Giải Pháp Hoàn Thiện Hoạt Động Kiểm Soát

trình kết hợp với chức năng của từng phòng ban để dễ dàng xác định rủi ro và trách nhiệm của mỗi bộ phận.

Bước 2: Xác định nguy cơ và rủi ro có thể xảy ra

Với mỗi bước công việc liệt kê này, công ty cổ phần khai thác và chế biến than cần xác định nguy cơ tiềm ẩn nào có thể gây ra rủi ro. Nguy cơ này đến từ nguyên nhân nào: do máy móc, nội bộ hay do tác động từ bên ngoài. Từ đó, xác định cụ thể rủi ro có thể xảy ra từ các nguy cơ này.

Bước 3: Mức độ nghiêm trọng hay khả năng gây thiệt hại

Đối với những rủi ro đã từng xảy ra trong quá khứ, công ty CP khai thác và chế biến than có thể đánh giá mức độ nghiêm trọng thông qua dữ liệu lịch sử. Nếu rủi ro chưa xảy ra thì công ty cần phân chia mức độ thiệt hại thành nhiều cấp độ tùy vào quy mô của công ty. Các công ty CP khai thác và chế biến than là các doanh nghiệp có quy mô lớn nên có thể phân chia thành 5 cấp thiết hại và mỗi cấp độ có thể định lượng bằng giá trị cụ thể (ví dụ mỗi cấp độ tương ứng với giá trị 200 triệu đồng, thì cấp độ 5 tương ứng với 1 tỷ đồng).

Bước 4: Xác định khả năng xảy ra

Để xác định được khả năng này, trước tiên công ty cổ phần khai thác và chế biến than cần xem xét dữ liệu trong quá khứ dựa trên khoảng thời gian xảy ra rủi ro. Từ đó, dễ dàng phân chia ra các cấp độ khác nhau. Nếu chưa có dữ liệu trong quá khứ thì có thể thông qua các bảng khảo sát tại đơn vị để thực hiện thăm dò mức độ khả năng xảy ra trong đơn vị.

Bảng 3.1: Xác định khả năng rủi ro

Mức

Khả năng xảy ra	Giải thích
1	Rất hiếm xảy ra	Xảy ra 1 lần trong 5 năm
2	Khó xảy ra	Xảy ra 1 lần trong 3 năm
3	Có thể xảy ra	Xảy ra 1 lần trong năm
4	Rất có thể xảy ra	Xảy ra 1 lần trong quý
5	Xảy ra thường xuyên	Xảy ra 1 lần trong tháng

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 261 trang tài liệu này.

Bước 5: Xác định cấp độ rủi ro

Cấp độ rủi ro được xác định kết hợp giữa khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng của rủi ro.

Bảng 3.2: Xác định mức độ rủi ro

Khả năng xảy ra

Hậu quả

Rất hiếm xảy ra (1)	Khó xảy ra (2)	Có thể xảy ra (3)	Rất có thể xảy ra (4)	Thường xuyên xảy ra (5)
Rất thấp (1)	1	2	3	4	5
Thấp (2)	2	4	6	8	10
Trung bình (3)	3	6	9	12	15
Cao (4)	4	8	12	16	20
Rất cao (5)	5	10	15	20	25

Đó là việc kết hợp giữa mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra (nhân số điểm của mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra) chúng ta sẽ có thang điểm từ 1 ~25.

Từ đó có thể phân chia ra được 4 cấp độ khác nhau đó là thấp 1~4 điểm; trung bình 5~8 điểm, cao 10~12 điểm và rất cao là 15~25 điểm.

Bước 6: Thiết lập biện pháp kiểm soát

Trên cơ sở các xác định các cấp độ rủi ro với từng loại rủi ro, nhà quản trị cần đưa ra các biện pháp kiểm soát với mức độ ưu tiên dựa vào từng cấp độ rủi ro.

Bước 7: Chỉ định người thực hiện và theo dõi đánh giá

Sau khi hoàn thành các bước đánh giá rủi ro và biện pháp kiểm soát tương ứng thì cần thiết phải được cấp quản lý và Ban kiểm soát phê duyệt. Đồng thời, biện pháp có thiết lập chặt chẽ đến đâu thì cũng cần phải có con người theo dõi, kiểm soát đánh giá. Vì vậy cần thiết phải có cán bộ chuyên môn trực tiếp theo dõi đánh giá hiệu quả của công tác này.

