Những Rào Cản Về Mặt Ngữ Nghĩa, Vật Chất

Khi giao tiếp bằng ngôn ngữ nói (đối thoại, độc thoại), chủ thể và khách thể giao tiếp rất chú ý sử dụng chất liệu giọng nói (cường độ, tần số âm thanh) và nhịp điệu để bổ sung cho nội dung lời nói. Sự lên bổng, xuống trầm, nói oang oang hay nhỏ nhẹ, the thé hay trầm trầm, cấp tốc hay chậm rãi, khoan thai,… đều mang một ý nghĩa tâm lý nhất định. Qua giọng nói, cách nói có thể đoán biết được phần nào tính cách, thái độ của người giao tiếp. Chẳng hạn, giọng nói đanh, tự nhiên cao giọng thường thấy ở người có tính cách trịch thượng; giọng nói không bình thường (nói ấp úng, ngập ngừng, nói lắp…) là biểu hiện sự căng thẳng nội tâm, hồi hộp, bối rối cảm xúc; người nói nhanh và nói to thường là người có nhân cách hướng ngoại. Để tăng thêm giá trị của ngôn ngữ nói, trong giao tiếp các chủ thể giao tiếp nên sử dụng thêm các phương tiện hỗ trợ như điệu bộ, hành vi, cử chỉ,...

Không chỉ chú ý đến âm giọng mà người nói còn phải thận trọng trong việc sử dụng ngôn từ, vì qua việc sử dụng ngôn từ người nghe có thể nhận biết, đánh giá được người nói là một người như thế nào: sâu sắc hay nông cạn; cục cằn, thô lỗ hay nhã nhặn, nền nã; ích kỷ, kiêu căng hay khiêm nhường, độ lượng. Từ và tập hợp từ sử dụng trong giao tiếp là các từ văn minh, thanh nhã, giản dị, dễ hiểu, phải thể hiện được sự kính trọng, quý mến người đối thoại; tránh dùng các từ thô tục, khiếm nhã, bất lịch sự. Không nên dùng những từ khoa trương, sáo rỗng, những thành ngữ riêng của một giới nào đó. Khi xưng hô trong giao tiếp, việc sử dụng các đại từ nhân xưng không những thể hiện tính chất quan hệ mà còn thể hiện tình cảm của các cá nhân trong giao tiếp. Chính vì vậy, việc xưng hô đúng, phù hợp với phong tục, thói quen là biểu hiện thái độ tôn trọng, thân mật, gần gũi. Nếu xưng hô lẫn lộn, mập mờ, thiếu chính xác sẽ dẫn tới sự hiểu lầm, sai lệch, có thể gây nên sự ác cảm, cách nhìn nhận thiếu thiện chí và để lại ấn tượng xấu đối với người nghe.

Giao tiếp bằng ngôn ngữ nói thường có nhiều cách thức khác nhau. Dưới đây là một số cách nói (lối nói) điển hình trong giao tiếp bằng ngôn ngữ nói.

- Cách nói cơ giới:

Cách nói cơ giới là cách nói thẳng thừng, nói gay gắt. Người nói thường không quanh co, vòng vèo, không ẩn ý mà nói thẳng ra những gì mình nghĩ, mình muốn, mình cần, cái mình biết.

Cách nói này có ưu điểm là tiết kiệm thời gian, người nghe nhanh chóng hiểu được ý của người nói, đảm bảo tính chính xác của thông tin. Tuy nhiên, trong nhiều tình huống, nói thẳng làm cho người nghe khó chịu, khó chấp nhận thông tin người nói đưa ra, nhất là khi thông tin đó là điều không được mong đợi. Cách nói thẳng thường được dùng nhiều trong giao tiếp gia đình, bạn bè thân mật, trong tình huống cần sự kiên quyết. Còn trong giao tiếp chính thức, trong các mối quan hệ xã giao thông thường, người ta sử dụng cách nói lịch sự, cách nói ẩn ý.

- Cách nói tình thái

Cách nói tình thái là cách nói tế nhị, có tình cảm, làm cho người nghe có thể tiếp thu dễ dàng nội dung bản thông điệp.

Ví dụ: Tôi rất tiếc đã để ngài phải chờ đợi, món ăn của ngài sẽ được mang lên ngay bây giờ.

- Cách nói hàm ngôn và hiển ngôn

Có thể bạn quan tâm!

