Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam

- Phân tích, dự báo các chỉ số tài chính theo từng “ Quá trình hoạt động” doanh nghiệp. Mô hình kế toán quản trị với hệ thống quản lý theo “ quá trình hoạt động” là một sự đổi mới, tái lập lại cơ bản mô hình kiế toán quản trị với hệ thống quản lý theo chuyên môn hóa.

Qua hai mô hình kế toán quản trị thực tiễn trên kết hợp với định hướng phát triển của chính sách kinh tế Việt Nam, môi trường kinh tế Việt Nam, xác định kế toán quản trị trong các doanh nghiệp cổ phần Việt Nam phải hướng đến tính linh hoạt, hữu ích và quyền lựa chọn ở doanh nghiệp.

b.Yêu cầu của việc xác định kế toán quản trị ở Việt Nam

Để đáp ứng yêu cầu thông tin nhanh chóng, chính xác và đa dạng phục vụ cho yêu cầu quản lý chi phí phải thực hiện các yêu cầu sau:

- Phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức. Song trong công tác kế toán việc tập hợp chi phí, hệ thống hóa thông tin kế toán chi phí chie theo một cách vì vậy cần phân loại chi phí theo các khoản mục chi phí cụ thể ở các tài khoản tập hợp chi phí để có thể cung cấp số liệu theo các cách phân loại khác khi cần thiết.

- Chi phí được tập hợp theo từng địa điểm phát sinh, từng quá trình kinh doanh, từng bộ phận ( gọi là trung tâm chi phí ).

c.Nội dung xây dựng kế toán quản trị

- Xác định các trung tâm chi phí để tập hợp và đánh giá trách nhiệm quản lý của từng trung tâm.

- Phân loại chi phí phục vụ cho mục đích quản trị, xác định danh mục các khoản chi phí thật cụ thể để lập dự toán chi phí, kế toán chi phí.

- Thu thập thông tin:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 54 trang tài liệu này.

- Thông tin quá khứ: Lấy các thông tin kế toán tài chính

- Thông tin tương lai: thu thập qua lậy các định mức chi phí, dự toán chi phí.

Một cách cụ thể hơn, doanh nghiệp nên xây dựng mô hình kế toán quản trị kết hợp kế toán quản trị và kế toán tài chính. Vì vậy bộ phận kế toán trong doanh nghiệp nên thực hiện theo sơ đồ 6.

Nội dung cụ thể của kế toán quản trị đối với từng quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được các doanh nghiệp cụ thể hóa thành các chỉ tiêu kinh doanh cụ

thể trên cơ sở yêu cầu quản trị của mỗi doanh nghiệp, từ đó kế toán quản trị thực hiện việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin chi tiết cụ thể theo từng chỉ tiêu phù hợp với mục đích sử dụng thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp

Sơ đồ 6: Cơ cấu bộ phận kế toán trong doanh nghiệp

3.1.2. Một số giải pháp cho việc xây dựng kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Để đảm bảo tính linh hoạt của kế toán quản trị trong các doanh nghiệp cổ phần hiện nay cần phải hợp đồng bộ những giải pháp cơ bản sau:

a. Về phía Nhà nước:

Không nên ràng buộc và can thiệp quá sâu vào nghiệp vụ và kỹ thuật kế toán quản trị ở các doanh nghiệp bằng chính sách kế toán hay những quy định trong hệ thống kế toán doanh nghiệp mà chỉ nên dừng lại ở sự công bố khái niệm, lý luận tổng quát và công nhận kế toán quản trị trong hệ thống kế toán ở doanh nghiệp. Đồng thời, Nhà nước cần hỗ trợ tốt hơn cho các doanh nghiệp trong đào tạo nhân lực, nghiên cứu, triển khai phát triển kế toán quản trị và về lâu dài Nhà nước cần tổ

chức các ngân hàng tư liệu thông tin kinh tế - tài chính có tính chất vĩ mô để hỗ trợ tốt hơn trong công việc thực hiện nghiệp vụ kế toán quản trị ở doanh nghiệp.

b. Về phía các doanh nghiệp

Để áp dụng kế toán quản trị cần giải quyết những vấn đề sau:

- Hệ thống kế toán quản trị không có một quy chuẩn pháp lý chung nào về hình thức lẫn nội dung báo cáo. Do đó, doanh nghiệp phải tự xây dựng một hệ thống chỉ tiêu kế toán quản trị cụ thể theo mục tiêu quản trị đặt ra. Các chỉ tiêu này phải đảm bảo so sánh được giữa các thời kỳ để đưa ra được các đánh giá chính xác về thực tế tình hình hoạt động doanh nghiệp.

