Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

CHUYÊN NGÀNH KINH DOANH QUỐC TẾ

---------***------- -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Đề tài:

HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CHI PHÍ

TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 54 trang tài liệu này.

Sinh viên thực hiện : Trần Thị Tuyết Nhung Lớp : Anh 4

Khóa : 45B - QTKD

Giảng viên hướng dẫn : ThS. Nguyễn Thị Thu Hằng

Hà Nội, tháng 5 năm 2010

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHI PHÍ VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ 3

1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại chi phí: 3

1.1.1. Khái niệm, đặc điểm 3

1.1.2. Đặc điểm của chi phí: 3

1.2. Quản lý chi phí và các biện pháp quản lý chi phí 9

1.2.1. Khái niệm quản lý và quản lý chi phí 9

1.2.2. Nội dung và vai trò của quản lý chi phí 10

1.2.3. Các biện pháp quản lý chi phí 11

1.2.4. Xây dựng trung tâm quản lý chi phí 17

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM 30

2.1. Tổng quan về các công ty cổ phần Việt Nam 30

2.1.1. Khái niệm và những đặc trưng cơ bản của công ty Cổ phần 30

2.1.2. Những lợi thế và hạn chế của công ty cổ phần 32

2.1.3. Quá trình hình thành công ty cổ phần ở Việt Nam 34

2.1.4. Lĩnh vực hoạt động của công ty cổ phần 39

2.1.5. Đặc điểm cơ chế quản lý kinh tế tài chính ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí 39

2.2. Thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam 41

2.2.1. Nhận thức về chi phí và tầm quan trọng của quản lý chi phí trong hoạt động kinh doanh 42

2.2.2. Cách thức quản lý chi phí 44

2.2.3. Thực trạng về thu thập thông tin chi phí 49

2.2.4. Thực trạng xử lý thông tin 49

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM 54

3.1. Giải pháp từ phía Nhà nước 55

3.1.1. Xây dựng mô hình kinh tế quản trị tại Việt Nam 55

3.1.2. Một số giải pháp cho việc xây dựng kế toán quản trị trong doanh nghiệp 58

3.2. Giải pháp từ phía các công ty cổ phần Việt Nam 60

3.2.1. Xây dựng dự toán ngân sách cho các công ty cổ phần Việt Nam có quy mô nhỏ và vừa 60

3.2.2.Áp dụng phương pháp ABC cho các doanh nghiệp nhỏ 63

3.2.3. Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí 69

KẾT LUẬN 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

PHỤ LỤC 74

DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ

Bảng 1. Số lượng công ty cổ phần theo các năm 36

Bảng 2 . Số công ty cổ phần theo quy mô vốn tại thời điểm 31/12/2009 37

Sơ đồ 1 : Hệ thống dự toán chi phí sản xuất kinh doanh 16

Sơ đồ 2. Quản trị chi phí theo Sakurai 21

Sơ đồ 3. Chi phí mục tiêu và các giai đoạn sản xuất sản phẩm 22

Sơ đồ 4. Phương pháp chi phí mục tiêu ở Toyota được trình bày bởi Sakurai 23

Sơ đồ 5. Doanh thu thuần của các công ty cổ phần Việt Nam 38

Sơ đồ 6: Cơ cấu bộ phận kế toán trong doanh nghiệp 58

Sơ đồ 7. Hai giai đoạn của phương pháp ABC 65

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy cô giáo, tới khoa Quản Trị Kinh Doanh trường Đại học Ngoại Thương đã dìu dắt và dạy dỗ em trong suốt 4 năm học qua. Đặc biệt là em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô giáo hướng dẫn, Th.S Nguyễn Thị Thu Hằng đã giúp em tận tình để em hoàn thành bản khóa luận này.

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Tuyết Nhung

Lý do chọn đề tài.

LỜI MỞ ĐẦU

Quản trị là tất yếu khách quan của nền sản xuất xã hội, nhưng muốn quản lý được cần phải có các thông tin và thông tin hữu ích. Đối với các doanh nghiệp thông tin nói chung và thông tin chi phí nói riêng đóng vai trò quan trọng không thể thiếu của hoạt động quản lý.