• Giao tiếp trong kinh doanh Phần 1 - CĐ Du lịch Hà Nội - 2
• Vai Trò Và Chức Năng Của Giao Tiếp
• Giao Tiếp Là Quá Trình Tác Động Qua Lại, Ảnh Hưởng Lẫn Nhau
• Các Nguyên Tắc Cơ Bản Của Giao Tiếp Trong Kinh Doanh
• Khái Niệm Và Vai Trò Của Kỹ Năng Giao Tiếp Trong Kinh Doanh
• Một Số Thói Quen Xấu Khi Lắng Nghe

Xem toàn bộ 120 trang tài liệu này.

Nói hiển ngôn là lời nói có ý nghĩa biểu hiện trực tiếp ra ngoài, tức là nói thế nào hiểu đúng như vậy, nghĩ thế nào nói đúng như thế.

Nói hàm ngôn là lời nói có nghĩa ẩn bên trong, đòi hỏi người nghe phải cố gắng để hiểu ẩn ý bên trong đó. Đây là cách nói nhẹ nhàng tế nhị, khéo léo, đòi hỏi một sự tinh tế ở người nói và người nghe. Người nghe phải căn cứ vào tình huống, hoàn cảnh cụ thể ở thời điểm nói để giải mã, phán đoán xem thực chất ý tứ người nói là gì, từ đó có cách ứng xử cho đúng, cho thích hợp.

- Cách nói triết lý

Là cách nói dùng các điển tích, điển cố, quan điểm để trình bày, cắt nghĩa hoặc lý giải một vấn đề nào đó. Trong một số trường hợp cách nói triết lý còn dùng để an ủi những người gặp rủi ro. Ví dụ: An ủi người không may bị mất của bằng câu “của đi thay người” hoặc người bị thi trượt là “Học tài thi phận”.

b. Ngôn ngữ viết

So với ngôn ngữ nói, ngôn ngữ viết ra đời muộn hơn. Tác động của ngôn ngữ viết trong giao tiếp không bằng âm vị mà bằng tự vị (ký tự), hệ thống ký hiệu tượng trưng của ngôn ngữ. Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết là phương pháp giao tiếp bằng văn bản. Phương pháp này bao gồm hình thức đối thoại như thư từ, fax, văn bản hợp đồng,... và độc thoại như sách báo, công văn, chỉ thị, lời quảng cáo,...

Ngôn ngữ viết hoàn toàn phụ thuộc vào ý nghĩ, nhu cầu, tình cảm và trình độ nhận thức của chủ thể giao tiếp. Do đó, để đối tượng giao tiếp hiểu được đòi hỏi ngôn ngữ viết phải tuân theo các quy tắc nghiêm ngặt về ngữ pháp, tu từ, văn phong phải mạch lạc, rõ ràng, dễ hiểu. Khi sử dụng ngôn ngữ viết, chủ thể giao tiếp có ý thức lựa chọn từ, ý nên ngôn ngữ viết thường được thể hiện dài dòng và trau chuốt.

Ngôn ngữ viết thường được sử dụng khi không có điều kiện để sử dụng ngôn ngữ khác hoặc nội dung giao tiếp đòi hỏi phải rõ ràng, minh bạch, cần lưu giữ lâu dài. Trong giao tiếp, so với ngôn ngữ nói, ngôn ngữ viết được sử dụng công phu hơn, thông tin được chắt lọc hơn, song diễn đạt về tình cảm, thái độ sẽ khó khăn hơn.

Khi sử dụng ngôn ngữ viết cần lưu ý:

- Một từ đứng trong các ngữ cảnh, văn cảnh khác nhau, cấu trúc khác nhau có thể mang ý nghĩa xã hội khác nhau, thậm chí đối lập nhau về nghĩa hoặc nếu đảo vị trí từ trong câu sẽ làm thay đổi nghĩa của câu. Ví dụ: Sự vật tác động vào và tác động vào sự vật.

- Cách sử dụng dấu câu có thể làm tăng hoặc giảm ý hoặc ý nghĩa của câu. Nếu sử dụng bộ dấu không đúng thì câu có thể sai nghĩa hoặc vô nghĩa. Ví dụ: Món ăn ngon tuyệt! và Món ăn ngon tuyệt.

