Văn Hóa Giao Tiếp Và Kinh Doanh Châu Âu

gian làm việc. Khi mong chờ các cuộc họp hành gặp gỡ kiểu đó bị trì hoãn, hãy cố gắng làm sao để không phải là người đưa ra lý do để trì hoãn.

Bắt tay và cúi đầu chào

Bắt tay khi gặp gỡ là phong tục của người phương Tây và khi làm việc ở châu Á nghi thức này cũng không có gì khác biệt. Nếu có ai đó đưa tay ra thì hãy chìa tay đón nhận ngay lập tức – không nên bắt tay quá chặt, quá lâu và lắc mạnh như một động tác tập thể dục. Nên nhớ rằng, phụ nữ Hồi giáo sẽ không bắt tay nam giới. Ở Nhật Bản, hãy cúi đầu một cách kính cẩn khi bắt tay, tuy nhiên, cũng đừng cố gắng cúi chào trừ khi đã được học cách cúi chào của người Nhật, bởi khi bắt trước không đúng tư thế cúi chào thì động tác sẽ trông rất lố bịch. Người Philipin rất hoà đồng và cởi mở khi bắt tay.

Cử chỉ, điệu bộ

Trong khi nói chuyện với người khác đừng bao giờ đút tay vào túi. Dấu hiệu “Okay” ở Mỹ có nghĩa là “tiền” ở Nhật Bản. Đừng bao giờ chỉ tay ở Campuchia. Không nên đưa vật gì cho người khác bằng tay trái bởi ở một số quốc gia châu Á cho đó là hành động xem thường người khác. Đừng bao giờ chạm vào đầu người Thái Lan, Campuchia, thậm chí làm rối tóc một đứa trẻ. Đây là một hành động được coi là bất kính.

Trao đổi thư từ

Loại bỏ những biệt ngữ (từ ngữ kỹ thuật hoặc chuyên môn do một nhóm người nào đó dùng và khó hiểu đối với người khác) và những câu từ không theo qui định, qui ước chung. Hãy đọc lại nội dung các bức thư và lời nhắn trước khi gửi, đảm bảo ngôn từ bạn dùng là dễ hiểu và thoáng nghĩa. Ở châu Á, phong cách thư từ hoàn toàn khác – nội dung thư thường dài hơn. Sau mỗi một cuộc họp thường có một bức thư cảm ơn tới người tham dự và xác nhận những gì đã thảo luận và quyết định trong cuộc họp đó.

Cung cách ăn mặc

Hãy mặc veston hoặc complê thật chỉnh tề khi tới tham dự bất kỳ cuộc họp hay hội thảo nào. Cần chú ý tới thời tiết vì ở Ấn Độ và Philipin rất nóng.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 108 trang tài liệu này.

Bởi thế, hãy chọn và chuẩn bị những bộ veston hay complê có chất liệu vải mỏng và nhẹ. Khi đến công sở không nên mặc quần jeans. Hãy nhận biết và tôn trọng những thông lệ của địa phương, quốc gia sở tại.

Ở một số nước châu Á, sẽ là một cử chỉ được hoan nghênh nếu cởi giầy trước khi vào một toà nhà, phòng hay nhà hàng cụ thể nào đó. Hãy mua những đôi tất mới trước chuyến đi như vậy và luôn mang theo một đôi để dự trữ. Không nên dù chỉ là vô tình hay cố ý đi tất thủng hoặc bị rách bởi trong tình huống bị cởi giày bất ngờ như vậy bạn sẽ cảm thấy rất bất tiện.

b. Tập quán giao tiếp kinh doanh

Khi đi theo cùng cấp trên

Khi đến một quán bar – karaoke ở Nhật Bản, Đài Loan hay Trung Quốc và được mọi người yêu cầu hát, nghi thức ngoại giao đúng nguyên tắc lúc đó là phải thể hiện hết mình, cho dù không thể cất giọng được. Hãy lưu ý đối với những phần thưởng và sự ưu đãi đặc biệt. Nếu được mời ăn đầu cá trong một bữa ăn, đó được xem như một niềm vinh hạnh. Việc từ chối sẽ làm mất lòng người tiếp đón và chiêu đãi. Hãy lịch thiệp, tiếp nhận phần thưởng và thưởng thức qua.