Đặc biệt trong xu thế hội nhập hiện nay, khi các doanh nghiệp Việt Nam nỗ lực tìm ra lợi thế cạnh tranh nhất định cho riêng mình để đảm bảo có được vị thế vững chắc trong một sân chơi chung đã và đang tồn tại những đối thủ cạnh tranh nặng ký thật không đơn giản, và càng đòi hỏi phải quản lý hiệu quả hơn. Bởi chính các đối thủ cạnh tranh cũng sẽ tạo ra được những lợi thế cạnh tranh tương tự. Vì vậy theo các chuyên gia, một trong những “ nước cờ” mà doanh nghiệp nào cũng phải tính đến là việc quản lý chi phí và tiết kiệm chi phí ngày càng hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình có giá cả phù hợp với khách hàng nhưng chất lượng luôn được đảm bảo và không ngừng được cải thiện quản lý chi phí là một cách để kiểm soát hoạt động doanh nghiệp hiệu quả nhất.

Và chính trong xu thế hội nhập, toàn cầu hóa nền kinh tế như hiện nay, loại hình công ty cổ phần được đánh giá là loại hình doanh nghiệp có nhiều ưu điểm nổi bật và là xu hướng phát triển tất yếu trong thời kỳ này. Chính vì vậy Nhà nước ta đã có rất nhiều chính sách khuyến khích cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước và tạo điều kiện để loại hình công ty này phát triển. Số lượng công ty cổ phần được hình thành và hoạt động ngày càng nhiều, cùng cạnh tranh bình đẳng với các loại hình doanh nghiệp khác góp phần tạo ra sự tăng trưởng và phát triển kinh tế đất nước. Trong điều kiện đó việc để các công ty cổ phần hoạt động ngày càng hiệu quả để bắt kịp và giữ vững vị thế trong nền kinh tế hội nhập thì việc nâng cao chất lượng quản lý chi phí ở mỗi công ty càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Từ thực tiễn trên em đã chọn đề tài : “ Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam”.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Lý luận chung về chi phí và quản lý chi phí.

- Nghiên cứu thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam ( chủ yếu các công ty có quy mô vốn vừa và nhỏ ), từ đó đưa ra một số đề xuất để các công ty cổ phần áp dụng các biện pháp quản lý chi phí hiệu quả hơn.

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp biện chứng duy vật

- Phương pháp logic

- Phương pháp tổng hợp phân tích

- Phương pháp khảo sát

Kết cấu của luận văn

Chương I: Những lý luận chung về chi phí và quản lý chi phí

Chương II: Đánh giá thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam Chương III: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chi

phí tại các công ty cổ phần Việt Nam.

Vì thời gian nghiên cứu tìm hiểu có hạn cũng như những hiểu biết còn hạn chế nên luận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để nhận thức của em ngày càng hoàn thiện hơn cũng như luận văn của em được tốt hơn.

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo.

CHƯƠNG I‌‌

MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHI PHÍ VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ

1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại chi phí:

1.1.1. Khái niệm, đặc điểm:

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, chuẩn mực số 01 – Chuẩn mực chung, đoạn V, chi phí được định nghĩa như sau:

Chi phí: Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.

Từ định nghĩa như vậy, phân tích qua khái niệm về chi phí, có thể thấy ngay kiểm soát và tiết kiệm chi phí tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Chi phí là một trong những thông tin quan trọng hàng đầu trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị và đứng trên góc độ kế toán, các thông tin mà các nhà quản trị cần hầu hết đều liên quan đến chi phí.

Dưới góc độ quản lý hay dưới góc độ kế toán quản trị, chi phí không đơn giản được nhận thức theo quan điểm của kế toán tài chính như trên, mà nó được nhìn nhận theo nhiều phương diện khác nhau để đáp ứng thông tin một cách toàn diện cho các nhà quản trị trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. Theo đó chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, chi phí cũng có thể là những phí tổn ước tính để thực hiện một dự án hoặc những lợi nhuận bị mất đi do lựa chọn phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh.

