Giao Tiếp Là Quá Trình Tác Động Qua Lại, Ảnh Hưởng Lẫn Nhau

không thay mặt ai hay đại diện cho ai một cách chính thức. Chẳng hạn, thủ trưởng trò truyện riêng với một nhân viên sau giờ làm việc, hai nhân viên ngồi uống nước và bàn tán về tin đồn công ty của họ chuẩn bị sáp nhập với công ty khác. Truyền thông không chính thức không những thoả mãn nhu cầu xã hội của các thành viên, mà còn có thể giúp ích cho hoạt động của tổ chức, vì đây là hình thức truyền thông nhanh, có hiệu quả.

Quá trình truyền thông giữa các bộ phận, các cá nhân trong tổ chức thường diễn ra theo ba hướng là từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và theo chiều ngang.

Truyền thông từ trên xuống: là loại truyền thông đi theo trật tự của tổ chức và chảy từ những cá nhân có vị trí cao hơn đến những cá nhân có vị trí thấp hơn (bắt đầu từ người lãnh đạo theo từng cấp bậc cán bộ mà truyền xuống nhân viên) bằng các hình thức như thông báo, mệnh lệnh, đánh giá, nhận xét,… Thông tin từ trên xuống không đi thẳng từ cấp lãnh đạo cao nhất tới cấp thấp nhất mà qua các thứ bậc trung gian. Khi thông tin truyền xuống trong cấu trúc của tổ chức, nó cần phải được điều chỉnh cho thích hợp với các thành viên trong mỗi cấp tiếp theo nên dễ dẫn đến sự sai lệch thông tin. Các nghiên cứu chỉ ra rằng, đến gần 80% thông tin bị rơi rớt hay sai lệch trong quá trình chuyển qua 5 cấp của tổ chức.

Truyền thông từ dưới lên: là hình thức phản hồi về hoạt động của tổ chức được thực hiện như thế nào. Các hình thức truyền thông từ dưới lên phổ biến nhất là các bản báo cáo, hòm thư góp ý, nhóm họp và những lời kêu ca phàn nàn. Thông tin từ dưới lên cũng phải qua cấp lãnh đạo trực tiếp rối mới tới cấp lãnh đạo cao hơn. Loại thông tin này cũng có thể bị bóp méo bởi những cấp lãnh đạo trung gian, do họ có thể lược bớt những chi tiết không có lợi cho họ.

Truyền thông theo chiều ngang: Là truyền thông ngang hàng giữa những người cùng một cấp, giữa các đồng sự trong cùng một phòng, ban trong tổ chức, nó không theo trật tự tổ chức chính thức. Trong một số trường hợp, việc trao đổi thông tin theo chiều ngang được cấp trên ấn định, còn trong một số trường hợp khác, nó là hình thức truyền thông không chính thức.

Trong tổ chức, các chiều truyền thông ngang và dọc giữa các thành viên tạo nên một mạng truyền thông của tổ chức đó. Mạng truyền thông có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của tổ chức và có 5 loại mạng truyền thông thông dụng nhất đó là:

* Mạng hình sao: Một người đóng vai trò trưởng nhóm và giao tiếp với tất cả các thành viên còn lại, nhưng các thành viên khác không thể giao tiếp với nhau mà chỉ giao tiếp với trưởng nhóm.

* Mạng lưới vòng tròn: Mỗi thành viên có thể giao tiếp với hai người gần

mình.

* Mạng dây chuyền: Trưởng nhóm chỉ có thể giao tiếp với một người gần

Có thể bạn quan tâm!

• Giao tiếp trong kinh doanh Phần 1 - CĐ Du lịch Hà Nội - 1
• Giao tiếp trong kinh doanh Phần 1 - CĐ Du lịch Hà Nội - 2
• Vai Trò Và Chức Năng Của Giao Tiếp
• Những Rào Cản Về Mặt Ngữ Nghĩa, Vật Chất
• Các Nguyên Tắc Cơ Bản Của Giao Tiếp Trong Kinh Doanh
• Khái Niệm Và Vai Trò Của Kỹ Năng Giao Tiếp Trong Kinh Doanh

Xem toàn bộ 120 trang tài liệu này.

mình nhất.