- Một số biện pháp để ứng phó rủi ro

Các khoản nợ phải thu hiện nay có sự gia tăng về quy mô điều này dẫn đến công ty đang bị chiếm dụng vốn nhiều hơn trong quá trình hoạt động. Việc bị chiếm dụng vốn sẽ dẫn đến công ty cổ phần khai thác và chế biến than khó khăn trong huy động dòng tiền để tái sản xuất và tăng nguy cơ rủi ro các khoản nợ phải thu. Để khắc phục tình trạng này trong tương lai các công ty cần có một chính sách tín dụng rõ ràng cho từng nhóm khách hàng. Thường xuyên cập nhật và theo dõi lịch sử các khoản nợ của khách hàng, xây dựng bảng phân tích tuổi nợ, thiết lập cảnh bảo khi nợ quá hạn thanh toán. Đối với khách hàng có lịch sử thanh toán không đúng hạn, chây ì thì cần quyết định có cho tiếp tục sử dụng tín dụng hay không hoặc nếu tiếp tục cho sử dụng tín dụng trong các hợp đồng tiếp theo thì cần xây dựng chế tài phạt chậm thanh toán. Bên cạnh đó, các công ty cổ phần khai thác và chế biến than cần xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán linh hoạt để thúc đẩy việc thanh toán được nhanh chóng.

Trong những năm gần đây giá cổ phiếu của các công ty cổ phần khai thác và chế biến than trên thị trường thường thấp hơn 10.000đ/cổ phiếu nên phương án phát hành thêm cổ phần sẽ gặp những khó khăn nhất định. Vì vậy để huy động được nguồn vốn với chi phí thấp thì cần đưa ra giải pháp phát hành trái phiếu với lãi suất thấp hơn lãi suất huy động từ ngân hàng. Trái phiếu doanh nghiệp phát hành nên khuyến khích người lao động trong chính doanh nghiệp mua để đảm bảo được mục tiêu kép gồm: (1) giảm chi phí huy động; (2) khuyến khích chính những người công nhân cống hiến nhiều hơn để đảm bảo được lợi ích cho doanh nghiệp và đảm bảo được lợi ích của cá nhân [27].

Tăng cường kiểm soát nợ vay: Hiện nay, đa số các công ty cổ phần khai thác và chế biến than đều có rủi ro về thanh toán do tỷ trọng nợ vay chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn. Vì vậy, bên cạnh việc chỉ tập trung vào kiểm

soát bảo toàn và phát triển vốn cần thiết phải xem xét và đánh giá lại toàn bộ các khoản vay và kiểm soát chặt chẽ đối với các khoản vay mới, xây dựng phương án trả nợ đối với các khoản vay cũ để giảm dần tỷ trọng vốn vay của doanh nghiệp. Đặc biệt đối với những khoản vay tín chấp, không có tài sản đảm bảo cần phải có những quy định cụ thể của công ty để giảm dần hình thức vay này. Đây là hình thức vay thường có lãi suất cao hơn so với hình thức vay có tài sản đảm bảo nên sẽ mất một khoản chi phí lớn phục vụ cho hoạt động vay vốn.

Thứ ba, đánh giá nguy cơ gian lận

Nhìn chung tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than đã thực hiện tốt công tác nhận diện những gian lận tiềm tàng để đưa ra các thủ tục kiểm soát một cách phù hợp. Tuy nhiên, những gian lận luôn có yếu tố biến đổi ngày một đa dạng, biến tướng khi công ty có những thay đổi từ môi trường bên trong và tác động từ các yếu tố bên ngoài. Chính vì vậy, các công ty cổ phần khai thác và chế biến than cần thiết thiết lập đường dây nóng, cử một bộ phận chuyên trách tiếp nhận và tổ chức xem xét, xử lý việc tố giác qua đường dây nóng. Bên cạnh đường dây nóng có thể thiết kế hòm thư góp ý để đa dạng các hình thức phản ánh của người lao động đối với các hành vi gian lận, xây dựng bảng khảo sát về hành vi gian lận và thu thập thông qua hòm thư góp ý. Công tác phản ánh muốn đạt hiệu quả thì mấu chốt cần được giải quyết là công tác bảo mật thông tin về người tố giác để tránh những hành vi trù dập, bưng bít... Đối với nguy cơ gian lận về báo cáo tài chính thì các công ty cổ phần khai thác và chế biến than cần lựa chọn công ty kiểm toán có uy tín, có kinh nghiệm kiểm toán các doanh nghiệp trong ngành. Ngoài ra, Ban kiểm soát có thể xây dựng quy chế đổi công ty kiểm toán khi đã thực hiện 3 năm hoặc 5 năm liên tiếp để tránh tình trạng móc nối từ chính cán bộ có liên quan với công ty kiểm toán độc lập. Nếu thấy có dấu hiệu nghi ngờ số liệu

hoặc có sự móc nối giữa đơn vị với công ty kiểm toán độc lập thì trực tiếp tập đoàn có thể thuê một công ty kiểm toán độc lập kiểm toán lại để từ đó so sánh đối chiếu kết quả giữa 2 công ty kiểm toán với số liệu của đơn vị.