1.1.2. Đặc điểm của chi phí:

Có nhiều tiêu thức phân loại chi phí, mỗi tiêu thức đều có ý nghiã khác nhau đối với quá trình quản trị doanh nghiệp.

a. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí:

Theo cách phân loại này, căn cứ vào mối quan hệ của chi phí và kết quả sản xuất kinh doanh, chi phí chia thành 2 dạng cơ bản:

* Chi phí biến đổi hay còn gọi là biến phí là các khoản chi phí biến đổi theo kết quả sản xuất hay quy mô hoạt động, các khoản chi phí này thường tỷ lệ thuận với kết quả sản xuất hay quy mô hoạt động, ví dụ chi phí vật liệu chính dùng để sản xuất sản phẩm…

Chi phí biến đổi có đặc điểm là tỷ lệ thuận với khối lượng sản phẩm sản xuất, nhưng khi tính cho một đơn vị kết quả thì cố định. Do vậy để kiểm soát các khoản chi phí biến đổi các nhà quản trị doanh nghiệp thường xây dựng định mức chi phí biến đổi cho mỗi đơn vị kết quả sản xuất.

Chi phí biến đổi của doanh nghiệp có thể chia thành 2 dạng: chi phí biến đổi tuyến tính và chi phí biến đổi cấp bậc.

- Chi phí biến đổi tuyến tính đó là các khoản chi phí biến đổi hoàn toàn tỷ lệ thuận với kết quả sản xuất, ví dụ chi phí vật liệu chính dùng để sản xuất sản phẩm, hoa hồng cho người bán hàng tính theo doanh thu. Hoạch định, xây dựng và hoàn thiện định mức biến phí tuyệt đối sẽ là tiền đề tiết kiệm, kiểm soát biến phí một cách chặt chẽ hơn.

- Chi phí biến đổi cấp bậc đó là các khoản chi phí cũng thay đổi nhưng gắn với phạm vi và quy mô của hoạt động. Ví dụ chi phí vật liệu phụ dùng đề bảo dưỡng máy móc thiết bị. Những chi phí này cũng thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động của doanh nghiệp nhưng chúng chỉ thay đổi khi quy mô sản xuất, mức độ hoạt động của máy móc thiết bị đạt đến một phạm vi nhất định.

* Chi phí cố định: hay còn gọi là định phí đó là các khoản chi phí thường không thay đổi trong phạm vi giới hạn của quy mô hoạt động.

Chi phí cố định có đặc điểm là xét trong giới hạn của quy mô hoạt động thì tổng chi phí không thay đổi, nhưng trong giới hạn đó mà sản lượng sản phẩm sản xuất thay đôỉ thì chi phí cố định tính cho một đơn vị sản phẩm thay đổi. Định phí tính trên một đơn vị mức độ hoạt động ( sản phẩm) tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động càng cao thì định phí cho một đơn vị mức độ hoạt động càng giảm. Như vậy dù doanh nghiệp có hoạt động hay không hoạt động thì vẫn tồn tại định phí. Do vậy các nhà quản trị doanh nghiệp muốn giảm chi phí cần khai thác hết công suất của các tài sản cố định đã đầu tư ,vì hầu như các tài sản cố định đều tạo ra các khoản chi phí cố định.

Chi phí cố định của doanh nghiệp có thể chia thành 2 dạng: Định phí thuộc tính và định phí bắt buộc.

- Định phí thuộc tính đó là các khoản chi phí cố định thường gắn với hoạt động của các bộ phận trong tổ chức doanh nghiệp, ví dụ như chi phí thuê nhà xưởng của các phân xưởng, chi phí quảng cáo, nghiên cứu, giao dịch,… Do vậy khi các bộ phận không tồn tại thì định phí thuộc tính cũng mất đi.

- Định phí bắt buộc là các khoản chi phí thường gắn với cấu trúc của một tổ chức kinh tế, do vậy khi các bộ phận không tồn tại thì định phí bắt buộc vẫn phát sinh, ví dụ tiền thuê văn phòng hoạt động của doanh nghiệp. Hai đặc điểm cơ bản của định phí bắt buộc:

+ Chúng tồn tại lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Chúng không thể cắt giảm đến bằng không trong một thời gian ngắn.

Các nhà quản trị kinh doanh muốn kiểm soát các khoản chi phí cố định thường căn cứ vào mức độ của quy mô hoạt động và công suất của các tài sản đang sử dụng.

* Chi phí hỗn hợp đó là các khoản chi phí bao gồm cả yếu tố biến phí và định phí. Thường ở mức độ hoạt động căn bản thì chi phí hỗn hợp thể hiện định phí, khi vượt khỏi mức độ hoạt động căn bản thì chi phí hỗn hợp bao gồm cả biến phí. Trong thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chi phí hỗn hợp thường thể hiện như chi phí sản xuất chung, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

Việc phân loại chi phí theo cách ứng xử giúp:

- Doanh nghiệp thiết kế, xây dựng các mô hình chi phí trong mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng – lợi nhuận.

- Phân tích chi phí, phân tích điểm hòa vốn để ra quyết định kinh doanh nhanh chóng.

- Xác định đúng đắn phương hướng sử dụng và nâng cao hiệu quả sử dụng các loại chi phí.

b. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động:

Theo chức năng hoạt động của doanh nghiệp, chi phí chia thành 2 dạng cơ

bản:

- Chi phí sản xuất đó là các khoản chi phí phát sinh trong phạm vi sản xuất của các doanh nghiệp, thuộc chi phí sản xuất bao gổm:

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu… trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí. Khi nhận diện khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chúng ta thường dễ nhầm lẫn về chi phí nguyên vật liệu phụ. Bởi chi phí nguyên vật liệu phụ không những liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm mà còn bao gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm mà còn bao gồm những chi phí liên quan với quá trình phục vụ quản lý sản xuất, công việc văn phòng, công việc hành chính. Trong quản lý chi phí, để dễ dàng nhận diện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chúng ta có thể xem xét trên giá thành định mức từng loại trong chế tạo từng sản phẩm, còn chi phí nguyên vật liệu phụ rất khó thiết lập định mức theo từng loại mà đòi hỏi phải tập hợp chung rồi mới phân bổ.

+ Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương chính, tiền lương phụ, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của công nhân… trực tiếp cho từng đối tựng chịu chi phí. Chi phí nhân công trực tiếp chủ yếu mang tính chất biến phí do vậy các nhà quản trị kinh doanh xây dựng định mức cho các khoản chi phí này để góp phần kiểm soát chi phí.

+ Chi phí sản xuất chung thường bao gồm nhiều yếu tố chi phí như: chi phí nguyên, nhiên liệu dùng cho máy móc thiết bị phục vụ sản xuất tại phân xưởng; chi phí lao động gián tiếp phục vụ quản lý sản xuất tại phân xưởng; chi phí công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất; chi phí dịch vụ mua ngoài…

- Chi phí ngoài sản xuất đó là các khoản chi phí phát sinh ngoài phạm vi sản xuất của doanh nghiệp, chi phí này thường bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

+ Chi phí bán hàng là những phí tổn cần thiết nhằm thúc đẩy quá trình lưu thông hàng hóa, nhằm đảm bảo đưa hàng đến tay người tiêu dùng. Chi phí bán hàng thường bao gồm nhiều yếu tố chi phí như: chi phí lương nhân viên bán hàng; chi phí nguyên nhiên vật liệu dùng trong bộ phận bán hàng …

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp thường bao gồm nhiều yếu tố chi phí – tất cả

những chi phí liên quan đến công việc hành chính, quản trị ở phạm vi toàn doanh nghiệp.

Cách phân chia chi phí theo chức năng hoạt động và từng yếu tố chi phí có ý nghĩa đối với các nhà quản trị kinh doanh trong việc xây dựng các dự toán chi phí nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh.

c. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả kinh doanh:

- Chi phí sản phẩm đó là các khoản chi phí gắn liền với quá trình sản xuất hay quá trình mua hàng. Đối với một đơn vị sản xuất chi phí sản phẩm chính là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Đối với một đơn vị kinh doanh thương mại chi phí sản phẩm chính là giá mua và chi phí mua hàng. Chi phí sản phẩm phát sinh và ảnh hưởng đến nhiều kỳ báo cáo, nói cách khác, sự phát sinh và khả năng bù đắp của chi phí sản phẩm trải qua nhiều kỳ sản xuất kinh doanh khác nhau. Vì vậy khi xác định chi phí sản phẩm, chúng ta cần xem xét đến các giai đoạn chuyển tiếp và mức độ chuyển tiếp của chúng.

