Đánh giá năng lực viên chức tại Chi nhánh Ngân hàng Phát triển Quảng Bình

gay gắt; nội dung chất vấn cần rõ ràng, cụ thể.

+ Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình. Sức thuyết phục không chỉ ở ngôn ngữ, cử chỉ, hành vi mà còn cả ở sự chân thành, thân thiện.

+ Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.

+ Trợ giúp: Các thành viên trong nhóm phải biết giúp đỡ nhau và biết cách tiếp nhận sự giúp đỡ; Sự trợ giúp làm tăng cường khả năng của các cá nhân, tạo mối liên kết giữa các thành viên trong nhóm.

+ Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và trình bày, chia sẻ những suy nghĩ của mình cho nhau.

+ Phối hợp: Đây là kỹ năng rất quan trọng trong quá trình làm việc nhóm, quyết định đến sự thành công phản ánh qua kết quả chung của nhóm. Sự phối hợp đòi hỏi phải biết rõ công việc của mình và mối quan hệ tương tác giữa mình với các thành viên trong nhóm.

- Kỹ năng soạn thảo văn bản: Một trong những phương tiện truyền đạt thông tin trong QLNN là văn bản QLNN. Văn bản QLNN là “những quyết định và thông tin quản lý thành văn do các cơ quan QLNN ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được NN đảm bảo thi hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ NN hoặc giữa các cơ quan NN với các tổ chức và công dân”. [2, tr. 319]. Trong các cơ quan HCNN, văn bản quản lý HCNN là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những văn bản của các cơ quan NN (mà chủ yếu là các cơ quan HCNN) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành.

Để đáp ứng yêu cầu quản lý, văn bản quản lý HCNN cần đảm bảo những yêu cầu về nội dung, về ngôn ngữ soạn thảo văn bản; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 142 trang tài liệu này.

- Kỹ năng viết báo cáo: Báo cáo trong QLNN là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả hoạt động công việc trong hoạt động của cơ quan NN, giúp cho việc đánh giá tình hình quản lý, lãnh đạo và đề xuất những biện pháp, chủ trương quản lý mới.

Viết báo cáo là một trong những hoạt động không thể thiếu trong quản lý HCNN. Để có một bản báo cáo tốt, người viết cần rèn luyện kỹ năng nghe, kỹ năng thu thập thông tin, kỹ năng phân tích và đánh giá thông tin, kỹ năng diễn đạt, kỹ năng trình bày một bản báo cáo.

- Kỹ năng thu thập thông tin và xử lý thông tin: Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước.

Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết công việc.

Thu thập và xử lý thông tin có vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và ra quyết định, trong công tác tổ chức, trong lãnh đạo, quản lý và trong kiểm tra, giám sát. Kỹ năng thu thập thông tin bao gồm: Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin; Xác định các kênh và nguồn thông tin; Thiết lập hình thức và chế độ thu thập thông tin (đọc và ghi chép; sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu; xây dựng bảng hỏi, câu hỏi phỏng vấn, thảo luận nhóm để thu thập thông tin; thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin). Kỹ năng xử lý thông tin bao gồm: kỹ năng xử lý thông tin tức thời; kỹ năng xử lý thông tin theo quy trình; tuân thủ

các nguyên tắc xử lý thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin.

- Kỹ năng lập kế hoạch trong tổ chức: lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu của tổ chức cùng các phương thức thích hợp và các nguồn lực để đạt mục tiêu. Quy trình lập kế hoạch trong tổ chức bao gồm: Thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin về tổ chức; xác định mục tiêu; Xác định các giải pháp thực hiện mục tiêu và những nội dung bản kế hoạch; Dự thảo bản kế hoạch; Lấy ý kiến của CB, VC trong cơ quan về nội dung dự thảo kế hoạch và chỉnh sửa dự thảo kế hoạch; Trình duyệt, thông qua chính thức bản kế hoạch. Lập kế hoạch trong tổ chức phải nắm được kỹ thuật xác định cây vấn đề và kỹ thuật phân tích môi trường bên trong và bên ngoài. Kỹ thuật xác định cây vấn đề là một trong những kỹ thuật để lập kế hoạch, giúp tìm giải pháp bằng lập bản đồ cấu trúc giữa nguyên nhân, kết quả và hệ quả (hiệu ứng). Phân tích môi trường bên trong và bên ngoài là một trong các phương pháp rất quan trọng nhằm xác định những điểm mạnh, điểm yếu cũng như chỉ ra những cơ hội, thách thức mà tổ chức gặp phải.

- Kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp: Tổ chức hội họp là công việc được tiến hành nhằm hiện thực hóa một hoạt động hội họp cụ thể, đảm bảo cho hoạt động hội họp đó được tổ chức theo kế hoạch và đạt tới mục tiêu xác định. Để chuẩn bị tổ chức các hoạt động hội họp nói chung, người tổ chức cần phải thực hiện một số đầu việc nhất định. Quy trình chuẩn bị hội họp về cơ bản, bao gồm: Xác định nhu cầu hội họp; xác định mục đích; xác định thành phần tham dự; xác định thời gian và địa điểm tổ chức hội họp; tổ chức nội dung hội họp; xây dựng chương trình hội họp; chuẩn bị các tài liệu; soạn thảo và gửi giấy mời; chuẩn bị nguồn lực con người phục vụ hoạt động hội họp; chuẩn bị điều kiện vật chất và phương tiện kỹ thuật phục vụ hội họp; mục đích hội họp, số lượng người tham dự.

Điều hành hội họp là một công việc được tiến hành để mở đầu, điều phối, kết thúc một hoạt động hội họp, đảm bảo cho hoạt động hội họp diễn ra theo chương trình và đạt tới mục tiêu đã định. Để đảm bảo các yêu cầu của việc điều hành hội họp, người điều hành cần tiến hành một số đầu việc cụ thể, phục vụ cho việc điều hành trước khi hoạt động hội họp diễn ra như: Tìm hiểu kế hoạch tổ chức hội họp và chương trình nghị sự; Liên hệ, phối hợp với các cá nhân tham gia hoạt động hội họp; Lập phương án điều hành hội họp. Người điều hành hội họp cần xử lý tốt một số tình huống trong hội họp: thời gian họp kéo dài, cuộc họp trầm lắng, người dự hội họp bất bình với người điều hành …

- Kỹ năng phân tích công việc: Phân tích công việc là một quá trình tìm kiếm, thu thập các thông tin liên quan đến việc thực hiện một công việc cụ thể, từ đó có thể xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc, làm cơ sở để quản trị nhân sự nhằm đáp ứng yêu cầu công việc một cách tốt nhất. Nội dung phân tích công việc bao gồm: Phân tích, xác định tên gọi công việc; phân tích, xác định mục tiêu công việc; phân tích, xác định các hoạt động cần tiến hành để thực hiện công việc; phân tích, xác định các nguồn lực cần huy động để thực hiện công việc; phân tích, xác định sản phẩm - kết quả đầu ra của công việc và hệ thống tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc; kết quả phân tích công việc.

- Kỹ năng phân công và phối hợp trong hoạt động công việc: Phân công công việc là sự phân chia các hoạt động giữa các đơn vị, cá nhân khác nhau thuộc các lĩnh vực bổ sung cho nhau nhằm đạt được hiệu quả cao hơn. Phối hợp là quá trình liên kết các hoạt động của các CB, VC, các cơ quan hành chính, các tổ chức xã hội một cách có ý thức và có kế hoạch, nhằm thực hiện mục tiêu chung theo phương pháp can thiệp đã được thống nhất trước. Trong phân công công việc, viên chức cần phải nắm được kỹ năng lựa

chọn phương án phân công công việc và hỗ trợ điều kiện để thực hiện công việc. Trong phối hợp, viên chức cần nắm kỹ năng chủ trì hoạt động phối hợp của nhà quản lý và kỹ năng của các thành viên trong phối hợp.

- Kỹ năng thuyết trình: Thuyết trình là một hoạt động giao tiếp trực tiếp, có chủ định, có tổ chức, do cá nhân tiến hành với đối tượng tham dự, nhằm trao gửi thông tin, chuyển tải thông điệp và tác động tới nhận thức, xúc cảm của đối tượng đó [1, tr. 349]. Để thực hiện thành công hoạt động thuyết trình, đạt được mục đích thuyết trình, cần tổ chức và tiến hành hoạt động này theo những bước cơ bản: Phân tích hoạt động thuyết trình; chuẩn bị thuyết trình; tập dượt thuyết trình; rèn tập kỹ năng thuyết trình và xử lý một số tình huống trong thuyết trình.

- Kỹ năng đánh giá công việc: Đánh giá công việc của viên chức là một quá trình xem xét có hệ thống và chính thức việc thực hiện công việc của viên chức dựa trên các tiêu chí, chỉ số đánh giá đã được xác định trước, bằng các phương pháp đánh giá phù hợp để nói lên quá trình làm việc, kết quả làm việc của viên chức. [1, tr. 366]. Quy trình đánh giá công việc bao gồm: Xây dựng tiêu chí đánh giá; xây dựng kế hoạch đánh giá; lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá; tiến hành đánh giá; trao đổi ý kiến với người đánh giá; quyết định đánh giá và hoàn thiện hồ sơ đánh giá và sử dụng kết quả đánh giá.

1.2.3.3 Về thái độ của viên chức

Thái độ là “sự phản ánh tâm lý mà con người thể nghiệm đối với những gì họ đang thực hiện, với người khác và với bản thân liên quan đến sự thỏa mãn hay không thỏa mãn nhu cầu cá nhân” [19, tr.18]. Đó là sự nỗ lực, cố gắng, mức độ nhiệt tình, ý thức trách nhiệm của CB, VC đối với công việc mà họ đang thực hiện. Thái độ là yếu tố có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả thực thi công việc. Nhiều người có trình độ, kiến thức, kỹ năng tốt nhưng

không hoàn thành hoặc hoàn thành ở mức độ không cao nhiệm vụ do có thái độ chưa phù hợp, chưa chuẩn mực, chưa đúng.

Năng lực thực hiện công việc cần được hiểu là khả năng thực hiện công việc một cách có kết quả trên thực tế, trong một điều kiện nhất định, nó không hoàn toàn đồng nghĩa với trình độ đào tạo hay chứng chỉ, bằng cấp về một lĩnh vực nào đó. Người có trình độ đào tạo chính quy cao không phải lúc nào cũng có thể là một nhân viên có năng lực để thực hiện tốt một nhiệm vụ cụ thể và đạt được kết quả công việc như đòi hỏi.

1.3. Những yếu tố ảnh hưởng đến năng lực viên chức tại Chi nhánh NHPT Quảng Bình

Để làm một công việc nhất định, người thực hiện cần những hiểu biết, kỹ năng, thái độ gì? Để đánh giá năng lực một CB, VC, cần xem xét những phương tiện gì?

Môi trường

Văn hoá

Học vấn

Năng lực

Hiểu biết KT - XH

Kinh nghiệm

Trang thiết bị

Đặc thù công việc

Hình 1.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới năng lực

1.3.1 Học vấn

Học vấn nói lên nền tảng kiến thức được đào tạo bài bản trong các trường đại học, cao đẳng, học viện. Học vấn đóng vai trò tiên quyết trong

việc lựa chọn nghề nghiệp, ảnh hưởng quan trọng đến việc tiếp thu kỹ năng nghề nghiệp sau này. Tuy nhiên, học vấn đóng vai trò nhỏ trong kiến thức tổng hợp mà người CB, VC phải hội tụ để thực hiện công việc sau này.

1.3.2 Kinh nghiệm

Kinh nghiệm phản ánh lĩnh vực, kiến thức mà một người đã trải qua, đã từng tiếp xúc. Đây là cơ sở để rút ngắn thời gian học hỏi công việc khi làm việc với lĩnh vực đã từng trải qua. Đây có thể là yếu tố quyết định sự thành công của một số nghề nghiệp ví dụ quản lý,tài chính,…

Kinh nghiệm không đồng nhất với khoảng thời gian tiếp xúc, làm việc. Kinh nghiệm chỉ được đánh giá chính xác khi thực hiện công việc. Bởi vậy, thực tế rất khó đưa ra tiêu chí để đánh giá chính xác kinh nghiệm có ích. Trong luận văn này, tiêu chí chỉ dừng lại mức độ lĩnh vực đã từng tiếp xúc - làm việc - công việc đã từng đảm nhiệm, độ dài thời gian tiếp xúc - làm việc.

1.3.3 Đặc thù công việc

Mỗi nghề, mỗi công việc đòi hỏi hiểu biết, kỹ năng khác nhau.

Chi nhánh NHPT Quảng Bình là có nhiệm vụ: Huy động, tiếp nhận vốn của các tổ chức trong và ngoài nước để thực hiện TDĐT, TDXK của NN theo quy định của Chính phủ; Hỗ trợ sau đầu tư; Bảo lãnh TDĐT, hoạt động dưới sự quản lý của NHPT Việt Nam ở cấp Trung ương nên cán bộ lãnh đạo quản lý và cán bộ nhân viên có đặc thù công việc như sau:

Đặc thù công việc làm lãnh đạo quản lý: Đây là loại lãnh đạo quản lý: lao động trí óc; Công cụ làm việc: là máy tính, internet, thông tin, văn bản của Đảng, của NN, cơ quan, văn phòng phẩm; Đối tượng lao động là các hệ thống các văn bản soạn thảo, báo cáo, trình, quyết định, ..

Điều này ảnh hưởng đến năng lực cán bộ quản lý: Kiến thức liên quan đến chỉ đạo của cấp trên, kiến thức tổ chức, điều hành, thường xuyên cập

nhật, thay đổi, kiến thức của hệ thống tổ chức của cơ quan cũng là một phần của kiến thức nghề nghiệp.

Đặc thù của công việc nhân viên: Đây là loại lao động cụ thể trực tiếp: là loại lao động trí óc; công cụ làm việc: là máy tính, văn bản liên quan đến chuyên môn, chỉ đạo của cấp trên, văn phòng phẩm; Đối tượng lao động là các văn bản soạn thảo thuộc chuyên môn,...

Điều này ảnh hưởng đến năng lực của chuyên viên: Kiến thức liên quan đến chuyên môn, kiến thức tổ chức thực hiện, kỹ năng giao tiếp,...

1.3.4 Hiểu biết KTXH

Công việc của lãnh đạo và nhân viên là hoạt động thực tế. Bởi vậy, để tham mưu giúp việc được hiệu quả công việc chuyên môn về lĩnh vực nào đó thì người quản lý và nhân viên phải hiểu biết về lĩnh vực đó. Hiểu biết sâu về một lĩnh vực KTXH nào đó là thế mạnh của năng lực. Hiểu biết về một lĩnh vực nghiệp vụ là một phần nội dung khuyến khích khi đánh giá năng lực .

1.3.5 Trang thiết bị

Trang thiết bị là môi trường, công cụ và đối tượng làm việc của cán bộ lãnh đạo, nhân viên. Yếu tố trang thiết bị ảnh hưởng rõ rệt tới công việc của quản lý lãnh đạo, đặc biệt là nhân viên:

Thứ nhất, đó là các trang thiết bị cứng: phòng làm việc, máy tính, hệ thống mạng máy tính, bàn làm việc, văn phòng phẩm, ...

Thứ hai, đó là các trang thiết bị mềm: Công nghệ liên quan đến cách thức tiến hành, quy trình phát triển phần mềm áp dụng trong từng lĩnh vực cho công tác quản lý, chuyên môn, dự án.

Đối với cán bộ quản lý, nhân viên, kỹ năng và hiểu biết sử dụng trang thiết bị cứng và mềm có thể thu nhận được qua đào tạo và từ công việc. Do vậy, nắm bắt sử dụng công nghệ thông tin thành thạo chính là một ưu thế.