Thứ tư, quản trị sự thay đổi

Các doanh nghiệp muốn chủ động trước những thay đổi thì trước tiên các nhà quản lý cần nhận biết những thay đổi có thể diễn ra từ đâu. Đối với các công ty cổ phần khai thác và chế biến than cần nhận diện những sự thay đổi từ:

- Từ bên trong tổ chức: Thường xem xét đến những thay đổi từ đội ngũ lãnh đạo trong công ty như: thay đổi nhân sự, các thay đổi thông qua các quyết định quản trị, thay đổi công nghệ trong quá trình sản xuất...

- Từ đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh trực tiếp của các công ty cổ phần khai thác và chế biến than chính là giá than nhập khẩu từ các nước. Giá than thế giới sẽ tác động trực tiếp đến giá than trong nước. Chính vì vậy, các công ty cần lên các phương án về diễn biến giá than, phân tích giá than để kịp thời phản ứng khi có sự thay đổi mạnh về giá trên thị trường.

- Từ môi trường xung quanh: Các công ty cổ phần khai thác và chế biến than cần xem xét đến sự thay đổi từ các yếu tố chính sách pháp luật, tình hình xã hội, văn hóa, khách hàng, nhu cầu khách hàng, yêu cầu chất lượng...

Các nhà quản trị xác định khi nào tổ chức cần thay đổi và họ cũng cần có những khả năng để định hướng công ty trong suốt tiến trình thay đổi. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của chủ thể quản lý sự thay đổi, cần phân loại chủ thể quản lý theo các cấp:

Các nhà quản trị cấp cao: Họ là những người bao quát, điều hành, lãnh đạo mọi hoạt động của tất cả các bộ phận, các lĩnh vực của tổ chức. Họ cũng là những người có vai trò chính và quan trọng nhất trong việc quản lý sự thay đổi trong công ty.

Các nhà quản trị cấp trung: Họ là những người có vai trò trung gian. Vai trò của họ là nắm bắt những thay đổi của các bộ phận phía dưới, từ đó có những biện pháp để điều chỉnh kịp thời đối với những thay đổi thuộc phạm vi quản lý của mình và hỗ trợ cấp trên trong quản lý sự thay đổi của cả tổ chức.

Các nhà quản trị cấp cơ sở: Tuy họ là những người quản lý cấp thấp nhưng không thể phủ nhận vai trò rất quan trọng của họ. Đây là những người trực tiếp nắm bắt những thay đổi xuất hiện trong lòng tổ chức, để có được sự điều chỉnh hay thông báo cho cấp trên và kịp thời đưa ra những biện pháp điều chỉnh phù hợp, đồng thời vừa là cấp trực tiếp tổ chức thực hiện mọi nhu cầu của tổ chức.

Để quản trị được sự thay đổi cần phải nhận diện được “cái cần thay đổi” từ nội dung, phương thức hoạt động hay các vấn đề liên quan khác (xác định nhu cầu thay đổi, lựa chọn ý tưởng thay đổi); lập kế hoạch để tiến hành thay đổi; triển khai kế hoạch đã được lập; đánh giá kết quả thực hiện thay đổi và tìm biện pháp duy trì những kết quả tốt do thay đổi mang lại.

3.3.3. Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát

Thứ nhất, xây dựng hoạt động kiểm soát

- Kiểm soát các rủi ro tài chính:

Mức độ an toàn tài chính của các công ty cổ phần khai thác và chế biến than muốn cải thiện thì trước tiên phải nâng cao nhận thức của các nhà quản lý về đảm bảo an toàn tài chính doanh nghiệp. Bên cạnh nhận thức thì cần phải gắn trách nhiệm của người đứng đầu và các bộ phận có liên quan khi rủi ro mất an toàn tài chính. Rủi ro mất an toàn tài chính ở các công ty cổ phần khai thác và chế biến than là rủi ro hiện hữu đã được nhìn rõ tuy nhiên cần phải xây dựng hệ thống chỉ tiêu và giới hạn đánh giá an toàn tài chính tại các công ty này và bộ phận kiểm soát có trách nhiệm kiểm soát, theo dõi nếu các chỉ tiêu này có dấu hiệu vượt giới hạn. Cụ thể, các công ty phải xây dựng phương án tài chính

