Công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã Nghề Văn thư hành chính - Trình độ Trung cấp - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu

PHỤ LỤC SỐ 04- MẪU TỜ BÌA MỤC LỤC HỒ SƠ

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ….

MỤC LỤC HỒ SƠ

PHÔNG LƯU TRỮ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ… KHÓA … (201… - 20…)

PHỤ LỤC SỐ 05- MẪU TỜ NHAN ĐỀ HỒ SƠ

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ….

MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG LƯU TRỮ UBND XÃ…….

KHÓA …. (201…-20…)

Từ hồ sơ số 01 đến hồ sơ số 601

PHỤ LỤC SỐ 06 - MẪU TỜ MỤC LỤC MỤC LỤC

Stt

Tên đề mục / mục	Trang số
NĂM 20…
1	Khối Tổng hợp	8
2	Khối Nội chính	20
3	Khối Kinh tế	40
4	Khối Nông nghiệp - Ngư nghiệp - Thủy lợi	50
5	Khối Xây dựng, Quản lý và Phát triển nông thôn	76
6	Khối Văn xã	90
NĂM 20...
7	Khối Tổng hợp	90
8	Khối Nội chính	119
9	Khối Kinh tế	130
	……………….
NĂM 20.... ………..

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 112 trang tài liệu này.

PHỤ LỤC SỐ 07 - MẪU BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

STT

Chữ viết tắt	Giải thích
1	HĐND	Hội đồng nhân dân
2	UBND	Ủy ban nhân dân
3		…
……..

PHỤ LỤC SỐ 08 - MẪU BẢNG KÊ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ BẢN KÊ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ

Hộp số

Hồ sơ số	Tiêu đề hồ sơ	Ngày tháng bắt đầu và kết thúc	Số lượng tờ	hời hạn bảo quản	T Ghi chú
I. NĂM 200…
1. KHỐI TỔNG HỢP
01	01	Tập văn bản chỉ đạo chung của HĐND - UBND huyện X về các vấn đề KT-XH, năm 2000	03/01/2000- 06/01/2000	30	Vĩnh viễn
	02	………………

TỜ KẾT THÚC

Mục lục hồ sơ gồm: …………. tờ (viết bằng chữ…………………………………)

Trong đó thống kê gồm: ……………… hồ sơ/đơn vị bảo quản (viết bằng chữ

…………………………………)

Từ số: ………. đến số ………., trong đó có …………. số trùng, ……….. số nhảy

PHỤ LỤC SỐ 09 - MẪU TỜ KẾT THÚC

Xác nhận của cơ quan, đơn vị

…….., ngày ….. tháng ….. năm …..

NGƯỜI LẬP

(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ)

PHỤ LỤC SỐ 10 - MẪU NHÃN HỘP HỒ SƠ

..............................(1)................................

..............................(2)................................

HỘP SỐ:.....(3).......

Từ hồ sơ số: .....(4).......

Đến hồ sơ số: ....(5).......

Hướng dẫn cách ghi nhãn dán hộp

(1). Ghi tên kho lưu trữ

(2). Ghi tên phông, đơn vị trực thuộc.

(3). Hộp số do cán bộ VTLT của cơ quan lưu trữ ghi.

(4). Ghi thứ tự hồ sơ bắt đầu nhỏ nhất do cán bộ VTLT của cơ quan lưu trữ ghi. (5). Ghi thứ tự hồ sơ bắt đầu lớn nhất do cán bộ VTLT của cơ quan lưu trữ ghi.

MỤC LỤC

Chương 1 2

SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND CẤP XÃ 4

I. HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ 4

1. Văn bản quy phạm pháp luật 4

2. Văn bản hành chính 5

3. Văn bản chuyên ngành 10

4. Các yêu cầu về soạn thảo văn bản 10

II. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN CỦA UBND CẤP XÃ 16

1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật 16

2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 17

III. THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 19

1. Các quy định hiện hành về thể thức văn bản quản lý nhà nước 19

2. Cách trình bày các thành phần thể thức văn bản quản lý nhà nước (cụ thể trong các văn bản trên) 19

IV. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC THÔNG DỤNG 19

1. Soạn thảo nghị quyết 19

2. Soạn thảo quyết định 22

3. Soạn thảo kế hoạch 23

4. Soạn thảo công văn 24

5. Soạn thảo tờ trình 26

6. Soạn thảo báo cáo 26

Chương 2 47

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND CẤP XÃ 47

I. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 47

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng của văn bản 47

2. Đăng ký văn bản đi 49

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác 50

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi văn bản đi 51

5. Lưu văn bản đi 54

II. Quản lý văn bản đến 54

1. Tiếp nhận văn bản đến 55

1.3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến 56

2. Đăng ký văn bản đến 56

3. Trình, chuyển giao văn bản đến 58

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 59

III. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ VĂN BẢN 60

1. Trách nhiệm của chủ tịch UBND xã 60

2. Trách nhiệm của công chức UBND xã 60

3. Trách nhiệm của công chức văn phòng - thống kê 60

Chương 3 62

LẬP HỒ SƠ TẠI UBND CẤP XÃ 62

I. PHÂN LOẠI HỒ SƠ CỦA UBND XÃ 62

II. YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ ĐƯƠC LẬP 62

1. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của UBND xã, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết 62

2. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh 63

3. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải có giá trị pháp lí hoặc có độ tin cậy cao... 63

4. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc 63

III. TRÁCH NHIỆM TỖ CHỨC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ UBND XÃ 63

1. Trách nhiệm của chủ tịch UBND xã 63

2. Trách nhiệm của công chức UBND xã 64

3. Trách nhiệm của công chức văn phòng - thống kê 64

IV. KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ 64

1. Xây dựng và sử dụng danh mục hồ sơ 64

2. Phương pháp lập hồ sơ 66

V. NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ UBND XÃ 70

1. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ UBND xã 70

2. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã 70

3. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã 70

Chương 4 72

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ 72

HĐND, UBND CẤP XÃ 72

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHÔNG LƯU TRỮ HĐND, UBND XÃ... 72

1. Thành phần, nội dung tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND xã 72

2. Vai trò của phông lưu trữ HĐND, UBND xã 75

II. TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ HĐND, UBND XÃ

............................................................................................................................. 77 1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ............................................................................ 77

2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 79

3. Phân loại tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND xã 84

4. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 89

PHỤ LỤC SỐ 01 93

PHỤ LỤC SỐ 02 - MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU 94

PHỤ LỤC SỐ 03 - MẪU BẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG 95

PHỤ LỤC SỐ 04- MẪU TỜ BÌA MỤC LỤC HỒ SƠ 97

PHỤ LỤC SỐ 05- MẪU TỜ NHAN ĐỀ 97

PHỤ LỤC SỐ 06 - MẪU TỜ MỤC LỤC 99

PHỤ LỤC SỐ 07 - MẪU BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 98

PHỤ LỤC SỐ 08 - MẪU BẢNG KÊ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ 100