- Tổ chức và hoàn thiện quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh, từng bước xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng sản xuất kinh doanh.

- Xác lập hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh và định hướng phát triển hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh để làm cơ sở xác lập, định hướng thiết kế, xây dựng mô hình kế toán quản trị.

- Xác lập và cải tiến nội dung, mối quan hệ trong công tác kế toán hiện nay (đa số nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp hiện nay chỉ tập trung vào công tác kế toán tài chính), cải tiến mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý, bộ phận sản xuất.

- Nhanh chóng tuyển dụng và đào tạo lại nhân sự kế toán với định hướng đa dạng hóa nghiệp vụ và sử dụng thành thạo các công cụ xử lý thông tin hiện đại

- Nhanh chóng phát triển và kiện toàn hệ thống xử lý thông tin hoạt động sản xuất kinh doanh tự động hóa. Đây là điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật tiền đề để áp dụng kế toán quản trị và kế toán quản trị chỉ có thể áp dụng, tác động tích cực, hiệu quả với điều kiện xử lý thông tin hiện đại.

c. Về phía các tổ chức đào tạo, tư vấn về quản lý kinh tế, kế toán

- Sớm đổi mới, hoàn thiện chương trình đào tạo kế toán quản trị (đa số các tổ chức đào tạo, tư vấn hiện nay của Việt Nam chỉ dừng lại mô hình kế toán quản trị trong các doanh nghiệp có hệ thống quản lý theo hướng chuyên môn hóa), kịp thời cập nhật chương trình quản lý, kế toán quản trị trong mô hình tổ chức quản lý theo “quá trình hoạt động” của các nước phát triển như Mỹ, Úc, Canada, Pháp.

- Gắn liền đào tạo chuyên viên kế toán trên công cụ xử lý thông tin hiện đại.

- Phân tích rõ chương trình, cấp bậc đào tạo từ thấp tới cao để giúp các doanh nghiệp có một nhận thức đúng về trình độ kế toán của người học trong việc xây dựng chiến lược nhân sự.‌

- Thực hiện phương châm đào tạo gắn liền với thực tiễn và phục vụ cho việc phát triển thực tiễn thông qua tổ chức hội thảo kế toán, liên kết đào tạo theo nhu cầu thực tiễn của các doanh nghiệp.

Trên đây là một số giải pháp hi vọng sẽ đóng góp phần định hướng và xây dựng kế toán quản trị để nâng cao chất lượng hệ thống quản lý chi phí nói riêng và hệ thống quản lý công ty cổ phần nói riêng ở Việt Nam. Kế toán quản trị sẽ là khung cơ sở cho việc áp dụng các biện pháp quản lý chi phí tốt hơn, đặc biệt là các biện pháp quản lý hiện đại.

3.2. Giải pháp từ phía các công ty cổ phần Việt Nam

3.2.1. Xây dựng dự toán ngân sách cho các công ty cổ phần Việt Nam có quy mô nhỏ và vừa

Song song với việc xây dựng kế toán quản trị phù hợp với đặc điểm quy mô của doanh nghiệp đó là dần hoàn thiện từng nội dung trong hệ thống kế toán quản trị đó. Đặc biệt với các công ty cổ phần có quy mô nhỏ và vừa chiếm tỷ lệ lớn như ở nước ta hiện nay, thì việc hoàn thiện được hệ thống quản lý chi phí mà không quá tốn kém và khó thực hiện là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây xin đề xuất giải pháp để lập dự toán ngân sách, một trong những nội dung quan trọng của quản lý chi phí nói riêng và kế toán quản trị nói chung, cho các công ty cổ phần nhỏ và vừa Việt Nam.