nhằm giảm gánh nặng nợ phải trả, khoanh vùng các khoản nợ phải thu có rủi ro, đưa ra chính sách bán hàng chặt chẽ. Chỉ khi xây dựng các chỉ tiêu một cách rõ ràng thì bộ phận kiểm soát mới dễ dàng hiện thực hóa kết quả kiểm soát và trách nhiệm của các bộ phận có liên quan tới kết quả tài chính. Bộ phận kiểm soát và người đại diện có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá tuổi nợ xác định trách nhiệm của bộ phận bán hàng nếu có rủi ro phải thu khó đòi. Bên cạnh đó, để giảm gánh nặng nợ vay ngân hàng với chi phí vốn vay lớn, thay vì trả cổ tức bằng tiền mặt có thể xây dựng phương án trả cổ tức bằng cổ phần. Điều này tạo được lợi ích kép vừa giúp huy động được vốn để mở rộng quy mô sản xuất vừa giảm được sự phụ thuộc của vốn vay.

- Kiểm soát các rủi ro hoạt động

Hiện nay hình thức đấu thầu tại các công ty cổ phần khai thác và chế biến than chủ yếu là đấu thầu trong nước. Mặc dù các mặt hàng để tổ chức đầu thầu chủ yếu có xuất xứ nước ngoài dẫn đến các đơn vị trúng thầu là các nhà phân phối trong nước. Có những nhà phân phối được kiểm toán nhà nước chỉ ra tỷ lệ % hưởng trên doanh số là 14%. Bên cạnh đó, do mặt hàng mua sắm có nhiều mặt hàng hiếm xuất hiện trên thị trường như dây truyền sản xuất, xe tải, máy xúc chuyên dụng... dẫn đến các nhà cung cấp trên thị trường ít. Chính vì vậy, để khắc phục tình trạng này, các công ty có thể áp dụng đấu thầu quốc tế để có thể mua được máy móc trực tiếp từ nhà sản xuất không phải thông qua trung gian phân phối, góp phần giảm giá trị gói thầu. Ngoài ra, để đảm bảo giá gói thầu được đưa ra sát với giá thị trường thì có thể thuê các đơn vị thẩm định giá uy tín, các gói thầu đấu thầu quốc tế có thể thuê đơn vị thẩm định giá nước ngoài. Kết quả của công tác mua sắm cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ của công ty mẹ. Bên cạnh đó, các công ty cổ phần khai thác và chế biến than cần chủ động xây dựng kênh thông tin về giá và tăng cường phối hợp cung cấp thông mua sắm tài sản giữa các công ty với nhau hoặc có

thể đề xuất công ty mẹ thiết lập bộ phận thu thập thông tin mua sắm trong nước, quốc tế và trong các công ty thuộc Tập đoàn làm cơ sở thực hiện trong quá trình mua sắm tài sản.

- Kiểm soát các rủi ro tuân thủ

Kiểm soát rủi ro mất an toàn lao động:

Các công ty cổ phần khai thác và chế biến than cần tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát nguy cơ mất an toàn về khí mỏ, áp lực mỏ và đặc biệt kiểm soát công tác thoát nước mỏ. Xây dựng các biện pháp nhằm kịp thời khắc phục các sự cố nếu có. Các cán bộ chỉ huy mỏ cần bám sát hiện trường để chỉ đạo sát sao việc tuân thủ các quy định về an toàn và có chế tài xử lý nghiêm minh các trường hợp vi phạm. Thường xuyên tiến hành kiểm tra các máy móc, trang thiết bị mỏ.

Tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền, huấn luyện. Trong đó, trọng tâm là tuyên truyền, giáo dục các quy định pháp luật, quy định nội bộ về an toàn lao động, quy trình, quy định về kiểm tra an toàn nhằm nâng cao ý thức của mỗi cá nhân trong hoạt động lao động, sản xuất. Trong công tác huấn luyện, các công ty cần chú trọng nâng cao chất lượng huấn luyện các công nghệ mới, ưu tiên đào tạo các công nhân mới vào nghề, ít kinh nghiệm. Thường xuyên tổ chức các cuộc kiểm tra về các quy định về an toàn lao động, coi đây là tiêu chí đánh giá xếp loại cán bộ, công nhân viên.

Trong công tác đánh giá nguy cơ tiềm ẩn mất an toàn lao động cần có sự đóng góp ý kiến của người trực tiếp tham gia sản xuất và cần được thống nhất trước khi phổ biến, huấn luyện cho người lao động. Các nguy cơ, biện pháp phòng ngừa, xử lý sự cố cần xây dựng chi tiết cho từng vị trí công việc.

Toàn bộ các sự cố về an toàn lao động cần được điều tra, chỉ rõ các nguyên nhân khách quan, chủ quan. Đối với các trường hợp xuất phát từ lỗi cá nhân thì đề xuất hình thức kỷ luật tương ứng với mức độ vi phạm. Trường