Giao tiếp và đàm phán trong kinh doanh Phần 2

triển dưới dạng một chuỗi các luận điểm và luận cứ, một luận điểm này xuất phát từ một điểm khác, một ý này xuyên sang một ý khác với một logic chặt chẽ. Sự chuyển tiếp từ ý này sang ý khác cần phải thực hiện một cách cẩn thận để khỏi mất sự mạch lạc của câu chuyện.

Để duy trì được sự chú ý của người nghe, bạn cần triển khai nội dung sao cho người nghe như phải tự hỏi: “A rồi sao nữa?", “Vì sao vậy?"… Những lời giải thích của bạn cho những câu hỏi này sẽ được người nghe tiếp nhận một cách tích cực.

Muốn trình bày một luật điểm nào đó một cách thuyết phục bạn cần chuẩn bị những ví dụ, những số liệu để minh chứng cho nó. Ý kiến cho rằng các nước phát triển quan tâm đến việc quảng cáo rất lớn phải được minh họa bằng những con số cụ thể: năm 1993 Mỹ chi ra 120 tỷ USD cho quảng cáo, Pháp chi 60 tỷ Fr, Nhật bản chi hết 4000 tỷ yên. Nếu có nhiều số liệu, bạn cần phải có bảng biểu, có sơ đồ minh họa.

Để nội dung bài phát biểu ăn sâu vào trí óc của người nghe, bạn cần chuẩn bị thêm những trích dẫn của các nhân vật nổi tiếng để minh họa, những giai thoại về một nhân vật nào đó. Ví dụ, khi nói về vai trò của ý chí trong việc hình thành tài năng con người, bạn có thể kể về Edison – “Ông ta làm việc 18 tiếng đồng hồ mỗi ngày, làm việc như vậy cho tới tận 50 tuổi mới tự cho mình xả láng một chút bằng cách giảm giờ làm 30 phút mỗi ngày và Edison làm việc như vậy cho tới tận 80 tuổi mới chết, để lại cho nhân loại hơn một ngàn bằng phát minh sáng chế”. Các câu chuyện rút ra từ thực tế của bản thân bạn về những vấn đề mà bạn đang trình bày sẽ rất có giá trị thuyết phục.

Tuỳ vào nội dung, vào đối tượng của buổi thuyết trình mà bạn có thể chuẩn bị thêm những câu chuyện khôi hài, những câu nói đùa dí dỏm giúp cho bầu không khí đỡ căng thẳng trong những thời điểm nhất định. Tuy nhiên, mọi cái phải đúng liều, đủ lượng. Tiếng cười là phản ứng làm mê hoặc nhất của con người, nhưng xét về hiệu quả trình bày thì quá nhiều tiếng cười lại còn nguy hiểm hơn là quá nhiều sự kiện. Người nghe nhớ cái gì? - câu pha trò, hoặc câu pha trò để minh họa điều gì? Khôi hài gắng gượng cũng nguy hiểm đối với người thuyết trình.

Trong phần kết bạn nhắc lại những điểm then chốt của nội dung đã được trình bày. Tùy vào tính chất của bài phát biểu mà phần cuối có thể chứa dựng lời chúc mừng, những

nhiệm vụ cho tương lai, những vấn đề nêu ra để người nghe giải quyết, lời kêu gọi và những khẩu hiệu… Và dĩ nhiên bạn cần dành thời gian để giải đáp các thắc mắc từ người nghe.

Sau khi đã xác định nói cái gì, bạn tiến hành chuẩn bị các bản ghi sẵn. Rất ít người thuyết trình có hiệu quả mà không còn có bản ghi sẵn. Nếu chỉ ỷ lại trí nhớ, bạn có thể gặp tai họa do bỏ sót các sự kiện hoặc buộc phải im lặng. Bản ghi sẵn làm cho bạn tự tin hơn và đặt mình vào kỷ luật đồng thời hạn chế việc nói lan man, rông dài.

Có hai dạng bản ghi nhớ: bản ghi các tiêu đề và bản thảo ghi toàn văn. Tuy nhiên, bản ghi đầu đề là, phổ biến hơn cả, với những điểm chính được gạch chân và các số liệu được liệt kê bên dưới. Bạn cũng có thể ghi chú bên lề về một giai thoại hoặc một ví dụ minh họa nào đó. Kiểu ghi sẵn này cho phép bạn trình bày một cách uyển chuyển và có thể tùy cơ ứng biến dựa vào phản ứng của người nghe: Bạn nên nhớ rằng, chính những câu nói sinh động. chứ không phải là những câu khô cứng, đúc sẵn, mới làm cho thính giả cảm động để tiếp nhận ý kiến của mình.

Bản thảo toàn văn lại có hai cách sử dụng. Hoặc bạn học thuộc lòng bài nói chuyện. Đây là kiểu thuyết trình hạn chế nhất, bởi vì bạn hầu như không thể xoay chuyển được theo ý kiến phản hồi của người nghe. Hơn nữa, khi bạn quên mất một đoạn nào đó thì có thể bài phát biểu sẽ bị hỏng. Bạn có thể sử dụng bản ghi sẵn toàn văn để đọc trước cử tọa. Cách này thường áp dụng đối với những bài phát biểu với những số liệu phức tạp đòi hỏi phải chính xác, hoặc trong trường hợp thời gian bị hạn chế một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, kiểu thuyết trình này tạo ra sự xa cách giữa diễn giả và cử tọa do không có sự tiếp xúc bằng mắt.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 99 trang tài liệu này.

Rèn luyện giọng nói

Trong nghệ thuật diễn thuyết giọng nói đóng vai trò hết sức quan trọng. Một giọng nói tất phải có ba điều kiện. Thể nhất là nhiều cường độ: tiếng nói càng to, càng mạnh thì càng dễ làm rung chuyển người nghe; để tiếng nói được to thì bạn cần tập thở và khi nói phải biết lấy hơi ở ngực hoặc ở bụng chứ đừng lấy hơn ở cuống họng mà tạo ra giọng nói khó nghe. Thứ hai là âm vực phải rộng, tức là có thể phát ra từ những giọng thật trầm đến những giọng thật bổng. Người có âm vực rộng thì mới có đủ phương tiện để diễn tả tình

cảm: giọng trầm và ngập ngừng mô tả sự sợ sệt, giọng trầm và đều đều tả sự buồn bã chán nản, giọng thật bổng vừa nhanh, vừa dục giặc tả sự giận dữ,v.v… Để luyện giọng, bạn có thể ngậm miệng và ngân nga từ giọng thật trầm đến giọng thật bổng. Thứ ba là có nhiều âm sắc: âm sắc là đặc tính riêng biệt của mỗi giọng nói, có giọng thì trong trẻo, có giọng thì the thé, chính âm sắc mà làm cho giọng nói dễ thương hay dễ ghét. Người nói bằng giọng óc có thể sửa giọng bằng cách đưa lưỡi tới trước lúc nói. Người có giọng the thé có thể làm cho giọng trong trẻo bằng cách hít hơi vào nhiều và lúc nói tống mạnh hơi ra, hoặc lúc nói đưa hàm hạ ra trước.

Ngoài việc chú ý tới việc luyện giọng ra, bạn cần tập cách nhấn giọng cho đúng, cách dùng ngữ điệu, uốn giọng cho phù hợp với ý nghĩa của câu nói.

Địa điểm nói chuyện

Một phòng thuyết trình được sắp xếp tốt sẽ nâng cao hiệu quả buổi nói chuyện. Khoảng cách giữa người thuyết trình và cử tọa thường là khoảng cách của vùng công cộng (xem chương 2). Người thuyết trình sẽ tiếp xúc bằng mắt với người nghe như là phương tiện kiểm tra và điều này sẽ khó khăn nếu ai đó ngồi quá gần.

- Bạn cần phải chọn một không gian chứa vừa đủ lượng khán giả. Đừng quá chật, nhưng cũng đừng quá rộng làm loãng không gian buổi nói chuyện. Cử tọa cần phải tạo thành một khối thống nhất chứ không phải chỉ là một tập hợp các cá nhân rời rạc.

- Cần phải có chỗ để các bản ghi chép, có đủ chỗ để đèn chiếu và các thiết bị nghe nhìn khác (nếu cần thiết).

- Hệ thống âm thanh như thế nào? Sử dụng nó ra làm sao?

- Để người nghe không bị phân tán chú ý thì nên dẹp bỏ những thứ không cần thiết sau người thuyết trình như: những bảng biểu, tranh ảnh không liên quan, xóa đi những gì không cần thiết đã được viết trên bảng… Sẽ sai lầm nếu như trong phòng học dùng cho những buổi học về quản lý đào tạo mà trên tường, bên cạnh người thuyết trình có treo một bảng hệ thống tuấn hoàng các nguyên tố hóa học. Trong khi học, ai cũng mất một khoảng thời gian để quan sát bảng này, nhà hóa học thì để chắc chắn rằng mình còn nhớ, người không trong ngành thì cố gắng suy nghĩ để hiểu bảng này, kết quả là chẳng ai chú ý tới người thuyết trình cả.

Chuẩn bị tinh thần

Nếu bạn quá run sợ trước khi thuyết trình thì khó có thể đạt được kết quả mong muốn. Cần phải tự tin để khiến cho cử tọa lắng nghe. Tính thiếu tự tin có thể được hạn chế nhờ chủ động thư giãn, có ý thức cử động chậm hơn và tập trung giảm tiêu phí sức lực một cách có cân nhắc.

Bạn hãy thư giãn để có được một vài hơi thở dài và sâu hít đầy lồng ngực và kích thích cơ hoành làm việc. Một phương pháp lấy tinh thần khá đơn giản là thở vào ba lần đều đặn và thở ra tới chín lần đều đặn; thở vào bốn lần và thở ra mười hai lần, vân vân. Trước khi bước ra bục nói chuyện, bạn nên mỉm cười nhiều lần tới mức có thể được vì điều này sẽ xóa bỏ những dấu vết tư lự lo âu và làm dịu nét mặt của bạn.

b. Tạo mối quan hệ

Bây giờ bạn đã đứng trước mặt cử tọa. Bạn cần phải tạo được mối quan hệ và sự tiếp xúc thuận lợi cho buổi nói chuyện. Để tạo được ấn tượng ban đầu tốt, bạn cần lưu ý những điểm sau:

- Trước hết người nghe chú ý tới ngoại hình của bạn. Cách ăn mặc thể hiện thái độ của bạn đối với mọi người. Hãy ăn mặc cẩn thận và phù hợp với nội dung buổi thuyết trình. Tuy nhiên ngoại hình cũng có thể làm phân tán tư tưởng người nghe. Những tiếng xì xào như: “Ồ ông ta có chiếc cà vạt sặc sỡ thế”, “Chắc chiếc lắc bà ta mang có khi tới vài cây”… sẽ không có lợi cho sự tập trung chú ý.

- Tư thế là sự thể hiện uy quyền. Phong thái tự tin của bạn có thể khiến cho cử tọa tin rằng tất cả những gì sắp nói là có ý nghĩa.. Bạn cần đứng thẳng người với tư thế tự nhiên, không bỏ tày vào túi quần. Một tư thế còng còng, đầu nghẹo nghiêng thể hiện sự mệt mỏi. Tay chân lúi búi, đầu gối run run là dấu hiệu của sự lo lắng. Hãy xuất hiện trước cử tọa một cách tự tin và tỏ ra hào hứng với buổi nói chuyện.

- Hãy nhìn thẳng vào khán giả với ánh mắt tôn trọng và quan tâm.

- Bạn hãy tự giới thiệu về mình (thường thì người chủ tọa sẽ giới thiệu bạn với khán giả) và đề tài buổi nói chuyện. Tuỳ vào từng buổi nói chuyện mà bạn giới thiệu mình cùng với những vai trò gì, chức danh gì. Phần giới thiệu thường không nên qua hai phút, trừ những trường hợp đặc biệt.

Có rất nhiều cách mở đầu bài nói chuyện, tùy vào nội dung mà bạn có thể chọn một trong những cách sau đây:

+ Dẫn nhập trực tiếp:

Bạn nhắc lại tên đề tài, nói rõ mục đích và những vấn đề chính của bài nói chuyện. Ví dụ, “Kính thưa các quí vị, đề tài của chúng ta hôm nay là - Phương pháp chiết khấu thương phiếu. Tôi sẽ trình bày bốn điểm chính sau đây:

- Nguyên tắc tổng quát.

- Rủi ro của chiết khấu.

- Các đảm báo của tín dụng chiết khấu.

- Tái chiết khấu.

Bây giờ tôi bắt đầu vấn đề đầu tiên: Nguyên tắc tổng quát…”

+ Dẫn nhập theo lối tương phản:

Bài diễn thuyết bắt đầu bằng việc nhấn mạnh sự mâu thuẫn, để gây chú ý. Ví dụ: “Thưa các đồng chí, tình hình hiện nay của chúng ta cực kỳ đầy mâu thuẫn được thể hiện ở: thứ nhất là chúng ta chưa bao giờ tiến gần với cuộc cách mạng vô sản quốc tế như bây giờ, thứ hai là chúng ta cũng chưa bao giờ lâm vào tình cảnh nguy kịch như hiện nay…"(Lê nin toàn tập, tập 37).

+ Dẫn nhập từ từ theo lối kể chuyện:

Ví dụ, “Vào đêm giáng sinh năm 1642 ở nước Anh, trong một gia đình nghèo đã xảy ra một cảnh nhốn nháo thực sự. Đó là sự ra đời của một cậu bé, nó nhỏ đến mức có thể cho tắm được trong chiếc ly uống bia". Sau đó có thể kể thêm vài lời về cuộc đời và sự nghiệp của cậu bé đó, và cuối cùng nêu tên cậu bé đó là Niutơn. Tiếp tục, bạn tiến hành trình bày về học thuyết vạn vật hấp dẫn.

+ Dẫn nhập bằng cách đặt câu hỏi:

Bằng cách này bạn có thể làm cho cử tọa phải chú ý và suy nghĩ cùng bạn. Ngay cả một người buồn ngủ nhất cũng phải ngồi thẳng lên khi gặp câu hỏi. Ví dụ, một diễn giả mở đầu bài nói chuyện về Thiên văn học bằng câu hỏi: “Có bao giờ bạn nhìn lên bầu trời đầy sao và tự hỏi không biết tất cả những cái này có ý nghĩa gì? Các bạn hãy suy nghĩ trong giây lát. Có bao giờ các bạn làm như thế chưa?”.

+ Dẫn nhập bằng cách trích dẫn:

Một câu trích dẫn thích hợp có thể là một mở đầu thú vị.

Ví dụ: Khi mở đầu bài nói chuyện về tệ nạn quan liêu, bạn có thể nói: “William Pitt viết, “Khi nào pháp luật cáo chung, lúc đó độc tài xuất hiện". Chúng ta có luật, nhưng chúng ta cũng có những nhà độc tài. Pitt tỏ ra không khoan nhượng với bọn độc tài đó, bởi vì tệ quan liêu đã trở thành một cái dịch trong mười năm trở lại đây".

Để mở đầu bài nói chuyện về vai trò của giáo dục, bạn có thể trích dẫn: “Bác Hồ đã từng nói rằng “vì lợi ích mười năm trồng cây, vì lợi ích trăm năm trồng người",….".

+ Dẫn nhập gây chấn động:

Khi cử tọa thờ ơ với đề tài hoặc khi họ đã mệt mỏi khó tập trung chú ý, bạn có thể bắt đầu bằng một lời nói hoàn toàn ngược lại với sự mong đợi của cử tọa. Để bắt đầu về đề tài giáo dục trong gia đình, bạn có thể nói: “Giáo dục là một việc làm vô ích, và là hoang phí tiền bạc - trừ phi nó được hậu thuẫn bởi một loại giáo dục đúng đắn trong gia đình".

Khi vào đề bạn cần tránh những cạm bẫy sau đây:

- Vào đề quá dài có thể làm ảnh hưởng xấu tới bài phát biểu.

- Vào đề không ăn nhập với nội dung bài nói chuyện.

- Vào đề thiếu tự tin bằng những lời biện hộ. Ví dụ, “Vì thời gian quá gấp, nên tôi chưa chuẩn bị tốt, có gì sai sót các quí vị thông cảm", hay “Tôi nắm không chắc vấn đề này lắm, vậy có lẽ tôi chỉ chia sẻ với các quí vị một vài ý kiến sau đây"

- Vào đề với lời xin lỗi: “Thưa các bạn, tôi biết các bạn đang rất mệt mỏi và muốn ra về. Tôi chỉ xin các bạn ít phút để trình bày vấn đề sau đây” hoặc “Xin lỗi các anh chị, rất tiếc là hôm nay chuyên gia A không thể đến được, vậy tôi xin trình bày thế đồng chí ấy".

c. Triển khai

Sau khi đã tạo được bầu không khí tiếp xúc xong, bạn chuyển sang triển khai nội dung. Hình thức triển khai được quyết định bởi sự chuẩn bị từ trước: mã số các tư tưởng, các sự kiện thích hợp, các số liệu minh họa, các câu chuyện hài hước…

Trong khi diễn thuyết, bạn cần chú ý những điều sau đây:

- Sự chú ý và quan tâm của cử tọa phải được duy trì trong suốt trong buổi nói chuyện bằng việc sử dụng tư liệu hoặc các ví dụ thật sự lý thú cộng với đôi chút khôi hài nhẹ nhàng.

- Khi trình bày, bạn cố gắng đưa mắt về phía người nghe. Để dễ dàng, bạn nên chọn ra khoảng 6 người trong số cử tọa để quan tâm và nói chuyện với họ. Tốt nhất nên chọn 1 người ngồi giữa hàng ghế đầu, 2 người ngồi ở hai biên ngoài của hàng ghế đầu, 1 người ngồi ở trung tâm của hội trường và 2 người ngồi ở hai góc đằng cuối. Khi bạn hướng về những vị trí này, dường như toàn bộ cử tọa sẽ được ánh mắt của bạn quan tâm tới.