Như chương I đã trình bày, lập dự toán mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như dự báo các khó khăn về tài chính trong một thời gian nhất định, phân bổ và điều phối các nguồn lực còn hạn chế trong doanh nghiệp, là thước đo chuẩn trong việc kiểm tra và đánh giá việc thực hiện mọi hoạt động kinh doanh trong từng bộ phận của doanh nghiệp… Tuy nhiên qua đánh giá thực trạng, việc lập dự toán ngâ sách chính xác để phản ánh đúng tiềm năng thực tế là công việc không đơn giản với các công ty cổ phần có quy mô chủ yếu từ 1 – 5 tỷ Việt Nam đồng.

Sau đây là một quy trình dự toán ngân sách gồm ba giai đoạn mà các nhà quản lý doanh nghiệp có thể tham khảo.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán

Bước 1 : Xác định rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp thông qua các cuộc họp với cán bộ quản lý của các phòng ban. Mục tiêu cụ thể, rõ ràng sẽ là cơ sở quan trọng để lập dự toán chính xác.

Bước 2 : Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán ngân sách. Tiến hành thành lập một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để thực hiện tốt hơn các mục tiêu đã đề ra ở bước 1. Việc thành lập bộ phận chuyên trách sẽ làm tăng độ chính xác và tính khả thi của các báo cáo dự toán ngân sách.

Bước 3 : Các nhân viên chuyên trách được thành lập ở bước 2 tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán. Các biểu mẫu này phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc quản lý, hoạch định của doanh nghiệp và phải phù hợp với từng doanh nghiệp.

Bước 4 : Bộ phận lập dự toán tiến hành kiểm tra và đánh giá lại toàn bộ hệ thông dự toán ngân sách trước khi tiến hành soạn thảo để đảm bảo các dự toán mang lại cho doanh nghiệp thông tin chính xác và hữu ích.

Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách

Bước 1 : Bộ phận lập dự toán tiến hành thu thập thông tin cần thiết cho việc dự toán ngân sách, bao gồm những thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, có ảnh hưởng đến hoạt động dự toán ngân sách của doanh nghiệp.

+ Những thông tin bên ngoài doanh nghiệp như: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế và tỷ giá hối đoái. Hiện nay Việt Nam đã gia nhập WTO và đang tuân theo lộ trình cát giảm thuế, nhiều chính sách kinh tế thương mại có thể bị điều chỉnh, vì vậy các doanh nghiệp phải chú ý đến vấn đề này khi lập dự toán.

Trong dự toán ngân sách, dự toán tiêu thụ là quan trọng nhất. Vì vậy nếu doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh ở nhiều địa phương khác nhau cần chú ý đến các quy định về môi trường, sự khác nhau về văn hóa ở từng địa phương, xu hướng văn hóa xã hội ở địa phương để lập dự toán tiêu thụ chính xác.

Ngoài ra, những thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh cần được xem xét cẩn thận để dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất cũng như dự toán thu chi tiền mặt chính xác.

+ Những thông tin bên trong bao gồm: Nắm vững mục tiêu và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Xem xét và đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của các bộ phận.

Mặt khác cũng cần chú ý đến đặc tính liên quan đến sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh : Loại, lượng, phương pháp sản xuất, phương pháp tính giá, nhân tố con người, và các số liệu trong quá khứ của doanh nghiệp như doanh thu, chi phí, lợi nhuận… để lập dự toán ngân sách một cách chính xác nhất.

- Bước 2 : Sau khi đã thu thập đầy đủ các thông tin liên quan, bộ phận chuyên trách tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách. Các báo cáo dự toán ngân sách như dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu… giống hệ thống dự toán như đã trình bày ở chương I.

Trong quá trình soạn thảo dự toán ngân sách, cần phải có sự phối hợp và kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên trách và các bộ phận có liên quan khác trong doanh nghiệp.

- Bước 3 : Sau khi hoàn thiện các báo cáo dự toán, bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo doanh nghiệp xem xét tính hợp lý của dự toán ngân sách với sự tham gia đầy đủ của các phòng ban. Việc xét duyệt này giúp doanh nghiệp hạn chế việc lập dự toán ngân sách thiếu tính khả thi và không phản ánh năng lực thực tế của doanh nghiệp. Khi bản thảo dự toán ngân sách được duyệt nó sẽ trở thành dự toán ngân sách chính thức, được gửi cho các bộ phận trong doanh nghiệp theo đó tổ chức thực hiện.

* Giai đoạn 3 : Theo dõi dự toán ngân sách

Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách dự toán cần phải theo dõi và phân tích thường xuyên các sai số giữa dự toán với thực tế và kiểm tra những yếu tố bất thường để xem xét, điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo cho phù hợp hơn.

