dọn lại sau, khi xong công việc, có kiểm tra thì mới sạch sẽ… vì như vậy sẽ chỉ theo đuổi sự sạch đẹp trên hình thức, phong trào.
Sạch sẽ không chỉ là làm sạch mà còn tìm ra nguyên nhân gây bẩn và tìm cơ cấu phòng ngừa bụi bẩn.
Thực hiện bước “Săn sóc” Nguồn:[07,tr 07]
Yêu cầu của bước này là thực hiện đúng theo qui định các hoạt động Serri – Seiton – Seiso. Nơi làm việc nhờ vậy sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp. Để duy trì và nâng cao 5S, nên sử dụng các phương pháp hiệu quả như sau:
Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật Tiến hành hoạt động đánh giá 5S; Tạo sự thi đua giữa các bộ phận/phòng ban.
Thực hiện bước “Sẵn sàng” Nguồn:[07,tr 07]
Việc thực hiện các bước trên một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hoá của toàn tổ chức. Khi đó chúng ta đã đạt được bước Shitsuke - Sẵn sàng.
Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S. Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực
hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung. Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắng của mọi thành viên trong tổ chức.
Bước 5: Tiến hành kiểm tra, chấm điểm Hàng tháng.
Ban 5S tiến hành kiểm tra đồng loạt nơi làm việc, ghi nhận các vấn đề, tổng hợp các góp ý, chấm điểm và đánh giá một cách tổng thể những mặt mạnh, mặt yếu của từng bộ phận, đưa ra những vấn đề cần cải tiến trong tháng tiếp theo. Sau khi cải tiến nên chụp ảnh để so sánh. Việc kiểm tra có thể bố trí vào một ngày nhất định nhưng nên kiểm tra đột xuất vì kết quả sẽ trung thực hơn. Ngoài ra, nên tiến hành trong giờ làm việc thì sẽ thực tế hơn và dễ dàng đưa ra các góp ý ngay lập tức.Sau khi kiểm tra chấm điểm theo các tiêu chí đã đưa ra, Ban 5S cộng điểm và công bố kết quả. Hàng tháng nên chọn ra các đơn vị xuất sắc làm mô hình điểm. Đồng thời cũng chỉ ra các đơn vị thực hiện chưa tốt để nhắc nhở, theo dõi sát sao hơn.
Định kỳ giám sát: hàng tháng vào ngày 30 hàng tháng để có những đánh giá về tuân thủ thực hành 5S tại công ty TNHH MTV khách sạn du lịch công đoàn Hạ Long.
Các điều kiện để ứng dụng KAIZEN”.
Phân tích dữ kiệu đã thu thập để xác định nguyên nhân
Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu
Xem xét các quá trình trên và XĐ DA tiếp theo
Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn
Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
Lựa chọn chủ đề
Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
Thực hiện biện pháp
Các bước thực hiện KAIZEN tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước tiếp theo là C (Kiểm tra), A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện KAIZEN gỉủp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu. Các bước thực hiện KAIZEN được tiêu chuẩn hoá như sau:
Hình 3.6: Quy trình PDCA Nguồn:[07,tr 08] Các điều kiện áp dụng KAIZEN thành công
+ Cam kết của lãnh đạo cao nhất.
+ Vai trò của cán bộ quản lý và lãnh đạo nhóm.
+ Nỗ lực tham gia của mọi người.
Những nguyên tắc quản lý hiện đại của KAIZEN hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi ở phương Tây. KAIZEN đặc biệt coi trọng vai ứò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong một công ty như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân; xu hướng quản lý theo mạng lưới, hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được coi trọng hơn là vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến. Quản lý có hai thành phần chính là duy trĩ và cải tiến. Cụ thể, nhà quản lý cần duy trì các chuẩn mực hiện tại về công nghệ, điều hành sản xuất và các hoạt động quản lý khác; và cần liên tục cải tiến các chuẩn mực hiện tại đó để đạt năng suất lao động cao hơn, hiệu quả kinh doanh lớn hơn.
