Các Yếu Tố Cấu Thành Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ 45736

- Sai sót thuộc về nhân tố con người: do sự thiếu chú ý, đãng trí, xét đoán sai hoặc do không hiểu rõ nhu cầu công việc, do năng lực, thiếu kinh nghiệm, không quan tâm đến các chỉ dẫn trong công việc, không tuân thủ các qui định, do mệt mỏi, áp lực công việc nhiều, sự yếu kém về năng lực, trình độ chuyên môn nên thiết kế các qui chế kiểm soát không thích hợp. Ngoài ra còn do thái độ làm việc cẩu thả, thiếu thận trọng trong công việc

- Sự thông đồng của các thành viên trong Ban Giám Đốc hoặc nhân viên với những người trong và ngoài doanh nghiệp. Họ không làm chủ được mình trước những cám dỗ vật chất, cấu kết với nhau để lấy cắp tài sản của doanh nghiệp

- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện KSNB lạm dụng đặc quyền của mình nhằm tư lợi cá nhân

- Tính lạc hậu của các thủ tục kiểm soát chưa kịp sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế hoặc bị vi phạm. Các thủ tục kiểm soát thường chỉ có tác dụng trong một khoảng thời gian nhất định bởi sự biến đổi của cả môi trường bên trong và bên ngoài đơn vị khiến cho các thủ tục kiểm soát không còn thích hợp. Mặt khác nhà quản lý chỉ quan tâm thiết kế đến các nghiệp vụ, hoạt động thông thường. Còn những nghiệp vụ, hoạt động không thường xuyên thì không được điều chỉnh bởi các thủ tục kiểm soát thích hợp, dẫn đến các sai phạm trong các nghiệp vụ này thường xuyên xảy ra.

1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Hiện nay có nhiều quan điểm về các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB. Theo COSO thì KSNB bao gồm năm yếu tố cơ bản: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và kiểm tra như đã trình bày ở mục 1.1.3. Theo Alvin A. Arens và James K.Loebbecke – tác giả cuốn “Kiểm toán” thì các yếu tố hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thể thức kiểm soát. Theo SAS 55, hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị bao gồm ba yếu tố cấu thành: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán và thủ tục kiểm soát. Theo quan điểm của một số nhà nghiên cứu, điển hình là PGS, TS Ngô Trí Tuệ thì hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 4 yếu tố: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và bổ sung thêm một yếu tố là kiểm toán nội bộ. Với cách tiếp cận của đề tài đó là “hệ thống” KSNB nhằm tạo lên một thể thống nhất các yếu tố cùng loại, cùng chức năng, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, Tác giả đã lựa chọn quan điểm theo Liên đoàn Kế toán quốc tế IFAC làm định hướng cho việc xác định xác yếu tố cấu thành hệ thống KSNB tại các tập đoàn kinh tế nói chung và Tập đoàn Hoá chất Việt Nam nói riêng, theo đó các yếu tố cấu thành bao gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin (trong đó có hệ thống kế toán) và thủ tục kiểm soát cụ thể:

Môi trường kiểm soát: hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành trong một môi trường cụ thể chứ không vận hành một cách riêng biệt, có khi cùng một thủ tục kiểm soát như nhau nhưng áp dụng ở hai đơn vị khác nhau thì hiệu quả kiểm soát lại hoàn toàn khác nhau. Sở dĩ có sự khác biệt đó là do ảnh hưởng của môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm cả yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài. Các nhân tố bên trong là thái độ và đánh giá (hành động, chế độ, thể thức) của lãnh đạo về quá trình kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của hệ thống này đối với đơn vị. Các nhân tố bên ngoài là các nhân tố không chịu sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng đến quan điểm, thái độ, phong cách điều hành cũng như thiết lập các thủ tục kiểm soát bao gồm: sự

kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà Nước, ảnh hưởng của chủ nợ, môi trường pháp lý, nhà đầu tư, các chính sách kinh tế xã hội. Các nhân tố của môi trường kiểm soát bên trong bao gồm:

Thứ nhất, đặc thù về quản lý, trên thực tế hiệu quả của kiểm tra, kiểm soát phụ thuộc rất nhiều vào nhà quản lý, nhà quản lý nhận thức rằng kiểm tra, kiểm soát là quan trọng thì sẽ hướng các nhân viên cũng nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát của doanh nghiệp và tuân thủ mọi qui định đề ra. Các quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý sẽ ảnh hưởng đến chính sách, chế độ và việc duy trì thực hiện chính sách đó, bởi chính họ là người thiết lập ra các chính sách, thủ tục và phê chuẩn để áp dụng tại đơn vị. Có những nhà quản lý chú trọng đến việc hoàn thành một cách nhanh chóng kế hoạch để đạt được lợi nhuận tối đa, xem nhẹ rủi ro nên các thủ tục kiểm soát có thể xây dựng đơn giản, nhanh chóng, họ ít quan tâm đến vai trò của hệ thống KSNB. Nhưng cũng có nhà quản lý lại rất thận trọng, xem xét đánh giá rủi ro, thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ trước khi đưa ra quyết định. Đặc thù về quản lý còn thể hiện ở việc phân bổ quyền lực, nếu một đơn vị tập trung quyền lực vào một người thì cần phải chú ý đến phẩm chất và năng lực của người đó, còn nếu đơn vị mà quyền lực phân tán cho nhiều người thì quan tâm đến việc phân quyền tránh lạm dụng quyền.

Thứ hai, cơ cấu tổ chức là sự phân chia các bộ phận trong một đơn vị, gắn những bộ phận đó với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, có mối quan hệ với nhau để cùng thực hiện chức năng quản lý. Cần phải thiết lập cơ cấu tổ chức trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tránh chồng chéo, bỏ trống. Trong quá trình thực hiện công việc tạo ra khả năng kiểm tra và kiểm soát lẫn nhau.

Thứ ba, chính sách nhân sự là toàn bộ các là toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các qui chế của đơn vị với các nhân viên như: qui chế chế tuyển dụng, sắp xếp, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật và đề bạt đối với nhân viên. Sự phát triển của một đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên, họ là chủ thể trực tiếp thực hiện các thủ tục kiểm soát, vì vậy nhà quản lý phải có những biện pháp đào tạo nhân viên của mình có đủ năng lực và phẩm chất đạo đức, bố trí họ phù hợp với công việc, với năng lực chuyên môn để họ có thể phát huy tối đa khả năng vào công việc. Một hệ thống KSNB có thiết kế tốt bao nhiêu, nhưng người vận hành nó lại kém về năng lực và phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB cũng không thể phát huy hiệu quả.

Thứ tư, công tác kế hoạch, khi nhà quản lý thực hiện bất kỳ một công việc nào dù là lớn hay nhỏ thì điều đầu tiên họ làm đó là lập kế hoạch, kế hoạch không chỉ là định hướng cho công việc sẽ làm mà nó còn là công cụ để kiểm soát quá trình thực hiện công việc đó. Kế hoạch lập một cách khoa học, nghiêm túc và sát với tình hình thực tế bao nhiêu thì công việc kiểm soát càng dễ dàng bấy nhiêu. Kế hoạch lập ra không thể cứng nhắc, nó có thể thay đổi theo tình hình thực tế, vì vậy cần phải theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập đồng thời điều chỉnh, xử lý kịp thời.

Thứ năm, Bộ máy kiểm soát, những doanh nghiệp có qui mô lớn thường thành lập ra một nhóm người trong bộ máy lãnh đạo cấp cao nhất (thành viên của hội đồng quản trị) am hiểu về lĩnh vực kiểm soát, không kiêm nhiệm chức vụ quản lý để: giám sát sự chấp hành pháp luật của doanh nghiệp; Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ; Giám sát quá trình lập báo cáo tài chính; Dung hòa những bất đồng giữa doanh nghiệp với kiểm toán viên.

Thứ sáu, Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong một doanh nghiệp để kiểm tra và đánh giá toàn bộ hoạt động của một đơn vị (hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ…). Bộ phận này sẽ giúp doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và chính xác về hoạt động của doanh nghiệp, về chất lượng của các hoạt động kiểm soát để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp. Nhân viên trong bộ phận này phải được tuyển chọn có đủ năng lực và phẩm chất đạo đức, được giao quyền tương đối rộng, hoạt động độc lập với phòng kế toán và các bộ phận được kiểm tra, các báo cáo được trực tiếp gửi lên TGĐ và HĐQT, có như vậy họ mới phát huy được hết vai trò trong một tổ chức. Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tốt hiệu quả khi nó trực thuộc người lãnh đạo cao nhất đủ để không bị giới hạn phạm vi hoạt động của nó và được giao một quyền hạn tương đối rộng.