* Mạng đan chéo: Tất cả các thành viên đều có thể giao tiếp với nhau.

* Mạng phân nhóm: Các thành viên trong nhóm phân chia bè phái làm cho sức mạnh của nhóm giảm xuống.

Một mạng truyền thông tốt là mạng có tốc độ truyền nhanh, độ chính xác cao, thể hiện được quyền lực của người lãnh đạo và tạo ra nhiều mối quan hệ để thoả mãn các thành viên. Như vậy, không có mạng truyền thông nào là tốt nhất đối với mọi trường hợp mà chỉ là mạng tối ưu trong trường hợp này, nhưng không phù hợp trong trường hợp khác. Chính vì vậy, hiện nay, ở nhiều tổ chức người ta thường kết hợp nhiều loại mạng truyền thông. Chẳng hạn, bên cạnh việc duy trì chế độ báo cáo, người ta còn thiết lập những “đường dây nóng”, nghĩa là trong trường hợp cần thiết, nhân viên có thể liên lạc với lãnh đạo cao nhất, không phải thông qua các cấp quản lý trung gian.

1.1.4.2. Giao tiếp là quá trình nhận thức lẫn nhau

Trong giao tiếp, các bên không chỉ truyền đạt thông tin cho nhau mà còn nhận thức, tìm hiểu lẫn nhau. Nhận thức là cơ sở làm nảy sinh tình cảm, sự gắn bó và phụ thuộc lẫn nhau. Nhận thức có đúng đắn, sâu sắc thì tình cảm mới ổn định và bền vững. Đối tượng nhận thức trong giao tiếp có thể là người khác, có thể là bản thân mình.

a. Nhận thức người khác

Trong giao tiếp, trước hết các chủ thể tri giác lẫn nhau. Tri giác là quá trình nhận thức đối tượng giao tiếp bằng con đường cảm tính thông qua các giác quan, quan sát tướng mạo, vẻ mặt, dáng điệu, tư thế, tác phong, cách ăn mặc, trang điểm, ánh mắt, nụ cười, lời nói và các hành vi khác nhau v.v... Sự tri giác đó được diễn ra trong suốt quá trình giao tiếp. Trên cơ sở những tài liệu tri giác đem lại, tư duy giúp ta phán quyết về bản chất bên trong của đối tượng, về đạo đức và các phẩm chất nhân cách khác. Như vậy, nhận thức người khác là bao gồm tri giác những đặc điểm bên ngoài và phán quyết về bản chất bên trong.

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng và đôi khi bóp méo nhận thức của chúng ta về người khác. Các yếu tố này có thể xuất phát từ chủ thể nhận thức, đối tượng nhận thức và tình huống trong đó nhận thức diễn ra.

- Chủ thể nhận thức

Hình ảnh về một đối tượng nào đó được tạo ra trong chúng ta phụ thuộc rất nhiều vào đời sống tâm lý của chúng ta. Cùng một người nhưng chúng ta có thể nhìn nhận anh ta rất tốt, còn người khác lại cho là xấu. Những yếu tố của đời sống tâm lý ảnh hưởng rất mạnh đến nhận thức là nhu cầu, ấn tượng, tâm trạng, tình cảm, hứng thú, những định kiến, v.v...

Trước hết, nhận thức của chúng ta về người khác bị chi phối bởi tính lựa chọn, vì con người không thể thấy hết tất cả các đặc tính của đối tượng mà chỉ thấy những gì mình muốn thấy. Chẳng hạn, khi chúng ta có ác cảm đối với một người nào đó, mặc dù họ có rất nhiều nét tính cách khác nhau nhưng chúng ta

17

chỉ chú ý tới những nét xấu của họ. Nhận thức có lựa chọn cho phép chúng ta hiểu nhanh về đối tượng nhưng có thể gặp nhiều sai sót. Chúng ta có thể đưa ra những kết luận không được đảm bảo từ những tình huống phức tạp do chỉ nhìn những đặc điểm mình muốn thấy.