Để thực hiện tốt quy trình dự toán ngân sách này, các công ty cổ phần Việt Nam có quy mô nhỏ và vừa cần thực hiện thêm một số giải pháp hỗ trợ sau:

Trong bộ phận kế toán quản trị nên có bộ phận chuyên trách về công tác dự toán ngân sách.

Trang bị các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tác dự toán ngân sách:

+ Tất cả các thông tin, số liệu liên quan đến công tác dự toán ngân sách phải được kết nối với tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp bằng hệ thống mạng nội bộ.

+ Lập dự toán là công việc phức tạp liên quan đến nhiều phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp, vi vậy để giảm sai sót và tốn thời gian, công sức các doanh nghiệp nên nghiên cứu dự án mua phần mềm dự toán ngân sách phù hợp với doanh nghiệp mình.

+ Tổ chức tốt hệ thống thông tin trong doanh nghiệp để các mục tiêu chính sách của doanh nghiệp được truyền tải đầy đủ đến từng bộ phận phòng ban nhanh chóng kịp thời, cũng như thu thập được mọi thông tin từ các bộ phận, phòng ban hiệu quả nhất.

+ Nhà quản lý các cấp động viên, khuyến khích, tạo động lực cho mọi nhân viên, mọi bộ phận trong doanh nghiệp tham gia ý kiến vào việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách.

+ Cần nâng cao ý thức của tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp về tầm quan trọng và lợi ích của dự toán ngân sách đối với doanh nghiệp, từ đó tất cả mọi người trong doanh nghiệp sẽ ý thức hỗ trợ, phối hợp và tạo điều kiện cho nhau trong việc cung cấp thông tin cần thiết nhằm phục vụ công tác dự toán ngân sách được tốt nhất.

3.2.2.Áp dụng phương pháp ABC cho các doanh nghiệp nhỏ

Theo đánh giá về thực trạng áp dụng phương pháp ABC, hay phương pháp chi phí mục tiêu, hầu như các doanh nghiệp nhỏ đều e ngại khi áp dụng các phương pháp hiện đại như trên vì những lý do như tốn nhiều thời gian và tiền bạc. Nhưng nếu trong môi trường cạnh tranh như hiện nay, các doanh nghiệp nhỏ không thay đổi phương pháp quản lý chi phí cũ, tìm ra cho mình một giải pháp để vận dụng linh hoạt các phương pháp hiện đại trên mà không quá tốn kém, để phù hợp với xu thế

phát triển chung thì khó có khả năng tồn tại và tăng trưởng. Trên nền tảng đã xây dựng hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp, dưới đây xin đề xuất phương pháp để áp dụng một trong hai phương pháp hiện đại ở trên, phương pháp ABC, cho các doanh nghiệp nhỏ nói chung và các công ty cổ phần có quy mô nhỏ nói riêng. Với phương pháp này các doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện phương pháp ABC một cách hiệu quả và ít tốn kém. Nó trang bị những thông tin chi phí chính xác một cách hệ thống để giúp các nhà quản trị có thể đề ra được những chiến lược cho doanh nghiệp, xác định chi phí sản phẩm và cải thiện cấu trúc chi phí.

Như đã biết, trong mô hình ABC, nhóm các chi phí chung như chi phí hành chính, chi phí thuê mướn, chi phí vận chuyển và chi phí bảo hiểm phải được xác định. Những thông tin chi phí này có thể xác định được dễ dàng từ bộ phận kế toán. Sau đó xác định những hoạt động chính mà có thể dễ dàng theo dõi được thông tin về chi phí. Việc này có thể thực hiện được bằng cách nhóm những hành động có liên quan thành các hoạt động và nhóm các hoạt động thành trung tâm hoạt động theo cách tiếp cận ABC. Ví dụ như trong một doanh nghiệp nhỏ thì có thể có các hoạt động: nhận yêu cầu của khách hàng, báo giá cho khách hàng, giám sát sản xuất, vận chuyển hàng hóa. Chi phí sẽ được phân cho những hoạt động vừa được xác định thông qua những tiêu thức phân bổ chi phí ( giai đoạn 1 ). Tiếp theo đó, chi phí từ các hoạt động sẽ lại được phân bổ đến từng sản phẩm dựa vào mức độ sử dụng các hoạt động đối với sản phẩm đó ( giai đoạn 2 ). Hai giai đoạn của phương pháp ABC có thể thấy rõ qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 7. Hai giai đoạn của phương pháp ABC Các bước cụ thể để áp dụng phương pháp ABC:

- Bước 1 : Phân loại toàn bộ chi phí chung ra từng nhóm cụ thể, có tính chất đồng nhất.