- Đường nét của chữ viết, kiểu chữ thể hiện tính cách, năng lực của con người. Tục ngữ có câu “Nét chữ nết người” để nói lên điều đó.

- Chữ viết và nội dung văn bản phản ánh đời sống tình cảm, tính cách, vị thế xã hội và các quan hệ xã hội của người viết.

- Ngôn ngữ và văn phong trong giao tiếp bằng văn bản không chỉ đóng vai trò truyền đạt thông tin đơn thuần mà còn có ý nghĩa quan trọng là thể hiện trình độ văn hóa, văn minh của văn bản và trình độ của người viết. Do đó người viết phải hết sức chú ý đến văn phong. Tuỳ theo từng loại văn bản mà có những cách viết khác nhau. Viết thư để trao đổi tâm tình có thể viết ngắn dài tùy ý, nhưng viết văn bản để trao đổi, giải quyết công việc lại đòi hỏi phải ngắn gọn, khúc chiết; đặc biệt với các văn bản ký kết hợp đồng cần có sự thận trọng, cân nhắc từng từ, từng câu, từng ý, phải trình bày theo văn bản pháp quy của nhà nước, của tổ chức, của từng công việc.

1.1.5.2. Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ

Giao tiếp phi ngôn ngữ còn gọi là giao tiếp bằng ngôn ngữ biểu cảm, bằng hình ảnh. Ngôn ngữ biểu cảm là sự bộc lộ tình cảm của con người qua nét mặt, ánh mắt, nụ cười, dáng đứng, cách ngồi, trang phục hoặc có thể được thể hiện qua hình vẽ, biểu tượng, băng hình, đồ vật, cảnh quan,… Ngôn ngữ biểu cảm vô cùng phong phú, đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp. Nó hỗ trợ và làm tăng thêm giá trị của ngôn ngữ nói, thậm chí trong một số trường hợp, ngôn ngữ biểu cảm còn có thể thay thế hoàn toàn ngôn ngữ nói. Những biểu hiện của ngôn ngữ biểu cảm không phải lúc nào cũng có sự tham gia của ý thức mà phần nhiều là do vô thức điều khiển, nên ngôn ngữ biểu cảm chân thật hơn nhưng thiếu chính xác và kém rành mạch hơn ngôn ngữ nói. Giao tiếp phi ngôn ngữ được thể hiện qua các hình thức dưới đây:

a. Giao tiếp qua nét mặt

Người giao tiếp sử dụng bộ mặt của mình để diễn đạt những nội dung giao tiếp, trước hết diễn đạt về cảm xúc, thái độ. Nét mặt cau có thể hiện sự giận dữ, khó chịu; nét mặt rạng rỡ thể hiện sự hải lòng, khoan dung, đồng tình. Sự giao tiếp bằng nét mặt thường thể hiện tập trung ở đôi mắt và miệng.

Đôi mắt nói lên rất nhiều sắc thái tâm lý: vui, buồn, lạnh nhạt, ngờ vực, tự tin, nhiệt tình,... Qua đôi mắt, có thể phán đoán được phần nào tính cách của người giao tiếp: người gian giảo hay nhìn trộm, người lẳng lơ hay liếc ngang, người tức giận mắt tối sẩm, người thông minh mắt long lanh, người chính trực hay nhìn thẳng, người xu nịnh hay nhìn xuống,...

Miệng: trước hết là đôi môi, nụ cười, giọng cười cũng nói lên được nhiều điều khi giao tiếp. Nụ cười thể hiện sự vui vẻ, cởi mở, trìu mến hay buồn tẻ, gượng gạo, mỉa mai, cay đắng. Giọng cười ha hả, khanh khách, khúc khích hay

26

lặng lẽ đều mang một sắc thái tâm lý riêng. Miệng rộng, môi mỏng hay dày, cong hay thẳng phần nào nói lên tính cách của người giao tiếp.