Ấn tượng cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến cách nhìn nhận của chúng ta về người khác. Khi chúng ta có ấn tượng tốt về họ, chúng ta sẽ đánh giá theo chiều hướng tốt và ngược lại. Thí nghiệm của V. Davudov có thể minh chứng cho quy luật tâm lý này của con người. Khi cho các em học sinh phổ thông trung học xem một bức chân dung cỡ 18x24cm của một người đàn ông không quen biết rồi giới thiệu: “Đây là chân dung của một người anh hùng dũng cảm, thông minh và giàu nghị lực. Các em hãy xem kỹ và tả lại bức chân dung đó”. Sau đó, bí mật đưa bức chân dung này sang lớp bên cạnh và giới thiệu với các em rằng: “Đây là chân dung của một tên tội phạm hình sự nguy hiểm, gian xảo, giết người không gớm tay. Các em hãy nhìn kỹ tấm hình và hãy mô tả nó”. Sau khi phân tích kết quả mô tả bức chân dung của hai lớp, người ta nhận thấy kết quả miêu tả của lớp thứ nhất rất tốt về người trong hình, trong khi nhiều học sinh ở lớp thứ hai lại mô tả rất xấu. Điều này cho thấy, học sinh ở hai lớp đã có những ấn tượng khác nhau về bức hình nên đã có những mô tả khác nhau.

Tình cảm của chúng ta đối với một người cũng có thể làm cho ta đánh giá, nhìn nhận sai lệch về đối tượng. Vì vậy, ông bà ta đã có câu: “Yêu nên tốt, ghét nên xấu” hay “Yêu nhau củ ấu cũng tròn”, v.v...

Sự nhận thức của một con người còn bị chi phối bởi tâm trạng của người đó. Thi hào Nguyễn Du đã từng nói: “Người buồn cảnh có vui đâu bao giờ”. Khi chúng ta vui, nhìn mọi vật xung quanh cũng như tươi sáng, rạng ngời hơn. Ngược lại, khi chúng ta buồn, cảnh vật như u ám, ảm đạm theo tâm trạng của chúng ta và đánh giá con người cũng vậy. Khi tâm trạng thoải mái, chúng ta đánh giá người khác nhẹ nhàng, bao dung hơn; còn khi buồn, sự đánh giá đó có phần khắt khe và nặng nề.

- Đối tượng nhận thức

Có những đặc điểm ở đối tượng thường gây ra ảo ảnh ở chúng ta về họ như sự hào nhoáng bên ngoài, học hàm - học vị, trang phục, v.v... Những ấn tượng ban đầu thông qua các yếu tố này ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao tiếp sau này. Tuy nhiên, cũng cần thận trọng khi đưa ra những nhận xét đánh giá vì đó chỉ là những thông tin cảm tính. Hơn nữa, bất kỳ đặc tính nào làm cho đối tượng nổi bật sẽ làm tăng khả năng nó được nhận thức. Chẳng hạn, một người hay ồn ào bao giờ cũng được chú ý hơn những người khác. Những cử chỉ, dáng điệu, giọng nói và những đặc điểm khác của đối tượng sẽ tạo nên cách mà chúng ta thấy nó.

Trong khi nhận thức người khác, chúng ta thường có xu hướng nhóm những đối tượng giống nhau hoặc tương tự nhau về một vài đặc điểm nổi bật nào đó thành một nhóm. Vì thế, chúng ta đánh giá như nhau về hai người khác nhau chỉ vì họ có một vài đặc điểm nào đó giống nhau.

18

Khi nhận thức người khác, chúng ta cũng bị ảnh hưởng bởi hiệu ứng “so sánh”. Khi một người mập đi bên một người ốm sẽ được nhìn nhận là mập hơn. Chính vì vậy, trong phỏng vấn tuyển chọn, thứ tự phỏng vấn cũng ảnh hưởng đến kết quả đánh giá. Nếu sau một loạt ứng viên kém thì một ứng viên nhỉnh hơn một chút sẽ được đánh giá tốt hơn so với thực tế.