- Bước 2 : Xác định các hoạt động: toàn bộ quá trình kinh doanh được chia ra làm nhiều nhóm các hoạt động. Người ta thường vẽ ra lưu đồ của quá trình để xác định được những hoạt động chính này. Để có thể thiết lập được những hoạt động cần thiết cho ABC, những quy trình đồng nhất phải được nhóm lại với nhau và các nhóm phải có liên quan đến việc sử dụng chi phí với mục đích cung cấp dịch vụ cho các sản phẩm.

- Bước 3 : Hoạt động và các tiêu thức phân bổ chi phí trong giai đoạn một:

Khi những hoạt động chính đã được xác định, thì tổng chi phí của từng hoạt động phải được ghi nhận. Ví dụ, chi phí hoạt động cho việc “ lập báo giá “ bao gồm chi phí từ những nhóm khác nhau như lương, chi phí thuê mướn, văn phòng phẩm. Để tính được chính xác các chi phí này vào từng hoạt động, thì những tiêu thức phân bổ chi phí trong giai đoạn này phải được ấn định cho từng nhóm chi phí. Ví dụ

chi phí thuê mướn liên quan đến hoạt động lập báo giá có thể được tác động bởi số mét vuông sử dụng, trong khi đó, chi phí lương có thể được tác động bởi thời gian mà nhân viên sử dụng chi hoạt động này. Việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị nói chung và kế toán quản trị chi phí nói riêng là cơ sở để xác định hệ thống tiêu thức phân bổ chi phí hợp lý.

- Bước 4: Tiêu thức phân bổ chi phí trong giai đoạn hai:

Trong giai đoạn này, các hoạt động được tính cho các sản phẩm bằng việc sử dụng các tiêu thức phân bổ chi phí giai đoạn 2. Tuy nhiên trong giai đoạn này thông tin cần thiết cho việc thiết lập các tiêu thức phân bổ chi phí có thể không dễ dàng có sẵn để thể hiện tỷ lệ tương ứng cho từng sản phẩm. Ví dụ, việc ấn định chi phí chuyên chở cho từng sản phẩm tương đối phức tạp. Khi thiếu thông tin dữ liệu, số liệu thực tế thì việc ước lượng gần đúng chi phí hoạt động sử dụng bởi từng sản phẩm là điều cần thiết.

Các phương pháp thu thập các thông tin để lập các tiêu thức phân bổ

Thu thập thông tin là việc rất cần thiết để có thể đạt được sự chính xác của chi phí sản phẩm cuối cùng, nói một cách đơn giản là để đạt được những tỷ lệ phân chia chi phí trong mõi giai đoạn của hệ thống ABC một cách hợp lý. Mỗi hoạt động sử dụng một phần của từng nhóm chi phí, và mỗi sản phẩm sẽ sử dụng một phần của mỗi hoạt động. Có nhiều cách để thu thập được các tỷ lệ phân chia này và mỗi phương pháp cụ thể sẽ tác động đến độ chính xác mong muốn. Doanh nghiệp có thể sử dụng ba phương pháp : ước đoán, đánh giá hệ thống, thu thập thông tin thực tế để sử dụng việc ước lượng những tỷ lệ này.

( Ước đoán: khi không có số liệu thực tế hoặc việc thu thập số liệu khá tốn kém, có thể ước đoán để tính ra các tỷ lệ. Việc ước đoán có thể được hợp tác thực hiện bởi bộ phận quản lý, bộ phận tài chính và những nhân viên có liên hệ trực tiếp đến trung tâm tính chi phí. Độ chính xác của những ước đoán về tỷ lệ chi phí phân bổ trong cả hai giai đoạn có thể được đưa ra bởi nhóm này phụ thuộc vào sự hợp tác của những người trong nhóm, và kiến thức của họ về trung tâm chi phí.

