Công Tác Lưu Thông Và Quản Lý Bạn Đọc

886. Trường thông tin về Marc nước ngoài 910. Thông tin nội bộ

* Các hình thức biên mục tại Trung tâm

- Biên mục gốc (còn gọi là biên mục tại chỗ): là quá trình tạo biểu ghi thư mục trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu có trong thư viện bằng các Format nhập dữ liệu có sẵn đã được quy định trong phần mềm mà thư viện sử dụng.

Quy trình cơ bản của biên mục gốc, bao gồm:

+ Xử lý tiền máy: cán bộ biên mục tiến hành mô tả các yếu tố thư mục của tài liệu vào khổ mẫu nhập tin (worksheet) đối với từng loại tài liệu cụ thể, kiểm soát tính thống nhất. Quy tắc mô tả được Trung tâm áp dụng là tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục ISBD và AACR2.

+ Sau xử lý tiền máy là nhập các chỉ thị trường, mã trường con và các dữ liệu thư mục vào máy tính theo đúng quy trình.

+ Hiệu đính biểu ghi trên máy: kiểm tra lại tất cả các thông tin dữ liệu đã nhập, chỉnh sửa, xóa các thông tin nhầm lẫn, sai hoặc không cần thiết.

+ Đưa dữ liệu lên máy chủ để tra cứu, có thể in kết quả dạng phiếu hoặc thư mục khi cần.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 84 trang tài liệu này.

- Biên mục sao chép

Biên mục sao chép là việc sao chép các biểu ghi thư mục của các thư viện khác chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục Z39.50, qua hệ thống mạng hoặc các vật mang tin khác như đĩa từ, đĩa CD mà không cần phải biên mục lại từ đầu, chỉ bổ sung thêm các yếu tố đặc thù của thư viện mình để tạo biểu ghi mới cho phù hợp.

Hiện nay, do nhiều nguyên nhân khác nhau, Thư viện chưa tham gia vào hệ thống các thư viện có hợp tác về biên mục. Hình thức biên mục sao chép có được sử dụng nhưng rất hạn chế, chỉ mang tính chất tham khảo.

Trong quá trình biên mục đối với các tài liệu tiếng Việt, cán bộ thư viện thường tham khảo tới các biểu ghi từ Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Tp. HCM. Đối với các tài liệu tiếng nước ngoài thường tham khảo từ Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Pháp, Thư viện Bảo tàng Anh,…

- Phân loại tài liệu:

Hiện nay TT TT-TV ĐHGTVT đang sử dụng bảng phân loại DDC 14 (bản rút gọn) để phân loại tài liệu. Các ký hiệu phân loại chính là căn cứ để tổ chức mục lục phân loại, sắp xếp tài liệu theo nội dung trong hệ thống kho mở của Thư viện.

- Định từ khóa:

Hiện nay, trong quá trình xử lý thông tin Trung tâm đang sử dụng phương pháp định từ khóa tự do. Việc dùng bộ từ khóa không có kiểm soát dễ dẫn tới tình trạng không nhất quán khi xử lý cùng một đối tượng thông tin, bị bỏ sót tin, nhiễu tin…

- Kiểm soát tính thống nhất trong quá trình biên mục tài liệu

Kiểm soát tính thống nhất trong quá trình biên mục tài liệu là quá trình đảm bảo sự nhất quán khi tạo lập một điểm truy nhập dựa theo các quy tắc mô tả, các khung đề mục chủ đề hay bộ từ khóa có kiểm soát, từ điển từ chuẩn.

Bên cạnh việc thống nhất áp dụng các quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế, Thư viện đã ban hành các quy định nghiệp vụ cụ thể (như các quy định về cách lập tiêu đề mô tả cho tác giả cá nhân, quy định về cách viết tắt…) khi mô tả tài liệu.

Ví dụ: Quy định về cách viết tắt trong trường 260. Thông tin xuất bản:

+ Viết tắt nơi xuất bản là tên thủ đô và các thành phố lớn: Hà Nội = H., Thành phố Hồ Chí Minh = Tp. HCM.,…

+ Viết tắt tên NXB có 4 từ trở lên: Giao thông vận tải = GTVT., Khoa học kỹ thuật = KHKT., Chính trị Quốc gia = CTQG….