- Bối cảnh giao tiếp

Sự nhìn nhận của chúng ta về người khác phụ thuộc rất nhiều vào tình huống mà trong đó diễn ra hoạt động giao tiếp. Chúng ta cảm thấy rất bình thường khi gặp một thanh niên mặc quần đùi ngồi đọc sách ngoài bãi biển, nhưng sẽ khó chịu khi gặp cảnh tượng này trong thư viện. Trong trường hợp này, chủ thể và đối tượng nhận thức là như nhau nhưng khác nhau về bối cảnh nên nhận thức khác nhau.

b. Sự nhận thức về bản thân

Trong giao tiếp, chúng ta không chỉ nhận thức người khác mà còn nhận thức, khám phá bản thân mình. Chỉ khi giao tiếp với người khác, chúng ta mới hiểu được chính mình. Khả năng nhận thức người khác và tự nhận thức chính bản thân mình có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tự nhận thức bản thân chính xác, phong phú thì việc nhận thức người khác cũng chính xác, phong phú; Nhận thức người khác càng đầy đủ, sâu sắc thì tự nhận thức sẽ trở nên càng đầy đủ hơn.

Tự nhận thức là quá trình trong đó mỗi chúng ta xây dựng cho mình một khái niệm hay một hình ảnh về bản thân. Việc tạo hình ảnh bản thân là rất quan trọng vì nó có ảnh hưởng nhất định đến hành vi của mỗi chúng ta trong giao tiếp. Chúng ta có những cư xử như thế nào là tùy thuộc chúng ta tự đánh giá mình ra sao. Hình ảnh bản thân là cách mà chúng ta hình dung về mình. Nó biểu hiện bản chất cũng như các việc làm của chúng ta. Hình ảnh bản thân là thứ khung quy chiếu mà chúng ta soi để có hành động.

Hình ảnh bản thân không phải tự nhiên được sinh ra mà được hình thành cùng với sự hình thành và phát triển của nhân cách. Quá trình hình thành hình ảnh bản thân được diễn ra trong sự giao tiếp với người khác, tùy thuộc vào người khác đánh giá và đối xử với nó như thế nào. Qua sự tương tác với họ mà chúng ta biết được mình như thế nào, được công nhận hay bị từ chối, được tôn trọng hay bị coi thường, có năng lực hay hay không có năng lực.

Tóm lại, giữa giao tiếp và sự nhận thức về bản thân có mối quan hệ với nhau rất chặt chẽ. Thông qua giao tiếp mà chúng ta hình thành khái niệm về bản thân, ngược lại, ý nghĩ, cách tự đánh giá về mình sẽ ảnh hưởng tới lời nói, việc làm, mối quan hệ của chúng ta.

1.1.4.3. Giao tiếp là quá trình tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau

Giao tiếp không chỉ là trao đổi thông tin, nhận thức, đánh giá về nhau mà còn là sự tác động qua lại lẫn nhau. Trong quá trình đó, chúng ta tác động với những người khác và ngược lại, người khác lại tác động, ảnh hưởng đến chúng

ta. Bằng cách đó, tâm lý cá nhân biến thành tâm lý xã hội và ngược lại. Sự ảnh hưởng đó có thể tốt hay xấu, có thể tích cực hay tiêu cực đối với nhau - “Gần mực thì đen, gần đèn thì sáng”. Đen hay không, sáng hay tối còn phụ thuộc vào ý chí, trí tuệ và tính tích cực của mỗi cá nhân. Nếu có trí tuệ cao, ý chí mạnh thì chúng ta cũng có thể “Gần bùn mà chẳng hôi tanh mùi bùn”. Quá trình tác động, ảnh hưởng lẫn nhau trong giao tiếp được diễn ra dưới nhiều hình thức như: sự lây lan tâm lý, ám thị, bắt chước, thuyết phục, áp lực nhóm v.v,...

a. Sự lây lan tâm lý

Một trong những cơ chế ảnh hưởng đặc biệt trong giao tiếp giữa cá nhân và xã hội là sự lây lan tâm lý. Đó là hiện tượng phổ biến, dễ nhận biết và được nghiên cứu từ lâu. Từ buổi sơ khai của lịch sử loài người, lây lan tâm lý đã có những biểu hiện đa dạng và phong phú: từ cơn bốc trên sàn nhảy đến trạng thái phấn khích tôn giáo của các tín đồ; từ sự cuồng nhiệt của các cổ động viên thể thao trên khán đài cho đến trạng thái hoảng loạn của đám đông.