Uống đúng lúc

Đừng bao giờ uống một ly rượu trong bữa ăn trưa trừ khi mọi người làm điều đó trước. Người Hồi giáo không uống rượu và ở một số quốc gia nhất định, đồ uống có cồn không có chỗ trong quãng thời gian của ngày làm việc. Sau giờ tan sở thì lại là một chuyện hoàn toàn khác.

Uống hết mình sau giờ làm việc có thể là lệ thường của việc giải toả những ức chế của người Hàn Quốc và Hồng Kông. Tuy nhiên, không nên uống quá đà bởi điều đó ảnh hưởng trực tiếp tới sức khoẻ và công việc. Trong bữa ăn tối, biết tán thưởng nếu người chiêu đãi đề nghị bạn nâng cốc chúc mừng.

Thanh toán hóa đơn

Ở phần lớn các quốc gia, trong các cuộc thương thảo, dàn xếp công việc làm ăn, bất kỳ ai muốn mời đối tác, khách đi ăn tối thì người đó được

xem là chủ nhân của bữa tiệc chiêu đãi, và tất nhiên người đó cũng tự nguyện đứng ra thanh toán hoá đơn bữa tiệc đó. Nên ca tụng chủ nhân của bữa tiệc về sự lựa chọn nhà hàng của người đó. Đừng bao giờ cho rằng vợ hay bạn gái được tính đến trong lời mời ăn tối. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến các mối quan hệ làm ăn và khách hàng phải lúng túng hay bị ngăn trở bởi một sự xuất hiện bất ngờ.

Khẩu vị ăn uống

Trừ khi là người khó ăn hoặc dị ứng với những món ăn khác lạ của bản địa thì có thể từ chối. Còn không, khi chủ bữa tiệc mời nếm thử một món nào đó thì không nên từ chối. Hãy chủ động đề nghị chủ bữa tiệc giới thiệu và mô tả các món ăn. Đừng bao giờ để đôi đũa của rời khỏi bát ăn cơm. Phải biết trước được một số thủ tục cầu kinh trước và sau bữa ăn, bởi thế đừng vội động đũa ăn khi cảm thấy chưa có tín hiệu cho phép.

Giữ thể diện

Điều cực kỳ quan trọng là việc phải hiểu khái niệm làm mất và lấy lại thể diện cho mình và người khác. Đừng bao giờ làm điều gì khiến cho người châu Á cảm thấy bị mất mặt và xấu hổ. Khi hoàn toàn bắt buộc phải sửa chữa ai đó, hãy làm điều đó một cách kín đáo, thận trọng và lịch sự. Hãy tự nhận lỗi về mình: “Tôi xin lỗi, Tanaka-san, tôi xin có lời giải thích. Tôi đánh giá cao câu trả lời của anh, tuy nhiên, tôi cần bổ sung thêm một số thông tin trong lời đề nghị của tôi”.

Cách này đã cho phép người đó thay đổi câu trả lời của mình mà vẫn giữ được phẩm cách. Đừng bao giờ tỏ vẻ lúng túng, thái độ và hành động của mình liên đới tới khách hàng.

Tạo các mối quan hệ

Tại Ấn Độ, việc thiết lập các mối quan hệ là điều kiện tiên quyết trước khi dẫn tới bất kỳ cuộc họp và gặp mặt nào. Ở một số vùng khác của châu Á, đề nghị gặp mặt và họp ban đầu có thể phải cần tới một bức thư giải thích chi

tiết những vấn đề sẽ đưa ra để thảo luận. Đối với người Trung Quốc, guanxi (quan hệ) vô cùng quan trọng. Ở tất cả các vùng của châu Á, hãy tạo dựng mối quan hệ trước khi cố gắng dàn xếp ngồi vào bàn đàm phán một thương vụ làm ăn.

