Khái Quát Qui Trình Đánh Giá Rủi Ro Của Coso

người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo sự tin cậy của của báo cáo tài chính; Đảm bảo sự tuân thủ các qui định và luật lệ; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả [111,tr 186]

Với khái niệm này COSO nhấn mạnh vào bốn nội dung căn bản đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu được cụ thể:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình, bởi tất cả các hoạt động của một đơn vị đều phải thông qua một chuỗi các quá trình từ lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, các đơn vị phải kiểm soát được hoạt động của mình, các hoạt động này được diễn ra hằng ngày và được hiện diện trong mọi bộ phận, gắn chặt vào hoạt động của một tổ chức và là nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức.

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người như: HĐQT, BGĐ, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Kiểm soát nội bộ là công cụ của nhà quản lý chứ không thay thế cho quản lý. Con người sẽ vạch ra mục tiêu đưa ra các biện pháp kiểm soát và vận hành chúng. Mỗi thành viên tham gia trong một tổ chức với những khả năng, kinh nghiệm, kiến thức khác nhau. Việc hiểu rõ, trao đổi, hành động nhiều khi không nhất quán. Do vậy để KSNB có hiệu quả thì mọi thành viên trong một tổ chức phải hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, xác định được mối liên hệ, nhiệm vụ, cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Kiểm soát nội bộ đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý, điều này khẳng định KSNB chỉ đảm bảo tính hợp lý của việc thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý chứ không đảm bảo tuyệt đối. Bởi KSNB khi vận hành vẫn còn có những hạn chế vốn có như: sai lầm của con người khi đưa ra quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý...Hơn nữa một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó

Kiểm soát nội bộ đảm bảo các mục tiêu, có rất nhiều mục tiêu kiểm soát nội bộ cần đạt tới đó là: Mục tiêu về hoạt động (sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực), mục tiêu về báo cáo tài chính (tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính), mục tiêu về sự tuân thủ (tuân thủ pháp luật và các qui định)

Cho đến nay định nghĩa này được chấp nhận khá rộng rãi và được IFAC thừa nhận bởi nó đáp ứng được yêu cầu minh bạch thông tin của các công ty đặc biệt là các công ty niêm yết. Tuy nhiên, COSO chỉ dừng lại ở việc đưa ra khái niệm về “kiểm soát nội bộ” mà không phải là “hệ thống kiểm soát nội bộ”. Theo COSO, KSNB bao gồm 5 yếu tố cấu thành: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát

Một là, Môi trường kiểm soát là văn hóa của một tổ chức, nó tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong một đơn vị, làm nền tảng quan trọng cho các bộ phận còn lại. Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm: Tính chính trực và giá trị đạo đức thể hiện ở việc nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực, đạo đức, lối sống, cư xử đúng đắn, phải xây dựng được văn hóa trong đơn vị lành mạnh, chuẩn mực và tuyên truyền phổ biến đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp; Đảm bảo về năng lực, nhà quản lý phải tuyển dụng những nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, từ đó các nhân viên mới phát

huy được hết khả năng của mình để hoàn thành nhiệm vụ; Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán có vai trò thực hiện các mục tiêu giám sát việc tuân thủ, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ (Ở Việt Nam theo luật doanh nghiệp và các văn bản dưới luật có qui định một số loại hình công ty phải có ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông có vai trò như ủy ban kiểm toán); Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, cơ cấu tổ chức thể hiện qua sơ đồ tổ chức. Mỗi một doanh nghiệp có qui mô và đặc thù hoạt động khác nhau nên cơ cấu tổ chức cũng khác nhau, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ giữa các bộ phận cũng khác nhau. Do đó mỗi một đơn vị cần phải cụ thể hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận trong một tổ chức. Mỗi cá nhân, bộ phận trong một tổ chức cần phải nỗ lực hết mình trong mối quan hệ thống nhất để đạt được mục tiêu chung của đơn vị; Chính sách nhân sự thể hiện ở việc nhà quản lý cần phải có một qui trình tuyển dụng chặt chẽ (quy chế tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, đãi ngộ...) đảm bảo nhà quản lý lựa chọn được những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm và đạo đức tốt làm tiền đề cho việc xây dựng một môi trường kiểm soát hiệu quả.