Đánh giá hệ thống : Theo một số chuyên gia, một phương pháp khoa học hơn để thu được những tỷ lệ phân chia chi phí này là sử dụng kỹ thuật hệ thống như

áp dụng quá trình phân tích thứ bậc AHP ( Analytic Hierarchical Process ). AHP là lmootj công cụ thích hợp nhằm đưa những ý kiến cá nhân chủ quan thành những thông tin thể hiện khách quan về các tỷ lệ. Ví dụ như doanh nghiệp cần phân bổ chi phí xăng dầu giữa ba hoạt động chạy máy, giao hàng, và bảo trì. Các bộ phận tiêu thụ nguồn lực này sẽ được đặt câu hỏi và đánh giá về tỷ lệ phần trăm chi phí xăng dầu trong một thời gian nhất định, AHP có thể đưa ra được phần trăm của chi phí này và phân bổ chúng đến từng hoạt động thích hợp.

AHP cũng có thể được sử dụng trong giai đoạn 2 tức là xác định chi phí từ các hoạt động cho từng sản phẩm. Giả sử doanh nghiệp muốn ấn định chi phí bán hàng đến từng sản phẩm, và doanh nghiệp hiện đang sản xuất 4 mặt hàng A, B, C,

D. Phương pháp ước đoán như trên cũng có thể được sử dụng. Tuy nhiên với những thông tin như sản phẩm A là sản phẩm đã có thương hiệu vì vậy những nỗ lực về hoạt động bán hàng là tương đối thấp, trong khi sản phẩm B và C đang ở giai đoạn bão hòa trong vòng đời sản phẩm, còn sản phẩm D là sản phẩm mới nên cần nhiều thời gian và tiền của để xâm nhập thị trường. Thay vì việc phân bổ đồng đều, nhờ sử dụng AHP doanh nghiệp có thể đưa ra được một ước lượng cho phép công ty tính chi phí đến từng sản phẩm một cách chính xác hơn.

Bước tiếp theo là doanh nghiệp cần phải xác định những tiêu thức thể hiện mối quan hệ về chi phí giữa các hoạt động và sản phẩm. Trong ví dụ trên, khu vực bán hàng và thời gian sử dụng để thương thảo với khách hàng về từng sản phẩm có thể được xem là các tiêu thức liên hệ. Sau đó, chi phí bán hàng được xếp hạng giữa các sản phẩm theo khoảng cách cần thiết giao hàng. Việc xếp hạng tiếp theo giữa các sản phẩm được thiết lập theo tỷ lệ thời gian cho từng khách hàng. Cuối cùng, những cách xếp hạng chủ quan về hoạt động bán hàng được kết hợp lại để tính ra tỷ lệ phân bổ chi phí bán hàng giữa 4 loại sản phẩm trên. Thu thập dữ liệu thực tế : Đây là phương pháp chính xác nhất, nhưng tốn nhiều chi phí nhất để thu thập thông tin thực tế. Trong hầu hết các trường hợp, muốn có được những dữ liệu thực tế thì các doanh nghiệp phải tổ chức một bộ máy thu thập, ghi nhận dữ liệu thực tế và có thể đòi hỏi các thiết bị hỗ trợ khác. Nói chung doanh nghiệp mình để có được

những thông tin chính xác và kịp thời. Dựa vào những thông tin thực tế này, doanh nghiệp có thể đưa ra được tỷ lệ phân bổ chi phí chính xác và hợp lý.

- Bước 5: Quy trình phân bổ chi phí chung vào các đối tượng chịu phí:

Sau khi phân chia các chi phí chung thành các nhóm chi phí và các hoạt động chính đã được xác định như ở các bước trên ( M – số loại chi phí; N – Số hoạt động ) thì:

Bước 5.1 : Liên hệ chi phí vào các hoạt động bằng cách thiết lập ma trận ( EAD)

Trong bước này các hoạt động liên quan đến từng chi phí được xác định để thiết lập ma trận Chi phí – hoạt động (EAD). Nhóm chi phí biểu diễn theo cột, còn các hoạt động được biểu diễn theo hàng. Nếu hoạt động i có sử dụng chi phí j, thì đánh đáu vào ô ij.

Bước 5.1.1 : Thay thế những ô đã đánh dấu bằng hệ số tỷ lệ trong ma trận EAD. Những ô đã đánh dấu được thay thế bằng một tỷ lệ được tính bằng các phương pháp đã đề cập ở trên. Tổng các cột của ma trận EAD phải bằng 1.