Mở mang kiến thức hiểu biết

Trước tiên luôn phải chuẩn bị, trau dồi bản thân. Ai cũng có thể bất ngờ được cử đi công tác ở châu Á, vì vậy trong thời gian chuẩn bị cho chuyến đi nên mua một cuốn sách hướng dẫn để nghiên cứu về các phong tục, tập quán, cung cách làm việc của nước sở tại. Về cơ bản, người châu Á thích giới thiệu đất nước mình. Hãy tỏ vẻ quan tâm, đưa ra các câu hỏi và tiếp thu một nền văn hoá mới.

Chọn mua những món quà phù hợp

Hãy tìm hiểu trước khi chọn mua một món quà nào được coi là thích hợp. Hãy tránh ngay việc mua những mòn quà làm từ da lợn cho những người theo đạo Hồi và tránh tặng những những bộ quà gồm bốn đồ vật cho người Trung Quốc (theo quan niệm của người Trung Quốc con số 4 biểu thị sự chết chóc). Ở Inđônêsia, việc tặng quà trong cuộc gặp gỡ đầu tiên là điều bất hợp lý, trong khi đó phần lớn các công ty Nhật Bản đánh giá cao món quà mà tất cả mọi người trong phòng đều có thể chia sẻ, ví như một hộp kẹo sôcôla chẳng hạn.

Hãy xin lỗi khi người khác chờ đợi điều đó

Nếu làm mất lòng ai đó, đừng ngần ngại mà nói lên lời xin lỗi. Nếu không, sự nghiệp của bạn có thể sẽ bị tổn hại. Nên nhớ rằng về phương diện văn hoá không phải lúc nào tính hài hước cũng được mọi người hưởng ứng. Hãy để những câu chuyện cười, những câu nói hài hước mang tính chất bông đùa ở nhà, làm vậy sẽ không phải nói lời xin lỗi vì những chuyện không đâu.

Khả năng ngoại giao và ứng xử

Luôn quan tâm tới những cảm nhận của người khác, không nên không chú ý tới tình cảnh của họ, đất nước và nền văn hoá. Đừng bao giờ cho rằng ai

đó không hiểu được điều gì và không bao giờ hiểu được những gì mình nói. Tiếng Anh có thể là ngôn ngữ thứ hai nhưng bạn nên nhớ rằng họ không bị điếc. Là một người trung thực không có nghĩa rằng không phải là người khéo léo. Hãy nghĩ trước khi nói. Đừng bao giờ chỉ trích hay thảo luận về vấn đề ly hôn, chết chóc hay chính trị.

Hãy luôn linh hoạt và nhớ rằng mình chỉ là một vị khách, phải cởi mở đón nhận và học hỏi những kinh nghiệm mới. Giành lấy những ưu thế cạnh tranh bằng việc trau dồi, tiếp thu sự khác biệt trong nền văn hoá ứng xử, giao tiếp. Khi trang bị được cho mình những kiến thức giao tiếp nền tảng, chúng ta sẽ giành được sự tôn kính của khách hàng, như vậy công việc kinh doanh sẽ tiến triển tốt hơn.

3.2.2. Văn hóa giao tiếp và kinh doanh Châu Âu

Hàng ngày, các công ty nhận được rất nhiều thư chào hàng, trao đổi kinh doanh từ Helsinki, Hamburg, London, Lisbon. Thêm vào đó, những chuyến công du kí kết hợp đồng đang trở thành một hoạt động bình thường. Khi làm ăn buôn bán với các thành viên thuộc Liên minh châu Âu, có nhiều tập quán, phong tục cần phải để tâm. Từ Glasgow tới Warsaw và từ Oslo tới Athens, có một sự đa dạng về đặc tính từng vùng và các phong tục khác nhau khắp châu lục.