+ Không viết tắt đối với tên các NXB có 2 – 3 từ: Xây dựng, Thống kê, Giáo

dục,…

- Tính đến tháng 12/2011, Thư viện ĐHGTVT đã tiến hành biên mục được tổng số khoảng hơn 18.962 biểu ghi thư mục, trong đó:

+ CSDL sách: 14.971 biểu ghi

+ CSDL báo, tạp chí đóng quyển: 1.106 biểu ghi

+ CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: gần 2.000 biểu ghi

+ CSDL sách lưu chiểu: 732 biểu ghi

2.1.2.3. Công tác lưu thông và quản lý bạn đọc

Lưu thông cũng là một trong những phân hệ quan trọng của phần mềm iLib. Cho phép quản lý nghiệp vụ về mượn/trả tài liệu và quản lý thông tin về bạn đọc của Thư viện.

Hình 2.4. Modul Lưu thông và Quản lý bạn đọc

Các tính năng cơ bản của Modul lưu thông

- Quản lý việc mượn trả tài liệu

- Quản lý bạn đọc

- Tra cứu mượn/trả

- Quản trị tham số

- Báo cáo thống kê mượn/trả

- Tích hợp mã vạch…

Thực tế ứng dụng modul Lưu thông tại Trung tâm

- Mượn/trả tài liệu

Cùng với việc ứng dụng CNTT, việc quản lý quản lý lưu thông tài liệu bằng máy tính điện tử được Trung tâm triển khai từ tháng 5/2002.

Trung tâm đã triển khai dịch vụ cho mượn về nhà đối với phòng mượn giáo trình và sách tham khảo. Bạn đọc được mượn tài liệu về nhà trong một khoảng thời gian nhất định theo đúng quy định và chính sách lưu thông của Thư viện.

Nhờ hỗ trợ của công nghệ mã vạch và kết quả xử lý thông tin tự động hóa đã cho phép tự động hóa quá trình lưu thông tài liệu. Các thủ tục, thao tác trong quá trình lưu thông tài liệu như: việc ghi mượn, ghi trả, xác định tình trạng tài liệu trước khi cho mượn, theo dòi quá trình mượn/trả…

Ngoài ra, phần mềm iLib còn hỗ trợ quản lý các công việc khác có liên quan đến quá trình lưu thông và quản lý tài liệu như: theo dòi tài liệu quá hạn, gia hạn tài liệu, thống kê bạn đọc, gửi thông báo thu hồi tài liệu, khóa thẻ bạn đọc,…

- Quản lý bạn đọc

Bạn đọc đến Thư viện đều được làm thẻ thư viện, mức phí 50.000Đ/thẻ. Các thao tác làm thẻ bạn đọc đều được thực hiện trên máy tính. Mỗi bạn đọc cần cung cấp một ảnh chụp, được scan lên máy tính và xử lý bằng phần mềm Photo Canvas V1.10. Các thông tin cần thiết cho một thẻ bạn đọc được nhập vào máy tính nhờ phần mềm tích hợp iLib.

Phần mềm iLib còn hỗ trợ tối đa cho cán bộ thư viện trong công tác quản lý bạn đọc.

Quản lý thông tin cá nhân bạn đọc, bao gồm: Số thẻ, Họ tên, Ngày sinh, giới tính, địa chỉ, đơn vị công tác, khoa, lớp, trường, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn,…

- Tra cứu mượn/trả

Khi mượn/trả tài liệu, thông tin về người mượn trả sẽ được hiển thị trên màn hình máy tính. Trong giao diện tra cứu bạn đọc, cán bộ thư viện có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như: số thẻ, họ tên bạn đọc,…nắm rò được tình trạng mượn/ trả tài liệu của bạn đọc, từ đó có thể in thẻ đọc, gia hạn thẻ, rút thẻ, cập nhật bạn đọc mới hoặc xóa thẻ bạn đọc đã có.

- Báo cáo thống kê mượn trả

Với phần mềm iLib, công tác thống kê về lượt bạn đọc, danh sách bạn đọc đang mượn sách, danh sách mượn quá hạn đều được thống kê một cách tự động và có thể in kết quả một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác.