Thứ bảy, Môi trường bên ngoài, môi trường kiểm soát chung của các doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý đơn vị nhưng nó lại ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lý cũng như thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng của Nhà nước (thuế, hải quan, tài chính, thống kê, kho bạc…); Ảnh hưởng của các chủ nợ và trách nhiệm pháp lý có liên quan; Đường lối phát triển đất nước

Như vậy, để hệ thống KSNB thiết kế và vận hành một cách hiệu quả thì nhà quản lý cần phải nhận thức rõ về tầm quan trọng của những yếu tố thuộc về môi trường kiểm soát, nó là tiền đề cho việc thiết kế các bộ phận hợp thành tiếp theo của hệ thống KSNB.

Hệ thống thông tin, là hệ thống trợ giúp, trao đổi thông tin, mệnh lệnh, chuyển giao kết quả trong một đơn vị, nó được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới và thông tin từ cấp dưới lên, giữa các bộ phận với nhau trong một thể thống nhất. Hiện nay công nghệ thông tin rất phát triển, theo đó là hệ thống mạng máy tính cũng phát triển không ngừng, sự truyền đạt thông tin cũng trở lên dễ dàng và nhanh chóng hơn, nó cho phép từng nhân viên có thể nắm bắt thông tin liên quan đến mình một cách chính xác và nhanh nhất để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Thông tin là yếu tố quyết định để ra các quyết định quản lý, kiểm soát chỉ có thể thực hiện được khi thông tin trung thực, đáng tin cậy, kịp thời và thông suốt.

Hệ thống thông tin của một đơn vị bao gồm: thông tin thị trường, thông tin thống kê, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật, thông tin tài chính và thông tin phi tài chính… Trong đó thông tin tài chính kế toán có một vị trí quan trọng trong quản lý tài sản cũng như ra quyết định điều hành công ty. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và các báo cáo kế toán. Hệ thống thông tin kế toán có vai trò trung tâm kết nối các hệ thống khác (để cung cấp thông tin về tình mua hàng, bộ phận kế toán phải phối hợp với bộ phận lập kế hoạch mua hàng, để cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ, bộ phận kế toán phải phối hợp với phòng kinh doanh hay bộ phận bán hàng, để cung cấp tình hình về lương thì bộ phận kế toán phải phối hợp với phòng tổ chức…). Hệ thống thông tin kế toán có mối liên hệ mật thiết và chi phối tới mọi hệ thống thông tin của các bộ phận khác, sự chậm chễ, thiếu chính xác của hệ thống thông tin kế toán sẽ kéo theo một loạt các hoạt động của đơn vị bị ảnh hưởng, không chỉ là các hoạt động bên trong mà còn ảnh hưởng cả đến các hoạt động bên ngoài đơn vị (kế

toán lạm dụng quyền hạn, chậm chễ trong khâu xử lý chứng từ, ảnh hưởng đến nhà cung cấp không bán hàng, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. Sự cung cấp thông tin không chính xác cho các nhà đầu tư dẫn đến mất niềm tin …)

Để hệ thống thông kế toán vận hành một cách thông suốt thì điều đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất là thiết kế được quá trình lập và luân chuyển chứng từ. Bất kỳ một sự luân chuyển nào cần phải đưa ra các yêu cầu và thời gian hoàn thành để đảm bảo sự thông suốt và chính xác. Mục đích của hệ thống thông tin kế toán là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của một tổ chức, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Tính có thực (không được ghi chép nghiệp vụ không có thực vào sổ sách kế toán); sự phê chuẩn (đảm bảo mọi nghiệp vụ phải được phê chuẩn hợp lý); tính đầy đủ (đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh); sự đánh giá (đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán và đánh giá); sự phân loại (đảm bảo việc ghi chép vào đúng tài khoản và sổ sách theo chế độ); tính đúng kỳ (ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên nguyên tắc cơ sở dồn tích; Quá trình chuyển sổ và tổng hợp phải chính xác (số liệu ghi trên sổ phải được cộng số phát sinh, rút ra số dư cuối kỳ, chuyển sổ chính xác, tổng hợp và trình bày trên báo cáo tài chính một cách chính xác). Hiện nay phần mềm kế toán và hệ thống mạng rất phát triển, điều này hỗ trợ rất nhiều cho hệ thống thông tin kế toán phát triển.