Những nghiên cứu về văn hoá cũng đóng một vai trò quan trọng trong kinh doanh tại châu Âu. Sau đây là một vài lời khuyên để tránh những hiểu lầm về văn hoá và giúp xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp.

a. Tạo ấn tượng tốt

Gặp gỡ trực tiếp

Nếu chưa từng được cho phép sử dụng tên (first name) của khách hàng, đừng dùng nó với tư cách cá nhân. Người châu Âu rất hình thức, luôn luôn giới thiệu từ người kém quan trọng nhất cho tới người quan trọng hơn: bạn có thể nói “Ông Schmidt, liệu tôi có thể giới thiệu đồng nghiệp của tôi, John Brown được không?” Ngoài trường hợp đặc biệt, hãy gửi tới họ lời chào

mừng trước khi đưa ra bất cứ câu hỏi nào. Công việc kinh doanh có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng với sự vi phạm nghi lễ xã giao vô tình. Sự tuân thủ quy tắc và tôn trọng người khác là rất quan trọng.

Đúng giờ

Sự chú ý dành cho thời gian có thể tác động tới hình ảnh của một doanh nhân. Hãy lập kế hoạch cho buổi họp và cuộc hẹn tại các nước Bắc Âu, Đức và Ôxtrâylia, đây là những nơi mà sự đúng giờ được quan tâm hàng đầu.

Tại Anh, hãy đến sớm hơn. Ở Italia, có thể phải đợi nhưng đừng nghĩ là các nước khác cũng thế. Tại Tây Ban Nha, thời gian có phần linh hoạt hơn.

Bắt tay hay hôn?

Hãy đứng thẳng, nhìn thẳng vào mắt và bắt tay chắc, nhanh, tin tưởng khi chào hỏi ai đó và vào cuối buổi gặp gỡ. Người Italia rất hay bắt tay. Khi chào một người đã quen, nếu theo nghi thức của người Đức, họ có thể cúi đầu nhẹ. Hãy gật đầu nhưng đừng cố gắng bắt chước họ.

Tại Áo, có thể hôn nhẹ tay của phụ nữ. Cố gắng bắt chước cách của họ có thể khiến bạn bị biến thành trò cười. Hãy chuẩn bị đón nhận cho hai cái hôn má, thậm chí từ một người đàn ông khác nhưng hãy đợi chủ nhà châu Âu bắt đầu trước sau khi mối quan hệ công việc đã được thiết lập chắc chắn.

Quan sát ngôn ngữ hình thể

Trong khi người Đan Mạch thích có nhiều không gian hơn trong lúc nói chuyện thì người Tây Ban Nha lại thích đứng gần nhau hơn. Đừng lùi lại để tăng khoảng cách nếu không muốn họ mất lòng. Đừng đút tay vào túi khi ở Pháp, Thuỵ Sỹ và Thuỵ Điển.

Kiềm chế điệu bộ cử chỉ

Búng ngón tay tại Bỉ được coi là hành động tục tĩu. Khi ở trên một đất nước khác, luôn luôn ý thức hạn chế thái độ bồn chồn và đừng bao giờ nghĩ rằng các cử chỉ nước mình cũng có cùng một ý nghĩa khi ở nước ngoài. Trong khi giới thiệu, trình bày, nếu người Pháp gửi đến dấu hiệu OK, điều đó có nghĩa là “vô ích”. Cử chỉ đồng ý là ngón tay cái chỉ lên trên.

b. Những hoạt động ngoài lề

Uống vừa đủ

Thích thú với loại bia địa phương, nhưng phải cố gắng giữ được sự tỉnh táo cho mình. Bia của Bỉ mạnh hơn bia vùng Bắc Mỹ, và một số mối quan hệ làm ăn có thể đã bị phá vỡ bởi uống quá nhiều và nói quá to.

Nên đề phòng loại rượu ouzo (rượu có mùi hồi) của Hy Lạp. Tại Anh, công việc luôn được thảo luận sau khi hai bên uống được hơn 1 lít bia ở câu lạc bộ. Rượu được coi là đồ uống không thể thiếu trong bữa trưa và bữa tối tại Pháp và Italia, nó có thể được phục vụ mà không cần bạn yêu cầu. Đừng từ chối mà dễ gây phiền lòng, thỉnh thoảng hãy nhấm nháp một chút cũng không sao.