b. Giao tiếp bằng cử chỉ

Cử chỉ của cái đầu, đôi tay như: gật đầu, lắc đầu, đưa tay, vẫy tay, nắm tay lại, xòe tay ra hoặc cánh tay giơ lên, hạ xuống,… đều có những ý nghĩa giao tiếp nhất định. Vừa nói vừa xòe hai bàn tay ra trước mặt thể hiện sự trung thực; đấm nắm tay xuống bàn thể hiện sự tức giận; tay chống nạnh, dáng đứng vững vàng thể hiện sự tự tin, lòng kiêu hãnh; hai tay chắp sau lưng đi đi lại lại thể hiện đang suy nghĩ; hai bàn tay ngửa lên thể hiện cầu xin; bắt tay chặt thể hiện tình cảm mật thiết, bắt tay lỏng thể hiện sự hờ hững, thiếu mặn mà; tay chống cằm hay đặt lên trán chứng tỏ đang đắn đo, cân nhắc; vò đầu, gãi tai nói lên tình trạng bối rối, khó xử. Đầu gật gù thể hiện sự tán thành, tâm đắc; đầu lắc lắc thể hiện sự phản đối, chê bai; quay đầu, hướng tai về phía đối tượng giao tiếp thể hiện sự chăm chú lắng nghe v.v...

c. Giao tiếp bằng tư thế vận động của thân thể

Tư thế có vai trò quan trọng trong giao tiếp, có thể xem như là cái khung cho hình ảnh của chúng ta. Một người có vẻ bề ngoài đẹp, cơ thể khoẻ mạnh nhưng tư thế không đàng hoàng thì vẻ đẹp đó cũng kém phần giá trị. Trong giao tiếp, có ba tư thế chủ yếu: đi, đứng và ngồi. Tư thế của thân thể khi giao tiếp ít nhiều liên quan đến vai trò, địa vị của cá nhân trong xã hội.

Ngoài ra, cách ăn mặc, đầu tóc và trang sức đều có ý nghĩa tín hiệu “tâm lý” trong giao tiếp.

Tóm lại, con người không chỉ giao tiếp bằng ngôn ngữ mà còn cả những vận động, cử chỉ toàn thân; những phương tiện vật chất mà con người sử dụng khi tiếp xúc với đối tượng giao tiếp. Trong những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống và đối tượng giao tiếp cụ thể, nếu chúng ta biết phối hợp nhuần nhuyễn, khai thác tối đa thế mạnh của các phương tiện này sẽ gặt hái được những thành công.

1.1.6. Những rào cản trong giao tiếp

1.1.6.1. Những rào cản về mặt tâm lý

a. Rào cản về nhận thức

Trước một thông tin đưa ra, bản thân chúng ta và các cử tọa có thể sẽ nhận thức khác nhau. Chính vì thế, cùng một vấn đề nhưng người ta sẽ hiểu, nhìn nhận, giải thích và đáp ứng khác nhau. Ví dụ: Phòng của bạn nhận được một báo cáo, song các nhân viên trong phòng sẽ có cách nhìn nhận khác nhau về báo cáo đó.

Trong quá trình nhận thức, mỗi cá nhân lại căn cứ vào kinh nghiệm riêng nên nhận thức của họ có thể trái với mong đợi của chúng ta. Khi người lãnh đạo, quản lý phổ biến một nghị quyết, vấn đề gì đó không nên chờ đợi 100% cán bộ nhân viên dưới quyền đều thống nhất về nhận thức, quan điểm ấy. Vấn đề cơ

27

bản là ở chỗ người lãnh đạo, quản lý cần dự kiến trong trường hợp một số cán bộ, nhân viên dưới quyền hiểu chưa đúng, chưa rõ vấn đề thì phải nói lại bằng cách nào để họ thay đổi và thống nhất chung với mọi người. Thực tế trong giao tiếp nếu ta không hiểu rõ trình độ nhận thức của cử tọa thì giao tiếp không thể có hiệu quả như chúng ta mong đợi.

b. Rào cản về cảm xúc

Khi giao tiếp, chúng ta thường bị rào cản về mặt tâm lý. Khi phải thông báo một vấn đề, một chủ trương nào đó mà ta đã biết trước cử tọa, sẽ có phản ứng không đồng tình sẽ làm cho ta e ngại, thiếu tin tưởng. Cảm giác này sẽ lặp lại khi chúng ta lần đầu tiên trình bày về một lĩnh vực chuyên môn trước hội đồng tuyển dụng; hoặc chúng ta phải trình bày một vấn đề nào đó mà cử tọa có thái độ dửng dưng, mặc cảm, đối nghịch, đặc biệt cử tọa lại là những người có vị trí cao, có nhiều kinh nghiệm.

