Thực Trạng Ứng Dụng Hệ Quản Trị Thư Viện Tích Hợp Ilib

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

2.1. Thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

2.1.1. Giới thiệu về Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

iLib là Hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp dành cho các Trung tâm Thư viện lớn tại Việt Nam do Công ty CMC nghiên cứu và phát triển. Đây là giải pháp dành cho các cơ quan Thông tin thư viện lớn nhằm tin học hóa toàn bộ hoạt động nghiệp vụ thư viện. Bằng việc đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn ngành, iLib không chỉ giúp tự động hóa tối đa các hoạt động thư viện mà còn tạo tính liên thông với các cơ quan thông tin thư viện bên ngoài.

Phần mềm gồm các công cụ mạnh, linh hoạt giúp cán bộ thư viện xử lý nhanh và giải quyết các yêu cầu đặc thù về nghiệp vụ thư viện.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 84 trang tài liệu này.

Hình 2.1. Giao diện chính của iLib

Các tính năng nổi bật của iLib

- Khả năng lưu trữ lớn lên tới hàng triệu biểu ghi

- Công cụ tìm kiếm mạnh, linh hoạt

- Khả năng tùy biến cao, nhiều tiện ích, thân thiện với người dùng

- Chia sẻ thông tin với các thư viện khác

- Hỗ trợ xuất/nhập dữ liệu với tiêu chuẩn quốc tế

- Đa hệ điều hành, đa môi trường

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ

- Tích hợp Barcode – Mã vạch, Thiết bị từ, Sóng radio – RFID

Cấu trúc của iLib, gồm các Modul chính sau:

- Dịch vụ công cộng trực tuyến OPAC

- Bổ sung và trao đổi (Acquisitions)

- Biên mục (Cataloging)

- Quản lý lưu thông tài liệu (Circulation control)

- Quản lý kho (Inventory control)

- Quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (Serial control)…

Quá trình phát triển của iLib theo thời gian

Từ khi ra đời iLib đã từng bước phát triển với nhiều phiên bản khác nhau.

- Trước năm 2004, iLib 3.0 đáp ứng cơ bản về tự động hóa công tác thư viện.

- Tháng 8 năm 2004, iLib 3.5 hỗ trợ biên mục sách bộ/tập, nhan đề cũ/mới, phiên bản và nguyên bản.

- Cuối năm 2004, iLib 3.6 cải thiện tốc độ và tiện ích chương trình. Có thêm phần tùy biến Worksheet nhập tin hỗ trợ các đơn vị tự xây dựng và quản lý bộ sưu tập tài liệu.

- Năm 2005, iLib 4.0 ngoài việc kế thừa các tính năng của các phiên bản trước, còn cập nhật thêm một số tính năng và nghiệp vụ mới: Chuẩn biên mục MARC21

Holding data cho Báo/tạp chí; Chuẩn biên mục liên kết (linking file) cho tài liệu quan hệ: sách bộ/tập, nhan đề cũ/mới; Hỗ trợ xuất báo cáo ra Word, Excel,…và nhiều tính năng, tiện ích khác, tốc độ và độ ổn định cao.

- Năm 2006, iLib 4.2 Modul sản phẩm thông tin chuyên nghiệp.

2.1.2. Ứng dụng iLib tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

2.1.2.1. Công tác bổ sung

Chức năng Modul bổ sung

Modul bổ sung là một công cụ hữu hiệu giúp quản lý các nguồn tài liệu đầu vào của cơ quan thông tin – thư viện, từ công tác bổ sung mới, bổ sung hồi cố, nhận lưu chiểu đến hoạt động trao đổi tài liệu như đặt mua, kế toán quỹ và trao đổ tài liệu giữa các cơ quan; theo dòi quy trình bổ sung từ lúc đặt mua đến khi được xếp lên giá.

Hình 2.2. Modul Bổ sung

Modul Bổ sung thực hiện các chức năng:

- Đặt và theo dòi nhận tài liệu

- Quản lý quỹ bổ sung và nhà cung cấp

- Kiểm soát báo trùng

- Phân bổ tài liệu

- Báo cáo thống kê

- Tích hợp mã vạch và kiểm soát số ĐKCB

Thực trạng ứng dụng Modul Bổ sung

Vốn tài liệu của TT TT-TV ĐH GTVT có số lượng lớn, khá phong phú, đa dạng về loại hình và được bổ sung thường xuyên khi có điều kiện về kinh phí.

Nhà trường không định mức bổ sung hàng năm cho Thư viện. Tài liệu thường được bổ sung thuộc các diện: sách giáo trình, sách tham khảo, báo – tạp chí nội/ngoại, luận văn, luận án, NCKH,…và từ 3 nguồn chủ yếu là: nguồn mua, nguồn nộp lưu chiểu, nguồn tài trợ và tặng biếu.

+ Nguồn mua: chiếm hầu hết kinh phí, chủ yếu là tài liệu tiếng Việt, mua từ các NXB lớn như: Giao thông vận tải, Giáo dục, Khoa học kỹ thuật,… Tài liệu tiếng nước ngoài chỉ mua với số lượng rất ít (do hạn chế kinh phí) và chủ yếu là tài liệu bằng tiếng Anh.

+ Nguồn lưu chiểu: bao gồm các loại sách giáo trình, sách tham khảo…do Nhà trường xuất bản, luận án, luận văn, NCKH được bảo vệ tại trường.

+ Nguồn tài trợ, biếu tặng: toàn bộ sách ngoại văn của Thư viện được nhận từ các nguồn tài trợ chính như Quỹ Châu Á, Tổ chức Pháp ngữ Aufel, Hội đồng Anh, ĐH Đường sắt Matxcơva, ĐH Cầu đường Paris,…và do các cán bộ, giáo viên đi công tác, học tập ở nước ngoài mang về biếu tặng.

Quy trình thực hiện bổ sung

Việc ứng dụng CNTT vào quy trình bổ sung mang lại rất nhiều lợi ích, công việc bổ sung được tiến hành một cách nhanh chóng, dễ dàng, giảm được chi phí, thời gian, công sức cho cán bộ thư viện.

Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khác nhau TT TT-TV GTVT vẫn chưa triển khai hết các tính năng của modul Bổ sung, chưa ứng dụng CNTT trong thủ tục mua

bán, đặt và thanh toán điện tử. Bổ sung vẫn chủ yếu theo phương pháp truyền thống, mới chỉ áp dụng một số tính năng sau:

* Đơn đặt

- Các cán bộ bổ sung sẽ lên danh sách những ấn phẩm định mua, sử dụng chức năng đơn đặt và thực hiện các thao tác trên phần mềm để tạo yêu cầu bổ sung ấn phẩm (gồm có ấn phẩm định kỳ và ấn phẩm nhiều kỳ), duyệt yêu cầu và in danh sách các yêu cầu bổ sung.

- Trong quá trình tạo đơn đặt, phần mềm iLib còn cung cấp một khả năng rất quan trọng là tra trùng dữ liệu, giúp cán bộ bổ sung kiểm tra được ấn phẩm định đặt mua trước đó đã có trong thư viện hay chưa, tránh việc bổ sung thừa các tài liệu đã có đủ.

- Người cán bộ bổ sung hoàn toàn có khả năng chỉnh sửa/xóa thông tin về các ấn phẩm đặt mua, về chi tiết đơn đặt khi bị nhầm lẫn hoặc không cần thiết.

- Trung tâm đã xây dựng được nhiều mẫu đơn đặt đối với các loại tài liệu: sách giáo trình/sách tham khảo tiếng Việt, sách giáo trình/sách tham khảo tiếng nước ngoài, luận án, luận văn, NCKH,…

* Đơn nhận

- Tương tự như với đơn đặt, cán bộ thư viện sử dụng chức năng đơn nhận để tạo đơn nhận, nhập thông tin cho các ấn phẩm để được bổ sung về. Chọn chức năng Thêm sách tập hoặc Thêm sách lẻ, sau đó chon mẫu nhập một số thông tin cho sách được bổ sung vào các trường trong MARC21 như: nhan đề tài liệu, tác giả, thông tin xuất bản, số trang, khổ cỡ, nơi lưu trữ,…

Sau đó, cán bộ thư viện tiến hành ĐKCB cho từng tài liệu. Số ĐKCB cho mỗi cuốn sách có ký hiệu riêng theo nơi sẽ lưu trữ tài liệu đó. Ví dụ:

Phòng mượn: KH là Mv.

Phòng đọc sách ngoại văn: KH là Dn, luận văn: Lv, luận án: La, nghiên cứu khoa học: NCKH.

Phòng đọc điện tử: KH là Dt.

* Thiết lập các tham số bổ sung

Cán bộ bổ sung sẽ tự tạo tham số bổ sung, bao gồm các tham số về nguồn bổ sung, nhà cung cấp, danh mục loại tiền. Từ đó, có thể dễ dàng kiểm tra được xuất xứ của tài liệu là mua, tài trợ, tặng biếu, hay nguồn lưu chiểu, các nhà cung cấp tài liệu thường xuyên cho thư viện, loại tiền thanh toán bằng tiền Việt hay bằng USD.

* Tra cứu – báo cáo công tác bổ sung

Tra cứu các báo cáo liên quan trong quá trình bổ sung, từ đó tạo ra các báo cáo phục vụ cho công tác bổ sung như: báo cáo bổ sung tài liệu, báo cáo phân bổ kho, đơn đặt, đơn nhận,…nhanh chóng và dễ dàng.

iLib.

2.1.2.2. Công tác biên mục

Biên mục là một trong các modul chính, vô cùng quan trọng của phần mềm

Phân hệ này cung cấp các qui tắc biên mục nhất quán, các tiêu chuẩn biên mục,

mô tả theo các tiêu chuẩn quốc tế; hỗ trợ tối đa các công cụ cho cán bộ biên mục như phân loại, định từ khóa,…

Hình 2.3. Modul biên mục

Các chức năng chính của modul Biên mục

- Biên mục theo MARC21: Cho phép tạo mới, sửa, sao chép, xóa các biểu ghi hiện có, tùy biến thêm bớt các trường mô tả theo đúng khổ mẫu MARC21.

- Hỗ trợ công tác biên mục theo tiêu chuẩn và qui tắc mô tả khác như: ISBD, AACR2, TCVN.

- Khả năng quản lý và mô tả nhiều loại tài liệu: sách, báo – tạp chí, luận văn, luận án, bản đồ, tài liệu nghe nhìn,…

- Trao đổi, xuất nhập dữ liệu dựa trên khổ mẫu MARC21 và tiêu chuẩn ISO2709.

- Biên mục sao chép qua Z39.50 của các thư viện khác.

- Kiểm soát tính nhất quán trong quá trình xác lập các điểm truy cập như tác giả, chủ đề.

Công tác biên mục tại Trung tâm

* Tạo worksheet nhập tin

Trung tâm đã phối hợp với Công ty CMC xây dựng các worksheet nhập tin dựa trên MARC21 sao cho phù hợp với đặc điểm riêng của kho tài liệu của mình.

Ví dụ: Worksheet nhập tin đối với loại tài liệu sách lẻ, bao gồm các trường thông tin chính sau:

001. Mã số biểu ghi

005. Ngày hiệu đính lần cuối

008. Các yếu tố dữ liệu có độ dài cố định

020. Chỉ số sách theo chuẩn quốc tế 041$a. Ngôn ngữ tài liệu

044$a. Mã nước xuất bản

082. Phân loại

100. Tiêu đề mô tả chính – tác giả cá nhân

110. Tiêu đề mô tả chính – tác giả tập thể

111. Tiêu đề mô tả chính – tên hội nghị

242$a. Nhan đề dịch (do cơ quan biên mục dịch)

245. Nhan đề và thông tin trách nhiệm 246$a. Nhan đề bổ sung, nhan đề ngoài bìa 250$a. Lần xuất bản

260. Thông tin xuất bản

300. Mô tả vật lý

490. Tùng thư 500$a. Phụ chú

504$a. Phụ chú thư mục 505$a. Phụ chú phần tập

600. Tên người là chủ đề (Tiêu đề mô tả bổ sung) 610. Tên cơ quan là chủ đề (Tiêu đề mô tả bổ sung) 650. Đề mục chủ đề/Từ khóa kiểm soát

651. Từ khóa địa danh 653$a. Từ khóa tự do 691$a. Chủ đề

700. Tiêu đề mô tả bổ sung – Tác giả cá nhân 710. Tiêu đề mô tả bổ sung – Tác giả tập thể 852. Nơi lưu giữ

856. Địa chỉ điện tử và truy cập

..... Xem trang tiếp theo?
⇦ Trang trước - Trang tiếp theo ⇨

Xem tất cả 84 trang.

Ngày đăng: 21/07/2022