Để đạt được chức năng duy trì, nhà quản lý trước hết phải thiết lập được các chính sách, quy định, định hướng và các quy trình quản lý chuẩn mực. Sau đó nhà quản lý phải có nhiệm vụ đảm bảo tất cả mọi người tuân thủ các quy trình chuẩn mực đó thông qua các biện pháp đo lường thường xuyên việc thực hiện các quy định và đo lường các chỉ số phát triển nguồn nhân lực.
Các chu kỳ kiểm soát chất lượng (Quality Control Circles) được xem như một hệ thống chỉ dẫn định hướng theo nhóm để thực hiện cải tiến. Một chu kỳ kiểm soát chất lượng là một nhóm chức năng hay một bộ phận trong công ty tự nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc. Chương trình kiểm soát chất lượng toàn diện (Total Qquality Conừol) liên quan đến tất cả mọi người và để kiểm soát chất lượng ở tất cả các cấp quản lý trong công ty.
Khi nhận thức được tầm quan trọng của KAIZEN, không phân biệt nhà quản lý hay nhân viên đều có thể bắt đầu từ việc thiết lập hệ thống tư duy mới và xây dựng một môi trường kinh doanh đúng hướng. Mỗi một cá nhân đều luôn tâm niệm những điều dưới đây để xây dựng vãn hoá công ty theo chiên lược KAIZEN:
Không để một ngày trôi qua không có một số cải tiến được thực hiện ở đâu đó trong công ty.
KAIZEN áp dụng trong chiến lược định hướng khách hàng, đảm bảo mọi hoạt động quản lý rốt cuộc là dẫn tới tăng sự hài lòng cho khách hàng.
Chất lượng là hàng đàu, chứ không phải là lợi nhuận; một doanh nghiệp sẽ trở nên thịnh vượng khi và chỉ khi khách hàng mua sản phẩm và dịch vụ mà họ hài lòng.
Thừa nhận rằng mọi công ty đều có điểm sai sót vì vậy cần thiết lập văn hoá công ty để mọi nhân viên tự nhận thức một cách thoải mái những sai sót, sau đó sẵn sàng đưa ra ý kiến cải tiến. Giải quyết công việc theo hướng phối họp và theo hệ thống chức năng chéo
3.3.4. Dự kiến lộ trình áp dụng giải pháp 2 vào thực tế
Để thực hiện các bước trong xây dựng và áp dụng KAIZEN và 5S tại công ty TNHH MTV Khách sạn du lịch công đoàn Hạ Long theo như lộ trình sau:
Bảng 3.5: Lộ trình hoàn thiện áp dụng KAIZEN và 5S tại công ty TNHH MTV Khách sạn du lịch công đoàn Hạ Long
Ban ISO tiến hành tổng kểm tra thực hành 5S trong toàn công ty, phối hợp cả đơn vị đánh giá SGS để tìm ra những điểm chưa phù hợp trong thực hành 5S tại công ty. |
Có thể bạn quan tâm!
-
Giải Pháp Áp Dụng Kaizen Và 5S Vào Công Ty Tnhh Mtv Khách Sạn Du Lịch Công Đoàn Hạ Long -
Dự Kiến Lộ Trình Áp Dụng Giải Pháp 1 Vào Thực Tế -
Các Khẩu Hiệu Thực Hiện 5S Cần Đặt Các Phòng Ban Tại Công Ty Tnhh Mtv Khách Sạn Du Lịch Công Đoàn Hạ Long -
Giải Pháp 3: Xây Dựng Cơ Chế Khuyến Khích Áp Dụng Kaizen Và 5S Nhằm Nâng Cao Năng Lực Cạnh Tranh Và Hiệu Quả Kinh Doanh Tại Công Ty Tnhh Mtv Khách Sạn Du -
Giải pháp về ứng dụng KAIZEN và 5S tại Công ty TNHH MTV Khách sạn Du lịch Công đoàn Hạ Long - 19 -
Giải pháp về ứng dụng KAIZEN và 5S tại Công ty TNHH MTV Khách sạn Du lịch Công đoàn Hạ Long - 20
Xem toàn bộ 183 trang tài liệu này.
