Đặc Trưng Trong Giai Đoạn Chuẩn Bị Đàm Phán.

độ thuần nhất rất cao. Các giá trị văn hoá, đạo đức và quy tắc ứng xử đều mang những bản sắc rất đặc trưng của người Nhật. Ngoài ra, Nhật Bản còn là nước có địa hình nhiều đồi núi, nằm ở vị trí nhạy cảm về mặt địa chấn, trên một khu vực có nhiều núi lửa hoạt động, với 67% diện tích là đồi núi và phần lớn được rừng che phủ. Do điều kiện địa hình phức tạp nên việc đi lại giữa các vùng trở nên rất khó khăn, điều này càng khiến cho tính thống nhất trong cộng đồng xã hội của người Nhật được củng cố.

Nhật Bản là nước có mật độ dân số lớn nhất thế giới tính về số người trên 1Km2. Đặc điểm này cũng khiến cho xã hội Nhật Bản có tính gắn kết mật thiết hơn nữa. Mỗi cá nhân đều thuộc một nhóm người hoặc một cộng đồng người nào đó có chung lợi ích và chia sẻ chung những giá trị trong cuộc sống.Vì thế, có thể nói xã hội Nhật Bản là xã hội mang tính “tập thể” cao độ.

Đặc điểm quan trọng thứ ba có ảnh hưởng tới các giá trị đạơ đức và quy tắc ứng xử của người Nhật chính là tầm quan trọng của nền văn minh lúa nước lâu đời. Tính đến thời điểm đầu thế kỷ XX, đã có 5/6 dân số Nhật Bản lao động trong nông nghiệp với nghề làm ruộng.Việc trồng lúa làm ra hạt gạo đòi hỏi những nỗ lực hợp tác rất cao của tập thể. Từ lúc gieo mạ cho tới khi thu hoạch, tất cả các thành viên trong tập thể (gia đình, làng xã) đều cùng tham gia góp sức. Trải qua một thời gian dài hàng thế kỷ, những tập thể đó đã trở thành những tế bào không thể thiếu trong xã hội Nhật Bản. Qua quá trình phát triển lâu dài của nền văn minh lúa nước, tinh thần tập thể đã trở thành một nét văn hoá đặc trưng trong xã hội Nhật Bản, và cho tới ngày nay, nó vẫn còn giữ nguyên giá trị bởi xã hội Nhật Bản hiện đại vẫn rất đề cao vai trò của tập thể, lòng trung thành của các cá nhân đối với tập thể cũng như tinh thần hợp tác đồng thuận trong tập thể, bởi đó là những yếu tố gắn kết con người với nhau, tạo nên sức mạnh cho tập thể và thúc đẩy sự phát triển chung của xã hội. Tóm lại, điều kiện tự nhiên, dân số và nền văn minh lúa nước là 3 nguồn gốc cơ bản nhất tạo nên những đặc trưng trong văn hoá xã hội và con người Nhật Bản, qua đó cũng ảnh hưởng sâu sắc tới phong cách đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Nhật Bản trong hoạt đông thương mại quốc tế. Dưới đây sẽ là những phân tích cụ

thể những đặc điểm cơ bản và điển hình nhất trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Nhật Bản.

2.1.2. Đặc trưng trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán.

Hoạt động chuẩn bị cho đàm phán trực tiếp thường mất nhiều thời gian công sức bởi người đàm phán tối thiểu phải thực hiện 4 công việc chính sau: tìm hiểu đối tác thu thập thông tin về thị trường và hàng hoá; xây dựng kế hoạch đàm phán; chuẩn bị địa điểm và thời gian đàm phán; xây dựng đoàn đàm phán. Các nhà kinh doanh Nhật Bản nhận thức rất rõ về vai trò và tầm quan trọng của khâu chuẩn bị cho đàm phán nên họ giành rất nhiều thời gian cho giai đoạn này, chịu khó tìm hiểu thông tin về đối tác, hàng hoá và tình hình thị trường, xây dựng các mục tiêu đàm phán rất rõ ràng, tổ chức đoàn đàm phán với nhân sự có đủ trình độ, năng lực, kỹ năng và phẩm chất phù hợp để tham gia đàm phán trực tiếp với đối tác nước ngoài.

Về việc thu thập thông tin, người Nhật đặc biệt chú trọng tới các thông tin liên quan đến bạn hàng tiềm năng, nhất là khi đó là 1 bạn hàng mới chưa từng có quan hệ mua bán trước đó với họ. Vì thế, khi lần đầu tiên làm việc với 1 đối tác nước ngoài, các thương nhân Nhật Bản thường thông qua mạng lưới của mình tìm hiểu rất kỹ về đối tác. Người Nhật có 1 triết lý trong đàm phán là “trước hết phải hiểu rõ đối tác là ai rồi mới ngồi lại đàm phán” chứ không bao giờ làm ngược lại “ngồi vào đàm phán trước rồi mới làm rõ đối tác là ai”.Trước hết, cơ cấu tổ chức của công ty bạn hàng là mối quan tâm đầu tiên của người Nhật. Cho dù là công ty sản xuất hay thương mại, các doanh nghiệp Nhật Bản vẫn thường yêu cầu đối tác đưa đến tận cơ sở để có điều kiện chứng kiến tận mắt cơ cấu tổ chức, năng lực sản xuất kinh doanh của bạn hàng. Tiếp đến là các thông tin chung về lịch sử phát triển của công ty đó, lĩnh vực kinh doanh, cơ sở vật chất, chi tiết về sản phẩm dịch vụ của công ty, tình hình hoạt động của công ty trên thị trường trong thời gian gần đây(thị phần, tăng trưởng doanh thu, các đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, các bạn hàng trước đây,…). Phía Nhật Bản rất quan tâm đến những thông tin về nhiều mặt như trên vì chúng giúp họ đánh giá chính xác năng lực kinh doanh, uy tín của bạn hàng qua đó xem xét đến tiềm năng phát triển quan hệ mua bán lâu dài với đối tác đó. Với tư cách là nhà nhập khẩu, các

doanh nghiệp Nhật Bản rất quan tâm đến chất lượng hàng hoá, họ đánh giá rất cao những nhà xuất khẩu có uy tín về cung cấp hàng hoá dịch vụ chất lượng cao trên thị trường và sẵn sàng trả giá cao hơn mức giá thị trường để sở hữu những mặt hàng có chất lượng đảm bảo và được cung cấp bởi các doanh nghiệp có uy tín lâu năm. Vì thế các thương nhân Nhật Bản thường yêu cầu đối tác cung cấp trước mẫu hàng, catalogue chi tiết giới thiệu sản phẩm, các tài liệu kỹ thuật chi tiết và mới nhất cũng như đánh giá rất cao những đối tác có thiện chí cung cấp các tài liệu trên cho họ. Điều đó có thể tạo cơ sở cho sự tin tưởng từ phía Nhật Bản đối với bạn hàng, và là điều kiện quan trọng thúc đẩy quá trình đàm phán trực tiếp đi đến thành công. Thông tin thứ ba mà các doanh nghiệp Nhật Bản rất quan tâm trước mỗi cuộc đàm phán trực tiếp chính là thông tin về nhân sự trong đoàn đàm phán của phía đối tác. Họ thường tìm hiểu rất kỹ các thông tin về tâm lý, tính cách, chức vụ, chức năng và vai trò của từng thành viên trong đoàn đàm phán phía đối tác. Họ rất coi trọng việc được thông báo chi tiết về nhân sự, bố trí thời gian và địa điểm đàm phán trực tiếp. Bên cạnh đó, họ còn chú trọng tới các lễ nghi trong giao tiếp ban đầu, tặng quà, chiêu đãi, mời đi tham quan,…nhằm tạo điều kiện tìm hiểu thêm những thông tin có ích về đối tác, từ đó giúp họ có đủ cơ sở thông tin để xây dựng kế hoạch và phương án đàm phán cụ thể và phù hợp.

Công việc thứ hai trong quá trình chuẩn bị đàm phán cũng không kém phần quan trọng và được các thương nhân Nhật Bản đầu tư nhiều thời gian và công sức chính là việc tổ chức đoàn đàm phán. Thông thường quá trình lựa chọn nhân sự cho đàm phán trực tiếp của phía Nhật Bản diễn ra rất nhanh, tuy vậy tính thống nhất và tính tổ chức của các nhóm đàm phán đại diện cho phía công ty Nhật Bản lại rất cao. Lý do là vì các thành viên trong đoàn đàm phán phần lớn là những người đã có thời gian làm việc với nhau tương đối dài, nên họ khá ăn ý và hiểu nhau, điều đó khiến cho tất cả các thành viên trong đoàn đều rất chủ động và tự tin khi bước vào bàn đàm phán. Tuy nhiên, khi thương vụ có tính phức tạp, liên quan đến nhiều lĩnh vực thì phía Nhật Bản sẽ tổ chức đoàn đàm phán gồm các thành viên từ các bộ phận khác nhau trong công ty, còn gọi là các đoàn đàm phán ad-hoc. Khi đó, các thành viên sẽ tổ chức những cuộc họp nội bộ trước đàm phán chính thức, đây là thời gian

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 117 trang tài liệu này.

để các thành viên phân công nhiệm vụ, bầu trưởng đoàn, phát ngôn viên, thống nhất về quan điểm và lập trường, … Nói chung, đây còn gọi là quá trình xây dựng tính tổ chức và gắn kết cao độ giữa các cá nhân trong đoàn đàm phán của phía Nhật Bản. Một điểm đáng chú ý khác khi đàm phán trực tiếp với các doanh nghiệp Nhật Bản là cơ cấu thành phần những người trực tiếp tham gia đàm phán với đối tác nước ngoài. Mặc dù ở Nhật Bản, các công ty thường tổ chức các buổi lễ ký kết hợp đồng rất long trọng, trong đó chủ tịch, hoặc tổng giám đốc của 2 công ty sẽ cùng ký vào bản hợp đồng trước đông đảo mọi người, thế nhưng hiếm khi họ trực tiếp tham gia thương lượng các hợp đồng đó, công việc này thường giao cho các lãnh đạo cấp trung trong công ty đảm nhiệm. Người Nhật thường chọn thành phần vào đoàn đàm phán đại diện cho công ty của họ dựa vào một số tiêu chí sau: năng lực, tuổi tác, kinh nghiệm, thâm niên công tác, chức vụ, địa vị xã hội, giới tính… Bên cạnh yếu tố năng lực và kinh nghiệm, vẫn thường được các thương nhân Mỹ và Tây Âu ưu tiên hàng đầu, người Nhật còn đặc biệt chú trọng tới yếu tố chức vụ, tuổi tác và giới tính của người đàm phán. Điều này có nguồn gốc từ bản chất của xã hội Nhật Bản là xã hội có liên kết dọc, trong đó các mối quan hệ giữa con người được xác định theo trật tự vị trí, và được thiết lập một cách rõ ràng theo các tiêu chí nói trên (tuổi tác, giới tính, chức vụ, trình độ văn hoá). Vì thế những cá nhân đại diện cho các công ty Nhật Bản đàm phán những thương vụ lớn với nước ngoài thường phải là những người có tuổi, có chức vụ tương đối cao trong công ty và phải có thâm niên công tác trong công ty đó ít nhất là từ 15 cho đến 20 năm. Vì thế các nhà đàm phán Nhật Bản thường cảm thấy rất khó chịu và thậm chí phung phí thời giờ nếu phải đàm phán với những đối tác không có quyền ra quyết định, hoặc quá trẻ tuổi. Do đó để có thể đàm phán thành công với các công ty Nhật Bản thì các thương nhân nước ngoài nên chú trọng tới việc xây dựng đoàn đàm phán có sự tương ứng về cấp bậc và tuổi tác với phía Nhật

Đối với các thương nhân Nhật Bản, việc xây dựng mục tiêu rõ ràng trước khi bước vào mỗi một giao dịch là điều hết sức quan trọng. Khi xây dựng mục tiêu, người Nhật thường tập trung vào nghiên cứu các vấn đề xoay quanh hệ thống các câu hỏi cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao. Dựa trên cơ sở những thông tin thu thập được về

đối tác, hàng hoá, tình hình thị trường, xây dựng nhóm đàm phán, các doanh nghiệp Nhật Bản thiết lập kế hoạch đàm phán với những mục tiêu rất cụ thể như: lợi ích theo đuổi, chiến lược đàm phán, chiến thuật, dự trù các tình huống có thể xảy ra và các phương án giải quyết… Những kế hoạch đàm phán của phía Nhật được đưa ra bao giờ cũng phải được dựa trên cơ sở sự nhất trí của tập thể, do đó các nhà đàm phán Nhật Bản thường rất tự tin, chủ động và biết cách điều khiển diễn biến quá trình thương lượng theo hướng có lợi cho họ, tránh được sự luống cuống đối những vấn đề chưa được tập thể thông qua, từ đó giữ vững lập trường và theo đuổi sát sao mục tiêu đàm phán đề ra.

Về việc chuẩn bị địa điểm và thời gian tổ chức đàm phán, các doanh nghiệp Nhật Bản thường cố gắng lựa chọn thời gian địa điểm thật phù hợp cho cả hai bên. Nếu đàm phán được tổ chức tại Nhật Bản, phía Nhật luôn tránh tổ chức đàm phán vào những ngày liền kề các ngày nghỉ cuối tuần, hoặc những ngày nghỉ lễ chính thức trong năm (ngày lễ cuối năm và dịp năm mới, trung thu, tuần lễ vàng,…) Về địa điểm đàm phán, phía Nhật thường tổ chức tại các phòng họp trang trọng, ngăn nắp, và sạch sẽ, còn khi ra nước ngoài đàm phán, họ đánh giá rất cao những đối tác cẩn thận trong việc sắp xếp và bố trí không gian đàm phán tạo cảm giác thoải mái cho cả hai bên. Một vấn đề nữa cũng được nhiều nhà kinh doanh Nhật Bản quan tâm là việc bố trí chỗ ngồi tại bàn đàm phán. Ở Nhật, việc ai ngồi ở đâu cũng là cả một vấn đề vô cùng tế nhị bởi nó có liên quan mật thiết tới địa vị, chức vụ và tuổi tác của những người tham gia. Vì thế, khi đàm phán với các đối tác Nhật Bản, thương nhân nước ngoài cần hết sức chú ý tới việc sắp xếp chỗ ngồi cho 2 bên tham gia đàm phán để sao cho trật tự vị trí, địa vị của các thành viên được đảm bảo và tôn trọng, có như vậy mới tạo được bầu không khí đàm phán thoải mái, gây được thiện cảm cho phía đối tác Nhật Bản và tạo thuận lợi cho quá trình thương lượng trực tiếp giữa các bên.

2.1.3. Đặc trưng trong giai đoạn đàm phán trực tiếp

Quá trình đàm phán trực tiếp là quá trình người bán và người mua tiếp xúc, gặp gỡ tìm hiểu lẫn nhau và tiến hành thương lượng trực tiếp các vấn đề có liên quan đến

thương vụ. Đây được coi là giai đoạn khó khăn và phức tạp nhất của quá trình đàm phán, nên nó được chia thành 4 giai đoạn nhỏ như sau:

• Giai đoạn 1: làm quen ( nontask- sounding)

• Giai đoạn 2: trao đổi thông tin ( task- related exchange of information)

• Giai đoạn 3: thuyết phục ( persuasion)

• Giai đoạn 4: nhượng bộ và thoả thuận ( concessions and agreements)

Giai đoạn 1 là giai đoạn làm quen, bao gồm những hoạt động như thiết lập mối quan hệ, gặp gỡ tiếp xúc cá nhân nhằm tìm hiểu lẫn nhau, nhưng nó không liên quan đến các thông tin trực tiếp thuộc vấn đề đàm phán. Giai đoạn 2 là giai đoạn trao đổi thông tin, đưa ra các yêu cầu, đề xuất, trình bày các nguyện vọng, quan điểm,… của các bên. Giai đoạn 3 là thuyết phục, bao gồm việc các bên cố gắng giảm bớt các lợi ích chủ quan của đối tác thông qua các kỹ thuật và chiến thuật thuyết phục khác nhau. Còn giai đoạn cuối cùng là giai đoạn đưa ra các nhượng bộ, xử lý các nhượng bộ và đi đến thoả thuận cuối cùng. Dưới đây là những phân tích cụ thể và chi tiết các đặc trưng trong từng giai đoạn nói trên của các nhà kinh doanh Nhật Bản

Giai đoạn làm quen

Trong đoạn làm quen này, các bên thường mở đầu câu chuyện bằng những chủ đề nằm ngoài vấn đề được đàm phán như: thời tiết, thể thao, kinh tế, chính trị, văn hoá…Mục đích của giai đoạn này là tạo không khí thoải mái và tâm trạng vui vẻ giữa người bán và người mua trước khi bàn bạc vào vấn đề chính. Ngoài ra, đây còn là giai đoạn đầu tiên giúp người đàm phán có thêm những thông tin có ích về đối tác như “họ là người như thế nào? có tin được hay không? thẩm quyền của họ ở công ty đến đâu? tính khí họ ra sao?...” Các thương nhân Nhật Bản thường chú trọng và giành nhiều thời gian cho giai đoạn làm quen này, đặc biệt là khi thương lượng với một đối tác kinh doanh mới, bởi đây là cơ hội để các bên tìm hiểu nhau kỹ hơn, tiến tới xây dựng lòng tin, tạo cơ sở nền tảng cho những thoả thuận sau này. Có một điểm dễ thấy trong hoạt động giao tiếp kinh doanh của các thương nhân Nhật Bản là sự xuất hiện thường xuyên của một bên thứ ba ( introducer, go-between).Vai trò của bên thứ ba này đặc biệt quan trọng bởi sự xuất hiện của họ sẽ tạo cơ sở cho sự tin

tưởng vững chắc và là điều kiện tiền đề không thể thiếu trong việc xây dựng mối quan hệ mua bán với các bạn hàng mới. Khi một thương nhân nước ngoài lần đầu tiên thương lượng với một công ty Nhật Bản mà trước đó họ chưa từng có quan hệ gì cả về tư cách cá nhân lẫn nhân danh 1 công ty hay 1 tổ chức nào, thì ở giai đoạn tiếp xúc ban đầu này, họ cần được giới thiệu hoặc ủng hộ của một bên thứ ba được giới kinh doanh Nhật Bản biết đến hoặc có uy tín nhất định và đã được phía đối tác Nhật Bản tin cậy. Bên thứ ba này được gọi là shokhai-sha trong tiếng Nhật, họ có thể là các ngân hàng thương mại, các công ty lớn, các tổ chức kinh doanh đã có quan hệ mua bán hoặc quen biết với phía công ty Nhật hoặc các tham tán thương mại, các tổ chức xúc tiến thương mại đang hoạt động tại Nhật Bản. Vì thế khi muốn đặt quan hệ mua bán lần đầu với một công ty Nhật Bản, người nước ngoài không nên mạo muội liên hệ trực tiếp với họ ngay mà nên tìm đến các shokai-sha có uy tín làm người giới thiệu cho mình, như vậy sẽ tạo được ấn tượng tốt trước bạn hàng tiềm năng phía Nhật Bản, gây dựng lòng tin ban đầu với họ.

Thông thường trong giai đoạn làm quen, sau khi được giới thiệu của bên thứ ba, các bên đã có những ấn tượng tốt đẹp ban đầu về nhau, phía Nhật Bản đã có ấn tượng “đối tác này tin cậy được”, thì công việc tiếp theo không kém phần quan trọng là “xây dựng lòng tin” ( building trust) giữa 2 bên. Đây là mục đích lớn nhất của giai đoạn làm quen trong đàm phán trực tiếp bởi trong con mắt các nhà kinh doanh Nhật Bản, lòng tin và tinh thần hợp tác hiểu biết lẫn nhau chính là chìa khoá dẫn tới thành công cho những thoả thuận cuối cùng cũng như cho cả những thương vụ về sau. Mở đầu cuộc họp, phía Nhật Bản thường bắt đầu bằng những diễn văn khá dài giới thiệu về công ty, các thành công đã đạt được, thể hiện thiện chí hợp tác và mong muốn xây dựng mối quan hệ mua bán tốt đẹp và lâu bền trong tương lai. Tiếp sau đó, các bên sẽ trò chuyện và bàn bạc về 1 số vấn đề ngoài lề nhằm tạo không khí thân thiện, tâm lý thoải mái trước khi đi vào thương lượng vấn đề chính. Phía Nhật thường hỏi đối tác những câu đại loại như “đây có phải là lần đầu tiên các ngài tới Nhật Bản không?”, “ chuyến bay của các ngài thế nào?”, và bàn luận về một số vấn đề liên quan đến gia đình, người thân, các sở thích và mối quan tâm của nhau, hiểu biết của mỗi bên về đất nước, con người, phong cảnh của phía đối tác, hoặc 1 số lời nhận

xét (luôn luôn là tích cực) về sự hiếu khách của người dân nước chủ nhà. Mục đích của phía Nhật trong những cuộc thương lượng trực tiếp, nhất là khi được tổ chức tại nước họ, chính là muốn tạo cho đối tác có cảm giác như đang ở nhà, gây dựng được sự tin cậy lẫn nhau, qua đó làm cho quá trình thương lượng diễn ra trong không khí thân thiện, hoà nhã, và lịch thiệp.

Giai đoạn trao đổi thông tin

Ở giai đoạn này, các bên tiến hành bàn bạc về những vấn đề đôi bên cùng quan tâm như: hàng hoá, số lượng, chất lượng, giá cả,… qua đó lợi ích mà mỗi bên theo đuổi, lập trường của các bên được thể hiện rõ. Qua giai đoạn này, các bên sẽ tiến hành truyền đạt thông tin và khai thác thông tin lẫn nhau. Cách tốt nhất và cũng được dùng nhiều nhất để khai thác thông tin chính là đặt các câu hỏi. Việc đặt câu hỏi một cách khéo léo, đúng mục đích, đúng thời điểm sẽ cho phép người đàm phán khai thác được đúng những thông tin mà họ cần từ phía đối tác. Bên cạnh việc khai thác thông tin, truyền đạt thông tin cũng không kém phần quan trọng. Cách truyền đạt thông tin thông qua việc trình bày quan điểm, đưa ra các đề xuất, bảo vệ các lập luận cũng như trả lời các câu hỏi của phía bên kia như thế nào còn phụ thuộc vào chiến lược, mục tiêu của người đàm phán đã được đặt ra trong kế hoạch.

Trong hầu hết các cuộc thương lượng trực tiếp, phần lớn người Nhật luôn tỏ ra rất lịch sự, ôn hoà, và khiêm nhường, nhưng ẩn đằng sau vẻ bề ngoài đó là ý nghĩ “tôi thắng, anh bại”. Họ coi đàm phán như một cuộc đấu tranh có kẻ thắng người thua, nhưng vẫn cố gắng duy trì bầu không khí hoà nhã, lịch thiệp và giữ thể diện cho các bên. Nói cách khác người Nhật thường theo chiến lược đàm phán cạnh tranh, điều này dễ thấy nhất qua giai đoạn trao đổi thông tin. Biểu hiện của người Nhật trong giai đoạn này mang 4 đặc trưng cơ bản sau:

• Đặt rất nhiều câu hỏi nhằm khai thác càng nhiều thông tin về đối tác càng tốt

• Trình bày vòng vo và tránh nói “không”

• Haragei và những tín hiệu từ cử chỉ và ngôn ngữ không lời

• “Im lặng là vàng” và những chào hàng kiểu “banana-sale”

Thứ nhất: đặt câu hỏi