Nâng cốc chúc mừng

Chủ nhà người châu Âu sẽ luôn là người nâng cốc đầu tiên. Hãy nâng cốc của mình và đáp trả bằng lời "skal" ở Copenhagen, "prost" ở Dusseldorf hay Vienna, "santé" ở Paris hay Geneva, và "salute" ở Venice. Nhìn thẳng vào mắt họ trước khi nhấp môi. Ở Thuỵ Sỹ, nên chạm cốc với mọi người sau khi nâng cốc. Đáp trả bằng cách nâng cốc cám ơn vào cuối bữa tiệc.

Thanh toán hoá đơn

Tại Đan Mạch, ta có thể được mời tới dự cơm tối ở nhà một ai đó. Nếu như vậy, hãy mang theo hoa hoặc sôcôla địa phương như một cách để cảm ơn. Những nước châu Âu còn lại, bữa tối với các đối tác kinh doanh thường được mời tại nhà hàng, nơi chủ nhân có thể thanh toán hoá đơn. Việc giành nhau trả tiền được coi như hành động không đẹp, đặc biệt tại Đức.

Tuy nhiên thường thì người phục vụ Đức có thể hỏi để biết đó có phải là một hoá đơn hay không, sau đó đối tác có thể sẽ trả lời rằng đó là hai hoá đơn riêng biệt. Vì vậy hãy chuẩn bị tiền để trả nếu không được mời như một vị khách.

Câu thành ngữ "Going Dutch?" có nghĩa là gì? Đó là từ ngữ cổ của Anh được dùng để nhạo báng người Hà Lan. Chia tiền hoá đơn, thực tế không được dùng tại Hà Lan, vì vậy đừng có đùa cợt điều đó.

Vui vẻ khám phá món ăn

Tại châu Âu, món ăn ngon và uống trong một không khí vui vẻ được coi như rất quan trọng. Hãy tỏ ra thích thú với đồ ăn địa phương. Hãy thưởng thức món trai và khoai tây rán ở Brussels, món cốt-lết bê rán ở Vienna. Nên nhắc đến bất cứ sự dị ứng món ăn nào hay chế độ ăn kiêng trước một bữa ăn, đừng nói sau khi nó đã được dọn ra bàn. Nếu món ăn đã được chuẩn bị trước, rất có thể hành động đó sẽ khiến cho chủ nhà và chính mình lúng túng.

Lưu ý đến cách xử sự

Đừng bao giờ để tay lên vạt áo nếu bạn ở Italia, Thuỵ Sỹ, Bỉ hay ở Áo. Hãy để tay lên bàn nhưng khuỷu tay thấp xuống dưới. Tại các nhà hàng Đức và Hà Lan, đừng ăn bằng tay. Dù thịt có còn dính với xương cũng đừng gặm chúng. Tại Áo, dùng dĩa để cắt thức ăn, cắt cả thịt, bất cứ khi nào có thể. Dùng dao là hàm ý lăng mạ vì người ta sẽ hiểu thành chê thức ăn bị dai.

c. Tỏ ra ân cần chu đáo

Tạo mối quan hệ

Tốt nhất là được giới thiệu bởi người thứ ba. Người Italia và người Thuỵ Sỹ thích biết ai đã giới thiệu bạn và công ty bạn. Làm ăn ở châu Âu coi trọng hình thức, thái độ kín đáo và có thứ bậc. Cần phải giành được sự tôn trọng, chứng tỏ mình là người trung thực và tạo sự tin cậy. Một buổi trò chuyện thông minh có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc giải quyết công việc kinh doanh. Dù người châu Âu có thể phản ứng thân mật trong buổi gặp và trong khi đưa ra lời phê phán, vẫn nên luôn duy trì tính chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Có ý thức văn hoá

Người châu Âu rất có học thức và rất lịch sự trong ăn mặc và thái độ cư xử. Hãy thể hiện rằng mình cũng không thua kém họ về mặt này. Người Pháp rất hay ngắt lời nhau. Điều đó không có nghĩa là ta cũng nên làm như thế. Hãy cẩn thận với những lời nói đùa. Sự hài hước và công việc kinh doanh không bao giờ đi cùng nhau ở Đức. Thái độ làm như biết mọi việc sẽ nhanh chóng