Ở dạng tổng quát nhất, lây lan tâm lý là quá trình chuyển tỏa trạng thái cảm xúc của cá thể này sang cá thể khác ở cấp độ tâm sinh lý nằm ngoài tác động của ý thức. Nói cách khác, lây lan là quá trình mà trong đó một người này tự đưa mình vào trạng thái tâm lý của người khác một cách vô thức.

Trong giao tiếp, tâm lý của người này ảnh hưởng đến tâm lý của người khác. Chính nhờ sự lây lan tâm lý mà người ta có được sự đồng cảm với nhau trong giao tiếp. Lực lây lan tâm lý được truyền theo nguyên tắc cộng hưởng, tỷ lệ thuận với số lượng của tập thể và cảm xúc được truyền. Sự lây lan tâm lý có thể theo hai cơ chế:

- Cơ chế dao động từ từ: tâm lý của người này lan sang người khác một cách từ từ, ví dụ như sự thay đổi mốt mới.

- Cơ chế bùng nổ: là sự lan truyền tâm lý rất nhanh, đột ngột, thường xảy ra khi con người lâm vào tình trạng căng thẳng cao độ như sự hoảng loạn tập thể, sự cuồng nhiệt trên sân bóng.

b. Ám thị trong giao tiếp

Ám thị là dùng lời nói, việc làm, hành vi, cử chỉ tác động vào tâm lý của cá nhân hoặc một nhóm người nhằm làm cho họ tiếp thu thông tin mà không có sự phê phán.

Có thể tiến hành ám thị lúc con người tỉnh táo hoặc trong trạng thái thôi miên. Ám thị thường đi kèm với quá trình giao tiếp, nó có thể mang tính chất trực tiếp hoặc gián tiếp, tích cực hoặc tiêu cực, trọn vẹn hay không trọn vẹn. Ám thị là tác động trong đó người này thông báo cho người kia - dưới hình thức mệnh lệnh thực hành - những ý nghĩ nhất định, khiến người kia phải tiếp nhận và thực hiện không bàn cãi. Ám thị gián tiếp thì phải đi theo đường vòng để đạt mục đích trên, chẳng hạn như thủ thuật noi gương trong bán hàng.

Trong kinh doanh, ám thị thường được sử dụng qua các tác động lặp đi lặp lại của quảng cáo. Khi đưa cho khách món hàng được bọc gói cẩn thận kèm những lời nói thịnh tình như: “Thật cứ như là hàng may đo ấy” hoặc “Món quà thật tuyệt vời” thì người bán hàng đã tạo cho khách niềm tin là mình đã quyết định đúng.

Tính bị ám thị (hay còn gọi là tính nhẹ dạ cả tin) phụ thuộc vào từng người, từng lứa tuổi, giới tính và từng hoàn cảnh. Theo kết quả nghiên cứu của các nhà chuyên môn thì tính bị ám thị của con người tăng lên khi người ta đang hoang mang, dao động, đang trông chờ, đang đi tìm một lối thoát hay khi họ đang bị chi phối bởi một nhu cầu mãnh liệt nào đó. Thực tế cho thấy, tuổi càng cao, kinh nghiệm càng nhiều thì tính bị ám thị cũng sẽ càng giảm. Phụ nữ thường dễ bị ám thị hơn nam giới, uy tín của nhà lãnh đạo có sức ám thị mạnh tới nhân viên. Nếu nhà lãnh đạo có uy tín tuyệt đối với nhân viên thì mọi chỉ thị, mệnh lệnh đều được nhân viên tiếp thu, thực hiện một cách tự giác.

c. Hiện tượng áp lực nhóm

Trong giao tiếp tập thể, phản ứng của một thành viên thường bị chi phối bởi phản ứng của số đông. Khi đại đa số các thành viên của nhóm đã thống nhất với nhau về một phản ứng tâm lý nào đó, thì thành viên còn lại cũng có xu hướng chấp nhận theo phản ứng đó. Như vậy, phản ứng của đa số tạo nên áp lực đối với phản ứng của một số ít người. Biểu hiện đặc biệt của áp lực nhóm đến cá nhân là tính “a dua”. Chính bản thân từ “a dua” đã biểu hiện nghĩa thích ứng. Đối lập với a dua là sự độc lập, vững vàng của cá nhân so với áp lực nhóm.