Bước 5.1.2 : Tính giá trị bằng tiền của cac hoạt động

Để có được giá trị bằng tiền của từng hoạt động, áp dụng công thức sau: TCA(i) = Chi phí(j) * EAD(i, j) (1)

Với : TAC(i) - tổng chi phí của hoạt động i Chi phí ( j) – giá trị bằng tiền của nhóm chi phí j EAD(i,j) – hệ số tỷ lệ ở ô i, j của ma trận EAD

Bước 5.2: Thể hiện mối quan hệ giữa các hoạt động và các sản phẩm trên ma trận APD

Trong bước này, xác định hoạt động cho từng sản phẩm và ma trận Hoạt động – sản phẩm (APD) được thiết lập. Những hoạt động được biểu diễn theo cột và các sản phẩm được biểu diễn theo hàng. Nếu sản phẩm i sử dụng hoạt động j, đánh dấu vào ô ij.

Bước 5.2.1: Thay thế những ô đã đánh dấu bằng tỷ lệ trong ma trận APD Những ô đã đánh dấu được thay thế bằng một tỷ lệ đã được tính bằng cách sử

dụng các phương pháp như ở trên. Tổng các cột của ma trận APD phải bằng 1.

Bước 5.2.2: Tính toán giá trị bằng tiền của sản phẩm

Để có giá trị bằng tiền của từng sản phẩm áp dụng công thức sau:

OCP (i) = TCA(j) *APD(i,j) (2)

Với OCP(i) – chi phí của sản phẩm i

TCA(j) – giá trị bằng tiền của hoạt động j APD(i,j) – tỷ lệ ở ô ij của ma trận APD

Với các bước nhỏ trong bước 5 này doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện bằng việc sử dụng các phần mềm bảng tính thông thường.

Có lẽ bằng phương pháp này những lo ngại của các doanh nghiệp nhỏ về việc cơ cấu tổ chức bị thay đổi, sự chấp nhận của nhân viên hay chi phí cho việc đầu tư vào thiết bị thu thập dữ liệu… khi muốn chuyển đổi từ hệ thống tính chi phí truyền thống sang áp dụng phương pháp ABC đã giảm đi đáng kể. Phương pháp này là một bước chuyển tương đối nhẹ nhàng từ phương pháp truyền thống sang phương pháp ABC mà không đòi hỏi một sự đầu tư lớn nào trong hệ thống thu thập dữ liệu phức tapj, và nó cũng không yêu cầu phải tái cấu trúc lại doanh nghiệp.

Có thể nói đây là một bước đệm cho việc thực hiện từng bước hệ thống ABC một cách hoàn chỉnh khi mà những dữ liệu ước đoán được thay thế hoàn toàn bằng những dữ liệu thực tế.

3.2.3. Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí

Ở trên là một số đề xuất nhằm tăng cường hiệu quả quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam, đặc biệt là các công ty có quy mô nhỏ. Tuy nhiên, việc quản lý chi phí của doanh nghiệp không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, là ứng dụng các mô hình, phương pháp mới hiệu quả hơn, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị. Đây chính là vấn đề sống còn của doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

Trong một doanh nghiệp, giám đốc là người có thể quản lý và kieerme soát tất cả các chi phí. Tuy nhiên, xét từng vị trí, mỗi nhân viên cũng có thể kiểm soát các chi phí trong phạm vi quyền hạn cho phép. Vậy làm thế nào để đội ngũ nhân viên ý thức về chi phí và trở nên quan tâm đến việc giảm chi phí?

Dù có nỗ lực và cố gắn xây dựng các biện pháp nhằm quản lý chi phí hiệu quả hơn mà không có sự tham gia, sự quan tâm của nhân viên thì chác chắn kết quả

của những nỗ lực đó cũng không cải thiện được là bao. Chính vì vậy yếu tố mấu chốt cho sự thành công là:

- Tham gia

- Trao đổi

- Phản hồi

- Tham gia và trao đổi

Quan tâm đến chi phí trong doanh nghiệp có nghĩa là phải xem như nhân viên đã phải dùng tiền của chính mình để trả cho những chi phí đó. Nhưng hiện nay trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam nhiều nhân viên sử dụng lãng phí các tài sản của doanh nghiệp, mà không hề ý thức tiết kiệm chi phí.

