) Đã Đưa Ra 3 Biện Pháp Nhằm Đối Phó Với Chiến Thuật Khai Thác Thông Tin Này

Mục đích lớn nhất của việc đặt câu hỏi đối với các nhà đàm phán Nhật Bản là khai thác thông tin. Nói theo ngôn ngữ của Robert M.March thì người Nhật là những người luôn khát thông tin (information–hungry). Vì thế trong lúc đàm phán, họ đặt rất nhiều câu hỏi cho đối tác. Một số câu hỏi mà phía Nhật đưa ra có thể là nhằm thăm dò thiện chí của đối tác, giúp họ đánh giá xem phía đối tác có tin tưởng được hay không, một số câu hỏi khác lại nhằm mục đích dò hỏi ý kiến, quan điểm và mối quan tâm của đối tác, ví dụ như người Nhật có thể hỏi “các ngài có nhận xét gì về tình hình thị trường hiện nay?”. Người Nhật rất cẩn thận trong việc đặt câu hỏi, cũng như rất cẩn thận ghi chép lại tất cả các câu trả lời mà họ nhận được từ phía bên kia của bàn đàm phán, bất luận giá trị thông tin đem lại trong các câu trả lời ấy là lớn hay nhỏ. Bên cạnh đó, các thương nhân Nhật Bản cũng nổi tiếng là những người khéo léo trong việc lựa chọn thời điểm để đưa ra câu hỏi khai thác các thông tin mật, những câu hỏi rất tinh tế kiểu như “tôi thấy giám đốc của các ngài có vẻ rất không hài lòng với điều khoản giá cả này…” lại có thể được đưa ra trong những bữa ăn, những buổi trò chuyện, tham quan không chính thức giữa hai bên thay vì được đưa ra ngay trên bàn đàm phán. Một nhà đàm phán nước ngoài ít kinh nghiệm sẽ có thể trả lời một cách tự nhiên “Ồ không, ông ấy rất hài lòng với điều khoản ấy đó chứ”, giá trị thông tin từ những câu trả lời kiểu này có ý nghĩa rất lớn đối với phía Nhật Bản. Những thông tin như vậy sẽ tạo cho phía Nhật Bản lợi thế chủ động trên bàn đàm phán đặc biệt là trong đàm phán cạnh tranh.

Một lý do khác của việc phía Nhật đặt ra nhiều câu hỏi là bởi quá trình ra quyết định ở các công ty Nhật Bản thường dài và đòi hỏi phải có sự nhất trí của tất các thành viên. Trong nhiều trường hợp phía Nhật hỏi liên tiếp là nhằm mục đích duy trì thế chủ động trong đàm phán hoặc để cố tình kéo dài thời gian. Vì thế nhiều khi họ rất hay lặp lại câu hỏi hoặc nhiều thành viên trong đoàn đàm phán của phía Nhật hỏi cùng một thông tin. Điều này thường làm cho phía đối tác nước ngoài cảm thấy bị xúc phạm và có suy nghĩ“họ không tin mình sao?”. Trong những trường hợp như vậy, John Graham và Yoshihiro Sano (Japanese negotiator- Robert M.March-trang

140) đã đưa ra 3 biện pháp nhằm đối phó với chiến thuật khai thác thông tin này của phía Nhật:

• Nói tóm lược câu trả lời đã trình bày trước đó.

• Yêu cầu ghi lại những thông tin đã được trả lời để các bên cùng tham khảo và đối chiếu sau này.

• Nếu một câu hỏi lại được hỏi đi hỏi lại trên 3 lần thì có 3 khả năng: hoặc là phía Nhật muốn ta cung cấp thông tin thật chi tiết cụ thể mà câu trả lời trước đó chưa đáp ứng được, hoặc là họ chưa thực sự hiểu câu trả lời của ta. Trong trường hợp đó, có thể lịch sự đáp lại phía Nhật như sau “chúng tôi đã trả lời câu hỏi này của các ngài, nhưng có lẽ còn một số thông tin mà các ngài cần nhưng chúng tôi chưa kịp trình bày. Vậy các ngài có thể làm rõ câu hỏi hơn được không?”. Khả năng thứ ba là phía Nhật đang muốn giành thế chủ động và thuyết phục ta, nếu chưa sẵn sàng đưa ra nhượng bộ, cách tốt nhất là im lặng hoặc chuyển chủ đề.