Hai là, Đánh giá rủi ro, không lệ thuộc vào qui mô, cấu trúc loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều phải đối mặt với các rủi ro, để hạn chế những thiệt hại do rủi ro gây ra, các nhà quản lý cần tuân thủ qui trình đánh giá rủi ro được thể hiện qua sơ đồ sau:

NHẬN DẠNG

- Xác định mục tiêu

- Thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro

ĐÁNH GIÁ

- Thiệt hại

- Xác suất xảy ra

BIỆN PHÁP

- Tăng kiểm soát

- Mua bảo hiểm

- Tăng tốc độ thu hồi vốn

- Không làm gì hết

Sơ đồ 1.2: Khái quát qui trình đánh giá rủi ro của COSO

Với qui trình này đầu tiên nhà quản lý cần phải xác định mục tiêu, mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro, xác định rủi ro làm cho mục tiêu đó khó thực hiện được. Bước tiếp theo cần phải nhận dạng rủi ro, rủi ro xuất hiện trong kinh doanh (liên quan đến lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật hay đối thủ cạnh tranh như thông tin bị giả mạo, thông tin sai hoặc chậm...), rủi ro về tài chính (liên quan đến lãi suất, dòng tiền, tỷ giá hối đoái...), rủi ro nhân nhượng (liên quan đến việc vi phạm pháp luật như luật kế toán, chuẩn mực kế toán...), rủi ro điều hành (thiếu vắng những nhân lực chủ chốt, thị trường, độ tin cậy về sản phẩm, khách hàng...). Để nhận dạng được rủi ro cần phải sử dụng các phương pháp khác nhau (dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát thường xuyên, họp, trao đổi...). Cuối cùng là phân tích và đánh giá rủi ro, đây là một công việc phức tạp vì rủi ro rất khó định lượng, cần phải tiến hành theo một qui trình bao gồm các bước (ước lượng tầm cỡ của rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra và những biện pháp có thể sử dụng nhằm đối phó rủi ro.

Ba là, hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện thể hiện ở việc phân chia trách nhiệm (mục đích để kiểm soát lẫn nhau như thủ quỹ và kế toán, thủ kho và kế toán kho phải tách biệt với nhau), kiểm soát quá trình xử lý thông tin (kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn), bảo vệ tài sản (phải thường xuyên so sánh đối chiếu sổ sách với tình hình thực tế để tìm ra những điểm chênh lệch để kịp thời điều chỉnh), phân tích và rà soát (xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán hay số của kỳ trước để từ đó phát hiện những điều bất thường kịp thời điều chỉnh.

Bốn là, thông tin và truyền thông, các đơn vị dù sử dụng bằng máy tính cũng như thủ công thì thông tin cung cấp phải đảm bảo được độ chính xác, thích hợp và cập nhật, truy cập thuận tiện. Sự thu nhận và truyền đạt thông tin đảm bảo mọi thành viên trong doanh nghiệp đều phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị của cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ của các thành viên. Với mỗi một đơn vị thì hệ thống thông tin kế toán là quan trọng nhất bao gồm hệ thống thông tin về kế toán tài chính, hệ thống thông tin kế toán quản trị

Năm là, hoạt động giám sát là quá trình mà nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát, xác định KSNB có vận hành như đúng thiết kế hay không, cần phải sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế. Cần phải tiến hành giám sát thường xuyên đối với những góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường...và giám sát định kỳ đối với báo cáo tài chính thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ. Cơ cấu kiểm soát nội bộ của COSO có thể được khái quát bằng sơ đồ sau

Đảm bảo sự tin cậy của của báo cáo tài chính

Đảm bảo sự tuân thủ các qui định và luật lệ

Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả

KSNB


Môi trường kiểm soát		Đánh giá rủi ro		Hoạt động kiểm soát		Thông tin và truyền thông		Giám sát

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 226 trang tài liệu này.