- Tích hợp mã vạch

Song song với việc tạo khuôn dạng thẻ bạn đọc là in mã vạch cho thẻ nhằm mục đích kiểm tra, quản lý, phân loại bạn đọc thông qua các vạch của mã vạch.

Khi bắt đầu in mã vạch, iLib sẽ cung cấp một giao diện bao gồm các thông tin như: khoảng in, kiểu in, chiều cao, chiều rộng, hướng quay, số hàng,…

2.1.2.4. Công tác tra cứu

Hình 2.5. Giao diện tra cứu OPAC

Modul tra cứu OPAC cho phép khả năng truy cập mục lục trực tuyến thông qua giao diện truy nhập công cộng. NDT có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí, chế độ khác nhau, hỗ trợ tìm kiếm theo các toán tử. Ngoài ra, bạn đọc có thể tra cứu liên thư viện thông qua giao thức Z39.50.

Modul OPAC còn có chức năng cho phép đăng ký mượn tài liệu qua mạng và xem thông tin người dùng, xem tình trạng mượn/trả tài liệu, xin gia hạn qua mạng và bảo mật, thông báo sách mới, trợ giúp NDT, góp ý cho thư viện.

Thực tế ứng dụng modul OPAC tại Trung tâm

Hiện nay, TT TT-TV ĐHGTVT đã xây dựng được rất nhiều CSDL, gồm : sách lẻ, sách tập, sách tiếng Việt, sách tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, báo – tạp chí đóng quyển, luận văn, luận án, NCKH…

Bạn đọc có thể tra cứu trực tuyến từ xa thông qua mạng Internet, truy cập vào địa chỉ http://opac.utc.edu.vn/opac/

* Tra cứu tìm tin

OPAC cung cấp các mức tra cứu tìm kiếm thông tin sau:

- Tra cứu cơ bản

- Tra cứu biểu thức

- Tra cứu nâng cao

- Tra cứu Z39.50

Các toán tử và quy tắc kết hợp tìm kiếm: OPAC cho phép bạn đọc sử dụng các toán tử AND, OR, NOT để tìm kiếm thông tin.

+ Toán tử AND: Sử dụng toán tử này khi ta muốn tìm những thông tin thỏa mãn đồng thời các điều kiện tìm kiếm đã nêu ra.

+ Toán tử NOT: Kết quả của việc sử dụng toán tử này là sự loại bỏ những tài liệu có chứa điều kiện cần loại trừ mặc dù tài liệu đó vẫn thỏa mãn tài liệu muốn tìm kiếm.

+ Toán tử OR: Có thể mở rộng phạm vi tìm kiếm hơn, có nghĩa là một tài liệu được tìm thấy nếu nó thỏa mãn một trong các điều kiện tìm kiếm đã nêu.

- Tra cứu cơ bản

Là cách tìm kiếm đơn giản, trực quan giúp bạn đọc có thể truy xuất nhanh đến một tài liệu hay đơn vị thông tin mình cần. NDT chỉ cần nhập các tiêu chí tìm kiếm vào các trường dữ liệu do chương trình đã mặc định sẵn.

Bạn đọc muốn tìm kiếm tài liệu, vào menu [Tra cứu] trong màn hình chính của OPAC; Chọn loại tài liệu cần tra cứu, nếu bạn đọc không chọn loại tài liệu thì chương trình sẽ mặc định sử dụng màn hình tra cứu chung dành cho tất cả các loại tài liệu có trong CSDL; Nhập tiêu chí tìm kiếm: Tên sách (hay còn gọi Nhan đề chính), Tác giả, Năm xuất bản,…vào trường tương ứng (bạn đọc không cần phải nhập đầy đủ các trường dữ liệu).

Ví dụ 1: Tìm tất cả các tài liệu thỏa mãn điều kiện : Tên sách có chứa thuật ngữ “cầu bê tông cốt thép” và có năm xuất bản là 2008.

Hình 2.6. Kết quả tìm kiếm ví dụ 1

- Tra cứu biểu thức

Đây là chức năng thiết kế dành cho người dùng nâng cao, bằng những lệnh tìm kiếm do Oracle cung cấp người dùng có thể nhập vào câu lệnh tìm kiếm theo ý muốn của mình.

Hình 2.7. Màn hình tra cứu biểu thức