Thứ hai: Trình bày vòng vo và tránh nói “không”

Người Nhật rất coi trọng việc giữ gìn hoà khí trong các mối quan hệ giữa con người với con người, đây được xem là nét đặc trưng của văn hoá Nhật Bản. Trong đàm phán thương mại cũng vậy, người Nhật rất hiếm khi từ chối thẳng thừng những đề xuất của phía đối tác, nhưng khi phải từ chối, họ cũng thể hiện điều đó một cách rất tế nhị. Khi phải đưa ra lời từ chối trước một yêu cầu nào đó của đối tác, người Nhật thường chọn cách nói vòng vo, ví dụ như “chúng tôi sẽ suy nghĩ về vấn đề này” thay vì nói “Chúng tôi không đồng ý”. Thực ra khi người Nhật nói “sẽ suy nghĩ về vấn đề này” có thể hiểu đó là một lời từ chối, bởi nếu thực sự phía Nhật muốn suy nghĩ thêm, họ sẽ giải thích cho phía đối tác rằng để quyết định có đồng ý hay không, họ cần có sự nhất trí của các thành viên trong đoàn đàm phán và những nhân vật khác có liên quan trong công ty hoặc lấy những lý do khác để giải thích cho sự chậm trễ trong việc đưa ra câu trả lời. Thật vậy, người Nhật rất miễn cưỡng khi phải trả lời “không” cho bất kỳ vấn đề gì, bởi họ cảm thấy sự bác bỏ ý kiến của người khác là một việc làm thô lỗ và bất lịch sự, nó khiến cho đối tác bị mất thể diện.Vì thế họ cố gắng dùng những cách khác để bày tỏ sự từ chối thay cho câu nói “không”. Theo Keiko Ueda (Sixteen ways to avoid saying no in Japan- Keiko

Ueda-trang 185), có thể tóm lược 16 cách phổ biến sau đây mà người Nhật thường dùng để tránh nói “không”:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 117 trang tài liệu này.

1. Nói “không” một cách mập mờ ( vague “no”)

2. “Có” hoặc “không” một cách mập mờ và đa nghĩa ( vague and ambiguous

“yes” or “no”)

3. Im lặng (silence)

4. Hỏi lại ( counterquestion)

5. Trả lời vòng vo không vào vấn để chính ( tangential responses)

6. Rời khỏi bàn đàm phán (exiting)

7. Đánh trống lảng (lying)

8. Nhận xét chính câu hỏi (criticizing the question itself)

9. Từ chối câu hỏi ( refusing the question)

10. “Không” có điều kiện ( conditional “no”)

11. “Vâng, nhưng…” (“ yes, but…”)

12. Trì hoãn việc trả lời (Ví dụ: “chúng tôi sẽ gửi cho các ngài bằng văn bản”) ( delaying answers)

13. Nói “không” nhưng dụng ý là “có” ( internally “yes”, externally “no”)

14. Nói “có” nhưng dụng ý là “không” ( internally “no”, externally “yes”)

15. Xin lỗi ( apology)

16. Sử dụng những từ gần nghĩa với từ “không” trong tiếng Anh (không dùng trong đối thoại, chỉ dùng trong giao tiếp văn bản) ( the equivalent of the English “no”)

Ngoài 16 cách thông dụng trên, người Nhật còn tránh nói “không” bằng cách chuyển chủ đề, hoặc để các thành viên cấp dưới của đoàn đàm phán đưa ra lời từ chối trong các cuộc gặp gỡ không chính thức. So với thương nhân các nước khác, người Nhật có mật độ nói từ “không” ít nhất, trung bình mỗi 30 phút họ chỉ nói “không” chưa đến hai lần, trong khi người Mỹ nói “không” đến 5 lần, người Hàn Quốc là 7 lần, người Braxin là 42 lần. Đây là một nét đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các thương nhân Nhật Bản, nó chịu ảnh hưởng từ văn hoá

Nhật Bản là một nền văn hoá coi trọng lễ nghi, phép lịch sự, giữ gìn hoà khí và tránh xung đột.

Thứ ba: Haragei và những tín hiệu thông tin từ cử chỉ và ngôn ngữ không lời

Trong xã hội Nhật Bản, do tính thuần nhất rất cao, sự cô lập về vị trí địa lý và truyền thống xây dựng duy trì các mối quan hệ lâu dài giữa người với người nên trong giao tiếp xã hội cũng như trong giao tiếp kinh doanh, người Nhật rất coi trọng cách giao tiếp tế nhị, ý tứ. Họ tránh nói thẳng vào sự việc mà hay nói vòng vo nhưng người nghe bằng trực giác vẫn có thể hiểu được dụng ý thật sự của người nói. Hiện tượng này người Nhật gọi là “haragei”–tạm dịch là“ý tại ngôn ngoại”(Stomach Language). Jane A.Corddry, một nhà nghiên cứu về Nhật Bản đã giải thích như sau về haragei: “người Nhật coi haragei là đỉnh cao của nghệ thuật giao tiếp giữa người với người. Một người khi có vấn đề gì cần giải quyết hoặc có nhu cầu muốn đề nghị việc gì, thường thể hiện mong muốn của mình một cách kín đáo và tế nhị. Người nghe không cần đòi hỏi người nói phải nói toạc ra mọi sự việc mà vẫn hiểu được ý của người nói thông qua trực giác. Do có cùng một lịch sử, một ngôn ngữ, một nền văn hoá, và một xã hội thuần nhất, nên người Nhật đã phát triển haragei lên thành “nghệ thuật giao tiếp bằng trái tim”, sử dụng càng ít lời nói càng tốt” (“how to do business with the Japanese” – Mark Zimmerman – trang 107)

Tất nhiên, trong đàm phán thương mại quốc tế, không phải lúc nào người Nhật cũng giao tiếp theo phong cách haragei, nhưng hiện tượng haragei vẫn thường xuất hiện rất phổ biến, làm cho đối tác nước ngoài gặp nhiều khó khăn trong việc nắm bắt các thông tin mà phía Nhật muốn truyền tải. Dưới đây là một số ví dụ về haragei mà các thương nhân nước ngoài cần chú ý khi đàm phán với các doanh nghiệp Nhật Bản:

• “Yes, that’s right”: ý nói “vâng, tôi đang nghe ngài nói đây”, nghĩa là phía Nhật đang tích cực lắng nghe và khuyến khích đối tác tiếp tục trình bày.

• “Agreed!”: đây là thái độ tích cực và hứa hẹn khả năng phía Nhật có thể chấp thuận, điều đó cho thấy lập luận của người đàm phán đang phát triển theo chiều hướng thuyết phục.

• “Yes” hoặc “understood”: cũng có nghĩa như “yes, that’s right”, không nên hiểu là phía Nhật đã hoàn toàn bị thuyết phục, và đồng ý hoàn toàn.

Không giống với người Mỹ, người Nhật không đặt toàn bộ thông tin muốn truyền đạt vào lời nói.Với họ, ngôn từ không phải là phương tiện giao tiếp duy nhất. Quá trình truyền đạt thông tin trong đàm phán của người Nhật rất hay được thực hiện thông qua những kênh giao tiếp ngoài ngôn ngữ như: giọng nói, ánh mắt, ngôn ngữ hình thể, nụ cười … Những thông tin càng có tính quan trọng lại càng hay được truyền tải thông qua các kênh giao tiếp ngoài ngôn ngữ. Tuy vậy, giải mã được các tín hiệu từ cử chỉ và ngôn ngữ không lời của người Nhật không phải là điều dễ dàng đối với các thương nhân nước ngoài, nhất là với những ai lần đầu tiên đặt quan hệ mua bán với các công ty của Nhật. Điều này khiến cho các đối tác đến từ các nền văn hoá khác cảm thấy rất khó khăn trong việc hiểu được ý đồ thực sự của phía Nhật và có ấn tượng về những nhà đàm phán Nhật Bản như “những con người khó hiểu”. Trong quá trình đàm phán, tất nhiên sẽ có những vấn đề đòi hỏi phải được trình bày một cách rõ ràng bằng lời nói như: ngày giao hàng, số lượng đặt hàng, đơn giá … Nếu giao tiếp qua ngôn ngữ không lời đóng vai trò quan trọng như vậy đối với người Nhật thì làm thế nào họ có thể trình bày ý kiến của mình về những vấn đề cụ thể như trên mà không dùng đến lời nói? Có thể giải thích thắc mắc trên một cách thoả đáng nếu ta chú ý tới một vấn đề khác quan trọng hơn, đó là vấn đề lòng tin. Đối với các nhà kinh doanh Nhật Bản, thông tin quan trọng nhất trong đàm phán thương mại không phải là cụ thể những nội dung được đem ra đàm phán mà là chất lượng của mối quan hệ bạn hàng giữa các bên đang được xây dựng, duy trì và phát triển qua quá trình thương lượng trực tiếp. Việc các bên thương lượng cụ thể các nội dung đàm phán, đối với người Nhật cũng chính là quá trình các bên vun đắp lòng tin và sự hợp tác lẫn nhau, nếu phía Nhật Bản cảm thấy không tin tưởng được đối tác hoặc họ không nhận thấy được lợi ích nào từ việc xây dựng mối quan hệ mua bán lâu dài với đối tác thì rất khó có thể đạt được thoả thuận cuối cùng, hợp đồng khó lòng được ký kết. Nói cách khác, không có lòng tin giữa các bên thì cũng sẽ không thể có hợp đồng mua bán. Những thông tin về sự tin tưởng giữa các bên lẫn nhau cùng với triển vọng tiến triển của quan hệ kinh doanh lâu dài lại ít khi

được thể hiện qua lời nói, mà chủ yếu được truyền tải qua các cử chỉ và hành vi, đó chính là những tín hiệu cho biết cuộc thương lượng có triển vọng thành công hay không.

Thứ tư: “Im lặng là vàng” và những chào hàng kiểu “banana-sale”

Trong quá trình đàm phán trực tiếp, có những lúc ta bắt gặp phía Nhật bỗng dưng ngồi im, không nói năng gì, lưng tựa ghế, 2 mắt nhắm trong 1 thời gian dài. Nếu không được chuẩn bị trước, phía đối tác nước ngoài sẽ rất lúng túng không biết xử sự ra sao hoặc cố tìm cách phá tan sự im lặng. Thực ra sự im lặng của người Nhật trong lúc đàm phán cũng có những nguyên nhân của nó. Ở Nhật, “ im lặng là vàng”, “cửa miệng là gốc rễ phát sinh mọi rắc rối” là 2 câu nói rất quen thuộc thể hiện giá trị của sự im lặng rất được người Nhật coi trọng. Việc giữ im lặng sẽ giúp ta tránh được những rắc rối không đáng có do lỡ miệng hoặc vội vã đưa ra những câu trả lời vụng về. Vì thế khi nhận được câu hỏi, không bao giờ người Nhật vội vã trả lời ngay cho dù là một câu hỏi dễ, thay vào đó họ thường giành thời gian để suy nghĩ và cân nhắc thật kỹ trước khi trả lời bởi nếu vừa trả lời xong mà sau đó sửa lại câu trả lời thì người Nhật cho đó là biểu hiện của sự thiếu chân thực. Ngoài ra, lý do thứ hai của hiện tượng im lặng trong lúc đàm phán có thể là phía Nhật đang suy ngẫm nghiêm túc vấn đề được đàm phán. Những lúc như vậy, các nhà đàm phán nước ngoài không nên quá sốt ruột, hối thúc phía Nhật trả lời hoặc tìm mọi cách hòng phá tan sự im lặng, mà nên kiên nhẫn chờ đợi, tuy làm như vậy sẽ mất nhiều thời gian nhưng đó là việc làm cần thiết đảm bảo cho quá trình thương lượng đi theo hướng có lợi.

“Padded offer” hay những chào hàng kiểu “banana-sale”: thuật ngữ “banana- sale” có nguồn gốc từ việc những người đi bán chuối dạo ở Nhật được biết đến như những kẻ nói thách khét tiếng, nhưng lại sẵn sàng giảm giá nếu gặp phải người mua nào cứng rắn, hoặc biết mặc cả khéo léo. Hiện nay, vẫn có những thương nhân Nhật Bản đưa ra những chào hàng theo kiểu “banana-sale” như vậy. Tuy nhiên đây không phải là hiện tượng phổ biến bởi những nhà xuất khẩu Nhật Bản không phải là những người chuyên đi nói thách với những mức giá “trên trời” bởi họ cho đó là

kiểu bán hàng mưu mẹo, dễ gây mất lòng tin ở người mua. Việc đưa ra chào hàng với những điều kiện quá cao chỉ được người Nhật sử dụng như một chiến thuật đàm phán khi họ tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế nếu phải thương lượng với những khách hàng hoàn toàn mới mà “ họ không biết nên chờ đợi những gì từ những đối tác ấy và sẽ an toàn hơn nếu chào giá cao để có thể dùng đến các mưu mẹo trong quá trình thương lượng trực tiếp” (Negotiation-readings, exercises and cases- Roy J. Lewicki-trang 545)

Giai đoạn thuyết phục

Thực ra người Nhật không phân biệt quá rạch ròi giai đoạn trao đổi thông tin với giai đoạn thuyết phục, mà họ giành nhiều thời gian cho giai đoạn trao đổi thông tin hơn, vì thế quá trình các bên thuyết phục lẫn nhau trong đàm phán với các công ty Nhật Bản không mấy khi diễn biến quá lâu hoặc quá căng thẳng, và do đó cũng rất ít khi xảy ra xung đột hay tranh cãi giữa các bên. Dưới đây là 2 chiến thuật thuyết phục cơ bản nhất và phương thức giải quyết xung đột mà các nhà kinh doanh Nhật Bản thường sử dụng trong đàm phán thương mại quốc tế trực tiếp.

Thứ nhất: Naniwabushi

Naniwabushi có nguồn gốc từ những bản ballad rất phổ biến ở Nhật đã ra đời từ thế kỷ thứ XVII, kể câu chuyện về những tên cướp trượng nghĩa và những biến cố thăng trầm của những dòng họ lớn ở Nhật. Những bản ballad này bao gồm 3 phần chính: phần mở đầu gọi là kikkake, miêu tả những diễn biến chung của câu chuyện cũng như suy nghĩ và cảm xúc của những người trong cuộc, phần thứ hai gọi là seme, kể về những biến cố đang xảy ra, và phần thứ ba là urei, diễn tả cảm xúc tuyệt vọng, đau khổ trước những biến cố đó. Có thể giải thích cụ thể hơn về naniwabushi áp dụng trong đàm phán trực tiếp như sau: giả sử bạn muốn thương lượng với người bán về việc thay đổi điều khoản thanh toán trong hợp đồng do công ty của bạn đang gặp phải khó khăn về tài chính. Để thuyết phục được người bán đồng ý, bạn mở đầu chiến thuật bằng cách trình bày với người bán về mối quan hệ làm ăn lâu năm giữa 2 bên đã phát triển tốt đẹp như thế nào, trong thời gian qua, bạn đã thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng ra sao, cũng như về những thương vụ trước đây mà trong

đó bạn chưa một lần thanh toán trễ hẹn, bạn đã đem lại cho người bán những lợi ích cụ thể gì,vv và vv. Đó chính là kikkake. Tiếp theo đến seme, bạn giải thích với người bán về những khó khăn tài chính mà công ty bạn đang gặp phải đã trở nên tồi tệ đến mức nào, cách duy nhất có thể giúp bạn lúc này là người bán đồng ý gia hạn thanh toán trong hợp đồng cho bạn thêm nửa năm nữa. Cuối cùng là urei, bạn giải thích với người bán rằng nếu như họ không đồng ý với đề xuất đó, hậu quả đến với công ty bạn sẽ rất tồi tệ.

Trình tự của chiến thuật naniwabushi đi từ những lời giải thích rất dài dòng nhưng hợp lý và thuyết phục, và kết thúc bằng một lời đề xuất được đưa ra sau cùng. Chiến thuật này có vẻ vòng vo, và hơi “bi thương”, nhưng lại rất hiệu quả nếu được áp dụng với các bạn hàng lâu năm. Đối với người Nhật, việc áp dụng naniwabushi cũng là cả một nghệ thuật, đôi khi nó mang nhiều yếu tố toan tính ẩn đằng sau những lời giải thích trình bày khá lê thê. Người Nhật không hay thuyết phục đối tác bằng những lời lẽ, lý luận, lập luận logic và khoa học, nhưng lại cứng nhắc, họ càng không bao giờ dùng những lời đe nẹt, doạ dẫm trong đàm phán, không như người Mỹ thường thuyết phục theo kiểu “Các ngài nên…” mà người Nhật thuyết phục theo kiểu “chúng tôi cần…”. Đây là phong cách thuyết phục rất lịch sự, ôn hoà, và khiến cho đối tác cảm thấy được đánh giá cao và được tôn trọng.

Thứ hai: nemawashi

Từ nemawashi dịch sang tiếng Anh có nghĩa là “preparing the roots”, ý nghĩa của nó là nếu ta chăm sóc một cái cây thật tốt ngay từ gốc, nó sẽ mọc nhanh và khoẻ mạnh. Nghĩa bóng của từ này là khi người Nhật đã bước vào bàn đàm phán chính thức, và khi đã chuyển sang giai đoạn thuyết phục, thì tức là mọi vấn đề đã được thoả thuận từ trước đó thông qua rất nhiều các cuộc trao đổi tiếp xúc chính thức lẫn không chính thức giữa các bên. Với các thương nhân Nhật Bản, bàn đàm phán trực tiếp không phải là nơi các bên có thể thuyết phục nhau thay đổi lập trường, mục tiêu và quan điểm, nói cách khác, các chiến thuật thuyết phục trực tiếp bên bàn đàm phán sẽ không có tác dụng đối với người Nhật. Do người Nhật quan tâm nhiều tới việc đạt được thoả thuận từ việc tạo dựng lòng tin, củng cố mối quan hệ bạn hàng