Cơ Cấu Tổ Chức Quản Lý Theo Trực Tuyến

- Giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo

- Tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất

Nhược điểm của cơ cấu quản lý theo chức năng:

- Chỉ có cấp quản lý cao nhất có trách nhiệm vè hiệu quả cuối cùng của toàn thể công ty

- Qua chuyên môn hóa và tạo ra cách nhìn quá hẹp với các cán bộ chủ

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 112 trang tài liệu này.

chốt

- Hạn chế sự phát triển của người quản lý chung

- Gặp nhiều khó khăn khi cần có sự phối hợp giữa các chức năng

3. Cơ cấu tổ chức quản lý theo trực tuyến – chức năng

Do cơ cấu tổ chức quản lý theo trực tuyến và cơ cấu quản lý theo chức năng có những ưu nhược điểm riêng nên hiện nay nhiều doanh nghiệp và tổ chức lựa chọn kiểu cơ cấu quản lý theo trực tuyến – chức năng, tức là một cơ cấu quản lý kết hợp (xem hình 3)

Hình 3: Sơ đồ cơ cấu trực tuyến - chức năng [10]

Ưu điểm: Theo cơ cấu này người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Người lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định.

Nhược điểm: Tuy nhiên người lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Ngoài ra mỗi khi các người lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, đến nỗi người lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng không ra được những quyết định có hiệu quả mong muốn.

4. Cơ cấu ma trận

Vào cuối những năm 50, một số công ty, hãng... đã sử dụng cơ cấu quản lý ma trận. Kiểu tổ chức này áp dụng để thiết kế cơ cấu cho toàn bộ hệ thống, cũng như để thành lập cơ cấu bên trong hệ thống hoặc các bộ phận (xem hình 4):

Hình 4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý ma trận [3, tr45]

Đặc điểm của cơ cấu này là ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng, còn có những người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động của các bộ phận thực hiện một dự thảo nào đó.

Trong cơ cấu này mỗi nhân viên (hoặc bộ phận của bộ phận trực tuyến được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất định. Đồng thời mỗi một nhân viên của bộ phận chức năng cũng được gắn với một đề án hoặc sản phẩm nhất định.

Sau khi hoàn thành đề án, những nhân viên trong các bộ phận thực hiện đề án hay sản phẩm không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo theo đề án ấy nữa, mà trở về đơn vị trực tuyến hay chức năng cũ của mình.

Cơ cấu ma trận lại có thể phân thành hai dạng sau đây:

* Cơ cấu đề án - ma trận

Đặc điểm cơ cấu này là người lãnh đạo lập ra nhóm đặc biệt chịu sự lãnh đạo trực tiếp của mình để thực hiện chương trình của đề án được phê chuẩn. Những người thực hiện bên ngoài tham gia vào công việc theo những hợp đồng hay nghĩa vụ được phân giao.

Nhóm đề án được bảo đảm về nhân viên, những nguồn tài chính và vật chất cần thiết. Sau khi thực hiện đề án, nhóm này giải tán. Người lãnh đạo đề án chịu trách nhiệm hoàn toàn từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.

Quản trị theo đề án thường được áp dụng trong những điều kiện có sự thay đổi nhanh chóng và sâu sắc về kỹ thuật và công nghệ sản xuất.

* Cơ cấu chức năng - ma trận

Trong cơ cấu này bộ phận mới được tạo thành có vai trò kiểm tra và thúc đẩy các bộ phận sản xuất sản phẩm của mình, chịu trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm hay công trình.

Để sản xuất sản phẩm mới doanh nghiệp thành lập bộ phận sản xuất mới. Bộ phận sản xuất mới này được cung cấp các nguồn tài chính và vật chất.

Ưu điểm của cơ cấu ma trận: có tính năng động cao; dễ dàng chuyển các nhân viên từ việc thực hiện một dự án này sang việc thực hiện một dự án khác; sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn.

Nhược điểm kiểu cơ cấu này là nó thường chỉ áp dụng để thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn mà thôi.

Cơ cấu ma trận còn được áp dụng rộng rãi ở các viện nghiên cứu và các trường đại học.

IV- XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KINH DOANH CHO DOANH NGHIỆP KHỞI SỰ

Khi một ý tưởng kinh doanh được nghĩ ra trong đầu thì việc viết ra giấy một bả kế hoạch kinh doanh là vô cùng cần thiết để có thể chứng minh tính khả thi của ý tưởng kinh doanh trong việc khởi sự doanh nghiệp mới hoặc mở rộng doanh nghiệp hiện có. Nếu kế hoạch kinh doanh không được chuẩn bị kỹ càng trên giấy, thì chắc chắn nó không thể trở thành hiện thực nơi thương trường. Một kế hoạch kinh doanh được chuẩn bị tốt có thể giúp người chủ doanh nghiệp quyết định khởi sự một doanh nghiệp mới hoặc mở rộng doanh nghiệp hiện tại. Mặt khác nó còn có thể giúp chủ doanh nghiệp nhận ra nên dừng lại hay tiếp tục một công việc kinh doanh không có tính hiện thực cao.

1. Sự cần thiết của một kế hoạch kinh doanh

Để xây dựng được một kế hoạch kinh doanh điều quan trọng là phải hiểu được các mục tiêu để có thể xây dựng được một bản kế hoạch hiểu quả nhất. Dưới đây là một số lý do quan trọng khiến cho các nhà quản lý phải xây dựng kế hoạch kinh doanh của họ

- Công cụ bán hàng: Trong trường hợp này kế hoạch kinh doanh là một bản đề cương nhằm thuyết phục các nhà đầu tư, người cho vay tiền hay một đối tác kinh doanh rằng đang có một cơ hội kinh doanh đáng tin cậy để đầu tư

- Công cụ để suy nghĩ: Với tư cách là một văn bản kế hoạch nội bộ nhằm giúp hiểu rõ hơn quá trình kinh doanh của công ty và giúp ra những quyết định tốt hơn. Kế hoạch kinh doanh giúp chủ doanh nghiệp phân tích những mặt mạnh, mặt yếu của công ty, định ra những mục tiêu cụ thể và đưa ra kế hoạch hành động nhằm đạt được những mục đích.

- Công cụ để kiểm tra và quản lý: Với tư cách là một văn bản nội bộ để giúp quản lý công ty được tốt hơn. Kế hoạch này có thể được sử dụng để trao đổi, khuyến khích và dẫn dắt công ty cũng như các hoạt động cá nhân khác. Kế hoạch này cũng nhằm giúp các nhân viên liên hệ các mục tiêu của chính họ với các mục tiêu của công ty và theo dõi những tiến bộ trong công ty để có thể tiến hành những hiệu chỉnh cần thiết.

2. Khái niệm về kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là sự mô tả quá trình kinh doanh của công ty trong một khoảng thời gian. Nó mô tả việc kinh doanh của công ty đã thành công tới đâu và tìm kiếm những triển vọng để phát triển và thành công. Không có phương pháp đúng hay sai nào trong việc soạn thảo ra một kế

hoạch kinh doanh. Một kế hoạch kinh doanh tốt là một tài liệu có tính sáng tạo, phản ánh bản chất của một cơ sở và cho người đọc một bức tranh rõ ràng về việc cơ sở này đang đi đến đâu. Số lượng các chi tiết và cơ cấu phụ thuộc nhiều vào bản chất của cơ sở, và có thể quan trọng nhất là người lắng nghe (nhà đầu tư, các cán bộ quản lý của công ty, các đối tác kinh doanh,v.v...) [15]

3. Kết cấu và nội dung của một bản kế hoạch kinh doanh

Một bản kế hoạch kinh doanh điển hình thường phải bao gồm được 7 phần chính như sau [16] :

Phần giới thiệu

Miêu tả hoạt động kinh doanh

Thị trường

Sản phẩm và dịch vụ

Bán hàng và Marketing

Nguồn nhân lực và cơ cấu tổ chức

Kế hoạch tài chính

3.1 Giới thiệu về bản kế hoạch

Bao gồm việc nêu bật từng phần của bản kế hoạch, những dự định cơ bản của công ty, các sản phẩm chủ yếu, cách thức thâm nhập thị trường đối với các đối tượng khách hàng và các nhu cầu về vốn cho công ty.

Phần mục tiêu của công ty cũng cần phải được nêu rõ trong phần này

gồm:

- Hoạt động của công ty

- Các mục tiêu của công ty

- Sứ mệnh của công ty

3.2 Miêu tả hoạt động kinh doanh

Phần miêu tả hoạt động kinh doanh chính là cái nhìn chiến lược về công ty và bao gồm: công ty làm gì, sẽ cung cấp sản phẩm và dịch vụ như thế nào, thị trường công ty sẽ hướng tới, và tại sao việc kinh doanh của công ty có thể có lợi nhuận. [16]

Một phần miêu tả hoạt động kinh doanh tiêu biểu bao gồm:

- Tổng quan về ngành kinh doanh của công ty

- Miêu tả sản phẩm/ dịch vụ của công ty

- Việc định vị của công ty

- Chiến lược giá cả của công ty

3.3. Thị trường

Phần này sẽ cung cấp những số liệu thực tế để thuyết phục nhà đầu tư, đối tác tiềm năng hoặc người đọc là công việc kinh doanh của công ty sẽ thu hút nhiều khách hàng trong một ngành kinh doanh đang phát triển và có thể đảm bảo doanh số bán ra bất chấp cạnh tranh. Đây là một trong những phần quan trọng nhất của kế hoạch kinh doanh, trong đó có xem xét đến quy mô của thị trường hiện tại và xu hướng phát triển của thị trường. Phần này đòi hỏi phải nghiên cứu một cách kỹ lưỡng. Nhiều phần tiếp theo trong kế hoạch kinh doanh như phần sản phẩm, tiếp thị và tổng số vốn công ty cần có, đều sẽ phải dựa trên dự báo về doanh số bán ra được đề cập đến trong phần này: [16]

- Khách hàng

- Quy mô và xu hướng thị trường

- Cạnh tranh

- Doanh số ước tính

3.4. Sản phẩm và dịch vụ

Phần này sẽ dùng để mô tả hiện trạng sản phẩm và dịch vụ của công ty cùng với kế hoạch của công ty để phát triển hoàn thiện chúng. Đây cũng là phần để giúp người đọc của làm quen với cách thức tạo ra sản phẩm của công ty và cách thức phục vụ khách hàng của công ty.

Phần này phải có đủ chi tiết về chi phí phát triển sản phẩm, địa điểm và yêu cầu nhân công. Để mình hoạ rõ ràng hơn thì các mẫu báo cáo tài chính, bao gồm chi phí hoạt động, giá vốn hàng hoá, và lưu chuyển tiền tệ là vô cùng cần thiết:

- Hiện trạng phát triển sản phẩm

- Chu trình sản xuất

- Chi phí phát triển

- Yêu cầu về nhân công

- Các yêu cầu về chi phí và vốn

3.5. Bán hàng và Marketing

Trong bản kế hoạch kinh doanh, phần này sẽ nêu rõ chiến lược và các thủ thuật sẽ sử dụng để khiến khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Một kế hoạch Bán hàng và Marketing vững mạnh sẽ giúp công ty có