Giải Pháp Hoàn Thiện Hoạt Động Giám Sát

thay thế cho các phần mềm riêng lẻ như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự... Việc sử dụng ERP đòi hỏi nguồn kinh phí rất lớn và quãng thời gian dài trong khi đó cả 8 công ty cổ phần khai thác và chế biến than đều có sự tương đồng về mô hình tổ chức và hoạt động sản xuất. Vì vậy, để rút ngắn thời gian hoàn thành hệ thống, đảm bảm tính hiệu quả, tiết kiệm thì cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa 8 công ty trong triển khai xây dựng hệ thống ERP. Những biện pháp cụ thể và quyết liệt các công ty cần triển khai như:

+ Một là, cần dành một nguồn ngân sách đủ lớn dành cho hệ thống ERP và xây dựng thí điểm tại 1 công ty.

Trên thị trường hiện nay có 2 loại hệ thống ERP là hệ thống đóng gói (có sẵn) và hệ thống ERP viết theo yêu cầu (may đo). Việc sử dụng hệ thống đóng gói có lợi ích tiết kiệm về chi phí so với hệ thống viết theo yêu cầu. Tuy nhiên, các công ty khai thác và chế biến than có quy mô lớn, nhiều phân hệ phức tạp nên xem xét sử dụng phần mềm ERP của nước ngoài do có quy trình đầy đủ, chi tiết, liền mạch và đã được khẳng định trên nhiều tổ chức, tập đoàn lớn trên thế giới. Các nhà cung cấp phần mềm ERP hàng đầu thế giới như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics hay Odoo hiện đã cung cấp dịch vụ tại Việt Nam. Việc lựa chọn nên xem xét nhà cung cấp đã có kinh nghiệm cung cấp cho loại hình tương tự ở các nước trên thế giới nhằm đáp ứng yêu cầu phù hợp với đặc điểm sản xuất, mô hình quản lý của công ty. Để xác định nguồn ngân sách là bao nhiêu cho phù hợp thì cần tìm nhà cung cấp dịch vụ đáp ứng được yêu cầu trước. Chỉ khi tìm được đối tác phù hợp mới xác định được chính xác chi phí bỏ ra để xây dựng hệ thống ERP.

Các công ty cổ phần khai thác và chế biến than cần xây dựng quy chế phối hợp dành riêng cho quá trình xây dựng hệ thống ERP. Trong đó, nêu rõ trách nhiệm, mức độ đóng góp về con người, vật chất của từng công ty trong quá trình xây dựng hệ thống. Để thuận lợi trong quá trình triển khai, thì cần

lựa chọn ra một công ty điển hình để xây dựng thí điểm. Sau quá trình thử nghiệm, đánh giá tính khả thi nếu đáp ứng các yêu cầu đặt ra thì tiến hành triển khai nhân rộng tới các công ty còn lại.

+ Hai là, khi bắt đầu triển khai cần có sự tham gia của người đứng đầu Người đứng đầu dự án nên là nhà quản trị cấp cao của Tập đoàn để

nâng cao vai trò, vị thế trong chỉ đạo triển khai công việc. Việc bổ nhiệm người đứng đầu là nhà quản trị cấp cao của dự án sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình chỉ đạo các công ty trong quá trình phối hợp thực hiện. Đối với vị trí đứng đầu dự án, cần xây dựng một số tiêu chuẩn như: nắm rõ về công nghệ thông tin; có kinh nghiệm trong hoạt động kiểm soát; am hiểu sâu về các công ty cổ phần khai thác và chế biến than...

+ Ba là, thực hiện công tác kiểm soát, đánh giá hiệu quả của ERP trước và sau khi nghiệm thu

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 261 trang tài liệu này.

Để có thể kiểm soát và đánh giá hiệu quả của hệ thống ERP thì trước tiên cần thành lập ban chỉ đạo dự án. Cơ cấu thành viên của ban chỉ đạo nên là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc của các công ty. Trong từng giai đoạn của dự án, thành viên ban chỉ đạo cần giám sát, kiểm soát và đánh giá tiến độ thực hiện, xây dựng các hoạt động chi tiết của dự án, thường xuyên đưa ra các bản demo để thử nghiệm tính hiệu quả của dự án. Trước khi dự án đi vào hoạt động thực tế cần triển khai chạy thử tại các bộ phận để có cái nhìn toàn diện, từ đó dễ dàng phát hiện những điểm chưa hoàn thiện nhằm khắc phục một cách kịp thời. Bên cạnh đó, khi đi vào hoạt động ban chỉ đạo nhất thiết phải đánh giá hiệu quả sau khi hệ thống đi vào hoạt động để kịp thời phản ánh với nhà cung cấp chỉnh sửa, cập nhật trong thời gian bảo hành, bảo trì hệ thống.

Thứ hai, về truyền thông:

- Tăng cường công khai và minh bạch thông tin

Thông tin được công khai minh bạch sẽ phục vụ cho công tác kiểm soát được chủ động, đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi công ty trong

việc đảm bảo độ tin cậy của thông tin. Những thông tin quan trọng cần được công khai phải kể đến như hiệu quả tình hình hoạt động, tài chính, lương, thưởng, tiêu chí bổ nhiệm, các quy trình quản trị nội bộ. Bên cạnh đó, các công ty cổ phần khai thác và chế biến than cũng cần quán triệt rõ những thông tin cần bảo mật như công nghệ sản xuất để tránh lộ những bí mật kinh doanh. Các công ty cổ phần khai thác và chế biến than đều là các công ty đại chúng và nhà nước nắm giữ trên 65% vốn điều lệ nên cần tuân thủ chặt chẽ các thông tin công bố định kỳ theo điều 23 Nghị định số 47/2021/NĐ-CP ngày 01/4/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/4/2021:

+ Thông tin cơ bản về doanh nghiệp và Điều lệ công ty;

+ Báo cáo đánh giá về kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh hằng năm;

+ Báo cáo thực trạng quản trị và cơ cấu tổ chức 06 tháng và hằng năm của doanh nghiệp;

+ Báo cáo và tóm tắt báo cáo tài chính hằng năm đã được kiểm toán bởi tổ chức kiểm toán độc lập.

- Hoàn thiện và phát triển các kênh thông tin

Thiết lập hệ thống báo cáo và kênh thông tin đa chiều trong nội bộ tập đoàn bằng cách thiết lập hạ tầng kỹ thuật thông tin chuyên biệt trong nội bộ công ty, tập đoàn. Các dữ liệu được cập nhật và chia sẻ trong nội bộ tập đoàn phải đảm bảo nhanh chóng và bảo mật cao. Việc xây dựng kênh thông tin nội bộ góp phần nâng cao tính cạnh tranh, khả năng học tập lẫn nhau giữa các công ty cổ phần khai thác và chế biến than. Đặc biệt, việc xây dựng kênh thông tin đa chiều còn góp phần tăng cường khả năng soát xét chéo giữa các công ty.

- Kênh truyền thông từ cấp dưới lên cấp trên

Cấp dưới là người trực tiếp thực thi các nhiệm vụ của quá trình sản xuất nên những vấn đề phát sinh trong quá trình thực tế hoạt động họ sẽ thường

nắm bắt được trước tiên. Tuy nhiên, người lao động luôn có tâm lý e dè phản ánh lên cấp trên do sợ bị lược bỏ ý kiến do không dám chắc ý kiến của mình phản ánh đúng không và bản thân họ cũng không nắm được người quản lý của mình đã nắm được các vấn đề phát sinh mình muốn phản ánh hay không. Chính vì vậy, để phát huy hiệu quả kênh truyền thông từ dưới lên thì trước tiên phải nâng cao tình thần lắng nghe của nhà quản lý và phải có những kênh truyền thông phù hợp để người lao động phản ánh đúng người có thẩm quyền và có năng lực giải quyết ngay vấn đề cần trình báo. Để làm được vậy công ty cần thiết phải:

+ Quy định rõ cách thức trình báo, cấp quản lý cần trình báo đối với từng loại vấn đề.

+ Thiết kế các kênh trình báo như: đường dây nóng nhiều cấp: cấp quản lý trực tiếp, cấp phòng ban, cấp điều hành, kiểm soát.

+ Phát huy tinh thần dân chủ tập thể qua các cuộc họp định kỳ ở các cấp phòng, ban, phân xưởng. Khi có tình huống bất thường có thể triệu tập cuộc họp đột xuất để cùng xem xét vấn đề và thu thập các ý kiến từ cấp dưới.

3.3.5. Giải pháp hoàn thiện hoạt động giám sát

Thứ nhất, triển khai hoạt động giám sát

- Về thành lập Ủy ban kiểm toán: Để đảm bảo tính độc lập giữa Kiểm toán viên và Ban Giám đốc thì việc thiết lập Ủy ban kiểm toán thuộc HĐQT tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than đóng vai trò tiên quyết. Ủy ban kiểm toán được thiết lập bởi các thành viên độc lập, có năng lực chuyên môn về tài chính, kế toán, kiểm toán sẽ là bộ phận hỗ trợ đắc lực cho HĐQT trong việc lựa chọn, đảm bảo chất lượng kiểm toán và đảm bảo độ tin cậy của thông tin tài chính trước các cổ đông. Ủy ban kiểm toán lên danh sách và lựa chọn công ty kiểm toán mà không phụ thuộc vào Ban Giám đốc sẽ đảm bảo tính độc lập, khách quan của cuộc kiểm toán. Doanh nghiệp kiểm toán thực

hiện kiểm toán công ty cổ phần khai thác và chế biến than cần thiết phải đảm bảo các yêu cầu sau: (i) Ký cam kết bằng văn bản với Ủy ban kiểm toán về tính độc lập của doanh nghiệp kiểm toán và kiểm toán viên thuộc doanh nghiệp. (ii) Được Ủy ban kiểm toán xác nhận bằng văn bản về tính độc lập của doanh nghiệp kiểm toán với công ty cổ phần khai thác và chế biến than được kiểm toán; (iii) Báo cáo cho Ủy ban kiểm toán về các dịch vụ đã cung cấp cho công ty được kiểm toán; và (iv) Thảo luận với Ủy ban kiểm toán về những nguy cơ ảnh hưởng đến tính độc lập của doanh nghiệp kiểm toán và những biện pháp ngăn chặn nguy cơ có thể phát sinh làm ảnh hưởng đến tính độc lập của kiểm toán viên hành nghề và doanh nghiệp kiểm toán (v) kịp thời báo cáo với Ủy ban kiểm toán các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán, nhất là các vấn đề có liên quan đến Ban Giám đốc của công ty.

Về quyền hạn và nghĩa vụ của Ủy ban kiểm toán cần tuân thủ quy định theo Khoản 3, Điều 161 của Luật doanh nghiệp năm 2020. Cụ thể:

+ Giám sát tính trung thực của báo cáo tài chính của công ty và công bố chính thức liên quan đến kết quả tài chính của công ty;

+ Rà soát hệ thống kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro;

+ Rà soát giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của HĐQT hoặc Đại hội đồng cổ đông và đưa ra khuyến nghị về những giao dịch cần có phê duyệt của HĐQT hoặc Đại hội đồng cổ đông;

+ Giám sát bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty;

+ Kiến nghị công ty kiểm toán độc lập, mức thù lao và điều khoản liên quan trong hợp đồng với công ty kiểm toán để Hội đồng quản trị thông qua trước khi trình lên Đại hội đồng cổ đông thường niên phê duyệt;

+ Theo dõi và đánh giá sự độc lập, khách quan của công ty kiểm toán và hiệu quả của quá trình kiểm toán, đặc biệt trong trường hợp công ty có sử dụng các dịch vụ phi kiểm toán của bên kiểm toán;

+ Giám sát nhằm bảo đảm công ty tuân thủ quy định của pháp luật, yêu cầu của cơ quan quản lý và quy định nội bộ khác của công ty. [47]

Như vậy, ủy ban kiểm toán là bộ phận đặc biệt phục vụ cho việc minh bạch hóa thông tin cung cấp ra bên ngoài, đảm bảo chất lượng kiểm toán, là một phần không thể thiếu được trong hệ thống quản trị của các công ty cổ phần khai thác và chế biến than.

- Về tổ chức bộ phận Kiểm toán nội bộ:

Bộ phận kiểm toán nội bộ cần được thiết lập trực thuộc Ủy ban kiểm toán có vai trò cánh tay nối dài của Ủy ban kiểm toán trong hoạt động giám sát doanh nghiệp. Ủy ban kiểm toán có được những thông tin về hoạt động hàng ngày của đơn vị dưới góc độ kiểm soát nội bộ nhằm đánh giá được các rủi ro kiểm soát có thể gặp phải. Đối với kiểm toán nội bộ, ủy ban kiểm toán chịu trách nhiệm xây dựng và hoàn thiện bộ máy kiểm toán nội bộ của đơn vị. Đồng thời, ủy ban kiểm toán cũng tham gia vào việc xây dựng và quản lý toàn bộ hoạt động của kiểm toán nội bộ, từ khâu lập kế hoạch, xác định phạm vi và nội dung công việc kiểm toán, đảm bảo các nguồn lực cần thiết cho đến khâu tiếp nhận và xử lý các báo cáo kiểm toán nội bộ định kỳ để thông tin lại cho HĐQT. Những phát hiện của kiểm toán nội bộ về điểm yếu của KSNB, đặc biệt là đối với quá trình lập BCTC sẽ được thông tin kịp thời và trực tiếp cho HĐQT thông qua ủy ban kiểm toán để có hướng xử lý phù hợp.