Thủ tục kiểm soát, Thủ tục kiểm soát là toàn bộ các chính sách, thủ tục được thực hiện nhằm hỗ trợ nhà quản lý phát hiện và ngăn ngừa rủi ro để đạt được mục tiêu của đơn vị, vì vậy cần phải thiết kế và áp dụng nhiều thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc thù của đơn vị theo từng cấp độ và loại hình hoạt động. Trên thực tế không thể có tập hợp thủ tục kiểm soát chuẩn áp dụng cho mọi tổ chức khác nhau và cho mọi hoạt động. Tuy nhiên có thể kể đến một số các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: nghĩa là một người không thể giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Một người không thể kiêm nhiệm chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản. Mục đích của thủ tục này để nhân viên kiểm soát lẫn nhau, phát hiện nhanh chóng các sai sót

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và phê chuẩn các nghiệp vụ cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát, như vậy mới có được những thông tin đáng tin cậy. Để kiểm soát quá trình xử lý thông tin cần phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn cụ thể: qui định chứng từ, sổ sách phải đầy đủ Lập, kiểm tra so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học; Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán; Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;

- Kiểm soát vật chất: nó được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: nghĩa là người kiểm tra và người thực hiện phải khác nhau, thành viên thực hiện kiểm tra phải độc lập với đối tượng được kiểm tra

- Phân tích, dà soát hay soát xét lại việc thực hiện: là việc xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế so với kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan. Đồng thời còn xem xét trong mối quan hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện để từ đó điều chỉnh, thay đổi kế hoạch phù hợp.

Để thiết kế các thủ tục kiểm soát trên nhà quản lý cần áp dụng các nguyên tắc căn bản nhất

Thứ nhất, Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc này đòi hỏi trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể và rõ ràng cho từng bộ phận cho từng cá nhân, từ đó tạo nên sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót nếu có xảy ra thì đã có kiểm tra chéo lẫn nhau để xử lý kịp thời. Sự phân công, phân nhiệm cũng xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân, từng bộ phận sẽ hiểu rõ công việc của mình để phát huy hiệu quả liên quan đến công việc của mình. Ngoài ra đây cũng là cơ sở để khen thưởng, động viên kịp thời khi một bộ phận làm việc tốt, phát huy tình thần trách nhiệm, tăng cường hiệu quả hoạt động của đơn vị

Thứ hai, Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc này qui định phải có sự phân tách thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan, cho phép kiểm tra lẫn nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ, tránh tình huống một người mắc sai sót, không tuân thủ qui định lại là người có thể che dấu sự sai sót đó, việc phát hiện ra sai sót không thuộc trách nhiệm của ai (không có sự kiểm soát). Việc phân chia các chức năng phụ thuộc vào qui mô của doanh nghiệp, song cần cố gắng tách chức năng phê chuẩn và chức năng thực hiện, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát, chức năng ghi sổ và bảo quản tài sản (kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho, thủ quỹ. Kế toán trưởng không là vợ, chồng của giám đốc, không được kiêm trưởng ban kiểm soát). Việc phân tách chức năng này cho phép kiểm tra đối chiếu lẫn nhau để tăng cường tính kiểm soát và giảm khả năng gian lận. Trong một số trường hợp đặc biệt sự phân công, phân nhiệm phải đảm bảo phải bất kiêm nhiệm trong đó người phê duyệt không phải là người thực hiện, người thực hiện không phải là người kiểm soát.