Họp tổng kết thực hành tốt 5S tại công ty Đánh giá thực hành 5S với từng phòng ban Lên danh sách khen thưởng các phòng ban, cá nhân có thành tích tốt trong thực hành 5S và KAIZEN tại công ty | ||
Tháng 12/2017 | Tiến hành đánh giá và cấp chứng nhận bỏi tổ chức chứng nhận SGS về thực hành tốt 5S tại công ty Tiến hành tổ chức khen thưởng cá nhân, tập thể có thành tích tốt trong thực hành tốt KAIZEN và 5S tại công ty. | Cấp giấy chứng nhận thực hành tốt KAIZEN và 5S Khen thưởng cá nhân, tập thể có thành tích tốt |
Thời gian tiếp theo | Tiến hành thực hành định kỳ, hàng tháng các bộ phận tự đánh giá thực hành tốt 5s Cuối năm ban 5S cần xem xét đánh giá để tiến hành tái cấp chứng nhận KAIZEN và 5S với tổ chức chứng nhận SGS Tổ chức khen thưởng biểu, dương các phòng ban, cá nhân thực hành tốt 5S và KAIZEN trong năm đó. | Thực hiện lộ trình định kỳ Áp dụng 6 tháng đến 1 năm sau đó tái đánh giá chứng nhận và tổ chức chứng nhận. |
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
3.3.5 Khái toán và nguồn kinh phí thực hiện giải pháp 2
Nguồn kinh phí dự trù để thực hiện được thể hiện qua bảng 3.6
Bảng 3.6: Nguồn kinh phí dự trù áp dụng KAIZEN và 5S
Dự kiến kinh phí | Nguồn kinh phí | |
Đào tạo nhận thức chung KAIZEN Và 5S tại công ty | 15 triệu đồng/khóa | Trích từ lợi nhận của công ty 2015 |
70 triệu đồng | Trích từ lợi nhận của công ty 2015 | |
Thuê đơn vị đánh giá quá trình áp dụng và thực hiện KAIZEN tại công ty | 30 triệu đồng/năm | Trích từ lợi nhận của công ty năm 2015 |
Duy trình áp dụng và thực hiện KAIZEN và 5S tại tất cả các phòng ban của công ty | 150 triệu đồng/năm | Trích từ lợi nhận của công ty năm 2015 |
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
3.3.6 Dự kiến hiệu quả, lợi ích giải pháp 2
5S - một công cụ quản lý, trước kia vốn chỉ được biết đến như một cách thức hỗ trợ quản lý sản xuất cho các doanh nghiệp và được áp dụng phổ biến ở các nhà máy và công ty chuyên về sản xuất ở Nhật Bản. Nhưng giờ đây, nhờ vào tính hiệu quả rất cao và tác động của quá trình toàn cầu hoá, mà 5S đang dần được thừa nhận rộng rãi trên thế giới như là một công nghệ quản lý có khả năng ứng dụng rộng khắp, không những trong các doanh nghiệp có quy mô và ngành nghề sản xuất, kinh doanh khác nhau, mà còn trong mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội.
5S không chỉ là sự thay đổi và cải tiến nơi làm việc về mặt vật lý mà còn hình thành thái độ và hành vi mới cho nhân viên và làm cho tất cả mọi người thấm nhuần ý thức kỷ luật. Có thể nói, 5S có tính hỗ trợ, và cao hơn nữa, 5S còn là điều kiện tiên quyết đối với các chương trình cải tiến chất lượng toàn doanh nghiệp, chẳng hạn: Quản lý chất lượng toàn diện (TQM), Liên tục cải tiến quy trình (kaizen), và Tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR).
5S cũng được coi là hướng tiếp cận có hệ thống đối với phương thức Lean Production (phương thức sản xuất tiết kiệm tối ưu) - một hệ thống quản lý và tổ chức sự vận hành sản xuất, trong đó yêu cầu giảm thiểu về nhân lực, không gian, vốn và thời gian để tạo ra sản phẩm ít lỗi hơn. Nó tạo ra một môi trường làm việc có
kỷ luật, sạch sẽ và có trật tự. Kết quả áp dụng từ đây cho thấy những hạn chế/ách tắc trong việc vận hành công việc được giảm thiểu trông thấy và những vấn đề phát sinh đều được phát hiện sớm và giải quyết kịp thời.
Bên cạnh đó, 5S cũng góp phần làm gia tăng chất lượng cuộc sống cho nhân viên bởi vì nhân viên tiêu dùng thời gian ở nơi làm việc nhiều hơn là ở nhà. 5S cũng giúp phát triển niềm hãnh diện và tinh thần đồng đội. 5S cũng làm cho nơi làm việc trở nên dễ dàng quản lý và giám sát hơn bởi vì không còn những vật thừa, lộn xộn gây cản trở cho hoạt động.
Và điều quan trọng nhất là, khi bạn đã nắm vững tinh thần 5S, biết cách vận dụng khéo léo mô hình này vào cả trong việc quản lý chính bản thân mình và cuộc sống của gia đình, thì không chỉ hiệu quả công việc của bạn sẽ tăng lên rất nhiều, mà bạn đang làm cho cuộc sống của bạn thành đạt và hạnh phúc hơn lên.
Bảng 3.7: Lợi ích khi áp dụng 5S và KAIZEN tại công ty TNHH MTV Khách sạn du lịch công đoàn Hạ Long
Lợi ích khi áp dụng 5S và KAIZEN tại công ty TNHH MTV Khách sạn du lịch công đoàn Hạ Long | |
- Nâng cao năng suất (P - Productivity) | Cải thiện những cồng đoạn thừa trong cung ứng dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống tại công ty. Rút ngắn thời gian phục vụ đối với khách hàng |
- Nâng cao chất lượng (Q - Quality) | Cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng thông qua các hành động trong quá trình áp dụng 5S tại tất cả các phòng ban trong công ty: tiền sảnh được sạch sẽ ngăn lắp hơn, dịch vụ phòng được nâng cao hơn.... |
- Giảm chi phí (C - Cost) | 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người, … |
- Giao hàng đúng hạn (D – Delivery) | Thông qua áp dụng 5S sẽ giúp tạo dưng môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp hoạt động cung ứng dịch vụ của |
Lợi ích khi áp dụng 5S và KAIZEN tại công ty TNHH MTV Khách sạn du lịch công đoàn Hạ Long | |
công ty thực hiện nhanh chóng và thông suất: ví dụ: dịch vụ gặt là tại khách sạn giao hàng đúng hẹn với khách hàng.... | |
- Đảm bảo an toàn (S - Safety) | Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động |
- Nâng cao tinh thần (M – Morale) | Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, tạo động lực phấn đấu cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua 5S. Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của Công ty trong con mắt khách hàng |
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
3.3.7 Điều kiện và khuyến nghị triển khai giải pháp
Điều kiện áp dụng 5S và khuyến nghị
- Lãnh đạo quyết tâm cao: Cũng như đối với việc áp dụng công cụ nâng cao năng suất chất lượng nào, việc áp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian.
- Nhân viên hiểu thấu đáo ý nghĩa của 5S – KAIZEN: Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phòng ban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình.
- Sự tham gia toàn bộ cán bộ, công nhân viên tại Công ty TNHH MTV