Sơ đồ 1.3: Cơ cấu kiểm soát nội bộ theo COSO

Như vậy, các yếu tố hợp thành của KSNB có quan hệ chặt chẽ với nhau trong đó nhấn mạnh tới việc nhà quản lý cần đánh giá rủi ro có thể đe dọa đến việc thực hiện các mục tiêu, hoạt động kiểm soát sẽ tiến hành xử lý các rủi ro trên thực tế. Trong khi đó các thông tin thích hợp cần phải được thu thập và quá trình trao đổi thông tin phải diễn ra thông suốt trong toàn bộ tổ chức. Quá trình trên cần phải được giám sát để điều chỉnh lại hệ thống kiểm soát nội bộ khi cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Tác giả Brink” Robert R. Moeller phát triển thêm lý luận của COSO ứng dụng cho mục đích của kiểm toán nội bộ đã bổ sung thêm một số mục tiêu của kiểm soát nội bộ cần đạt được và khái quát “Kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết kế bởi nhà quản lý và áp dụng trong đơn vị nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về: Độ tin cậy của thông tin tài chính và thông tin hoat động; Tuân thủ các chính sách, thủ tục, nội qui, quy chế và luật pháp; Bảo vệ tài sản; Thực hiện được sứ mệnh, mục tiêu và kết quả của các hoạt động hoặc chương trình của đơn vị; Đảm bảo tính chính trực và giá trị đạo đức” [113, tr24]

Điểm mới trong khái niệm này là mục tiêu cuối cùng “Đảm bảo tính chính trực và giá trị đạo đức”. Trong sự phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế mỗi một tổ chức cần phải có trách nhiệm với chính mình và xã hội để phát triển bền vững đó cũng là mục tiêu về giá trị đạo đức mà kiểm soát nội bộ cần đạt tới.

Như vậy, các khái niệm về KSNB đều thống nhất nhau ở những điểm chung đó là: KSNB là một quá trình; Được thiết kế bởi các nhà quản lý và các nhân viên; Đảm bảo thực hiện các mục tiêu. Các mục tiêu đều tương đồng nhau ở các khái niệm, riêng có Tác giả Brink” Robert R. Moeller là bổ sung thêm mục tiêu mà KSNB cần phải hướng tới đó là đảm bảo tính chính trực và giá trị đạo đức. Còn nếu có thêm một từ “hệ thống” đứng đằng trước KSNB thì bản chất của nó được hiểu như thế nào. Nội dung cụ thể sẽ được Tác giả luận giải tại phần 1.2 của chương.

1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.2.1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

Khi qui mô của một đơn vị càng lớn dần thì chức năng quản lý và kiểm soát càng trở nên cấp thiết, các nhà quản lý phải gắn vào đó sự kiểm soát của mình về mọi phương diện thông qua các chính sách, thủ tục quy định về tổ chức và hoạt động. Hệ thống chính sách và thủ tục đó chính là hệ thống KSNB của một đơn vị. Trước tiên chúng ta phải hiểu từ “hệ thống” là gì. Theo Đại từ điển Tiếng Việt, hệ thống, xét một cách chung nhất là “thể thống nhất được tạo lập bởi các yếu tố cùng loại, cùng chức năng, có liên hệ chặt chẽ với nhau” hoặc “thể thống nhất bao gồm những tư tưởng, những nguyên tắc, qui tắc liên kết nhau một cách chặt chẽ và logich. Theo Bách khoa Toàn thư mở Wikipedia “hệ thống được hiểu là tập hợp các phần tử có quan hệ cơ hữu với nhau, tác động và chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể” [39]. Từ đó xuất hiện thuộc tính mới gọi là tính trồi của hệ thống mà từng phần tử riêng lẻ không có hoặc có không đáng kể. Với Luận án, Tác giả tiếp cận trên quan điểm là HTKSNB mà không phải là KSNB. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ cũng được đề cập trên nhiều góc độ.

Theo hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kì (AICPA – American institute of certified Public Accountants), thì hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa là

“ Hệ thống kế hoạch, tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của các tổ chức, kiểm tra độ chính xác và tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ, bám sát chủ trương quản lý đã đặt ra” [115]

Định nghĩa này nhấn mạnh đến tầm quan trọng của HTKSNB đối với công việc của các kiểm toán viên trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán, tổ chức thực hiện công việc kiểm toán đến lập báo cáo kiểm toán

Tại Việt Nam theo chuẩn mực kiểm toán (VSA) 400 trước đây – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ có đưa ra khái niệm.

“Hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa, phát hiện các gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị” [108]

Với khái niệm này chuẩn mực kiểm toán đã nhấn mạnh đến tầm quan trọng của HTKSNB tại một đơn vị trong công việc kiểm toán của các kiểm toán viên, kiểm toán viên cần phải tiến hành đánh giá HTKSNB một cách kỹ lưỡng từ đó thiết lập các thủ tục kiểm toán thích hợp. Nghiên cứu trên quan điểm của kiểm toán nên thứ tự các mục tiêu của HTKSNB cũng được sắp xếp như sau

Đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa, phát hiện các gian lận, sai

Lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý

Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng

Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Theo chuẩn mực kiểm toán (VSA) 315 hiện nay thay thế cho (VSA) 400 trước đây ban hành kèm theo thông tư 214/2012/TT –BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 – Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị có đưa ra định nghĩa về KSNB mà không phải là HTKSNB như trước đây nữa

“Kiểm soát nội bộ là qui trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các qui định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ”

Với khái niệm này chuẩn mực kiểm toán lại tiếp cận theo hướng đánh giá rủi ro và cũng tương đồng với quan điểm của COSO, các yếu tố cấu thành cũng bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hệ thống thông tin; hoạt động kiểm soát; giám sát các kiểm soát, coi KSNB không phải là hệ thống như trước mà là qui trình.

Theo Alvin A.rens và cộng sự [1,tr196] để đạt được mục tiêu cần phải xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ, theo đó hệ thống bao gồm các chính sách, thủ tục đặc thù được thiết kế để cung cấp cho các nhà quản lý sự đảm bảo hợp lý để thực hiện các mục tiêu đã định. Mục tiêu đó bao gồm: Đảm bảo độ tin cậy của thông tin; Bảo vệ tài sản và sổ sách; Đẩy mạnh tính hiệu quả trong hoạt động; Tăng cường sự gắn bó với các chính sách và thủ tục đã đề ra

PGS.TS Ngô Trí Tuệ và các cộng sự đã tổng hợp các quan điểm khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra khái niệm một cách khái quát nhất.

“ Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và các thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu cơ bản: bảo vệ tài sản của đơn vị; đảm bảo độ tin cậy của các thông tin; đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả hoạt động” [74]

Để đạt được mục tiêu của tổ chức nhà quản lý phải thiết lập được một “hệ thống” các chính sách và thủ tục có tác động và chi phối lẫn nhau theo một quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể, các chính sách và thủ tục này không chồng chéo, không va nhau, phải thống nhất từ trên xuống dưới, thiết kế ở tất cả các hoạt động của đơn vị, đây cũng là điểm mới trong khái niệm này. Với khái niệm này thì thứ tự ưu tiên về mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng khác nhau

Bảo vệ tài sản của đơn vị

Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin

Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý

Đảm bảo hiệu quả hoạt động

Với khái niệm này phù hợp với bản chất nghĩa của từ “hệ thống” theo Đại Từ điển Tiếng Việt với tư cách là thể thống nhất bao gồm những tư tưởng, nguyên tắc, qui tắc liên kết với nhau một cách chặt chẽ.

Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), đã đưa ra định nghĩa:

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách, thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu quả hoạt động [72,82].

Với định nghĩa này đã đề cập tương đối đầy đủ các khía cạnh của HTKSNB và nhấn mạnh đến các mục tiêu đảm bảo hiệu quả hoạt động trên cơ sở tuân thủ pháp luật và đảm bảo độ tin cậy của thông tin và độ an toàn của tài sản. Khái niệm này cũng trùng với quan điểm của Alvin A.rens. Nó có tính khái quát hoá cao và có thể sử dụng làm nghiên cứu HTKSNB trong các lĩnh vực khác nhau. Khái niệm này phù hợp với bản chất nghĩa của từ “hệ thống” theo Đại từ Tiếng Việt là một thể thống nhất, bao gồm những tư tưởng, nguyên tắc, qui tắc liên kết với nhau một cách chặt chẽ. Khái niệm này cũng được Tác giả ứng dụng nhằm nghiên cứu HTKSNB tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam.