Rào cản về mặt cảm xúc dễ làm cho cán bộ lãnh đạo, quản lý khi phải báo cáo, trình bày vấn đề với cấp trên hay trong hội nghị đông người có tính chất quan trọng dễ hồi hộp, tim đập nhanh ảnh hưởng đến hiệu quả trình bày, thuyết trình.

Để khắc phục những rào cản về mặt cảm xúc, các nhà nghiên cứu đã đưa ra những cách thức thư giãn phù hợp trước khi trình bày:

- Không nên ăn uống những sản phẩm có sữa, chỉ nên uống một ngụm nước trà đặc vừa phải trước khi trình bày.

- Chuẩn bị tâm thế tốt trước khi trình bày, thuyết trình.

- Trước khi trình bày nếu thấy vẫn còn trạng thái hồi hộp, tim đập nhanh nên dành từ 5-7 phút làm các động tác: hít vào từ từ, đến độ sâu nhất lại thở ra từ từ, cứ làm như vậy 5 lần, nắm chặt 5 ngón tay vào mép bàn, ban công, nắm chặt dần, khi đến độ chặt nhất tự buông lỏng từ từ.

Một vài thủ thuật trên có thể làm cho người trình bày giảm lo lắng bồn chồn, tim đập nhanh từ 60% đến 70%.

c. Rào cản về sự lựa chọn

Chúng ta tiếp nhận nhiều thông tin, song điều kiện, thời gian, khả năng có hạn nên phải chọn lọc cái gì cần thiết nhất, quan trọng nhất, tức là phải quyết định lựa chọn thông tin gì.

- Thời gian là yếu tố quan trọng của sự lựa chọn. Một bức thư chúc mừng hay chia buồn được gửi đi ngay sau biến cố sẽ tốt hơn là gửi chậm. Một cuộc thảo luận phòng ngừa tai nạn giao thông được tổ chức ngay sau vụ tai nạn xảy ra sẽ có hiệu quả cao hơn vào các thời điểm khác. Chúng ta đưa báo cáo lên cấp trên bị trễ sẽ có hậu quả xấu vì cấp trên phải chờ đợi quá lâu.

- Yếu tố nội dung cũng ảnh hưởng đến sự lựa chọn. Chúng ta thường thích đọc một bài báo trong tạp chí ta thích hơn là đọc báo cáo trong đó cấp trên có phê bình mình hay tập thể do mình phụ trách.

28

- Sự lựa chọn còn phụ thuộc vào giới tính, độ tuổi, cá tính.

1.1.6.2. Những rào cản về mặt ngữ nghĩa, vật chất

a. Rào cản về ngữ nghĩa

Trong ngôn ngữ, một từ thường có thể đa nghĩa hoặc cùng chỉ một sự vật mà có nhiều cách gọi khác nhau. Đây là hiện tượng đồng âm khác nghĩa và đồng nghĩa khác âm trong ngôn ngữ. Đặc biệt là từng vùng, miền còn có những tiếng lóng, tiếng đệm khác nhau gây cản trở trong quá trình giao tiếp giữa các chủ thể.

b. Rào cản về vật chất

Đó là những yếu tố thuộc về hình dáng, trang phục của những người tham gia vào quá trình giao tiếp. Ngoài ra, rào cản về vật chất còn là các yếu tố thuộc về không gian giao tiếp, phương tiện kỹ thuật, bút, mực, giấy, ánh sáng v.v...

1.1.6.3. Những rào cản về mặt văn hóa

Khi giao tiếp mà nền văn hoá khác nhau sẽ dẫn đến những rào cản, tạo ra những khó khăn, bất lợi trong giao tiếp. Sự khác nhau về văn hoá thể hiện ở từng vùng, từng dân tộc.

Trong giao tiếp, người châu Âu coi trọng sự thẳng thắn, song người châu Á (người Nhật) lại hay tránh sự thẳng thắn vì cho rằng sự thẳng thắn có thể làm cho người đối thoại lúng túng, bối rối hay khó chịu.

Trong ngôn ngữ cử chỉ, mỗi dân tộc cũng mang ý nghĩa khác nhau khi giao tiếp: Khi đưa ngón tay cái lên - người Mỹ biểu hiện sự đồng ý, người Nga là tuyệt vời, song người Pháp lại hiểu ý là hạng bét. Thọc tay vào túi quần khi nói chuyện với người Đức được coi là bất kính. Phần lớn, các dân tộc gật đầu là đồng ý nhưng người Hy lạp gật đầu có nghĩa là không đồng ý. Ở Ấn Độ, bàn tay trái được coi là bẩn nên không bắt tay trái. Đối với người Anh, vỗ vào lưng người giao tiếp là không lịch sự,...

