Các Yếu Tố Cấu Thành Văn Hóa Doanh Nghiệp

giới riêng cho tổ chức mình, trong đó sự phức tạp và các yếu tố rủi ro được giảm bớt. Trên cơ sở đó, tổ chức sẽ có khả năng kiểm soát các hoạt động của mình, tối đa hoá những hoạt động có hiệu quả.

Vì vậy, VHDN giúp tăng lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp, đặc biệt là trong một môi trường cạnh tranh. Một văn hoá mạnh sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức, tổ chức. Bởi vì văn hoá mạnh sẽ tạo được sự thống nhất, giảm thiểu sự rủi ro, tăng cường phố hợp và kiểm soát, thúc đẩy động cơ làm việc của mọi thành viên, tăng hiệu suất và hiệu quả của tổ chức, từ đó tăng được sức cạnh tranh và khả năng thành công của tổ chức, tổ chức trên thị trường (Vadini, 2014). Bên cạnh đó, một khi văn hóa đã tạo ra chất keo dính gắn kết các thành viên với nhau và với tổ chức thì chính nền văn hóa ấy là một yếu tố làm tăng uy tín, hình ảnh và danh tiếng của tổ chức với bên ngoài. Các nhân tài và những nhân viên giỏi sẽ mong muốn được trở thành một thành viên trong nền văn hóa đó. Và các tổ chức sẽ không phải mất nhiều thời gian và chi phí để tuyển mộ hay thuyết phục những nhân tài về với mình. Khi tổ chức đã thu hút, duy trì và phát triển được đội ngũ nhân viên tài năng thì đó sẽ là một lợi thế cạnh tranh tốt, một yếu tố quan trọng đóng góp lớn cho thành công của doanh nghiệp.

1.1.3. Các yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp

1.1.3.1. Các biểu trưng trực quan

Đây là các yếu tố mà ta có thể dễ dàng nhìn thấy được khi tìm hiểu và nghiên cứu về văn hoá của một tổ chức. Các yếu tố đó bao gồm:

iến trúc: Bao gồm kiến trúc ngoại thất và thiết kế nội thất công sở. Từ sự tiêu chuẩn hóa về màu sắc, kiểu dáng của bao bì đặc trưng, thiết kế nội thất như mặt bằng, quầy, bàn ghế, phòng, giá để hàng, lối đi, loại dịch vụ, trang phục… đến những chi tiết nhỏ nhặt như đồ ăn, vị trí công tắc điện, thiết bị và vị trí của chúng trong phòng vệ sinh… Tất cả đều được sử dụng để tạo ấn tượng thân quen, thiện chí và được quan tâm. Sở dĩ như vậy là vì kiến trúc ngoại thất có thể có ảnh hưởng quan trọng đến hành vi con người về phương diện cách thức giao tiếp, phản ứng và thực hiện công việc. Hơn nữa, công trình kiến trúc có thể được coi là một “linh vật” biểu thị một ý nghĩa, giá trị nào đó của một tổ chức (chẳng hạn: giá trị lịch sử gắn

liền với sự ra đời và trưởng thành của tổ chức, các thế hệ nhân viên…), xã hội, còn các kiểu dáng kết cấu có thể được coi là biểu tượng cho phương châm chiến lược của tổ chức.

Nghi lễ: Một trong số những biểu trưng của văn hoá tổ chức là nghi lễ. Đó là những hoạt động đã được định ra từ trước và chuẩn bị kỹ lưỡng dưới hình thức các hoạt động, sự kiện văn hóa – xã hội chính thức, nghiêm trang, tình cảm được thực hiện định kỳ hay bất thường nhằm thắt chặt mối quan hệ tổ chức và thường được tổ chức vì lợi ích của những người tham dự (Nguyễn Mạnh Quân, 2007).

Bảng 1.1: Các loại hình Nghi lễ của tổ chức

Loại hình

Minh họa	Tác động tiềm năng
Chuyển giao	Khai mạc, giới thiệu thành viên mới, chức vụ mới, lễ ra mắt	Tạo thuận lợi cho việc thâm nhập vào cương vị mới vai trò mới
Củng cố	Lễ phát phần thưởng	Củng cố các nhân tố hình thành bản sắc và tôn thêm vị thế của thành viên
Nhắc nhở	Sinh hoạt văn hóa, chuyên môn, khoa học	Duy trì cơ cấu xã hội và làm tăng thêm năng lực tác nghiệp của tổ chức
Liên kết	Lễ hội, liên hoan, tết	Khôi phục và khích lệ chia sẻ tình cảm và sự thông cảm nhằm gắn bó các thành viên với nhau và với tổ chức

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 203 trang tài liệu này.

Nguồn: Nguyễn Mạnh Quân, 2007

Những người quản lý có thể sử dụng lễ nghi như một cơ hội quan trọng để giới thiệu về những giá trị được tổ chức coi trọng. Đó cũng là dịp đặc biệt để nhấn mạnh những giá trị riêng của tổ chức, tạo cơ hội cho mọi thành viên cùng chia sẻ cách nhận thức về những sự kiện trọng đại, để nêu gương và khen tặng những tấm gương điển hình đại biểu cho những niềm tin và cách thức hành động cần tôn trọng của tổ chức. Một tổ chức có thể có nhiều nghi lễ khác nhau, nhưng các nghi lễ có thể được chia thành các loại hình như trong bảng 1.1.

Biểu tượng: Một công cụ khác biểu thị đặc trưng của văn hoá tổ chức là biểu tượng. Các công trình kiến trúc, lễ nghi, giai thoại, khẩu hiệu đều chứa đựng những

đặc trưng của biểu tượng, bởi thông qua những giá trị vật chất, cụ thể, hữu hình, các biểu trưng này đều muốn truyền đạt những giá trị, ý nghĩa tiềm ẩn bên trong cho những người tiếp nhận theo các cách thức khác nhau. Một biểu tượng khác là logo hay một tác phẩm sáng tạo được thiết kế để thể hiện hình tượng về một tổ chức bằng ngôn ngữ nghệ thuật phổ thông. Các biểu tượng vật chất này thường có sức mạnh rất lớn vì chúng hướng sự chú ý của người thấy nó vào một (vài) chi tiết hay điểm nhấn cụ thể có thể diễn đạt được giá trị chủ đạo mà tổ chức muốn tạo ấn tượng, lưu lại hay truyền đạt cho người thấy nó. Logo là loại biểu trưng đơn giản nhưng lại có ý nghĩa rất lớn nên được các tổ chức rất chú trọng.

Ngôn ngữ, khẩu hiệu: Một dạng biểu trưng quan trọng khác thường được sử dụng để gây ảnh hưởng đến văn hoá tổ chức là ngôn ngữ. Nhiều tổ chức đã sử dụng những câu chữ đặc biệt, khẩu hiệu ví von, ẩn dụ đến nhân viên của mình và những người hữu quan. Khẩu hiệu là hình thức dễ nhập tâm và được không chỉ nhân viên mà cả khách hàng và nhiều người khác trích dẫn. Khẩu hiệu thường rất ngắn gọn, hay sử dụng các ngôn từ đơn giản, dễ nhớ; do đó đôi khi có vẻ “sáo rỗng” về hình thức. Khẩu hiệu là cách diễn đạt cô đọng nhất của triết lý hoạt động, kinh doanh của một tổ chức, công ty. Vì vậy, chúng cần được liên hệ với bản tuyên bố sứ mệnh của tổ chức, công ty để hiểu được ý nghĩa tiềm ẩn của chúng.

Giai thoại của tổ chức: Giai thoại thường được thêu dệt từ những sự kiện có thực được mọi thành viên trong tổ chức cùng chia sẻ và nhắc lại với những thành viên mới. Nhiều mẩu chuyện kể về những nhân vật anh hùng của tổ chức như những mẫu hình lý tưởng về những chuẩn mực và giá trị của văn hoá tổ chức. Một số mẩu chuyện trở thành những giai thoại do những sự kiện đã mang tính lịch sử và có thể dược thêu dệt thêm. Một số khác có thể biến thành huyền thoại chứa đựng những giá trị và niềm tin trong tổ chức và không được chứng minh bằng các bằng chứng thực tế. Các mẩu chuyện có tác dụng duy trì sức sống cho các giá trị ban đầu của tổ chức và giúp thống nhất về nhận thức của tất cả mọi thành viên.

Ấn phẩm điển hình: Những ấn phẩm điển hình là một số những tư liệu chính thức có thể giúp những người hữu quan có thể nhận thấy được rõ hơn về cấu trúc văn hóa của một tổ chức. Chúng có thể là bản tuyên bố sứ mệnh, báo cáo thường

niên, “brochures”, tài liệu giới thiệu về tổ chức, công ty, sổ vàng truyền thống, ấn phẩm định kỳ hay đặc biệt, tài liệu quảng cáo giới thiệu sản phẩm và công ty, các tài liệu, hồ sơ hướng dẫn sử dụng, bảo hành... Những tài liệu này có thể giúp làm rõ mục tiêu của tổ chức, phương châm hành động, niềm tin và giá trị chủ đạo, triết lý quản lý, thái độ đối với lao động, công ty, người tiêu dùng, xã hội. Chúng cũng giúp những người nghiên cứu so sánh, đối chiếu sự đồng nhất giữa những biện pháp được áp dụng với những triết lý được tổ chức tôn trọng. Đối với những đối tượng hữu quan bên ngoài thì đây là căn cứ để xác định tính khả thi và hiệu lực của tổ chức; đối với những người hữu quan bên trong thì đây là những căn cứ để nhận biết và thực thi văn hoá tổ chức (Nguyễn Mạnh Quân, 2007).

1.1.3.2. Các biểu trưng phi trực quan

Các biểu trưng phi trực quan của VHDN bao gồm những yếu tố vô hình, không dễ dàng và nhanh chóng thấy được thông qua quan sát mà cần thời gian để tìm hiểu sâu thông qua niềm tin và quan niệm, hành động của các thành viên trong tổ chức. Các biểu trưng phi trực quan về cơ bản bao gồm:

Triết lý: Triết lý là những tư tưởng có tính triết học (tức là sự phản ánh đã đạt tới trình độ sâu sắc và có khái quát cao) được con người rút ra từ cuộc sống của mình và chỉ dẫn, định hướng cho hoạt động của con người.

Tầm nhìn: Tầm nhìn của công ty định hướng sự phát triển của tổ chức trong tương lai. Mục đích của một tầm nhìn tốt là hướng dẫn, kiểm soát và khuyến khích các tổ chức thực hiện tốt nhất công việc đã đề ra. Vai trò của nhà lãnh đạo luôn luôn gắn với tầm nhìn của tổ chức. Do đó, những nhà lãnh đạo biết thiết lập tầm nhìn là những người hiểu biết rõ ràng hơn cả và có cái nhìn xa hơn tất cả mọi người. Tuy nhiên, điều này là không đủ nếu chỉ có các nhà lãnh đạo là những người có tầm nhìn. Họ cần phải chỉ nó ra cho các nhân viên trong công ty để tất cả nhân viên có thể hiểu và làm việc đúng với tầm nhìn mà nhà lãnh đạo đưa ra. Điều này có nghĩa là tầm nhìn của một công ty phải được chia sẻ và phải có sự nỗ lực của tất cả thành viên.

Sứ mệnh: Trong khi tầm nhìn đưa ra hướng hoạt động của công ty thì sứ mệnh trả lời câu hỏi “công việc của tổ chức là nhằm mục đích gì? Tại sao tổ chức tồn tại?”

Giá trị cốt lõi: Giá trị cốt lõi là những nguyên lí thiết yếu và mang tính lâu dài của một tổ chức – tập hợp các quy tắc hướng dẫn rất nhỏ có ảnh hưởng sâu sắc tới cách mà mọi người trong tổ chức suy nghĩ và hành động. Các giá trị này tạo ra một nền tảng để hình thành nên nội quy của tổ chức. Giá trị cốt lõi có giá trị thực chất và có tầm quan trọng rất lớn đối với những người ở bên trong tổ chức. Giá trị cốt lõi là những quy tắc hướng dẫn có khả năng ảnh hưởng vô cùng lớn, là linh hồn của tổ chức; đó là những giá trị đóng vai trò hướng dẫn tất cả các hành động. Giá trị cốt lõi rất quan trọng. Các giá trị này rất ít khi thay đổi theo sự thay đổi của thị trường. Mặt khác, thường thì các tổ chức sẽ thay đổi thị trường nếu cần thiết để duy trì các giá trị cốt lõi thực tế của tổ chức mình (Nguyễn Mạnh Quân, 2007).

Những giả định nền tảng: là yếu tố có chiều sâu nhất của VHDN, nó liên quan đến các yếu tố có tác động đến lý tưởng, niềm tin và quan niệm của con người. Có khá nhiều giả thiết về văn hóa trong các tổ chức. Tuy nhiên, giả thiết được áp dụng nhiều nhất là phương pháp của hai nhà nghiên cứu Kluckhohn và Strodtbeck (1961):

Mối quan hệ của con người với môi trường tự nhiên (Định hướng con người

– tự nhiên): Có ba định hướng trong mối quan hệ này: quyền làm chủ, sự hài hòa và sự phụ thuộc. Trong quyền làm chủ, con người vượt qua tự nhiên và chinh phục cũng như kiểm soát tự nhiên là một thách thức lớn. Tuy vậy, nếu có thể làm chủ hoàn toàn những yếu tố tự nhiên hay siêu tự nhiên, chúng ta sẽ có được nhiều ảnh hưởng tích cực. Tất cả mọi thứ từ điều hòa không khí cho đến cuộc cách mạng xanh đểu bắt nguồn từ những nhu cầu và thách thức muốn làm chủ thiên nhiên. Về sự hài hòa, con người là một phần thuộc về tự nhiên và không thể tồn tại nếu tách khỏi thiên nhiên. Chúng ta có thể và nên phụ thuộc một phần vào thiên nhiên nhưng không thể kiểm soát hoàn toàn thiên nhiên. Trong sự phụ thuộc, con người không thể thay đổi hoàn toàn thiên nhiên. Cuộc sống có nhiều thứ phải phụ thuộc vào yếu tố bên ngoài như số phận và di truyền. Chuyện gì xảy ra thì nó sẽ xảy ra. Chúng ta không thể và không nên kiểm soát và chống lại quy luật tự nhiên.

Quan điểm về vấn đề này phụ thuộc nhiều vào văn hóa. Có một sự khác biệt điển hình giữa văn hóa phương Đông và phương Tây là ở chỗ phương Đông dựa

trên nền văn minh nông nghiệp trong khi phương Tây là nền văn minh công nghiệp. Thời tiết và khí hậu quyết định nông nghiệp có phát triển tốt hay không và kết quả là người Châu Á thường thờ cúng các yếu tố bên ngoài và siêu nhiên như thần thánh. Họ tôn trọng thiên nhiên vì họ quan niệm rằng sự thay đổi của thiên nhiên sẽ làm thần linh nổi giận và trừng phạt họ. Ngược lại ở phương Tây, do nền công nghiệp phát triển nên người phương Tây ít phụ thuộc vào những yếu tố thiên nhiên. Họ tận dụng tài nguyên thiên nhiên để đem lại lợi ích. Do vậy, họ tin tưởng nhiều vào bản thân hơn là những yếu tố tự nhiên. Và kết quả là trong công việc kinh doanh, người phương Tây tin vào cơ hội và sự nỗ lực trong khi người châu Á tin vào may mắn và niềm tin.

Xu hướng thời gian của con người (Định hướng thời gian): Người ta tin rằng con người nên học từ quá khứ, rút ra kinh nghiệm và phấn đấu để tiếp tục truyền thống trong tương lai. Xu hướng ngắn hạn tập trung vào hiện tại và việc thích ứng với sự thay đổi trong truyền thống và tín ngưỡng. Thời điểm hiện tại là quan trọng nhất và không lo lắng về tương lai ra sao. Xu hướng dài hạn tập trung vào tương lai sắp tới như kế hoạch và tìm kiếm những giải pháp mới thay cho những cái cũ. Việc thiết lập kế hoạch và mục tiêu giúp con người hoàn thành được những công việc để thay đổi và phát triển. Vì thế, một vài sự hi sinh trong hiện tại có thể mang lại tương lai thành công hơn, tốt đẹp hơn.

Các biểu hiện cho giả định này được thể hiện trong cách mà người quản trị giải quyết vấn đề và đảm nhiệm công việc. Khi một vấn đề trong quá khứ được lặp lại, các công ty theo xu hướng hiện tại thường giải quyết theo cách cũ trong khi các công ty theo xu hướng tương lai sẽ tìm ra các giải pháp mới hiệu quả và phù hợp hơn. Với các công ty theo xu hướng hiện tại, những người quản lý thường duy trì đội ngũ nhân viên, huấn luyện theo truyền thống và phương pháp mà người quản lý trước từng làm.

Giả định về bản chất tự nhiên của con người (Định hướng bản chất con người): Trong đề xuất định hướng về bản chất tự nhiên của con người, phương pháp Kluckhohn - Strodtbeck đưa ra hai phạm vi: Tốt và tồi tệ hoặc hòa trộn. Tồi tệ quan niệm hầu hết mọi người không thể tin tưởng và sự kém cỏi này phải được kiểm

soát. Hòa trộn là quan điểm con người được trộn lẫn giữa tính cách xấu và tốt. Cuối cùng, tốt là cách suy nghĩ tất cả mọi người đều có tính cách tốt.

Điều này giải thích tại sao các công ty đưa ra các điều luật rất chặt chẽ và nó dựa trên sự tin tưởng của người quản lý đối với nhân viên. Người quản lý tin rằng nếu nhân viên tuân theo luật, họ sẽ ứng xử với đúng quy tắc. Hơn nữa, một vài công ty luôn coi trọng đời tư của nhân viên vì họ nghĩ đời sống riêng tư của nhân viên sẽ phản ánh đúng tính cách con người nhân viên đó.

Phương thức hoạt động của con người (Định hướng hành động): Phương thức hoạt động của con người phụ thuộc vào từng tính cách và từng nhu cầu của mỗi người. Do vậy, có nhiều phương pháp để động viên nhân viên như tăng lương, tiền thưởng, thăng chức... Biết cách thúc đẩy nhân viên làm việc sẽ giúp cho năng suất lao động của công ty tăng lên một cách đáng kể.

Mối quan hệ giữa con người trong tổ chức (Định hướng quan hệ): Có 3 cấp độ trong cách thức quan hệ của con người. Thứ bậc nhấn mạnh về các nguyên tắc phân cấp và đề cao người lãnh đạo trong nhóm hơn. Có một sự sắp xếp tự nhiên trong mối quan hệ khi mà một vài người sinh ra để làm lãnh đạo trong khi những người khác chỉ có thể làm nhân viên. Sự công bằng đòi hỏi tính đồng thuận trong một nhóm. Cách tốt nhất để làm việc là trong một nhóm, mọi người đều có thể ảnh hưởng đến quyết định và tiến trình của công việc. Chủ nghĩa cá nhân nhấn mạnh rằng mỗi cá nhân trong nhóm có quyền đưa ra các quyết định độc lập với cá nhân khác. Quan điểm này cho rằng tất cả mọi người đều có quyền công bằng nên họ có xu hướng làm việc một cách độc lập.

Nguồn gốc của cách thức quan hệ này dựa vào cách tổ chức của một công ty và cách trả lời câu hỏi “Công ty đó có cấu trúc tập trung hay phân cấp?” Sự tập trung diễn ra khi quyền ra quyết định hoàn toàn nằm trong tay các nhà lãnh đạo. Ngược lại, phân cấp là việc phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trong Tổ chức thành nhiều cấp khác nhau tùy theo mô hình cơ cấu tổ chức và mục tiêu kinh doanh, mục tiêu quản lý.

1.1.4. Một số mô hình về văn hóa doanh nghiệp

1.1.4.1. Mô hình văn hóa doanh nghiệp của Edgar Schein

Hiện nay, có một số mô hình về VHDN đã được đưa ra bởi các nhà nghiên cứu trong lĩnh vực này. Khi nói về cấu trúc của VHDN, một trong những mô hình nổi tiếng nhất về nội dung này được giới thiệu bởi Schein (1985, 2004) với ba cấp độ biểu hiện văn hoá trong tổ chức. Mô hình này được áp dụng rộng rãi trong các bài nghiên cứu về VHDN bởi có thể khái quát hoá, đưa ra cái nhìn tổng quan về VHDN. Theo Schein (2004), VHDN là tập hợp các giá trị, chuẩn mực và niềm tin căn bản được tích lũy trong quá trình doanh nghiệp tương tác với môi trường bên ngoài và hòa nhập môi trường bên trong. Các giá trị và chuẩn mực này được truyền đạt cho những thành viên mới như một cách thức tư duy và định hướng giải quyết những vấn đề họ gặp phải. Dựa vào mô hình Schein (1985, 2004), các thành tố trong văn hoá được phân chia theo từng cấp độ biểu hiện: các tạo tác hữu hình, giao tiếp, câu chuyện, lễ nghi, hội họp, lễ hội, chuẩn mực hành vi, biểu tượng, hình tượng, giá trị, niềm tin, thái độ, chuẩn mực đạo đức, triết lý, lịch sử. Khi đánh giá các thành tố trên trong văn hoá, Schein (1985, 2004) đã phân chia cấu trúc doanh nghiệp thành 3 nhóm thành tố sau:

Các thực thể hữu hình

Các cấu trúc và quy trình hữu hình

Các giá trị được tuyên bố

Tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, chiến lược, triết lý,…

Quan niệm, giả định nền tảng

Các niềm tin, lối tư duy và cảm nhận

Hình 1.1: Mô hình Văn hóa doanh nghiệp của Schein

Nguồn: Schein (2004)

Cấu trúc hữu hình:

Lớp đầu tiên là những đặc tính hữu hình của tổ chức có thể dễ dàng nghe, nhìn và cảm nhận trực quan, được biểu hiện dưới dạng những hiện vật mang tính đặc trưng. Ví dụ: sản phẩm, máy móc, công nghệ, các nghi lễ nội bộ, biểu tượng, ngôn ngữ, khẩu hiệu, phong cách giao tiếp,... Hoặc các hiện vật liên quan đến môi trường làm việc như trang phục của nhân viên, nội thất văn phòng, cơ sở vật chất, hành vi