Tính a dua được nhận thấy khi biểu hiện xung đột giữa ý kiến cá nhân và ý kiến nhóm, khắc phục xung đột này dẫn đến có lợi cho nhóm. Có thể chia thành hai loại a dua: a dua bên ngoài và a dua bên trong. A dua bên ngoài là a dua khi cá nhân tiếp thu ý kiến của nhóm mang tính hình thức, còn trên thực tế anh ta chống lại ý kiến của nhóm. A dua bên trong là khi cá nhân hoàn toàn bị ý kiến của đa số thu phục. Kết quả của loại a dua này là khắc phục xung đột của cá nhân với nhóm và kết thúc bằng sự có lợi cho nhóm.

Tính áp lực nhóm phụ thuộc vào các yếu tố sau:

- Những đặc trưng của cá nhân phải chịu áp lực nhóm như: ý chí, bản lĩnh và lập trường của cá nhân, giới tính, lứa tuổi, trí tuệ.

- Những đặc trưng của nhóm là chủ thể tạo ra áp lực: quy mô, sự thống nhất của các thành viên trong nhóm.

- Mối quan hệ giữa cá nhân với nhóm: vị trí của cá nhân trong nhóm, sự trung thành của cá nhân với nhóm, mức độ phụ thuộc giữa các cá nhân.

- Hoàn cảnh: nội dung nhiệm vụ, mức độ quan tâm của cá nhân với nhiệm vụ đó, sự am hiểu của người đó.

d. Bắt chước

Trong giao tiếp hàng ngày, tâm lý của nhóm cũng như tâm lý của mỗi cá nhân đều thường xuyên tác động, ảnh hưởng và chi phối lẫn nhau. Mỗi cá nhân ảnh hưởng đến thành viên khác của nhóm trước hết bằng sự hiện diện của chính bản thân mình và cũng chịu sự chi phối, ảnh hưởng của các thành viên khác trong nhóm. Một trong những cơ chế ảnh hưởng và tác động qua lại rất phổ biến đó là sự bắt chước.

Bắt chước là sự mô phỏng, tái tạo, lặp lại các hành động, tâm trạng, cách thức suy nghĩ, ứng xử của một người nào đó. Đây là cơ chế quan trọng để hình thành nên chuẩn mực và giá trị của nhóm, của xã hội. Thông qua bắt chước, mỗi cá nhân xây dựng nên cách ứng xử của mình phù hợp với chuẩn mực của xã hội. Có nhiều kiểu bắt chước:

- Bắt chước vô thức và bắt chước có ý thức.

- Bắt chước hình thức và bắt chước bản chất.

- Bắt chước nhất thời và bắt chước lâu dài.

- Bắt chước lẫn nhau trong phạm vi một giai cấp, một thế hệ và sự mô phỏng, lặp đi lặp lại giữa các giai cấp, giữa các thế hệ.

Bắt chước thường được diễn ra theo quy luật nhất định: bắt chước được thực hiện từ bản chất đến hình thức, nghĩa là những hình mẫu bản chất hấp dẫn sự bắt chước hơn là những hình mẫu bên ngoài. Người ta thường bắt chước các tinh thần tôn giáo trước rồi mới đến các nghi lễ, nghi thức sau này. Bắt chước thường được thực hiện từ dưới lên trên theo bậc thang xã hội, nghĩa là tầng lớp hạ lưu có xu hướng bắt chước giới thượng lưu, trẻ em bắt chước người lớn, các vùng phụ cận bắt chước trung tâm v.v...

e. Thuyết phục

Thuyết phục là một phương pháp tác động ảnh hưởng có mục đích nhằm làm thay đổi các quan điểm, thái độ của người khác hoặc xây dựng một quan điểm mới.

Sự thuyết phục và ám thị có những điểm khác nhau nhất định. Ám thị là tạo ra trạng thái tâm lý chấp nhận một cách trực tiếp mà không cần có sự lập luận, chứng minh tính lôgic. Ngược lại, sự thuyết phục được xây dựng trên cơ sở tính lôgic, tính chặt chẽ, xác đáng của lập luận để làm cho đối tượng hiểu được các lý lẽ và đồng thời đồng tình với các lý lẽ đó.