Thứ ba, Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, uỷ quyền là cấp dưới được cấp trên giao cho quyết định giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình uỷ quyền và phải duy trì một sự kiểm tra nhất định. Quá trình ủy quyền tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng vẫn tạo nên sự thống nhất và tập trung trong toàn bộ đơn vị. Bên cạnh đó để tuân thủ tốt các qui trình kiểm soát, mọi hoạt động phải được phê chuẩn đúng đắn, sự phê chuẩn được thể hiện ở phê chuẩn chung (thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những hoạt động cụ thể cho các đơn vị cấp dưới), sự phê chuẩn cụ thể (được thực hiện theo từng nghiệp vụ riêng). Khi quyết định của nhà quản lý muốn được thực thi thì cần phải được phê chuẩn, sự phê chuẩn gắn với quyền hạn được giao.

Như vậy, với cách tiếp cận hệ thống KSNB gồm ba yếu tố như đã phân tích trên

đây thì nội dung của ba yếu tố cấu thành cũng bao hàm cả hệ thống giám sát nhưng nội

dung của nó lại nằm ở thủ tục kiểm soát và môi trường kiểm soát trong cách tiếp cận của luận án cụ thể: giám sát được thực hiện bởi hai hình thức là giám sát thường xuyên hay kiểm soát ở mức thấp (diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, thông qua các hoạt động quản lý và các thủ tục kiểm soát), giám sát định kỳ hay kiểm soát ở mức cao thường được thực hiện thông qua các nhà quản lý và bộ phận kiểm toán nội bộ, qua đó phát hiện những yếu kém trong HTKSNB để đưa ra biện pháp cải thiện. Phạm vi và mức độ của giám sát định kỳ tuỳ thuộc vào việc đánh giá rủi ro và tính hiệu quả của các thủ tục giám sát thường xuyên. Còn về yếu tố đánh giá rủi ro, ở Việt Nam chưa cập nhật với bản chất là quá trình xác định các sai phạm tiềm tàng và thiết kế chính sách, thủ tục KSNB để ngăn ngừa hoặc phát hiện kịp thời các sai phạm này. Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm xác định, phân tích và quản lý các rủi ro ảnh hưởng trực tiếp tới việc xác định các mục tiêu của doanh nghiệp, nhưng đa số các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung và tại Tập đoàn Hoá chất việt Nam nói riêng chưa thiết kế một bộ phận chuyên trách để làm công việc này, chưa xây dựng quy trình đánh giá rủi ro một cách khoa học và đầy đủ và chưa quan tâm thiết kế các thủ tục kiểm soát để hạn chế các rủi ro đó. Do vậy Luận án không đi vào nghiên cứu riêng một bộ phận tách biệt độc lập trong yếu tố cấu thành của HTKSNB mà sẽ xem xét đánh giá rủi ro được thiết kế là một chức năng, hoạt động trong công tác lập kế hoạch kinh doanh và từ đó thiết kế các thủ tục kiểm soát để ngăn chặn, hạn chế các rủi ro đó. Các chính sách và thủ tục cần phải được kiểm tra lại để đảm bảo các hoạt động cần thiết đạt được mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện một cách có hiệu quả.

Chính sách kiểm soát

Thủ tục kiểm

soát

Hệ thống KSNB

Mô hình tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ được khái quát tại sơ đồ dưới đây

Môi trường kiểm soát

- Đặc thù quản lý

- Cơ cấu tổ chức

- Chính sách nhân sự

- Công tác kế hoạch

- Uỷ ban kiểm soát

- Bộ phận kiểm toán nội bộ

- Môi trường KS bên ngoài

Hệ thống thông tin

- Hệ thống chứng từ

- Hệ thống tài khoản

- Hệ thống sổ sách

- Hệ thống báo cáo

Thủ tục kiểm soát

- Phân công phân nhiệm

- Bất kiêm nhiệm

- Uỷ quyền và phê chuẩn

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 226 trang tài liệu này.

Bảo vệ tài sản của đơn vị

Đảm bảo độ tin cậy của thông tin

Đảm bảo việc thực hiện chế độ pháp lý

Bảo đảm hiệu quả hoạt động

Sơ đồ 1.4: Mô hình tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ

Có thể nói hệ thống KSNB được hợp thành bởi các yếu tố cơ bản là môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và thủ tục kiểm soát. Nó được thiết lập và có vai trò quan trọng trong công tác quản lý đặc biệt là đối với doanh nghiệp có qui mô lớn. Việc xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu là chìa khóa thành công cho công tác quản lý. Trong mười năm trở lại đây, ở Việt Nam xu hướng phát triển doanh nghiệp theo mô hình tập đoàn (mô hình công ty mẹ - công ty con) ngày càng nhiều, do vậy các nhà quản lý ngày càng quan tâm hơn tới việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu để tăng năng lực quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp đã đặt ra.