Như vậy mỗi một khái niệm đều có cách nhìn nhận về hệ thống kiểm soát nội bộ trên các góc độ khác nhau. Từ bản chất của hệ thống KSNB có thể rút ra được đặc điểm chung của chúng:

Một là, hệ thống KSNB bao gồm các qui định, các chính sách như qui định về quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý vật tư, tài sản. Các chính sách về tài chính, kế toán, mua hàng, dự trữ, sản xuất, tiêu thụ…Các bước kiểm soát là trình tự tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý được thực hiện có hiệu quả không? Các thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do nhà quản lý thiết lập và chỉ đạo

Hai là: hệ thống KSNB gắn liền với trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ phận, mọi qui trình, nghiệp vụ và mọi nhân viên trong một đơn vị. Nó được thiết kế bởi các nhà quản trị doanh nghiệp

Ba là: Xét về mục tiêu hệ thống KSNB bao gồm bốn mục tiêu : Bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ chính xác của các thông tin kế toán, đảm bảo tuân thủ pháp luật, đảm bảo hiệu quả hoạt động. Ở mỗi loại hình hoạt động các mục tiêu có thể được ưu tiên khác nhau: Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh ưu tiên mục tiêu là lợi nhuận, hướng tới việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp thì hệ thống KSNB lại ưu tiên hướng tới việc đảm bảo tính tuân thủ pháp luật. Các mục tiêu của hệ thống KSNB được cụ thể như sau:

- Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán của đơn vị không bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp …Tài sản là những thứ hữu hình hoặc vô hình, vì vậy với mỗi loại tài sản cần phải có một cách thức kiểm soát khác nhau. Đối với TSCĐ hữu hình thì kiểm soát thường thông qua các hoạt động như trông coi, theo dõi, kiểm tra tài sản nhằm duy trì mặt sở hữu cũng như tính hữu dụng của tài sản. Còn đối với TSCĐ vô hình thì sử dụng các hình thức như đăng ký bản quyền, theo dõi đảm bảo không có hiện tượng làm nhái, làm giả hàng hóa của doanh nghiệp. Một thứ tài sản rất khó theo dõi và kiểm soát đó là tài sản trong luân chuyển kinh doanh, loại tài sản này luôn luôn biến động từ hình thức này sang hình thức khác (chu kỳ luân chuyển của tài sản này bắt đầu từ việc mua vào, nhập kho, xuất kho sản xuất để thành thành phẩm, hay dịch vụ bán ra), cần phải có biện pháp kiểm soát nhằm tránh thất thoát tài sản. Tài sản của một đơn vị cũng bị ảnh hưởng bởi các nguy cơ phá hủy từ môi trường như động đất, lũ lụt, do vậy cần phải có biện pháp phòng chống (đăng ký các hình thức bảo hiểm liên quan, thiết lập các hệ thống kiểm soát dự báo) để hạn chế tối đa thiệt hại đến tài sản. Dù hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế tốt đến đâu nhưng nó lại vận hành bởi con người, mà con người có thể mắc sai lầm (sai sót, cẩu thả hoặc cố ý…), nên việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ phải có khả năng cản trở, phát hiện và sửa chữa là rất cần thiết.

Sổ sách, tài liệu kế toán là tài sản của một đơn vị, đây cũng là một tài sản quan trọng của một đơn vị nhất là trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, toàn bộ tài liệu kế toán được hệ thống máy tính tham gia vào việc xử lý và lưu trữ giữ liệu, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ bảo vệ sổ sách, tài liệu, dữ liệu, bảo vệ máy tính là rất quan trọng. Để thực hiện tốt công tác bảo vệ tài sản, đơn vị phải đưa ra những phương pháp phù hợp với từng loại tài sản.