Hiệu quả của sự thuyết phục phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: uy tín của người thuyết phục, tính chặt chẽ, tính logic của các lý lẽ đưa ra, một số đặc điểm tâm lý cá nhân, hoàn cảnh trong đó diễn ra sự thuyết phục, cách thức thuyết phục.

Để thuyết phục có hiệu quả thì phải tạo ra một bầu không khí bình đẳng. Lời nói của bạn sẽ không có hiệu quả nếu bạn nói với giọng kẻ cả với người dưới quyền. Một sai lầm mắc phải khi thuyết phục là quan niệm cho rằng thuyết phục là dùng sức mạnh để bẻ gãy ý chí người khác. Điều đó dẫn đến tranh cãi

quyết liệt, nói năng mạnh mẽ, cao giọng hoặc có thái độ bảo thủ không cho phép ai chống đối lại mình. Những phương pháp đó sẽ không đem lại hiệu quả vì tư tưởng không phải được thấm nhuần bằng cách “tống đại” chúng vào đầu. Muốn nắm bắt tư tưởng thì tự ta phải có ý muốn bên trong, nghĩa là một người trước tiên phải có ý muốn chịu tiếp thu tư tưởng rồi mới tiếp xúc với tư tưởng đó.

- Khi thuyết phục hoặc tranh luận, chúng ta cần chú ý:

+ Phải tôn trọng ý kiến của người khác bằng cách bình tĩnh lắng nghe, không cắt ngang, không phát biểu ý kiến phản bác, chê bai.

+ Phải bình tĩnh, điềm đạm, ôn tồn chứng minh lẽ phải của mình, không nên nổi nóng, lên giọng, múa tay, đập bàn.

+ Cần biết cách khai thác bằng việc để cho người khác có cơ hội trình bày quan điểm của mình.

+ Chú ý dành thời gian để cho đối tượng suy nghĩ, đánh giá, so sánh quan điểm của mình; đồng thời tạo điều kiện cho đối tượng bộc lộ cảm xúc của mình.

+ Cần đánh giá một cách khách quan những quan điểm có lý trong ý kiến của đối tượng và thừa nhận một cách công khai cái sai trong ý kiến của mình mà đối tượng đã chỉ ra.

1.1.5. Các phương tiện giao tiếp

1.1.5.1. Phương tiện giao tiếp ngôn ngữ

Ngôn ngữ là hệ thống ký hiệu (âm thanh và chữ viết) dưới dạng từ ngữ chứa đựng ý nghĩa nhất định (tượng trưng cho sự vật, hiện tượng cũng như thuộc tính và các mối quan hệ của chúng) được con người quy ước và sử dụng trong quá trình giao tiếp. Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp chỉ có ở con người, là công cụ cơ bản của giao tiếp xã hội. Bằng ngôn ngữ, con người có thể truyền đi bất cứ một loại thông tin nào từ diễn tả tâm trạng cảm xúc, ám chỉ cho đến miêu tả một hiện tượng, sự vật trong thế giới khách quan. Ngôn ngữ có hai loại: ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết.

a. Ngôn ngữ nói:

Giao tiếp bằng ngôn ngữ nói là quá trình cá nhân sử dụng lời nói (âm vị) của mình để tác động lên người khác nhằm đạt mục đích, ý đồ của cá nhân hoặc nhóm.

Trong giao tiếp, ngôn ngữ nói được sử dụng thường xuyên và được coi là một công cụ giao tiếp toàn năng bởi tính đơn giản, tiện lợi, có thể dùng ở bất cứ hoàn cảnh nào, đối tượng nào. Ngôn ngữ nói đem lại hiệu quả cao với tốc độ xảy ra nhanh, đồng thời nhận được sự phản hồi ngay tức khắc, thông tin được thể hiện rõ ràng, cụ thể. Cùng với sự hỗ trợ của hoàn cảnh giao tiếp và những cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, giọng nói mà ngôn ngữ nói thường được thể hiện rất sinh động.