- Chi phí thời kỳ thường liên quan và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Chi phí thời kỳ không phải là một phần của giá trị sản phẩm sản xuất hoặc hàng hóa mua vào mà chúng là những dòng chi phí được khấu trừ vào kỳ tính lợi nhuận. Chi phí thời kỳ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại khá phổ biến như chi phí hoa hồng bán hàng, chi phí quảng cáo…

Cách phân chia này giúp các nhà quản trị kinh doanh xác định tương đối chính xác lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán.

d. Căn cứ vào mối quan hệ của chi phí với đối tượng chịu chi phí:

- Chi phí trực tiếp đó là các khoản chi phí mà kế toán có thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí. Ví dụ, vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp… Một đối tượng chịu chi phí mà có tỷ trọng chi phí trực tiếp cao thì độ chính xác của chỉ tiêu giá thành, kết quả của các đối tượng càng cao.

- Chi phí gián tiếp đó là các khoản chi phí mà kế toán không thể tập hợp trực tiếp cho các đối tượng chịu chi phí, do vậy đối với từng yếu tố chi phí gián tiếp kế toán phải phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí. Ví dụ, tiền lương của nhân

viên phân xưởng… Độ chính xác của chi phí gián tiếp cần phân bổ còn phụ thuộc vào tiêu thức phân bổ. Tiêu thức phân bổ phải lựa chọn cho phù hợp và thường dựa vào những căn cứ khoa học như: Thuận tiện cho việc tính toán, thống nhất cả kỳ hạch toán, có tính đại diện cao cho chi phí gián tiếp cần phân bổ.‌

- Chi phí chìm: là những chi phí phát sinh trong quá khứ mà doanh nghiệp phải chịu và vẫn còn phải chịu trong tương lai bất kể doanh nghiệp lực chọn phương án kinh doanh nào.

1.2. Quản lý chi phí và các biện pháp quản lý chi phí

1.2.1. Khái niệm quản lý và quản lý chi phí:

Quản lý đó là một quy trình gồm các bước: lập kế hoạch; tổ chức thực hiện kế hoạch; và kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch, trên cơ sở đó để ra quyết định. Các quyết định này lại được cụ thể hóa vào các kế hoạch của giai đoạn tiếp theo.

Để thực hiện tốt quy trình hay công tác quản lý điều cốt lõi là phải có thông tin. Thông tin là cơ sở để ra quyết định.

Quản lý chi phí là một trong những phạm trù nhỏ của quản lý nói chung, vì vậy quản lý chi phí cũng không nằm ngoài quy trình quản lý chung.

Nếu hiểu một cách đơn thuần, quản lý chi phí là việc nắm được đầy đủ các thông tin về chi phí, hiểu được “ hành vi” hay bản chất, cũng như sự biến động của chi phí. Từ những thông tin về chi phí, người quản lý sẽ phải tìm ra nguyên nhân phát sinh chi phí ( ở sản phẩm, hay ở cơ cấu tổ chức, ở bộ phận bán hàng hay bộ phận quản lý… ). Trên cơ sở đó người quản lý sẽ đưa ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn trong kinh doanh. Các quyết định này lại làm phát sinh các khoản chi phí là một quá trình liên tục, có hệ thống đòi hỏi các biện pháp phù hợp tính chất của chi phí, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của đơn vị.

Còn nếu hiểu theo quan điểm quản lý trên, quản lý chi phí cũng gồm ba bước cơ bản: lập kế hoạch chi phí, thực hiện kế hoạch, kiểm soát chi phí.

Lập kế hoạch chi phí là việc ước tính bao nhiêu nguồn lực cần sử dụng để hoàn thành một sản phẩm, dịch vụ hay một dự án của doanh nghiệp. Dựa trên những số liệu từ những kỳ kinh doanh trước, nguồn lực hiện có của doanh nghiệp và các thông tin liên quan khác, các yêu cầu về nguồn lực sẽ được thiết lập. Từ

những yêu cầu về nguồn lực đó, doanh nghiệp sẽ ước tính chi phí cần thiết cụ thể cho mỗi hoạt động.

