Xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

---------------------

NGUYỄN THỊ TỨ

XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

CHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN MÃ SỐ : 60.32.20

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. MAI HÀ

HÀ NỘI - 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, được thực hiện nghiêm túc dưới sự hướng dẫn của PGS.TS. Mai Hà. Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rò ràng. Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2014

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Tứ

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc tới PGS.TS.Mai Hà, người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành Luận văn này.

Tôi xin cảm ơn các thầy cô giáo là giảng viên trong và ngoài khoa Thông tin

- Thư viện của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn về những kiến thức, kinh nghiệm đã cung cấp cho tôi cũng như những sự trợ giúp trong suốt quá trình tôi học tập tại Trường.

Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới Ban Giám đốc và những đồng nghiệp đang công tác tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng đã tạo điều kiện cho tôi trong quá trình nghiên cứu, thực hiện Luận văn. Tôi xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến chị Nguyễn Thị Ngọc – Giám đốc Trung tâm đã cho tôi những góp ý quý báu để tôi hoàn thành Luận văn này.

Cuối cùng xin được dành lời cảm ơn chân thành và thiết tha tới gia đình, bạn bè, người thân đã quan tâm và động viên tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu.

Mặc dù bản thân tôi đã cố gắng nỗ lực nghiên cứu, tìm tòi về đề tài ở tất cả các góc độ, song luận văn chắc chắn không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Tôi mong muốn nhận được sự xem xét, đánh giá, đóng góp những ý kiến quý báu của các thầy cô giáo cùng các bạn đồng nghiệp để tiếp tục bổ khuyết cho luận văn đồng thời giúp thực hiện tốt hơn nhiệm vụ mà tôi đang được giao tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng.

Xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2014

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Tứ

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ DANH MỤC HÌNH

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 8

1.1 Những vấn đề lý luận về xử lý tài liệu 8

1.1.1 Khái niệm xử lý tài liệu 8

1.1.1.1 Xử lý hình thức tài liệu 8

1.1.1.2 Xử lý nội dung tài liệu 10

1.1.2 Vai trò của xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin - thư viện nói chung 13

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu 15

1.1.3.1 Tổ chức công việc 15

1.1.3.2 Trình độ nhân lực 16

1.1.3.3 Công cụ hỗ trợ 17

1.1.3.4 Công nghệ thông tin 18

1.1.4 Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý tài liệu 18

1.1.4.1 Đối với công tác mô tả thư mục 18

1.1.4.2 Đối với công tác phân loại tài liệu, định từ khóa và định chủ đề 19

1.1.4.3 Đối với bài tóm tắt 21

1.2 Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng 22

1.2.1 Một vài nét về Học viện Ngân hàng 22

1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin -Thư viện Học viện Ngân hàng. 24

1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 26

1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ 27

1.2.2.3 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin 30

1.2.3 Nguồn lực thông tin 31

1.2.3.1 Nguồn lực thông tin truyền thống 32

1.2.3.2 Nguồn lực thông tin điện tử 35

1.2.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 36

1.2.4.1 Đặc điểm người dùng tin 36

1.2.4.2 Đặc điểm nhu cầu tin 38

1.3 Vai trò của xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng 40

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 43

2.1 Công tác tổ chức xử lý tài liệu 43

2.1.1 Đội ngũ cán bộ xử lý tài liệu 43

2.1.2 Quy trình chung 43

2.2 Công tác xử lý hình thức tài liệu 46

2.2.1 Quy tắc mô tả áp dụng 48

2.2.2 Quy trình mô tả thư mục 51

2.2.3 Đánh giá chất lượng 53

2.3 Công tác xử lý nội dung tài liệu 55

2.3.1 Phân loại tài liệu 55

2.3.1.1 Công cụ phân loại 55

2.3.1.2 Quy trình phân loại 61

2.3.1.3 Đánh giá chất lượng phân loại tài liệu 67

2.3.2 Tóm tắt tài liệu 73

2.3.2.1 Quy trình biên soạn bài tóm tắt 73

2.3.2.2 Đánh giá chất lượng công tác tóm tắt 78

2.3.3 Định từ khóa 81

2.3.4 Định chủ đề tài liệu 82

2.3.4.1 Công cụ kiểm soát 82

2.3.4.2 Quy trình định chủ đề tài liệu 84

2.3.4.3 Đánh giá chất lượng định chủ đề tài liệu 89

2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xử lý tài liệu 95

2.4.1 Phần mềm xử lý tài liệu 95

2.4.2 Ứng dụng Khổ mẫu MARC21 trong xử lý tài liệu 98

2.5 Nhận xét chung 101

2.5.1 Ưu điểm 101

2.5.2 Nhược điểm 102

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 105

3.1 Áp dụng triệt để các chuẩn nghiệp vụ hiện đại trong công tác xử lý tài liệu 105

3.2 Cải tiến và bổ sung công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu 105

3.2.1 Nghiên cứu áp dụng Bảng Đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ LCSH 105

3.2.2 Xây dựng Danh mục Thuật ngữ ngành kinh tế - quản trị 107

3.2.3 Xây dựng sổ tay điện tử nghiệp vụ xử lý tài liệu 108

3.3 Triển khai hiệu đính cơ sở dữ liệu thư mục 109

3.4 Tăng cường số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác xử lý tài liệu 111

3.4.1 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ 112

3.4.2 Nâng cao hiểu biết về chuyên ngành đào tạo của Học viện 114

3.4.3 Đào tạo các kỹ năng khác 115

3.4.4 Tăng cường số lượng cán bộ làm công tác xử lý tài liệu 116

3.5 Tăng cường đầu tư, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại 117

3.6 Đào tạo người dùng tin và thiết lập đội ngũ cộng tác viên. 118

3.6.1 Đào tạo người dùng tin 118

3.6.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên 119

3.7 Khuyến nghị 121

KẾT LUẬN 122

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

1. Các từ viết tắt tiếng Việt

CSDL ĐMCĐ KH & CN KHPL MLTT NCT NDT

SP & DVTT TT - TV HVNH

XLTL

Cơ sở dữ liệu Đề mục chủ đề

Khoa học và Công nghệ Ký hiệu phân loại

Mục lục trực tuyến Nhu cầu tin

Người dùng tin

Sản phẩm và dịch vụ thông tin Thông tin – Thư viện

Học viện Ngân hàng

Xử lý tài liệu