1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tập đoàn kinh tế

1.3.1 Khái quát chung về tập đoàn kinh tế

1.3.1.1 Khái niệm và vai trò của tập đoàn kinh tế

Lịch sử ra đời và phát triển của các tập đoàn kinh tế gắn liền với quá trình phát triển của các doanh nghiệp đơn lẻ sáp nhập để tích tụ và cạnh tranh, từ đó có thể sản xuất hàng loạt sản phẩm, giảm giá thành, mở rộng thị trường, hình thành nên hệ thống phân phối mới, để giảm chi phí và ổn định đầu vào các công ty tiến hành tổ chức các bộ phận cung tiêu dưới dạng chi nhánh hay công ty con, việc quản lý theo chuỗi kinh tế được hình thành. Mỗi một doanh nghiệp chỉ là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống từ khâu đầu vào, sản xuất cũng như tiêu thụ sao cho chi phí giao dịch nội bộ là tối thiểu. Sự hình thành và phát triển của tập đoàn dựa vào các tiền đề kinh tế nhất định và gắn liền với sự phát triển của nền sản xuất xã hội, các ràng buộc về tài chính, quyền sở hữu, nghĩa vụ. Mặt khác nó còn dựa vào nền tảng công nghệ sản xuất hàng loạt và đảm nhiệm tất cả các khâu trong quá trình liên kết và chuyên môn hóa. Cho đến nay nhận diện về tập đoàn kinh tế hiện nay rất đa dạng. Tập đoàn kinh tế ở nhiều nước khác nhau gắn với tên gọi khác nhau. Nhiều nước gọi là group hay business group; ở Ấn độ dùng thuật ngữ business house; ở Nhật bản trước chiến tranh thế giới thứ hai gọi là zaibatsu và sau chiến tranh thế giới thứ hai gọi là keiretsu; ở Trung quốc gọi là tập đoàn doanh nghiệp …Tùy theo điều kiện thời gian và trình độ phát triển, mục tiêu quản lý của mỗi quốc gia, người ta có nhiều quan điểm khác nhau về tập đoàn kinh tế.

Theo cuốn từ điển Businness English của Longman “Tập đoàn kinh tế là một tổ hợp các công ty độc lập về mặt pháp lý nhưng tạo thành một tập đoàn gồm một công ty mẹ và một hay nhiều công ty hay chi nhánh góp vốn cổ phần chịu sự kiểm soát của công ty mẹ” [19, tr 9]

Theo cuốn từ điển kinh tế của Nhật Bản, tập đoàn (keiretsu) “Tập đoàn là tổ hợp các doanh nghiệp độc lập về mặt pháp lý nắm giữ cổ phần của nhau và thiết lập được mối quan hệ mật thiết về nguồn vốn, nguồn nhân lực, công nghệ, cung ứng nguyên vật liệu và tiêu thụ sản phẩm” [19, tr10]

Theo một số nước như Hà Lan, Anh, Đan Mạch cho rằng “Tập đoàn kinh tế là sự liên kết giữa nhiều chủ thể kinh tế có chung lợi ích, có mối quan hệ sở hữu và khế ước với nhau, cùng tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một hoặc nhiều nghành nghề, nhiều lĩnh vực kinh tế [49, tr8]

Ở Hàn quốc, tập đoàn (chaebol) được sử dụng để chỉ một liên kết gồm nhiều công ty hình thành quanh một công ty mẹ. Thông thường các công ty con này nắm giữ cổ phần/ vốn góp của nhau và do một gia đình điều hành [19, tr10]

