Vai Trò Và Chức Năng Của Giao Tiếp

quá trình vật chất, quá trình xã hội, trong đó diễn ra sự trao đổi hoạt động, kinh nghiệm, sản phẩm của hoạt động”9.

Ở Việt Nam, vấn đề giao tiếp mới được nghiên cứu cách đây hơn ba thập kỷ, nhưng nó đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu trong lĩnh vực khoa học xã hội. Theo tác giả Phạm Minh Hạc:“Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các quan hệ người - người để hiện thực hóa các quan hệ xã hội”; Hai tác giả Nguyễn Thạc và Hoàng Anh cho rằng: “Giao tiếp là hình thức đặc trưng cho mối quan hệ giữa con người với con người qua đó nảy sinh sự tiếp xúc tâm lý, được biểu hiện ở các quá trình thông tin, hiểu biết, rung cảm, ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau”; Tác giả Nguyễn Quang Uẩn nêu khái niệm: "Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa người và người, thông qua đó con người trao đổi với nhau về thông tin, về cảm xúc, tri giác lẫn nhau, ảnh hưởng tác động qua lại với nhau. Hay nói khác đi, giao tiếp xác lập và vận hành các quan hệ người - người, hiện thực hóa các quan hệ xã hội giữa chủ thể này với chủ thể khác”. Theo tác giả Ngô Công Hoàn: “Giao tiếp là quá trình tiếp xúc giữa con người với con người nhằm mục đích trao đổi tư tưởng, tình cảm, vốn sống, kỹ năng, kỹ xảo nghề nghiệp”10.

Trên cơ sở khái quát những quan điểm của các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước về giao tiếp, chúng ta có thể đi đến cách hiểu giao tiếp như sau:

Giao tiếp là quá trình tiếp xúc giữa con người với con người. Thông qua đó, con người trao đổi với nhau về thông tin, tình cảm, vốn sống, kinh nghiệm; ảnh hưởng lẫn nhau; nhận biết lẫn nhau và tạo ra sự đáp ứng mong đợi ở nhau.

Từ kết luận trên, có thể rút ra một số đặc trưng về giao tiếp như sau:

- Giao tiếp là hoạt động đặc thù của con người, chỉ riêng con người mới có. Giao tiếp giúp thiết lập mối quan hệ giữa người này với người khác. Nhờ có giao tiếp mà các mối quan hệ xã hội của con người mới được hình thành, vận hành và phát triển.

- Giao tiếp là một quá trình mà con người ý thức được mục đích, nội dung và những phương tiện cần thiết để đạt được mục đích khi tiếp xúc với người khác. Vì vậy, giao tiếp là quá trình tiếp xúc giữa các chủ thể.

- Trong giao tiếp, bao giờ cũng diễn ra sự trao đổi thông tin, cảm xúc, kinh nghiệm…, tác động lẫn nhau, ảnh hưởng lẫn nhau giữa chủ thể và khách thể giao tiếp. Nhờ đó, mà mỗi bên tham gia giao tiếp đều chiếm lĩnh được nội dung của các mối quan hệ xã hội, nền văn hóa xã hội, hình thành và phát triển nhân cách.

- Giao tiếp sử dụng những phương tiện nhất định và diễn ra trong những hoàn cảnh và điều kiện cụ thể.

Có thể bạn quan tâm!

• Giao tiếp trong kinh doanh Phần 1 - CĐ Du lịch Hà Nội - 1
• Giao tiếp trong kinh doanh Phần 1 - CĐ Du lịch Hà Nội - 2
• Giao Tiếp Là Quá Trình Tác Động Qua Lại, Ảnh Hưởng Lẫn Nhau
• Những Rào Cản Về Mặt Ngữ Nghĩa, Vật Chất
• Các Nguyên Tắc Cơ Bản Của Giao Tiếp Trong Kinh Doanh

Xem toàn bộ 120 trang tài liệu này.

9 Hoàng Anh (chủ biên), (2009), Hoạt động giao tiếp và nhân cách, NXB. Đại học Sư phạm, trang166.

10 Nguyễn Bá Minh, (2013), Nhập môn khoa học giao tiếp, NXB Đại học Sư phạm, trang 11.

- Giao tiếp là mối quan hệ mang tính xã hội, lịch sử. Nó không trực tiếp tạo ra sự biến đổi vật chất, mà gián tiếp tác động vào những giá trị vật chất, giá trị tinh thần của xã hội loài người. Kết quả của giao tiếp có thể là sự hiểu biết lẫn nhau, sự thống nhất với nhau về tư tưởng, tình cảm, ý chí hành động.

1.1.2. Vai trò và chức năng của giao tiếp

1.1.2.1. Vai trò của giao tiếp

Giao tiếp có vai trò quan trọng đối với cuộc sống của con người, được thể hiện ở những khía cạnh sau đây:

- Giao tiếp là nhu cầu đặc trưng của con người, là điều kiện để đời sống tâm lý phát triển bình thường.

Trong những nhu cầu của con người, giao tiếp là nhu cầu xã hội cơ bản xuất hiện sớm nhất. Nếu nhu cầu này không được thỏa mãn sẽ gây cho con người ở bất kỳ lứa tuổi nào những trải nghiệm tiêu cực, con người cảm thấy cô đơn và thậm chí có khi trở thành bệnh hoạn. Ngay từ khi mới sinh ra, đứa trẻ đã muốn tiếp xúc với thế giới xung quanh. Khi lớn lên con người nhận thức được sự cần thiết của giao tiếp và hiểu rằng mọi người không thể tồn tại, trưởng thành khi không có mối liên hệ và trợ giúp từ những người khác. Mối quan hệ giao tiếp giữa người và người vừa là nhu cầu, vừa là điều kiện có ý nghĩa và tác dụng to lớn để biến chúng ta thành người với những giá trị nhân văn. Đời sống tâm lý tinh thần của mỗi người phụ thuộc khá nhiều vào các mối quan hệ giao tiếp của họ với những người khác.

- Giao tiếp giúp con người phát triển các quan hệ xã hội và phát triển nhân

cách.

Giao tiếp có vai trò quan trọng trong quá trình hình thành, phát triển và

hoàn thiện nhân cách. Ngay từ khi chào đời, con người đã bắt đầu giao tiếp với mọi người, trước hết là những người thân trong gia đình. Lớn lên, các quan hệ giao tiếp với những người khác càng được mở rộng: giao tiếp với hàng xóm láng giềng, bạn bè cùng lớp, cùng trang lứa, rồi đến đồng nghiệp, v.v... Khi giao tiếp, tương tác với người khác, con người học ăn, học nói, học đi đứng, học sử dụng các vật dụng do con người làm ra. Bằng giao tiếp, con người gia nhập vào các quan hệ xã hội, lĩnh hội nền văn hóa xã hội, các chuẩn mực xã hội và “tổng hòa các quan hệ xã hội” thành bản chất con người. Trong giao tiếp, con người không chỉ nhận thức được người khác, nhận thức các quan hệ xã hội mà còn nhận thức được chính bản thân mình thông qua việc tự đối chiếu, so sánh với người khác, với chuẩn mực xã hội để hình thành một thái độ, giá trị, cảm xúc đối với bản thân. Hay nói cách khác, nhờ giao tiếp con người hình thành năng lực tự ý thức - một thành phần quan trọng trong nhân cách. Thiếu sự giao tiếp thì con người không thể có được những phẩm chất nhân cách quan trọng như: tinh thần trách nhiệm, nghĩa vụ, tính nguyên tắc, tính vị tha, tính trung thực, lòng thành trong giao tiếp,...

- Giao tiếp là điều kiện tất yếu không thể thiếu được trong hoạt động của con người.

Hoạt động của con người luôn luôn mang tính xã hội, tính cộng đồng. Điều đó cũng có nghĩa là hoạt động luôn luôn gắn liền với giao tiếp. Giao tiếp luôn có mặt trong mọi hoạt động của con người, từ hoạt động vui chơi, hoạt động học tập cho đến hoạt động lao động và các hoạt động khác. Trong mỗi hoạt động, con người luôn phải trao đổi thông tin, phối hợp để thống nhất mục đích, thống nhất cách thức nhằm đạt được mục đích chung. Giao tiếp giúp con người thu thập thông tin, tác động đến đối tác trong quá trình giải quyết vấn đề, các nhiệm vụ của cuộc sống cũng như hoạt động nghề nghiệp. Như vậy, quá trình hoạt động không thể thiếu giao tiếp. Giao tiếp diễn ra như là một điều kiện để tiến hành các hoạt động khác.

Giao tiếp có vai trò vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong lĩnh vực kinh doanh du lịch, giao tiếp lại càng quan trọng hơn, bởi nó luôn gắn liền với hoạt động du lịch, tồn tại trong môi trường du lịch. Đồng thời, giao tiếp còn là công cụ, là linh hồn của du lịch, thúc đẩy hoạt động du lịch phát triển.

1.1.2.2. Chức năng của giao tiếp

a. Chức năng giao tiếp dưới góc độ là một phạm trù tâm lý học

- Chức năng định hướng hoạt động

Khi giao tiếp với nhau, con người xác lập hướng hoạt động của mình. Thực chất của sự định hướng trong giao tiếp là khả năng thăm dò để xác định mức độ nhu cầu, thái độ, tình cảm, ý hướng,... của đối tượng giao tiếp; nhờ đó mà chủ thể giao tiếp có được đáp ứng kịp thời, phù hợp với nhiệm vụ mục đích giao tiếp đề ra. Sự thăm dò này nhiều khi không dễ dàng, vì những điều mà chủ thể định thăm dò thường là tiềm ẩn, hay thay đổi và nhiều khi những biểu hiện bên ngoài không tương xứng với thực chất của nó. Sự định hướng càng chính xác khi chủ thể nắm vững nghệ thuật giao tiếp, tạo ra không khí thân thiện, cởi mở hiểu biết lẫn nhau giữa chủ thể và khách thể giao tiếp.

- Chức năng phản ánh (nhận thức)

Đây là chức năng nhằm thực hiện mục đích giao tiếp, bao gồm quá trình thu nhận và xử lý thông tin. Để thu thận thông tin, con người huy động các cơ quan của cơ thể như: miệng nói, tai nghe, mắt nhìn, tay ra hiệu... Để xử lý thông tin, con người phải phán đoán, suy lý, trừu tượng hóa, khái quát hóa. Trong giao tiếp, con người chỉ phản ánh được một phần, một số khía cạnh của sự vật, hiện tượng khách quan. Trên cơ sở xử lý thông tin, bằng kinh nghiệm, bằng trực giác của mình, con người tiếp cận được bản chất đích thực của sự vật, hiện tượng.

- Chức năng đánh giá và điều chỉnh

Dựa trên kết quả nhận thức, chủ thể đánh giá thái độ, tình cảm của đối tượng giao tiếp. Từ đó, chủ thể và khách thể tự điều chỉnh hành vi, thái độ của

mình cho phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh và không khí tâm lý khi giao tiếp, nhằm làm cho giao tiếp đạt mục đích, hiệu quả cao.

Các chức năng tâm lý của giao tiếp được con người thực hiện thành một tổng thể. Các chức năng này rất phong phú và phức tạp. Mọi cá nhân trong quá trình phát triển, hoàn thiện nhân cách của mình đã không ngừng phát triển và hoàn thiện sự giao tiếp để đáp ứng ngày càng tốt hơn các chức năng này. Tùy theo năng lực giao tiếp của từng người mà các chức năng này được huy động với những mức độ khác nhau, trong những điều kiện, hoàn cảnh khác nhau.

b. Chức năng giao tiếp dưới góc độ là một hoạt động của nhóm xã hội

- Chức năng liên kết (nối mạch)

Nhờ có giao tiếp mà con người liên kết, hiệp đồng, hợp tác được với nhau trong công việc. Để tránh cảm giác bị đơn lẻ, để có thêm cảm giác an toàn, con người giao tiếp để gắn bó, đoàn kết với nhau. Nhu cầu giao tiếp xuất hiện rất sớm trong đời sống cá thể, ngay từ khi mới lọt lòng mẹ. Những nhu cầu được bế ẵm, vỗ về, âu yếm là nhu cầu giao tiếp giữa con và mẹ. Ở những lứa tuổi khác nhau, nhu cầu giao tiếp, đối tượng và phương thức thực hiện chức năng này của giao tiếp cũng khác nhau. Đây là chức năng để mỗi cá thể khi giao tiếp đáp ứng được nhu cầu riêng của nhóm, của cộng đồng.

- Chức năng hòa nhập (đồng nhất)

Đây là sự hòa nhập, sự tham gia của các cá nhân vào nhóm xã hội (như gia đình, lớp học, tổ công tác phường, hội,…). Qua giao tiếp, con người thấy được mình là thành viên của nhóm, có nghĩa vụ, trách nhiệm với nhóm và được hưởng mọi quyền lợi như các thành viên khác trong nhóm.

Nhờ giao tiếp, con người chia ngọt sẻ bùi, đồng cam cộng khổ với nhóm theo khả năng của mình. Mặt khác, chính nhóm xã hội lại tác động không nhỏ đến nhân cách, thái độ hành vi của mỗi thành viên. Những quy định, những đòi hỏi (chính thức hoặc không chính thức) của nhóm sẽ chi phối các hoạt động riêng tư của mỗi thành viên trong nhóm.

Cũng có khi chức năng hòa nhập còn thể hiện ở sự đối lập, mâu thuẫn của thành viên đối với nhóm. Chức năng đối lập đã nói rõ thêm tính phong phú, phức tạp của hoạt động giao tiếp trong nhóm.

1.1.3. Phân loại giao tiếp

1.1.3.1. Theo tính chất của giao tiếp

- Giao tiếp chính thức: Là loại giao tiếp trong các cơ quan, tổ chức mang tính công vụ theo chức trách, quy trình được quy định bởi pháp luật. Chẳng hạn, trong các tổ chức thuộc hệ thống chính trị diễn ra trong các cuộc mít tinh, cuộc họp, hội nghị, đàm phán, thông báo kế hoạch, tiếp công dân tại cơ quan công quyền. Đây là loại hình giao tiếp mà dù muốn hay không muốn mọi người đều phải thực hiện.

- Giao tiếp không chính thức: Là giao tiếp mang tính cá nhân, không theo quy định, không cần nghi thức mà chủ yếu dựa vào nhu cầu của các chủ thể giao tiếp như: giao tiếp bạn bè, giao tiếp giữa đồng nghiệp với nhau trong dịp đi du lịch, giao tiếp giữa lãnh đạo và cấp dưới khi rủ nhau đi uống trà, cà phê,…

1.1.3.2. Theo số lượng chủ thể tham gia giao tiếp

- Giao tiếp song phương: Là hoạt động giao tiếp giữa hai chủ thể. Nó có thể là giao tiếp giữa người lãnh đạo với một nhân viên, giữa trưởng phòng nhân sự với trưởng phòng tài vụ trong cơ quan hoặc giữa hai người cán bộ, nhân viên, bạn bè với nhau trong công sở, ngoài công sở.

- Giao tiếp nhóm (tập thể): Là loại hình giao tiếp cùng một lúc có nhiều chủ thể tham gia như đàm phán 4 bên, giao tiếp trong hội nghị, trong cuộc mít tinh.

- Giao tiếp xã hội: Là loại hình giao tiếp mở rộng tới tầm cỡ quốc gia, quốc tế.

1.1.3.3. Theo phương thức giao tiếp

- Giao tiếp trực tiếp: Là loại hình giao tiếp phổ biến nhất, thông dụng nhất của con người, thường gọi là giao tiếp mặt đối mặt, trong đó các chủ thể trực tiếp gặp gỡ, trao đổi với nhau. Phương tiện sử dụng trong giao tiếp trực tiếp là lời nói và ngôn ngữ cơ thể. Đây là loại hình giao tiếp mang lại hiệu quả cao vì trong các tình huống mặt đối mặt, nhờ có những thông tin không bằng lời đi kèm mà mọi sự hiểu lầm, thông tin thiếu chính xác sẽ được điều chỉnh kịp thời trong quá trình giao tiếp. Điển hình của loại hình giao tiếp này là các cuộc phỏng vấn, cuộc nói chuyện giữa hai người bạn, đồng nghiệp, thảo luận, đàm phán.

- Giao tiếp gián tiếp: Là loại hình giao tiếp khi không có điều kiện mặt đối mặt mà các chủ thể giao tiếp với nhau thông qua một phương tiện trung gian như: thư từ, văn bản, email, điện thoại, internet, các phương tiện điện tử hỗ trợ khác. Trong điều kiện hiện nay, loại hình giao tiếp này có xu hướng gia tăng nhờ sự phát triển của công nghệ viễn thông, phương tiện kỹ thuật nghe nhìn. Đây là hình thức giao tiếp kém hiệu quả hơn vì sự phản hồi thông tin rất chậm, nhất là hình thức giao tiếp bằng văn bản. Hơn nữa, loại giao tiếp này rất ít được hỗ trợ bằng phương tiện phi ngôn ngữ vì vậy các chủ thể khó có thể hiểu biết hết những khía cạnh tế nhị của thông tin.

1.1.3.4. Theo ngành nghề

Mỗi một ngành nghề có đặc trưng riêng trong giao tiếp. Đặc điểm của giao tiếp nghề nghiệp là tính chất của nghề nghiệp quy định tính chất giao tiếp. Mỗi một ngành nghề đều sử dụng những thuật ngữ chuyên môn nhất định và do đó, ngôn ngữ trong giao tiếp ngành nghề khác với ngôn ngữ thông thường. Tính đặc thù của ngành nghề quy định phần nào phong cách giao tiếp cũng như nội dung thông tin. Có thể kể ra một số loại hình giao tiếp theo tiêu chí này như:

giao tiếp sư phạm, giao tiếp kinh doanh, giao tiếp báo chí, giao tiếp du lịch, giao tiếp ngoại giao v.v...

1.1.3.5. Theo phương tiện tiến hành giao tiếp

- Giao tiếp ngôn ngữ: Là giao tiếp thông qua hệ thống ký hiệu ngôn ngữ, bao gồm giao tiếp ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết. Giao tiếp ngôn ngữ nói là giao tiếp bằng lời nói được hỗ trợ bởi các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ. Các câu của ngôn ngữ nói đôi khi được giản lược về phương diện ngữ pháp, có thể không đủ các thành phần của câu. Giao tiếp ngôn ngữ viết là giao tiếp thực hiện qua chữ viết với yêu cầu về ngữ pháp, ngữ nghĩa và logic chặt chẽ hơn so với ngôn ngữ nói.

- Giao tiếp phi ngôn ngữ: Là giao tiếp mà tín hiệu được phát đi thông qua các cử chỉ, các biểu cảm phi ngôn ngữ cũng như ngoại hình, bài trí không gian, cách sắp xếp thời gian giao tiếp và cách tiếp đón v.v...

Trong cuộc sống cũng như trong các tổ chức, tùy thuộc vào điều kiện không gian, thời gian, tính chất công việc mà con người lựa chọn một hình thức giao tiếp sao cho phù hợp, hiệu quả.

1.1.4. Cấu trúc của hoạt động giao tiếp

1.1.4.1. Quá trình truyền thông

Khi nói đến giao tiếp là ta nói đến quá trình truyền và nhận thông tin giữa chủ thể và khách thể giao tiếp. Tuy nhiên, trong giao tiếp kinh doanh, quá trình truyền thông cần được phân tích trên hai cấp độ: cấp độ cá nhân và cấp độ tổ chức.

- Quá trình truyền thông giữa hai cá nhân:

Thông điệp Kênh truyền thông

Ý nghĩ → mã hóa Người phát

Thông tin phản hồi

Tiếp nhận → giải mã Người nhận

Nhiễu

Về một phương diện nào đó, có thể xem giao tiếp là quá trình phát và nhận thông tin giữa những người giao tiếp với nhau. Giao tiếp là quá trình thông tin hai chiều, nghĩa là người phát và người nhận thông tin thường xuyên đổi vai cho nhau. Nội dung thông tin trao đổi có thể là các quan điểm, các ý kiến, những nỗi niềm, tâm trạng hoặc thông báo về một việc nào đó, cũng có khi là những đánh giá, nhận xét về chúng v.v... Hiệu quả của quá trình truyền thông không chỉ phụ thuộc vào người nhận và người phát mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác trong quá trình truyền thông. Quá trình truyền thông giữa hai cá nhân diễn ra theo sơ đồ sau:

Nguồn: Mai Chánh Cường, (2008), Kỹ năng đàm phán & thuyết trình trong kinh doanh, NXB. Khoa học kỹ thuật, trang 14.

Sơ đồ 1.1. Mô hình truyền thông giữa hai cá nhân

Quá trình truyền thông giữa hai cá nhân bắt đầu khi một người muốn truyền một ý nghĩ nào đó đến một người khác, thì trước hết phải mã hóa ý nghĩ đó. Mã hoá là quá trình biểu đạt ý nghĩ thành lời nói, chữ viết hay các dấu hiệu, các ký hiệu, các phương tiện phi ngôn ngữ khác nhau. Kết quả của quá trình này là thông điệp được tạo thành (ý nghĩ đã được mã hoá) và sau đó được phát đi bằng các kênh truyền thông như lời nói (trực tiếp hoặc gián tiếp qua điện thoại, micro…), chữ viết (hợp đồng, thông báo, thư tín,…) hoặc cử chỉ, điệu bộ,… để đến với người nhận. Người nghe nhận được thông điệp bằng một hoặc tất cả các giác quan của mình và giải mã. Đây là quá trình người nhận diễn dịch bản thông điệp nhận được. Việc tiếp thu nội dung thông tin có kịp thời, chính xác hay không còn tuỳ thuộc vào năng lực giải mã của người nhận tin. Việc thông tin chính xác chỉ xảy ra khi cả hai người phát và người nhận gán cho các ký hiệu lập thành thông điệp cùng một ý nghĩa, hoặc những ý nghĩa tương tự. Nói cách khác, người nhận và người phát phải có cùng chung một bộ mã.

Trong quá trình truyền thông, một khâu không kém phần quan trọng đó là sự phản hồi. Phản hồi là việc người nhận phát tín hiệu trả lời người đã truyền đi bản thông điệp để qua đó, người phát biết thông điệp mình truyền đã được tiếp nhận và được hiểu như thế nào. Trên cơ sở đó, người phát có thể điều chỉnh hoặc chuyển tiếp những thông điệp cần thiết khác.

Như vậy, truyền thông giữa hai cá nhân là một quá trình tương hỗ và tuần hoàn. Hiệu quả của quá trình truyền thông có thể bị chi phối bởi các yếu tố gây “nhiễu”. Đây là những yếu tố nằm ở người phát, người nhận hoặc trong môi trường gây cản trở đối với việc truyền tin. Thông thường những yếu tố đó bao gồm:

+ Sự khác biệt văn hoá.

+ Môi trường truyền không tốt.

+ Ý không rõ ràng, quá trình mã hoá bị lỗi.

+ Kênh truyền thông hoạt động không hiệu quả.

+ Các yếu tố tâm lý ở người phát và người nhận.

Trong giao tiếp, chúng ta cần chú ý đến các yếu tố gây nhiễu và tìm cách loại bỏ hoặc hạn chế ảnh hưởng của chúng.

Quá trình truyền thông trong giao tiếp có hiệu quả hay không trước hết phụ thuộc vào người phát và người nhận. Để nâng cao hiệu quả của quá trình truyền thông, người phát và người nhận cần chú ý đến sáu vấn đề: what (cái gì), why (tại sao), who (với ai), when (bao giờ), where (ở đâu), how (bằng cách nào, như thế nào).

Đối với người phát: Khi truyền đạt thông tin cần xác định xem mình định truyền những thông tin gì và vì sao phải truyền thông tin đó; đối tượng giao tiếp với mình là ai (về trình độ học vấn, hiểu biết, văn hoá, tuổi tác, địa vị…); khi nào thì bắt đầu truyền tin; truyền thông đến những nơi nào, tại đâu và truyền thông dưới hình thức nào, bằng cách nào cho hiệu quả. Nếu những vấn đề trên chưa được xác định rõ ràng và đầy đủ thì việc truyền thông sẽ không hiệu quả, đối tượng sẽ không nhận được đúng thông tin cần truyền đi.

Khi truyền thông tin, người phát cần phải tìm hiểu kỹ về nhu cầu, quyền lợi, trình độ của người nhận. Không nghiên cứu kỹ ba yếu tố này, việc truyền thông tin sẽ không cần thiết, không thoả mãn đối tượng và đối tượng sẽ không hiểu rõ điều ta muốn truyền cho họ.

Ngoài ra, khi truyền tin người phát cũng cần biết tạo ra tâm lý thoải mái, hào hứng ở người nhận, đồng thời theo dõi sự phản hồi để điều chỉnh quá trình truyền tin cho hiệu quả.

Đối với người nhận: Để tiếp nhận và giải mã thông điệp từ người phát một cách đầy đủ, chính xác người nhận tin cần chú ý những vấn đề như: Người nói đang nói cái gì, về vấn đề gì; Tại sao họ lại nói như vậy; Người nói là ai (tuổi tác, giới tính, địa vị xã hội, nghề nghiệp, trình độ học vấn, tính cách…); Họ nói điều đó vào lúc nào và nói ở đâu; Nói như thế nào.

Trong tiếp nhận thông tin, người nhận cũng cần tìm hiểu kỹ thái độ, tình cảm của đối tượng; phải đặt mình vào vị trí của người phát để hiểu được tâm tư, tình cảm, nguyện vọng của họ. Ngoài ra, người nhận tin cần phải gạt bỏ những mặc cảm, những thành kiến (nếu có) về người phát, vì nó có thể làm cho người nhận giải mã một cách sai lệch.

- Truyền thông trong tổ chức

Trong một tổ chức, giữa các thành viên luôn tồn tại hai loại mối quan hệ, đó là: quan hệ chính thức và quan hệ không chính thức. Tương ứng với hai loại quan hệ này là hai hình thức truyền thông: truyền thông chính thức và truyền thông không chính thức.

Truyền thông chính thức là truyền thông theo hình thức được quy định hoặc bản thân quá trình truyền thông là một bộ phận của công việc. Những hình thức truyền thông chính thức phổ biến trong tổ chức là báo cáo, tờ trình, thông báo,...

Truyền thông chính thức đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của tổ chức. Thông qua truyền thông chính thức, các chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu của lãnh đạo được truyền xuống cho cấp dưới để thi hành; đồng thời, những kiến nghị của cấp dưới được chuyển lên lãnh đạo xem xét. Vì vậy, nếu tổ chức nào có truyền thông chính thức không đảm bảo thì hoạt động của tổ chức đó không thể có hiệu quả.

Truyền thông không chính thức là quá trình trao đổi thông tin trong giao tiếp không chính thức, người phát đi bản thông điệp chỉ với tư cách cá nhân,