Trong biểu hiện cảm xúc: người Trung Đông khi đồng tình thường kêu to, nhảy dựng lên, còn người Phương Đông lại hay kiềm chế, cố nén cảm xúc lại.

Việc quy định về khoảng cách giao tiếp, không gian, hình thức giao tiếp ở mỗi dân tộc cũng khác nhau. Người Mỹ không giao tiếp chính thức ở nhà riêng, trong bữa ăn và ở nhà thờ. Song một số dân tộc ở châu Á (người Nhật, Việt Nam, Trung Quốc) lại chấp nhận làm việc cả trong bữa tiệc.

1.2. Giao tiếp trong kinh doanh

1.2.1. Khái niệm giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng và cần thiết trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Hoạt động kinh doanh thương mại về thực chất cũng là hoạt động giao tiếp. Trong hoạt động của mình, nhà kinh doanh phải giao tiếp với khách hàng, bạn hàng, với các đối tác khác nhau dưới nhiều hình thức khác nhau: Giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, thuyết phục người ta mua, bán hàng, thương

29

lượng các điều khoản trong hợp đồng. Chính vì vậy, một trong những phẩm chất hết sức cần thiết cho các nhà kinh doanh là khả năng giao tiếp hoàn hảo.

Như vậy, giao tiếp trong kinh doanh được hiểu là hoạt động tiếp xúc của con người, thực hiện mối quan hệ trong hoạt động sản xuất, mua, bán, đàm phán ký kết hợp đồng hoặc liên doanh liên kết,…

Giao tiếp trong kinh doanh có chức năng chủ yếu là truyền tải, tiếp nhận và trao đổi thông tin về kinh doanh trên thương trường. Trên cơ sở thu nhận thông tin, nhà kinh doanh sẽ xây dựng hoặc điều chỉnh chiến lược kinh doanh, xác lập và điều chỉnh hành vi nhận thức của bản thân trong quá trình giao tiếp sao cho có lợi nhất cho mình và cho doanh nghiệp của mình. Ngoài chức năng chủ đạo dó, giao tiếp trong kinh doanh còn có chức năng giao lưu tình cảm, tư tưởng, tăng cường mối quan hệ bạn hàng, đồng nghiệp, tạo nên sức mạnh của sự hợp tác và đồng thuận.

Giao tiếp trong kinh doanh có tầm quan trọng đặc biệt, thể hiện ở một số khía cạnh sau:

- Giao tiếp trong kinh doanh giúp cho nền kinh tế phát triển và có điều kiện tái sản xuất mở rộng.

- Giao tiếp trong kinh doanh góp phần truyền bá văn minh ra bên ngoài và tiếp thu nền văn hóa văn minh của thế giới, nhằm không ngừng nâng cao dân trí trong nước, từ đó tạo ra sự bình đẳng, hòa nhập trong nền văn minh chung của nhân loại.

- Giao tiếp trong kinh doanh soi rọi vào từng con người, từng đất nước về trình độ nhận thức, về khoa học công nghệ và lối sống. Nhờ đó, thúc đẩy toàn xã hội ngày càng đi lên trong xu thế hội nhập. Càng mở rộng giao tiếp kinh doanh, càng học được nhiều điều hay, bớt đi tính kiêu căng, bảo thủ, lạc hậu,…

1.2.2. Đặc điểm của giao tiếp trong kinh doanh

Hoạt động kinh doanh về thực chất cũng là hoạt động giao tiếp. Trong hoạt động của mình, nhà kinh doanh phải thường xuyên giao tiếp với khách hàng, bạn hàng, với các đối tác khác nhau dưới nhiều hình thức khác nhau như: thuyết phục người khác mua, bán hàng, thương lượng một số điều khoản trong các hợp đồng,… Chính vì vậy, một trong những phẩm chất hết sức cần thiết của nhà kinh doanh là khả năng giao tiếp hoàn hảo. Đồng thời, họ cần nắm được một số nét riêng biệt của hoạt động giao tiếp trong kinh doanh, thể hiện ở những đặc điểm sau:

- Giao tiếp trong kinh doanh hết sức phức tạp

Giao tiếp trong kinh doanh là dạng giao tiếp nghề nghiệp, khác giao tiếp thông thường. Các chủ thể tham gia giao tiếp là những người đã trưởng thành về nhân cách nói chung, đã xác định rõ động cơ, mục đích khi tham gia giao tiếp. Nhà kinh doanh phải thường xuyên tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau, với những nhu cầu và thị hiếu khác nhau. Họ khác nhau về nhiều yếu tố như độ tuổi,

giới tính, nghề nghiệp, trình độ học vấn, phong tục tập quán,... Có người tiếp cận nhà kinh doanh với động cơ hợp tác chân chính, nhưng cũng có người đến với động cơ lừa đảo, lợi dụng. Vì vậy, nhà kinh doanh cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt, linh hoạt trong mọi trường hợp, với mọi đối tác.

- Giao tiếp trong kinh doanh luôn gấp rút về mặt thời gian

Trong kinh doanh, thời gian là tiền là bạc, vì vậy không có nhiều thời gian để gây ấn tượng. Mọi cuộc gặp gỡ đều diễn ra chóng vánh bởi nhà kinh doanh thường có nhiều mối quan hệ, nhiều công việc cần giải quyết. Có thể chúng ta sẽ gặp một khách hàng nào đó một tháng một lần, mỗi lần nửa giờ; cũng có thể chúng ta chỉ gặp khách hàng trong thời gian ngắn ngủi và một lần duy nhất. Chính vì sự ngắn ngủi này mà yêu cầu nhà kinh doanh phải cố gắng tận dụng thời gian hiệu quả hơn nữa để tiếp xúc, gây ấn tượng và tạo mối quan hệ tốt đẹp với mọi người.

- Giao tiếp trong kinh doanh ở một số trường hợp có thể gặp rủi ro

Người ta thường nói “Thương trường như chiến trường”, vì vậy trong giao tiếp kinh doanh cũng đòi hỏi nhà kinh doanh phải dám chấp nhận rủi ro, dám mạo hiểm. Đứng trước những cơ hội kinh doanh, nếu chúng ta quá tính toán, quá cân nhắc, cơ hội sẽ đi qua. Cần nhớ rằng: “Mức độ rủi ro càng cao, lợi nhuận càng nhiều”. Tuy nhiên, nhà kinh doanh cũng không nên quá liều. Khi đưa ra những quyết định đầu tư phải dựa trên những cơ sở hợp lý, nguồn thông tin tin cậy và tham khảo, bàn bạc với các cộng sự.

- Giao tiếp trong kinh doanh yêu cầu phải đảm bảo hai bên cùng có lợi

Giao tiếp trong kinh doanh không đơn thuần là sự theo đuổi nhu cầu, lợi ích của bản thân mà là quá trình trong đó hai bên cùng thảo luận, bàn bạc, nhượng bộ để đi đến sự hợp tác đôi bên cùng có lợi. Giao tiếp trong kinh doanh phải là cuộc chơi mà cả hai bên cùng thắng.

- Giao tiếp trong kinh doanh vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật

Muốn giao tiếp có hiệu quả, nhà kinh doanh cần phải nắm được các nguyên tắc giao tiếp, hiểu được các quy luật tâm lý của con người để đưa ra phương án và chiến thuật giao tiếp hợp lý. Giao tiếp trong kinh doanh cũng yêu cầu chúng ta phải am hiểu những nguyên tắc về pháp lý trong giao dịch thương mại, trong soạn thảo các văn bản, hợp đồng. Tất cả những điều đó nói lên tính khoa học của giao tiếp trong kinh doanh. Tuy nhiên, giao tiếp là một hoạt động hết sức tinh tế đòi hỏi chúng ta phải có nghệ thuật vận dụng các nguyên tắc một cách linh hoạt. Đặc biệt, chúng ta phải có khiếu trong ăn nói, phải có sự nhạy bén trong phán đoán tình hình để đưa ra những cách ứng xử vừa chính xác, vừa mang tính thẩm mỹ. Hãy nhớ lời của nhà ngoại giao nổi tiếng người Pháp Jean Serrer “Giao tiếp là một khoa học, phải học các nguyên tắc; và là một nghệ thuật, phải nắm bắt cho được các bí quyết”.