Nếu muốn nhân viên tham gia vào việc quản lý chi phí, hãy trao đổi với nhân viên, để cho họ thấy quản lý chi phí của Giám đốc có hiệu quả hay không phần lớn nhờ vào sự góp sức của họ, và đặc biệt để họ thấy quản lý chi phí hiệu quả sẽ đem lại nhiều lợi ích cho chính bản thân mỗi nhân viên. Ví dụ như quản lý chi phí tốt đơn giản là giúp doanh nghiệp giảm sự lãng phí, tiết kiệm chi phí làm tăng lợi nhuận. Lợi nhuận tăng sẽ làm tăng giá trị mà mỗi nhân viên nhận được từ doanh nghiệp và doanh nghiệp sẽ ngày càng phát triển hơn.

Song vấn đề là nhiều thông tin dùng để quản lý chi phí thường được đưa ra dưới dạng các báo cáo tài chính mà báo cáo thì thường không dễ hiểu và sẽ làm mọi người nản lòng.

Vì vậy cần cung cấp đúng lúc đúng chỗ cho nhân viên các thông tin về chi phí bằng những cách và từ ngữ dễ hiểu, thích hơp. Cụ thể như các thông tin về chi phí sẽ có hiệu lực hơn nếu nó được nêu ra ngay tại nơi phát sinh chi phí. Tuy nhiên nhiều thông báo có thể trở nên quá quen thuộc, gây cảm giác nhàm chán, không muốn đọc. Do vậy người quản lý chi phí phải thường xuyên thay thế các thông tin chi phí bằng các thông báo mới khác, nhưng phải gây ấn tượng đối với người đọc nó. Có như vậy những thông tin về chi phí mới có thể được tiếp nhận bởi các nhân viên và họ sẽ muốn tham gia vào việc quản lý chi phí trong giới hạn của họ nhiều hơn. Điều này phụ thuộc rất lớn vào năng lực lãnh đạo tài ba của mỗi người quản lý.

- Phản hồi

Sự phản hồi đó là cung cách mà người quản lý ứng xử trước nỗ lực giảm chi phí của đội ngũ nhân viên hay trước các đề xuất tiết kiệm chi phí của họ.

Nếu chúng ta ý thức về chi phí, chúng ta sẽ muốn biết chi phí đã tiết kiệm được là bao nhiêu nhờ những nỗ lực của chúng ta. Nếu chúng ta luôn luôn quan tâm đến chi phí, chắc chắn chúng ta cần phải biết rằng chúng ta đang tiến bộ. Và khi công nhận và khen người đã đề xuất biện pháp tiết kiệm chi phí, chúng ta đã nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc này.

Có thể không phải tất cả những đề xuất của nhân viên đều khả thi và là sáng kiến tốt. Song mọi người cần phải nhận được sụ phản hồi về ý kiến của họ để họ thấy rằng nỗ lực của họ được ghi nhận và do vậy vẫn tiếp tục nhiệt tình quan tâm đến việc kiểm soát chi phí trong giới hạn của mình, và điều đó có nghĩa việc quản lý chi phí đang được thực hiện tốt.

Có thể thấy, song song với việc tìm ra những mô hình, xây dựng những biện pháp cụ thể để đưa ra những cách thức quản lý chi phí phù hợp nhất với công ty, xây dựng được ý thức tiết kiệm trong mỗi nhân viên trong doanh nghiệp là một trong những biện pháp hữu hiệu không chỉ để cắt giảm những khoản chi phí bất hợp lý, mà còn tạo được sự đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp. Mỗi nhân viên không chỉ cố gắng để kiểm soát chi phí trong giới hạn của mình tốt hơn mà còn tích cực ủng hộ, tạo mối liên kết với nhau, hỗ trợ nhau cùng thực hiện theo những phương pháp quản lý mới vì mục đích quản lý chi phí hiệu quả hơn.

Như vậy chương III đã đưa ra một số giải pháp giúp doanh nghiệp tham khảo xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chi phí của mình. Đồng thời chương này cũng đã đưa ra giải pháp xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí trong nhân viên để hệ thống quản lý chi phí trong doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn nhờ có sự nỗ lực từ phía tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp.