Công tác kế toán huy động vốn tại ngân hàng thương mại cổ phần công thương Việt Nam chi nhánh Kiên Giang

- Đôi khi việc xử lý chứng từ cho khách hàng còn chậm trễ do hệ thống máy tính cùng khởi động một lúc dẫn đến sự cố máy tính bị đứng.

- Phần mềm chưa có đủ thủ tục tạo ra dấu vết kiểm toán nhằm hạn chế việc điều chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp. Chức năng này sẽ tự động ghi nhận các hành vi truy cập của hệ thống, chỉnh sửa, xoá, thêm dữ liệu trên một tập tin riêng, tập tin này được bảo mật chỉ có người có quyền hạn cao nhất mới có khả năng truy cập và chỉ được quyền xem, in báo cáo dấu vết kiểm toán.

- Các định khoản sai phần mềm cập nhật còn chậm

- Bộ phận kế toán tại đơn vị có sự phân công cụ thể nhưng chưa thực sự khoa học. Một kế toán giao dịch kiêm nhiệm 2, 3 chức vụ do đó chưa hoàn thành nhu cầu công việc được giao theo đúng thời hạn. Ví dụ như tại quầy giao dịch chưa phân công lao động cụ thể cho giao dịch viên khi tiếp xúc với khách hàng, cụ thể khi khách hàng tới giao dịch tại quầy không thể biết được giao dịch viên nào phụ trách lĩnh vực gì (tiền gửi, trả lãi..) nên thường gây trở ngại cho khách hàng tới giao dịch.

CHƯƠNG 3 KIẾN NGHỊ

3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán huy động vốn tại Ngân hàng Công Thương – Chi nhánh Kiên Giang

- Đổi mới công tác kế toán phù hợp với tiến trình hội nhập

Công tác kế toán là lĩnh vực được ngân hàng quan tâm đầu tư, ứng dụng công nghệ hiện đại để đổi mới từ rất sớm. Bước vào sự nghiệp đổi mới, hiện đại hoá công nghệ, công tác kế toán ngân hàng đã nhanh chóng được tin học hoá và từng bước hoàn thiện.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 61 trang tài liệu này.

Năm 1993, công tác kế toán ngân hàng đã có bước phát triển mới với việc triển khai ứng dụng phần mềm kế toán giao dịch tức thời giao dịch một cửa chạy trên mạng cục bộ. Đến năm 2001, đội ngũ cán bộ kế toán tin học của ngành đã thiết kế xây dựng thành công phần mềm kế toán giao dịch mới.

Với phần mềm này nghiệp vụ kế toán được tích hợp thống nhất với nghiệp vụ thanh toán (chuyển tiền điện tử, thanh toán bù trừ điện tử và thanh toán liên ngân hàng), phù hợp với việc thiết lập và kiểm soát chứng từ trên máy. Để đảm bảo cho việc hạch toán kế toán là nhanh chóng chính xác, ngoài việc cán bộ kế toán giỏi thì công nghệ tốt, khả năng xử lý đa năng là rất quan trọng.

Do đó, Vietinbank đã nhanh chóng đưa hệ thống phần mềm "lõi" vào, đồng thời thực hiện mô hình giao dịch một cửa, các giao dịch viên thay vì việc thực hiện hạch toán các bút toán phát sinh thì nay chỉ việc chọn đúng màn hình để thực hiện giao dịch. Điều này làm giảm bớt các sai sót có thể xảy ra trong quá trình kế toán huy động vốn. Nhưng vì công việc kế toán giao dịch phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của phần mềm công nghệ tin học ngân hàng được áp dụng nên cần phải hạn chế những sự cố về máy móc. Để phát huy thế mạnh của công nghệ hiện đại và tính ưu việt của bộ phần mềm mới, hạn chế những bất cập trong việc triển khai vận hành ứng dụng bộ phần mềm mới thì cần phải có sự quan tâm của Ban lãnh đạo ngân hàng Vietinbank Kiên Giang, có sự đầu tư về cơ sở hạ tầng kĩ thuật, cải tạo nâng cấp mạng cục bộ, ổn định mạng, nâng cao tốc độ đường truyền…

Đổi mới công nghệ, tin học hoá mọi mặt hoạt động của ngân hàng nói chung, hoạt động kế toán nói riêng là việc làm thường xuyên liên tục và lâu dài. Phần mềm kế toán giao dịch mới đã phát huy tác dụng lớn tuy nhiên nó cần được đổi mới và nâng cấp lên tầm cao mới tương xứng với tốc độ phát triển của khoa học công nghệ và năng lực công nghệ thông tin của toàn ngành.

- Áp dụng và triển khai mô hình giao dịch một cửa có hiệu quả

Hiện nay ngân hàng đã thực hiện mô hình giao dịch một cửa, áp dụng phần mềm kế toán máy và đã thu được những kết quả hết sức khả quan trong công tác kế toán huy động vốn.

Lợi ích đem lại của mô hình này là lớn hơn những rủi ro có thể gặp phải nên việc đưa ra mô hình này trong hoạt động kinh doanh là một tất yếu. Trong đó lợi thế của giao dịch một cửa đó là: giảm thời gian giao dịch, quá trình luân chuyển chứng từ không quá phức tạp, có sự phân rõ trách nhiệm, tạo sự thuận lợi cho khách hàng trong giao dịch với ngân hàng, đơn giản hoá các qui trình…

Tuy nhiên, khi thực hiện mô hình này thì phải có được trang thiết bị về cơ sở vật chất, về công nghệ hiện đại và đặc biệt là trình độ của giao dịch viên, đạo đức của giao dịch viên. Vietinbank đã áp dụng phần mềm kế toán máy và đạt được nhiều thành công, nhưng cũng không thể tránh khỏi những rủi ro do đó đòi hỏi ngân hàng phải không ngừng hoàn thiện và phát triển.

- Xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp để làm tốt công tác kế toán huy động vốn

Ngày nay bộ phận Công nghệ thông tin (IT) đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của Ngân hàng từ khâu kiểm soát hoạt động của máy móc đến việc lập trình, tổng hợp số liệu của ngân hàng. Tuy nhiên, vấn đề đáng quan tâm hiện nay là có những cán bộ IT rất giỏi nhưng trình độ chuyên ngành ngân hàng chưa cao, và cũng có những cán bộ kế toán giỏi nhưng chưa nắm bắt được công nghệ thông tin mới nên chưa áp dụng thành thạo được.

Do đó, trước mắt Vietinbank cần tổ chức các lớp đào tạo, các buổi hội thảo về quy trình kế toán của các nghiệp vụ mới phát sinh cho các cán bộ IT, đồng thời cũng đào tạo hướng dẫn các cán bộ kế toán trong việc áp dụng công nghệ mới nhằm tạo ra sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, tránh tình trạng mỗi bộ phận cán bộ chỉ thuần tuý về chuyên môn của mình, tạo ra sự thiếu nhất quán trong việc xây dựng quy trình trên hệ thống máy của ngân hàng. Song về lâu dài, thì cán bộ IT giỏi phải độc lập với cán bộ nghiệp vụ nhằm giảm thiểu số lượng nhân viên.

Điều này để làm được trong thực tế là rất khó nhưng thiết nghĩ nếu các ngân hàng có đề xuất với Bộ giáo dục mở thêm khoa Công nghệ thông tin trong Ngân hàng tại các trường thuộc khối kinh tế có giảng dạy chuyên ngành ngân hàng thì chắc chắn trong tương lai hiện tượng cán bộ IT cần phải có sự cố vấn của cán bộ kế toán sẽ được cải thiện.

Ngoài việc mở các khoá đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao chất lượng tay nghề cho các cán bộ kế toán, hàng năm Vietinbank nên tổ chức những cuộc thi cán bộ kế toán giỏi. Mặt khác, việc làm này cũng tạo ra không khí cạnh tranh lành mạnh trong ngân hàng, đây là yếu tố kích thích các thành viên không ngừng phấn đấu và cống hiến tài lực cho ngân hàng.

- Đảm bảo bí mật thông tin cho khách hàng nhất là khách hàng đến gửi tiền

Trong hoạt động giao dịch của ngân hàng thì vấn đề đảm bảo an toàn, bí mật thông tin nói chung, thông tin tiền gửi nói riêng là một trong những vấn đề then chốt và được đặt lên hàng đầu. Thực tế cho thấy không ít trường hợp hệ thống mạng thông tin của ngân hàng đã bị xâm nhập và tài sản, thông tin của khách hàng tại ngân hàng đã bị lạm dụng gây thiệt hại cho ngân hàng và khách hàng của ngân hàng. Chính vì thế, bảo vệ bí mật về thông tin cho người gửi tiền vừa là trách nhiệm, vừa là nghĩa vụ của ngân hàng.

Về bí mật, lưu giữ và cung cấp thông tin liên quan đến tài sản và tiền của khách hàng thì ngân hàng phải có nghĩa vụ giữ bí mật tiền gửi và tài sản của khách hàng bao gồm tiền gửi, các GTCG…cũng như các thông tin liên quan đến tiền gửi của khách hàng như: số hiệu tài khoản, mẫu chữ kí của chủ tài khoản, các thông tin liên quan đến giao dịch gửi tiền, rút tiền, chuyển tiền và tài sản gửi của khách hàng.

Để có thể đảm bảo bí mật thông tin thì ngân hàng chỉ được cung cấp các thông tin tài sản gửi của khách hàng khi có yêu cầu của khách hàng hoặc được khách hàng uỷ quyền theo qui định của pháp luật, hoặc theo yêu cầu bằng văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Đồng thời, ngân hàng cũng cần có quy trình cung cấp thông tin cụ thể. Thông thưòng, việc cung cấp thông tin này được thực hiện theo phương thức giao dịch trực tiếp. Để nhận được thông tin thì khách hàng phải đến ngân hàng để yêu cầu và xác nhận thông tin trực tiếp bằng cách xuất trình các bằng chứng về chữ ký, chứng minh thư…Nhưng với sự phát triển của công nghệ hiện nay để giảm bớt thời gian giao dịch, tạo tiện lợi cho khách hàng hình thức giao dịch qua điện thoại hoặc truy cập Website của ngân hàng…

Trong điều kiện hiện nay, số lượng các vụ xâm phạm trái phép vào hệ thống mạng internet ngày càng nhiều nên chế độ bảo mật thông tin cần quan tâm. Với thực trạng này, để tạo được sự tin tưởng của khách hàng đối với ngân hàng khi thực hiện kết nối, giao dịch ngân hàng qua mạng internet để cung cấp thông tin cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, có biện pháp chính sách rõ ràng về chiến lược đảm bảo an toàn. Việc bảo mật thông tin cần được thực hiện đồng bộ trên các khía cạnh: bảo mật trong mạng cục bộ ngân hàng, nâng cao công nghệ, thiết bị bảo mật, kiểm tra khắc phục các lỗi, mã thông tin…Bên cạnh đó, quy trình thiết lập ngân hàng điện tử: cấp tên giao dịch và mã số, sửa đổi tên giao dịch và mã số, phương thức truyền và chuyển giao thông tin liên quan đến giao dịch…

- Một số giải pháp hỗ trợ

Bên cạnh những giải pháp tác động trực tiếp tới công tác kế toán nghiệp vụ kế toán huy động vốn thì những giải pháp hỗ trợ - những giải pháp nhằm tăng cường công tác huy động vốn như: đa dạng hoá các loại hình tiền gửi tiết kiệm, thực hiện chính sách lãi suất ưu đãi đối với khách hàng, chính sách marketing, thực hiện điều chỉnh lãi suất linh hoạt…có tác động tới công tác hạch toán kế toán. Đi đôi với các sản phẩm tiền gửi được đa dạng hoá, tài khoản thẻ được mở…là công tác kế toán.

Do đó, nguồn vốn được huy động càng nhiều, hình thức huy động càng đa dạng thì công tác nghiệp vụ kế toán huy động vốn sẽ ngày càng được hoàn thiện hơn. Bởi trong nền kinh tế thị trường các Ngân hàng luôn cạnh tranh để thu hút nguồn vốn. Do vậy khi nguồn vốn được huy động càng nhiều thì khối lượng nghiệp vụ kinh tế cần hạch toán cũng tăng lên theo, hình thức huy động vốn càng đa dạng thì đòi hỏi công tác kế toán càng phải nhạy bén, linh hoạt, ý thức được tầm quan trọng của nguồn vốn tới Ngân hàng ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế của bản thân mình thì các kế toán viên phải tự trao dồi bản thân, không ngừng học hỏi nhiều hơn từ đó góp phần cho công tác nghiệp vụ kế toán huy động vốn hiệu quả hơn.

3.2 Kiến nghị

3.2.1 Đối với Cơ quan quản lý nhà nước

Những năm gần đây kinh tế nước ta phát triển nhanh chóng, nhiều quan hệ kinh tế - xã hội phát sinh trong nền kinh tế thị trường, đòi hỏi phải được điều chỉnh

bằng pháp luật. Tạo ra môi trường pháp lý ổn định giúp cho sự phát triển lành

mạnh của nền kinh tế, đó là vấn đề có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, thể hiện vai trò quản lý Nhà nước bằng pháp luật đối với mọi hoạt động kinh tế, văn hoá đời sống xã hội. Vì vậy, nhà nước cần quan tâm đến các vấn đề:

- Nhà nước cần sớm ban hành và hoàn thiện khung pháp lý cho hoạt động kinh doanh và phát triển nghiệp vụ của các NHTM. Sớm hoàn thiện các chuẩn mực kế toán. Bổ sung những quy định mới về lập chứng từ kế toán, hạch toán ghi sổ phù hợp với những dịch vụ tài chính - ngân hàng thực hiện bằng công nghệ quản lý, thanh toán theo chuẩn mực quốc tế, đặc biệt là các chứng từ của ngân hàng điện tử, chữ ký điện tử.

- Cần quy định rõ bằng pháp luật đối với các chứng từ hoá đơn thanh toán dịch vụ ngân hàng do NHNN quản lý và ban hành mẫu biểu thống nhất, không dùng hoá đơn mua hàng hoá thông thường do Bộ tài chính phát hành như các doanh nghiệp khác. Pháp luật công nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, quy định mức độ mã khoá được đăng ký và sử dụng cho các thành phần tham gia hoạt động thương mại điện tử, đồng thời công nhận giá trị chứng từ của văn bản điện tử ở các hoạt động thương mại, hoạt động dân sự, hoạt động kinh tế.

- Thiết lập một tổ chức độc lập đảm nhận trách nhiệm đánh giá chất lượng các phần mềm kế toán nhằm tạo sự tin tưởng đối với người sử dụng và tạo ra sự cạnh tranh cho các doanh nghiệp sản xuất phần mềm trong và ngoài nước.

3.2.2 Đối với Ngân hàng Nhà nước

- NHNN cần phát huy vai trò là cơ quan quản lý Nhà Nước với hoạt động Ngân hàng, có chính sách tiền tệ phù hợp với từng giai đoạn cụ thể để tạo tâm lý an tâm cho người dân khi gửi tiền vào Ngân hàng. NHNN cần có những biện pháp điều hành theo hướng kiểm soát lạm phát và hạ dần lãi suất, khi điều kiện thị trường cho phép sẽ bỏ dần các biện pháp tài chính (trong đó có biện pháp trần lãi suất, áp hạn mức cho vay...).

- Tăng cường công tác thanh tra, giám sát hoạt động của các NHTM đảm bảo cho hệ thống hoạt động của NHTM an toàn hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho các NHTM áp dụng khoa học công nghệ Ngân hàng.

- NHNN cần đưa ra các quy định đồng bộ, cụ thể nhằm ổn định và hiện đại hoá quá trình thanh toán liên Ngân hàng, để hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt phát triển hơn.

- NHNN cần tạo điều kiện hơn nữa trong việc liên kết, hợp tác giữa các ngân hàng với nhau, là cầu nối giữa các NHTM với các tổ chức trong và ngoài nước. Nhằm mục đích hoàn thiện hơn công nghệ ngân hàng, các ngân hàng cùng nhau phát triển, đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng một cách thuận lợi nhất.

Tóm lại, NHNN cần nghiên cứu, triển khai và thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp. Đồng thời cần kết hợp với Nhà nước cần có những chính sách thiết thực, vừa khuyến khích NHTM hoạt động vừa khơi dậy được tiềm năng vốn trong và ngoài nước, đáp ứng tốt nhu cầu về vốn cho nền kinh tế.

3.2.3 Đối với công tác kế toán huy động vốn tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam – Chi nhánh Kiên Giang

- Tổ chức bộ máy kế toán

Tăng cường thêm nhân viên kế toán tại phòng giao dịch trong trường hợp điều chuyển một số nhân viên kế toán về Hội sở và đi tập huấn để tránh ứ đọng công việc khi khách hàng tới giao dịch đông.

Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng cán bộ

có đạo đức nghề

nghiệp và năng lực

chuyên môn tốt. Phát triển đội ngũ chuyên gia và đội ngũ cán bộ lãnh đạo có năng lực, trình độ cao, phù hợp với công nghệ ngân hàng tiên tiến.

Tiếp tục mở các lớp đào tạo nâng cao chuyên ngành kế toán song song với các lớp học tiếng anh cũng như tin học nhằm nâng cao trình độ của nhân viên trong công tác chuyên môn, khả năng giao tiếp với người nước ngoài và thao tác nhanh với máy tính.

Đẩy mạnh quản trị, tham mưu với ban lãnh đạo để có chính sách cho công tác huy động vốn phù hợp nhằm mang lại lợi nhuận cao cho Ngân hàng.

Phân công công việc cụ thể cho các giao dịch viên tại các phòng giao dịch để không gây trở ngại cho khách hàng khi tới giao dịch và phong cách phục vụ của giao dịch viên đối với khách hàng cũng tốt hơn.

- Hệ thống thông tin kế toán

Chi nhánh nên yêu cầu nhà sản xuất thiết kế hệ thống kiểm soát nhập dữ liệu chặt chẽ hơn và khắc phục các nhược điểm của phần mềm như thiết lập các thủ tục kiểm tra dấu vết kiểm toán, thông báo các lỗi sai định khoản cơ bản.

Luôn duy trì các hoạt động kiểm soát sẵn có. Cập nhật các phiên bản mới của phần mềm .

Đối với hệ thống kiểm soát truy cập cần sử dụng chức năng phân quyền quản lý của phần mềm nhằm tạo cho hệ thống kiểm soát trong Chi nhánh chặt chẽ hơn.

- Quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ, sổ sách

Các hóa đơn, chứng từ

từ các bộ

phận khác của Ngân hàng cần được lưu

chuyển linh hoạt hơn, chuyển về phòng kế toán tổng hợp kịp thời. Để khắc phục các cán bộ kế toán của Ngân hàng cần phải thường xuyên đôn đốc luân chuyển chứng từ tới bộ phận kế toán để xử lý, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo cung cấp số liệu đúng, đủ cho việc hạch toán tổng hợp và chi tiết tạo điều kiện thuận lợi chính xác trong hạch toán.

Khi khách hàng đến giao dịch không nên để khách tự điền thông tin cá nhân vào phiếu nộp tiền, phiếu lĩnh tiền …mà các nhân viên kế toán nên nhập thông tin vào máy sau đó in ra và đưa cho khách hàng ký tên (vì trình độ của một số khách hàng có hạn nên có thể họ rất ngại viết vào giấy).

Nên lưu Giấy đề nghị mở tài khoản một cách khoa học hơn: Lưu theo địa chỉ (theo từng xã) của khách hàng. Có như vậy sẽ giúp kế toán thuận lợi hơn trong việc kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ (so sánh chữ ký mẫu với chữ ký

trên giấy lĩnh tiền) nâng cao uy tín, mức độ chuyên nghiệp trong việc hạch toán của kế toán.

Cần chuyển vốn nhanh, kịp thời về phòng giao dịch khi khách hàng có nhu cầu rút vốn để khách hàng không phải chờ đợi lâu.

Thực hiện việc kiểm soát của lãnh đạo bằng chữ ký điện tử giúp cho việc luân chuyển chứng từ nhanh hơn.

KẾT LUẬN

Kinh tế thị trường đang phát triển mạnh, quá trình hội nhập quốc tế ngày càng được mở rộng, nhiều nhân tố chính trị, xã hội tác động rất lớn đến quá trình sản xuất, kinh doanh của Ngân hàng. Vì vậy, để khẳng định vị thế của mình trên thị trường Ngân hàng phải luôn nỗ lực hết sức mình để có thể tồn tại, phát triển và đứng vững .

Đối với một Ngân hàng đang từng bước đi vào nền kinh tế thị trường vấn đề về vốn đầu tư, các mối quan hệ kinh tế… là những thử thách, khó khăn không thể nào tránh khỏi. Mặc dù vậy, dưới sự lãnh đạo đầy kinh nghiệm của Ban giám đốc, sự chăm chỉ, đầy nhiệt huyết trong công việc của cán bộ, công nhân viên nên bộ phận kế toán luôn cố gắng phản ánh kịp thời chính xác, đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi chép cẩn thận vào sổ sách.

Nhìn chung, trong những năm hoạt động kinh doanh vừa qua, Vietinbank đã hoàn thành nhiều công trình sản phẩm chất lượng đáp ứng nhu cầu luôn đòi hỏi khắt khe của khách hàng cũng như luôn thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình đối với nhà nước như: thuế, phí, các khoản phải nộp cho nhà nước…Vietinbank đã tạo được uy tín trên thị trường (là doanh nghiệp duy nhất lọt vào Top 2000 doanh nghiệp lớn nhất trên thế giới) và xây dựng được lòng tin đối với mọi người.

Với chính sách khách hàng hấp dẫn, linh hoạt, đảm bảo cạnh tranh cùng với thực hiện tốt văn hóa doanh nghiệp VietinBank, nguồn vốn huy động của Chi nhánh liên tục tăng trưởng qua các năm. Chi nhánh Kiên Giang phấn đấu hoàn thành tốt chỉ tiêu kế hoạch nguồn vốn huy động và các chỉ tiêu kinh doanh khác năm 2014, không ngừng mở rộng quy mô hoạt động, tăng uy tín và lợi thế cạnh tranh của VietinBank trên địa bàn và các vùng lân cận.

SÉC

NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG

VIỆT NAM

Chi nhánh: Kiên Giang

Phục lục 07: Mẫu chứng từ ghi sổ