- Hãy sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ (ánh mắt, điệu bộ, cử chỉ…) một cách tự nhiên, và không nên quá lạm dụng.

- Bạn có thể đi lại khi nói chuyện, tuy nhiên nên hạn chế trong vòng bán kính khoảng một mét. Nếu bạn đi lại quá xa sẽ làm xao nhãng sự chú ý của cử tọa.

- Bạn phải nói to và rõ đủ cho những người ở cuối phòng đều nghe. Điều này bạn có thể kiểm tra bằng việc nắm bắt những tín hiệu từ những người ngồi ở đó. Khi họ nghiêng về phía trước, khum tay ở một tai hoặc lắc đầu sang một bên, thì bạn cần phải tăng thêm âm lượng.

- Giọng nói cần phải được thay đổi, khi trầm khi bổng, khi lên khi xuống, khi gán từng tiếng khi thì lướt qua tùy vào nội dung của từng đoạn. Nếu bạn nói với giọng trầm trầm, đều đều thì có nguy cơ bạn sẽ ru ngủ những người nghe.

- Tránh những thói quen dùng những từ vô nghĩa trong câu nói. Ví dụ: thực tế là, hiểu không, các bạn biết không, phải không…

d. Kết thúc

Bạn cần phải biết kết thúc đúng lúc, đừng rông dài. Khi bạn đã dùng câu nói “cuối cùng là…” thì bạn chỉ còn vài phút nữa thôi. Nếu bạn tiếp leo lời nói này bằng “để kết thúc…", và sau đó lại “đây thực sự là lời cuối cùng…", thì chắc hắn phản ứng tiêu cực của cử tọa sẽ tăng lên đến cực điểm.

Khi kết thúc bạn tóm tắt ngắn gọn những điểm chính trong bài phát biểu và yêu cầu người nghe hành động hoặc xem xét vấn đề theo một quan điểm mới. Tuy nhiên, bạn

không nên làm điều đó một cách quá rõ ràng: “Bây giờ tôi tổng hợp những gì tôi đã nói…”

Bạn có thể kết thúc bằng cách kể một câu chuyện kèm theo và minh họa những điểm đã được đưa ra. Có thể nêu ra những câu hỏi kiểm tra mà lúc này người nghe có thể tìm thấy câu trả lời cho chúng mà lúc đầu họ không trúc thấy được hoặc đưa ra một số câu tóm tắt làm sáng tỏ được mối quan hệ nội tại của các điểm đã đưa ra trong bài phát biểu. Và cuối cùng, bạn không quên cảm ơn cử tọa đã chú ý lắng nghe.

B.KỸ NĂNG BÁO CÁO BẰNG MIỆNG VÀ PHÁT BIỂU TÙY HỨNG

1. Báo cáo miệng:

Nói chung việc chuẩn bị một bài thuyết trình và một bản báo cáo miệng, về cơ bản, là giống nhau. Tuy nhiên, bạn cần chú ý tới một số khác biệt sau:

- Thuyết trình thường mang tính “công chúng", còn báo cáo miệng thường mang tính nội bộ. Khi thuyết trình, bạn phải nói trước nhiều người, thậm chí có nhiều người không quen biết. Còn khi báo cáo miệng, bạn trình bày vấn đề trước những người quen biết, trước các đồng nghiệp, trước lãnh đạo cấp trên, trong một bầu không khí thân mật hơn. Đó có thể là một bài báo cáo về tình hình tài chính, tình hình nhân sự, một phương pháp, biện pháp tăng năng suất…

- Mục đích của thuyết trình thường là góp vui, thuyết phục và thông tin. Còn mục đích chủ yếu của báo cáo miệng là thông tin và phân tích thông tin.

- Thời gian dành cho báo cáo miệng thường là ngắn hơn thuyết trình. Vì thế, bạn cần chuẩn bị một dàn ý thật cẩn thận và súc tích.

- Đối với thuyết trình, bạn chủ yếu là giao tiếp một chiều. Còn trong khi trình bày báo cáo miệng, có thể bạn phải trả lời khá nhiều câu hỏi từ phía người nghe. Nếu bạn không lường trước những câu hỏi của người nghe, thì các câu hỏi của họ có thể làm “cháy giáo án” của bạn. Tuy nhiên, nhờ các câu hỏi và câu trả lời trong quá trình báo cáo mà làm cho các vấn đề được sáng tỏ và cuộc báo cáo có hiệu quả hơn.

Từ những điểm khác biệt trên, khi trình bày báo cáo miệng bạn cũng cần lưu ý những vấn đề sau: