Chức Năng Và Nhiệm Vụ Của Các Phòng Ban Trong New World Saigon Hotel

Hình 2.2 Sơ đồ nhân sự khách sạn New World Saigon Hotel năm 2017

(Nguồn: Phòng nhân sự khách sạn New World Saigon Hotel cung cấp)

Nhận xét:

Qua việc tìm hiểu và phân tích về tình hình cơ cấu tổ chức của khách sạn New World Saigon Hotel, ta nhận thấy khách sạn là tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực hiện triệt để chế độ một thủ trưởng trong lãnh đạo từ đó đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy mọi người làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác điều hành. Cơ cấu tổ chức của khách sạn hiện nay về cơ bản đảm bảo các phòng ban làm việc đáp ứng tính chuyên môn hóa, công việc được diễn ra nhanh hơn. Sự phân chia nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn giữa các phòng ban đã rò ràng tạo điều kiện cho việc thực hiện nhiệm vụ tốt nhất, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của khách sạn được diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao.

2.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong New World Saigon Hotel

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động của khách sạn mà hình thành nên cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng, bao gồm các bộ phận như sau:

 Tổng giám đốc: là người đứng đầu khách sạn, có chức năng cao nhất về quản lý điều hành, có quyền quyết định, bao quát chung mọi hoạt động của khách sạn, thường xuyên khảo sát tình hình thực hiện của các bộ phận trong khách sạn. Nhiệm vụ thường xuyên phối hợp với hai phó giám đốc vạch ra các mục tiêu, đề ra các quy định, chiến lược kinh doanh, tổ chức các hoạt động quản lý khách sạn, đôn đốc kiểm tra chất lượng phục vụ, thường xuyên theo dòi sự biến động của thị trường để bắt kịp với cơ chế thị trường. Giám đốc chịu trách nhiệm chung với mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn trước toàn thể cán bộ công nhân viên trong khách sạn và trước pháp luật. Giám đốc là người hiểu biết rộng về kinh doanh, ứng phó tốt với mọi tình huống.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 184 trang tài liệu này.

 Phó giám đốc: gồm có phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc hành chính. Phó giám đốc có trách nhiệm phối hợp với giám đốc trong việc đề ra các quy định cho các bộ phận của mình, các kế hoạch đã đề ra. Ngoài ra các phó giám đốc còn có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo các bộ phận thực hiện tốt công việc được giao. chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện công việc của các nhân viên cấp dưới trước giám đốc.

 Bộ phận tiền sảnh: bao gồm bộ phận lễ tân, tổng đài, hành lý. Đây là trung tâm vận hành nghiệp vụ của toàn bộ khách sạn, là nơi theo dòi phục vụ khách trong suốt quá trình đặt phòng, ăn nghỉ tại khách sạn cho tới khi khách thanh toán và rời khỏi khách sạn.

 Bộ phận buồng phòng: đây là nghiệp vụ đặc trưng của hoạt động kinh doanh khách sạn và đóng vai trò tạo ra nguồn thu chính cho khách sạn. Chức năng của bộ phận buồng là thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trú cho khách và các nhu cầu khác nếu họ yêu cầu như: ăn uống, giặt là, điện thoại, báo thức... nhiệm vụ của bộ phận này là kiểm tra các phòng về vệ sinh, trang thiết bị, nếu thiếu hoặc hư hỏng thì bổ xung và sửa chữa, làm vệ sinh phòng nghỉ cho khách, luôn duy trì phòng ở điều kiện hấp dẫn, sạch sẽ đảm bảo phục vụ khách chu đáo trong thời gian lưu trú. Bảo quản và giữ gìn trang thiết bị trong phòng luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ khách. Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về toàn bộ tài sản trong phòng nghỉ của khách. Phản ánh ý kiến của khách cho các bộ phận liên quan để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

 Bộ phận ẩm thực: bao gồm bộ phận nhà bếp và bộ phận nhà hàng.

Bộ phận nhà hàng: có nhiệm vụ phục vụ ăn uống cho khách thuê phòng, khách đặt trước và khách từ bên ngoài vào. Hiện nay, hoạt động chủ yếu của bộ phận này là phục vụ ăn sáng miễn phí cho khách thuê phòng và phục vụ ăn uống cho tất cả các đối tượng khách khi có nhu cầu.

Bộ phận bếp: đây là bộ phận có chức năng chế biến các món ăn phục vụ nhu cầu hàng ngày của khách và bữa ăn cho nhân viên khách sạn hoặc tổ chức các bữa tiệc theo yêu cầu của khách hàng.

 Bộ phận kinh doanh tiếp thị: có chức năng nghiên cứu, điều tra, tìm hiểu thị trường khách hàng thông qua hoạt động quảng cáo, khuếch trương để giới thiệu sản phẩm của khách sạn nhằm thu hút khách hàng. nhiệm vụ của bộ phận marketing là làm các công việc về bán hàng, đặt phòng và marketing, ngoài ra trợ giúp giám đốc khách sạn trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh. Đây là bộ phận giữ vai trò chủ đạo trong công tác quản lý kinh doanh của khách sạn.

 Bộ phận tài chính: đứng đầu là trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng), chuyên thực hiện các công việc như tiền lương, chứng từ, sổ sách kế toán, thống kê các khoản chi trong khách sạn, thuế phải nộp... chuẩn bị diễn giải báo cáo tài chính cung cấp cho quản lý các bộ phận, báo cáo định kỳ tài chính của khách sạn, cung cấp thông tin về số liệu một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác khi cấp trên cần.

 Bộ phận nhân sự: bộ phận này không trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh của khách sạn mà chỉ giúp đỡ các phòng ban khác trong việc tuyển dụng, bổ nhiệm và đào tạo đội ngũ nhân viên, đánh giá nhân viên, đãi ngộ nhân sự và quản lý các vấn đề khác liên quan đến nhân sự. Ngoài ra bộ phận nhân sự còn giúp giám đốc trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng đội ngũ lao động của khách sạn.

 Bộ phận kế hoạch (thu mua): chức năng của bộ phận này là lập kế hoạch kinh doanh cho khách sạn, xây dựng, theo dòi, thanh lý các hợp đồng kinh tế. Cấp phát đầy đủ thực phẩm, vật tư, hàng hoá cho khách sạn.

 Bộ phận kỹ thuật: có nhiệm vụ sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị trong khách sạn và thực hiện chương trình bảo dưỡng thường xuyên hệ thống để phòng ngừa các rắc rối có thể xảy ra với các trang thiết bị trong khách sạn và đảm bảo để chúng không bị hư hỏng. Bộ phận bảo vệ: chịu trách nhiệm về an ninh cho khách sạn và nhân viên trong khách sạn, đảm bảo không thất thoát tài sản của khách sạn, phối hợp xử lý các hiện tượng vi phạm trong khách sạn, trông xe cho nhân viên và khách hàng. Ngoài ra, bộ phận bảo vệ còn có trách nhiệm khác là chấm công cho nhân viên.

Và bên cạnh những bộ phận chủ chốt của khách sạn New World Saigon Hotel thì còn có một số bộ phận nhỏ với những chức năng khá quan trong như:

 Bộ phận tiệc – hội: có nhiệm vụ tổ chức các công việc liên quan đến tiệc cưới, hội nghị, sinh nhật, sự kiện lớn nhỏ…

 Bộ phận du lịch - lữ hành: có nhiệm vụ xây dựng chương trình, tour du lịch phục vụ khách, đặt vé máy bay, vé tàu, thủ tục visa, hộ chiếu, cho thuê xe du lịch, thực hiện các chức năng lữ hành khác.

 Bộ phận câu lạc bộ: gồm các bộ phận bar, thể dục thẩm mỹ, massage sauna, bể bơi,... Có chức năng cung cấp một số dịch vụ bổ sung nhu cầu giải trí của khách

hàng, đồng thời phục vụ đồ ăn nhẹ theo yêu cầu của khách hàng. Nhiệm vụ của nhân viên câu lạc bộ là hướng dẫn khách tập thể dục, thể thao, phục vụ đồ uống, ăn nhẹ khi khách có nhu cầu, bán, thu vé và thu ngân phòng tập, bể bơi, sân tennis, massage sauna.

 Lái xe: có nhiệm vụ vận chuyển, cung cấp xe khi khách hoặc khách sạn cần.

2.4 Giới thiệu về bộ phận ẩm thực tại khách sạn New World Saigon Hotel

Bộ phận Ẩm thực là một trong những bộ phận chính mang lại nguồn thu lớn cho khách sạn New World Saigon Hotel cùng với bộ phận lưu trú, hoạt động ở bộ phận Ẩm thực được chuyên môn hóa cao và được chia làm nhiều mảng khác nhau.Các khu vực thuộc bộ phận Ẩm thực trong khách sạn New World Saigon Hotel:

 Nhà hàng phục vụ theo món (À la carte Restaurant) – nhà hàng Dynasty : Với các món ăn đặc trưng được làm từ bàn tay của đầu bếp dày dặn kinh nghiệm người Hoa – bếp trưởng nhà hàng ông Wang. Khách có thể lựa chọn ngẫu nhiên các món ăn, thức uống có kèm theo giá được liệt kê trong thực đơn. Ưu điểm là khách có thể lựa chọn nhiều món theo sở thích cho bữa ăn của mình và được phục vụ tại bàn đầy đủ. Công việc chế biến được thực hiện sau khi khách gọi món nên thời gian chờ đợi là một thách thức rất lớn đối với nhà hàng, nhiều nhà hàng hạng sang mang ra một món ăn chơi miễn phí (amuse bouche) cho khách thưởng thức trong khi chờ đợi món ăn đầu tiên được mang ra, nhân viên phục vụ phải theo dòi tốc độ ăn của khách và kết hợp với đầu bếp để chuẩn bị món kế tiếp kịp thời, phục vụ ở nhà hàng ăn theo món là phục vụ tại bàn đầy đủ nên cường độ làm việc rất cao và căng thẳng khi khách đông. Với các chương trình trong tháng : Business Lunch Special từ thứ 2 đến thứ 6 với giá 249.000++, Disum Buffet diễn ra hằng ngày với giá 520.000++, Snow Fish Promotion diễn ra hằng ngày với thực đơn A la carte.

 Nhà hàng vừa phục vụ ăn tự chọn vừa phục vụ theo món (Buffet and À la carte Restaurant) – nhà hàng Parkview, nhà hàng Splash : nhà hàng mang phong cách phương Tây vừa phục vụ khách trong khách sạn vừa phục vụ khách ngoài. Thực khách đến có thể tham khảo và yêu cầu ăn tự chọn hoặc ăn theo món. Vì đây là nhà hàng phục vụ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau nên công việc của nhân viên tiếp tân nhà hàng là hướng dẫn khách và xác định khách bên trong hay bên ngoài

khách sạn, được ăn miễn phí hay có tính tiền. Có một khu vực nhỏ pha chế thức uống riêng cho nhà hàng này được gọi là pantry, pantry thường nằm ở phía sau nhà hàng, nhân viên phục vụ ở pantry (pantry attendant hay pantry bartender) có nhiệm vụ pha chế một số loại thức uống như trà, cafe, nước ép và các loại thức uống khác phục vụ khách của nhà hàng.

 Cửa hàng bán các sản phẩm bánh kẹo của khách sạn (F&B shop) – Saigon Bakery Combany : Trong các khách sạn lớn thường có một cửa hàng bán các sản phẩm do bộ phận bếp làm ra, đa số là các loại bánh ngọt, bánh trung thu, bánh mì, các loại kẹo làm từ sô cô la… thường thì vị trí cửa hàng này gần sảnh hoặc nằm ở mặt tiền nhằm thu hút khách bên ngoài, cửa hàng này thường trực thuộc bộ phận Ẩm thực.

 Phục vụ tại phòng (Room service) – In Room Dining: Khách có thể yêu cầu món ăn, thức uống thông qua dịch vụ ẩm thực tại phòng 24/24 ở các khách sạn lớn. Tuy nhiên, thực đơn phục vụ tại phòng biến đổi theo thời gian trong ngày, nghĩa là chỉ có một số món được phục vụ 24/24, các món còn lại phục vụ theo thời gian mở cửa của nhà hàng, phục vụ tại phòng thưởng không áp dụng chính sách giảm giá hay khuyến mại cho khách. Nhân viên phục vụ tại phòng còn chuẩn bị xe ăn sáng cho khách đến hay rời khách sạn sớm, thường đặt ở những nơi thích hợp thuộc khu vực sảnh của khách sạn.

 Phục vụ tiệc, hội nghị (Banquet service): Từ những buổi hội họp vài chục người đến vài tram khách trong các đại tiệc bên trong và ngoài khách sạn, phục vụ tiệc, hội nghị là khu vực rất quan trọng và cần nhiều yếu tố sáng tạo và tính thẩm mỹ trong trang trí và thiết kế khung cảnh. Phòng cung cấp dụng cụ âm thanh, hình ảnh, ánh sáng cũng thuộc khu vực này.

 Nhà hàng The Lounge: chuyên về rượu cho cách thực khách thưởng thức các món đồ uống hấp dẫn với nhu cầu ăn nhẹ.

 Quầy bar (Bar): có 2 nhiệm vụ chính là phân phát thức uống cho nhân viên khu vực khác của bộ phận Ẩm thực khi khách yêu cầu và pha chế, phục vụ thước uống và một số món ăn đơn giản cho khách.

Để khách sạn New World Saigon Hotel hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp, đòi hỏi bộ phận ẩm thực phải có nhiều vị trí nhân sự khác nhau. Bộ phận Ẩm thực trong

khách sạn New World Saigon Hotel là một trong những bộ phận có số lượng nhân viên lớn nhất, lực làm trong bộ phận Ẩm thực đòi hỏi kiến thức chuyên môn và kỹ năng thực hành tốt, một lỗi nhỏ có thể gây phật lòng và mất khách. Để quá trình cung cấp dịch vụ thành công, yêu cầu yếu tố tinh thần đồng đội là rất cao, phục vụ phải đồng bộ vì dịch vụ mang tính tổng hợp, sự cam kết của nhân viên kết hợp với sự lãnh đạo tài tình trong một môi trường làm việc lý tưởng là điều kiện tốt nhất để hoàn thành mục tiêu kinh doanh của khách sạn.

Bộ phận Ẩm thực của khách sạn New World Saigon Hotel bao gồm các cấp: Quản lý cao nhất, quản lý cấp trung và giám sát, các khu vực trực thuộc bô phận: Nhà hàng (gồm nhà hàng Âu – Parkview, nhà hàng Hoa – Dynasty, quản lý tiệc và hội nghị), bar, cửa hàng Saigon Bakery Company, The Lounge bán các sản phẩm từ bộ phận bếp nướng bánh ngọt, thức uống, phục vụ tại phòng.

 Giám đốc Ẩm thực (Director of Food and Beverage) do ông Justin Bernard Wermers, người Hà Lan đứng đầu: Là người cầm lái con tàu F&B kết hợp với trưởng phục vụ sắp lịch làm việc, tuyển chọn và đào tạo nhân viên, quản lý nhà hàng chịu trách nhiệm tổ chức và quản trị hoạt động của các khu vực thuộc bộ phận Ẩm thực, bao gồm các nhà hàng và phục vụ tại phòng.

 Quản lý Ẩm thực (F&B Operations Manager) do anh Phạm Lê Thái Hòa đảm nhiệm: là người đề ra kế hoạch chung cho các bộ phận triển khai, theo dòi quá trình vận hành từng mắt xích để hoàn thiện, nâng cao hoạt động của các bộ phận trong F&B.

 Quản lý nhà hàng Parkview (Restaurant Manager Parkview) do anh Nguyễn Phước Tùng phụ trách: là người trực tiếp triển khai của cấp trên, đề ra các kế hoạch cụ thể, các chương trình xúc tiến cụ thể tạo doanh thu tối đa cho bộ phận F&B; cũng là người tuyển dụng – chọn lọc đủ về chất và lượng các nhân viên phù hợp với công việc cần thực hiện.

 Quản lý nhà hàng Dynasty (Restaurant Manager Dynasty) chức năng và nhiệm vụ giống với quản lý nhà hàng Parkview với quy mô nhỏ hơn vì đây nhà hàng chuyên dành cho người Hoa.

 Quản lý yến tiệc, hội nghị (Conference & Banquet Operations Manager): Nhiệm vụ cũng giống như quản lý/giám sát nhà hàng, nhưng phụ trách các mảng về tiệc và hội họp.

 Giám sát nhà hàng Splash (Restaurant Supervisor-Splash): Cung cấp và phục vụ thức uống, các món ăn đơn giản tại khu vực mình phụ trách, cụ thể Splash của khách sạn New World Saigon Hotel là quầy bar có hồ bơi .

 Giám sát nhà hàng The Lounge (Restaurant Supervisor-The Lounge): Cung cấp và phục vụ đồ uống (không cồn và có cồn) chuyên về rượu. Đồng thời sắp xếp ca làm việc cho nhân viên.

 Giám sát phục vụ - dịch vụ tại phòng (In Room Dining Supervisor) do anh Nguyễn Thế Hiển phụ trách: Thuộc sự quản lý của nhà hàng Parkview, là người trực tiếp quản lý đồ ăn, thức uống phục vụ tại phòng cho khách, phân bố công việc cho từng nhân viên trong ca làm việc đồng thời lên các buổi training nghiệp vụ cho nhân viên mới.

 Giám sát thức uống (Beverage Supervisor): Cung cấp thức uống cho các bộ phận trong F&B và mở các buổi dạy về đồ uống cho nhân viên mới.

 Giám sát cửa hàng Saigon Bakery Company (SBCo. Supervisor): Bán các sản phẩm của bộ phận bếp làm ra từ bánh ngọt, bánh mì… cửa hàng nằm trong khuôn viên khách sạn, cụ thể nằm ngay trong nhà hàng Parkview và thuộc sự quản lý của Parkview. Vừa phục vụ khách bên trong và khách bên ngoài.