Với sự trợ giúp của bộ phận kiểm toán nội bộ, ủy ban kiểm toán còn đảm bảo sự tuân thủ với các quy định của pháp luật cũng như nội quy của đơn vị, hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược đã được HĐQT vạch ra. Hơn nữa, nếu ủy ban kiểm toán giúp đảm bảo bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu lực cũng góp phần làm giảm rủi ro xảy ra sai sót trọng yếu trên BCTC, góp phần làm giảm thiểu rủi ro kiểm toán. [26]

Giám sát định kỳ thông qua bộ phận kiểm toán nội bộ là cần thiết và

nên được cân nhắc triển khai tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than. Kiểm toán nội bộ có chức năng kiểm tra, đánh giá, xác nhận và tư vấn nhằm hỗ trợ cho nhà quản trị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động điều hành và ra quyết định. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt từ thị trường quốc tế, các công ty cổ phần khai thác và chế biến than cần liên tục kiểm soát, giám sát bên trong nhằm tìm ra hạn chế, ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực; khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong DN. Muốn xây dựng KSNB thành công, mang tính thực chất đầu tiên phải nâng cao nhận thức về tầm quan trọng và sự cần thiết của kiểm toán nội bộ trong các DN nhất là các DN khai thác và chế biến than trong bối cảnh tái cơ cấu như hiện nay. Bên cạnh đó, theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 05/2019/NĐ-CP ngày 22/01/2019 của Chính phủ về Kiểm toán nội bộ có quy định bắt buộc 03 đối tượng sau phải thực hiện kiểm toán nội bộ:

- Công ty niêm yết;

- Doanh nghiệp mà nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ là công ty mẹ hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con;

- Doanh nghiệp nhà nước là công ty mẹ hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con.

Trong 8 công ty cổ phần khai thác và chế biến than có 7 công ty đã thực hiện niêm yết nên thuộc đối tượng bắt buộc phải thực hiện kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên đa phần các công ty thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc lồng ghép trong phòng thanh tra – pháp chế. Các công ty cần thiết phải thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ để đảm bảo tính độc lập về chuyên môn nghiệp vụ đối với bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong công ty. Bộ phận kiểm toán nội bộ thiết lập nhằm mục tiêu thực hiện chức năng giám sát các hoạt động của công ty. Có thể thực hiện hình thức kiểm toán định kỳ hoặc kiểm toán chuyên đề theo yêu cầu cụ thể của Ủy ban kiểm toán. Nội dung

công việc nên tập trung vào kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán đầu tư xây dựng cơ bản.

Về nhân sự của bộ phận kiểm toán nội bộ: Trước tiên các tiêu chuẩn này cần phải đảm bảo các quy định tại Điều 11 của Nghị định số 05/2019/NĐ-CP. Cụ thể:

(1) Có bằng đại học trở lên các chuyên ngành phù hợp với yêu cầu kiểm toán, có kiến thức đầy đủ và luôn được cập nhật về các lĩnh vực được giao thực hiện kiểm toán nội bộ.

(2) Đã có thời gian từ 05 năm trở lên làm việc theo chuyên ngành đào tạo hoặc từ 03 năm trở lên làm việc tại đơn vị đang công tác hoặc từ 03 năm trở lên làm kiểm toán, kế toán hoặc thanh tra.

(3) Có kiến thức, hiểu biết chung về pháp luật và hoạt động của đơn vị; có khả năng thu thập, phân tích, đánh giá và tổng hợp thông tin; có kiến thức, kỹ năng về kiểm toán nội bộ.

(4) Chưa bị kỷ luật ở mức cảnh cáo trở lên do sai phạm trong quản lý kinh tế, tài chính, kế toán hoặc không đang trong thời gian bị thi hành án kỷ luật.

(5) Các tiêu chuẩn khác do đơn vị quy định.

Đối với mục 5, các tiêu chuẩn khác do đơn vị quy định thì được áp dụng theo Điều 5 Quyết định số 752/QĐ-HĐTV ngày 16/4/2012 của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam về việc ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam có thêm tiêu chí: “Đã qua các lớp tập huấn về nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội bộ và được cấp chứng chỉ theo nội dung, chương trình thống nhất của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam với các cơ quan, tổ chức có chức năng đào tạo”. Ngoài ra, để đảm bảo tính độc lập thì cần đưa ra những tiêu chuẩn về tính độc lập như: “Người làm công tác kiểm toán nội bộ không được cùng lúc đảm nhận các công việc của nhóm đối tượng kiểm toán nội bộ.