Theo kết quả nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Quản lý kinh tế Trung Ương (2003), ở Trung Quốc, năm 1995, tập đoàn được xác định là một hình thức liên kết giữa các doanh nghiệp, bao gồm công ty mẹ và các doanh nghiệp thành viên (công ty con và doanh nghiệp liên kết khác). [92, tr12]. Công ty mẹ là hạt nhân của tập đoàn, là đầu mối liên kết giữa các doanh nghiệp thành viên với nhau. Các doanh nghiệp thành viên tham gia liên kết tập đoàn phải có đầy đủ quyền và nghĩa vụ của một pháp nhân độc lập. Bản thân tập đoàn không có tư cách pháp nhân. Năm 1997, Trung quốc bổ sung thêm yếu tố định lượng vào khái niệm về tập đoàn kinh tế, theo đó tập đoàn kinh tế Trung Quốc là một hình thức liên kết giữa các doanh nghiệp bao gồm công ty mẹ có số vốn đăng ký tối thiểu 50 triệu nhân dân tệ, tổng số vốn đăng ký của cả tập đoàn phải lớn hơn 100 triệu nhân dân tệ, công ty mẹ phải có tối thiểu 5 công ty con, tất cả doanh nghiệp thành viên của tập đoàn phải có tư cách pháp nhân [92, tr12]

Ở Việt Nam, cho đến nay tập đoàn kinh tế chưa được pháp lý hóa, nhưng phần lớn các nhà nghiên cứu cho rằng “Tập đoàn kinh tế là tổ hợp các công ty hoạt động trong một hay những ngành khác nhau trong phạm vi một hay nhiều nước, trong đó có một Công ty mẹ nắm quyền lãnh đạo, chi phối hoạt động của các công ty con về mặt tài chính và chiến lược phát triển. Tập đoàn kinh tế là một cơ cấu tổ chức vừa có chức năng kinh doanh, vừa có chức năng liên kết kinh tế nhằm tăng cường khả năng tích tụ, tập trung, tăng khả năng cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận” [57, tr8]. Luật doanh nghiệp năm 2005 cho rằng “Tập đoàn là một trong những hình thức của nhóm công ty - tập hợp các công ty có mối quan hệ gắn bó lâu dài với nhau về lợi ích kinh tế, công nghệ, thị trường và các dịch vụ kinh doanh khác” [41, tr 81]

Từ các khái niệm trên đây, theo quan điểm của Tác giả có thể đưa ra một khái niệm về tập đoàn kinh tế như sau: Tập đoàn kinh tế là một tập hợp các chủ thể kinh tế trong đó có công ty mẹ và các doanh nghiệp (đơn vị) thành viên có tư cách pháp nhân, có mối quan hệ sở hữu hoặc liên kết gắn bó lâu dài về lợi ích kinh tế, công nghệ, thị trường, các dịch vụ khác và chiến lược kinh doanh hoạt động trong nhiều ngành, lĩnh vực khác nhau nhằm tăng cường tích tụ, tập trung, tăng khả năng cạnh tranh và tối đa hoá lợi ích.

Như vậy, cho đến nay trên thế giới cũng như tại Việt Nam chưa có một khái niệm thống nhất về tập đoàn kinh tế. Mỗi quốc gia thường đưa ra khái niệm về tập đoàn kinh tế cho phù hợp với điều kiện cụ thể cũng như đường lối, chính sách phát triển kinh tế của quốc gia mình, khái niệm về tập đoàn kinh tế ngày càng trở lên rõ nét và cũng có thể được thay đổi theo chính sách phát triển kinh tế trong mỗi một thời kỳ. Sự ra đời và phát triển của các tập đoàn kinh tế là tất yếu khách quan trong nền kinh tế thị trường, vai trò của các tập đoàn kinh tế là rất lớn được thể hiện:

Thứ nhất, tập đoàn cho phép huy động được các nguồn lực vật chất, lao động và vốn trong xã hội vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo ra sự hỗ trợ lẫn nhau, phát huy được lợi thế của kinh tế có qui mô lớn, khai thác triệt để thương hiệu, hệ thống dịch vụ, tăng cường sức mạnh kinh tế và khả năng cạnh tranh của từng thành viên ra bên ngoài, hạn chế đến mức tối đa sự cạnh tranh giữa các công ty thành viên, khai thác triệt để thương hiệu. Mặt khác nhờ liên kết chặt chẽ giữa các công ty thành viên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho chúng thống nhất chiến lược trong phát triển kinh doanh