- Đảm bảo độ tin cậy và chất lượng của thông tin. Trong một đơn vị để ra được các quyết định quản lý, nhà quản lý cần rất nhiều thông tin, tuy nhiên thông tin về kế toán tài chính vẫn là thông tin quan trọng nhất. Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động, để đạt được mục tiêu đó, các thông tin phải thỏa mãn các yêu cầu: Sự cho phép (các quyết định được đưa ra bởi các cấp có thẩm quyền, để đưa ra quyết định cần phải cân nhắc đầy đủ các yếu tố); Tính có thực (các thông tin kế toán phải trung thực, phản ánh đúng thực tế tại đơn vị, không ghi chép các nghiệp vụ giả tạo, không liên quan đến doanh nghiệp); Tính đầy đủ (các nghiệp vụ đều phải được ghi chép đầy đủ, không bỏ sót); Đánh giá đúng đắn (các nghiệp vụ được hạch toán theo đúng giá trị và phù hợp với nguyên tắc kế toán, cách nhìn nhận thông tin phải trung thực và khách quan dù đối tượng phản ánh hay người truyền đạt thông tin là ai); Hạch toán đúng (thể hiện ở tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải theo đúng qui định hiện hành).

- Bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý, hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế sao cho các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị được tuân thủ đúng mức, do vậy nó phải đạt được các yêu cầu sau: Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị; Ngăn chặn và phát hiện kịp thời, xử lý các sai sót gian lận trong mọi hoạt động của đơn vị; Đảm bảo ghi chép đầy đủ chính xác, lập báo cáo tài chính trung thực, khách quan. Để đảm bảo cho mỗi thành viên chấp hành các qui định đặt ra cần phải truyền đạt thông tin khoa học, tránh hiểu lầm, cách tốt nhất là truyền đạt bằng văn bản, báo cáo thông qua hệ thống mạng và máy tính, thông qua các cuộc họp. Bên cạnh việc duy trì, kiểm tra việc tuân thủ chính sách, hệ thống kiểm soát nội bộ còn phải ngăn chặn và phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm, gian lận trong quá trình hoạt động của đơn vị, từ đó nâng cao ý thức tuân thủ các chính sách đó.

- Bảo đảm hiệu quả hoạt động, để đảm bảo mục tiêu này, quá trình kiểm soát công việc cần phải thực hiện một cách nhanh chóng, ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong đơn vị.

Như vậy, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ là rất rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Tuy bốn mục tiêu nằm trong một thể thống nhất song đôi khi cũng có những mâu thuẫn với nhau như mâu thuẫn giữa hiệu quả hoạt động của đơn vị với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp các thông tin đầy đủ và tin cậy của hệ thống kế toán. Mục tiêu hiệu quả đặt vấn đề thực hiện công việc một cách nhanh chóng lên trên hết, nhưng mục tiêu bảo vệ tài sản thì lại mang nặng các yêu cầu xét duyệt của các cấp quản lý, đòi hỏi thời gian nên làm chậm tiến trình công việc. Các mâu thuẫn cần được giải quyết trong sự thống nhất với mục tiêu chung của một đơn vị. Các mục tiêu có thể có thứ tự ưu tiên khác nhau. Trong các doanh nghiệp tư nhân có qui mô nhỏ, chủ doanh nghiệp có thể giám sát được tài sản của mình nên đặt ra các thủ tục chủ yếu nhằm bảo đảm hiệu quả hoạt động. Ngược lại các doanh nghiệp có qui mô lớn, nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc giám sát và kiểm soát (không thể dựa vào kinh nghiệm của bản thân) đặt ra mục tiêu phải bảo vệ tài sản nên thủ tục đưa ra phải chặt chẽ hơn. Vì thế khi thiết kê hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý cần phải biết kết hợp hài hòa các mục tiêu để tạo được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhất.

Bốn là, phạm vi của hệ thống KSNB không còn dừng lại ở chức năng quản lý tài chính kế toán nữa mà sang cả chức năng khác như: tổ chức nhân sự, kế hoạch, quản lý sản xuất

Năm là, hệ thống KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ thực hiện được bởi những hạn chế vốn có trong bất kỳ HTKSNB của doanh nghiệp nào. Trong quá trình vận dụng HTKSNB trong một doanh nghiệp cụ thể cần phải ý thức và nhận diện những hạn chế có thể tiềm ẩn trong bản thân hệ thống. Những hạn chế bao gồm:

- Doanh nghiệp thường yêu cầu chi phí cho HTKSNB không vượt quá những lợi ích mà nó mang lại. Hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát khả thi nhằm đạt được một HTKSNB ngăn chặn hoàn toàn các sai sót và gian lận có thể rất tốn kém. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát đó.

Xem tất cả 226 trang.

Ngày đăng: 06/11/2022