Trên cơ sở lập kế hoạch chi phí, doanh nghiệp triển khai thực hiện theo kế hoạch đã đề ra. Và bước cuối cùng của quy trình quản lý chi phí là kiểm soát chi phí. Kiểm soát chi phí được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch chi phí để bảo đảm duy trì chi phí trong giới hạn đã đề ra hoặc có những điều chỉnh để kế hoạch hợp lý hơn, mà vẫn duy trì được hiệu quả. Để kiểm soát chi phí thật tốt, thông tin về chi phí phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời và chính xác. Thông tin chi phí chính là nguồn nguyên liệu đầu vào rất quan trọng cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp ở trong nhiều ngành như là các quyết định về định giá bán sản phẩm, quyết định tự sản xuất hay mua ngoài, quyết định mở rộng hay thu hẹp sản xuất, quyết định đầu tư cho một dự án mới, … đều liên quan đến chi phí. Chính vì vậy tổ chức tập hợp phân tích chi phí chính xác, kịp thời sẽ đem lại hiệu quả cao cho công tác quản lý chi phí.

1.2.2. Nội dung và vai trò của quản lý chi phí

Từ khái niệm về chi phí, có thể thấy quản lý chi phí bao gồm những nội dung cụ thể sau:

- Hạch tóan đầy đủ chính xác các khoản chi phí phát sinh trong đơn vị nhằm cung cấp thông tin về chi phí cho các bộ phận có liên quan;

- Tiến hành phân tích và đánh giá tình hình chi phí phát sinh tại doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, đưa ra các biện pháp nhằm kiểm soát được chi phí, giảm thiểu chi phí đồng thời vẫn đảm bảo được hiệu quả của hoạt động kinh doanh.

- Sử dụng thông tin về chi phí để kiểm soát tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp, tránh tình trạng lãng phí, sử dụng tài sản sai mục đích và kém hiệu quả. Đồng thời, các nhà quản lý sẽ sử dụng thông tin về chi phí để đánh giá hiệu quả, hiệu năng của từng bộ phận, phòng ban, từng ngành hàng, từng thị trường để đưa ra các quyết định kinh doanh cho phù hợp.

Với nội dung như trên, quản lý chi phí không chỉ giúp phân tích và đánh giá các khoản mục chi phí của doanh nghiệp, từ đó chỉ ra được những mặt mạnh cũng như những thiếu sót của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Quản lý chi phí còn giúp

giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể của các yếu tố chi phí có ảnh hưởng tới sự tồn tại của công ty như: xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của doanh nghiệp là mở rộng hay thu hẹp sản xuất…

Như vậy quản lý tốt các khoản chi phí không những nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, mang lại lợi nhuận cho các chủ sở hữu mà còn góp phần quan trọng vào công tác quản lý tài sản, nguồn vốn và nguồn nhân lực của đơn vị. Các bộ phận phòng ban có thành tích trong việc cắt giảm chi phí sẽ được doanh nghiệp đánh giá đúng mức, qua đó tạo động cơ cho người lao động tham gia vào quá trình liên tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

1.2.3. Các biện pháp quản lý chi phí

Như đã trình bày, để quản lý chi phí hiệu quả nhất, nhà quản lý cần thu thập đầy đủ nhưng thông tin về chi phí. Hiểu biết sâu sắc về chi phí trong doanh nghiệp mình, người quản lý dễ dàng trả lời được các câu hỏi liên quan đến chi phí, đoán trước được khó khăn và kiểm soát chi phí. Muốn vậy các doanh nghiệp phải có những biện pháp phù hợp với tính chất chi phí, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo cung cấp thông tin chi phí kịp thời, chính xác để xử lý.

a. Xây dựng định mức chi phí và lập dự toán ngân sácha.1. Xây dựng định mức chi phí ( định mức phí )

Việc quản lý và kiểm soát các chi phí là rất cần thiết. Nhưng làm thế nào để biết được doanh nghiệp đang thực hiện những khoản chi đúng? Và nên giảm những khoản chi nào bao nhiêu là đủ, là hợp lý? Chính vì vậy, trong quản lý và kiểm soát chi phí, cần quyết định khoản nào cần chi – rồi kiểm soát các khoản chi trong thực tế để đạt được chi phí định mức đã đề ra.

Định mức chi phí( hay chi phí tiêu chuẩn ) có liên quan đến từng đơn vị sản phẩm cụ thể. Mỗi sản phẩm chế tạo hoặc dịch vụ đều có một định mức phí.

Định mức phí là khoản chi phí đươc định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể.

Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.