tiền BHXH nhận của cơ quan BHXH nhưng chưa chi cho các đối tượng được hưởng.

Số dư bên Nợ (nếu có):

- Số BHXH đã chi chưa được cơ quan BHXH thanh toán.

Để theo dõi từng nội dung các khoản phải nộp theo lương, TK 332 chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2:

+ TK 3321 - Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH theo quy định.

+ TK 3322 - Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT theo quy định.

+ TK 3323 - Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán KPCĐ theo quy định.

+ TK 3324 - Bảo hiểm thất nghiệp: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHTN theo quy định.

- TK 333 - Các khoản phải nộp Nhà nước: Phản ánh các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp và tình hình nộp các khoản thuế, phí, lệ phí…cho Nhà nước.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 333 - Các khoản phải nộp Nhà nước:

Bên Nợ:

- Các khoản thuế và các khoản khác đã nộp cho Nhà nước.

Bên Có:

- Các khoản thuế và các khoản khác đã nộp cho Nhà nước.

Số dư bên Có:

- Các khoản còn phải nộp Nhà nước.

Số dư bên Nợ (nếu có):

- Số thuế và các khoản đã nộp lớn hơn số thuế và các khoản phải

nộp.

Để theo dõi chi tiết nội dung từng khoản phải nộp Nhà nước, TK

333 được mở chi tiết thành các TK cấp 2:

+ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.

+ TK 3332 - Phí và lệ phí.

+ TK 3334 - Thuế thu nhập doanh nghiệp.

+ TK 3335 - Thuế thu nhập cá nhân.

+ TK 3337 - Thuế khác.

+ TK 3338 - Các khoản phải nộp khác.

- TK 334 - Phải trả công chức, viên chức: Phản ánh tình hình thanh toán giữa đơn vị và công chức, viên chức và người lao động khác trong đơn vị về tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác.