- Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứa đựng thông tin vừa là phương tiện truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành ở doanh nghiệp.
- Tổ chức phân công các kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của mình và bắt buộc phải kiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán.
- Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: (khi tiếp nhận chứng từ kế toán phải kiểm tra).
+ Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của số liệu kế toán.
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ nhằm đảm bảo việc tuân thủ các chế độ về quản lý kế toán tài chính của nhà nước ngăn chặn kịp thời các hiện tượng tham ô lãng phí.
+ Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ. Tính hợp lý là nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với dự toán hay hợp đồng, phù hợp với các định mức kinh tế kỹ thuật, phù hợp với kỷ luật thanh toán, tín dụng, phù hợp với giá cả thị trường hiện tại.
+ Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ (bao gồm nội dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá trị). Kiểm tra căn cứ và phương pháp tính các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ nhằm bảo đảm tính chính xác của số liệu kế toán.
Kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt động kế toán tài chính) là một chức năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm chứng từ trước khi ghi sổ kế toán để bảo đảm chất lượng thông tin kế toán.
Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải nắm chắc chế độ quản lý kế toán tài chính hiện hành, năm chắc kỷ luật thanh toán, tín dụng, các định mức kinh tế kỹ thuật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nắm chắc giá cả thị trường về các đối tượng tính giá ở doanh nghiệp.
2.2.4.2. Tổ chức xử lý chứng từ kế toán
- Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệu của chứng từ gốc hợp pháp và hợp lệ. Trước khi ghi sổ kế toán các kế toán viên phải phân loại chứng từ theo các tiêu thức phân loại đã được xác định.
- Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được dịch ra tiếng việt.
- Căn cứ vào phương pháp kế toán của đơn vị, kế toán sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán (sổ tổng hợp và sổ chi tiết):
+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái: Từ chứng từ gốc (theo trình tự thời gian) lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi ghi vào Nhật ký - Sổ cái đồng thời ghi vào thẻ, sổ chi tiết.
+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký Chung: Từ các chứng từ phát sinh ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt Sổ nhật ký chung và sổ cái, sau đó dùng các số liệu trên chứng từ ghi vào sổ kế toán chi tiết.
+ Đơn vị sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Hình thức này tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thành 2 bước công việc độc lập nhau. Căn cứ vào chứng từ hàng ngày kế toán lập thành các chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ là cơ sở ghi sổ kế toán tổng hợp (sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái). Cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm chứng từ ghi sổ đã lập.
+ Đơn vị sử dụng hình thức nhật ký - chứng từ: Căn cứ vào chứng từ kế toán tiến hành phân loại chứng từ đưa vào các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập thành các nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ ghi các nghiệp vụ cùng loại theo bên có các tài khoản và ghi bên Nợ nhiều tài khoản. Các sổ chi tiết dựa trên các chứng từ gốc và các bảng phân bổ để ghi sổ.
2.2.5. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán
- Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá trình sử dụng.
- Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cá 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp.
- Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo qui định lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp để sử dụng khi cần thiết.
- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị. Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10 năm, 20 năm, có loại vĩnh viễn (theo điều 40 của pháp luật kế toán). Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc báo cáo quyết toán được duyệt.
- Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy, khi tiêu hủy phải có quyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.
2.3. Cách luân chuyển một số chứng từ chủ yếu sử dụng trong doanh nghiệp
2.3.1. Những vấn đề cơ bản về luân chuyển chứng từ
- Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ:
+ Lập chứng từ hoặc tiếp nhận các chứng từ từ bên ngoài.
+ Kiểm tra chứng từ (tính hợp pháp, hợp lý và các yếu tố cơ bản của chứng từ).
+ Sử dụng để ghi sổ, chỉ đạo nghiệp vụ (phân loại chứng từ, định khoản, ghi sổ kế toán)
+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán.
+ Lưu trữ chứng từ
- Kế toán xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ phù hợp với từng nghiệp vụ kinh tế tài chính khác nhau để các bộ phận chức năng, các kế toán viên thực hiện được việc kiểm tra, ghi chép hạch toán theo chức trách nhiệm vụ được phân công.
- Lập chương trình luân chuyển chứng từ là quá trình:
+ Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập chứng từ, kiểm tra, ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán (các phòng nghiệp vụ…)
+ Xác định trách nhiệm vật chất của từng người tham gia thực hiện và xác minh nghiệp vụ kinh tế. (thủ trưởng, kế toán trưởng, người nhận, thủ kho…).
+ Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán, hạn chế sự trùng lặp, tăng tính chính xác kịp thời.
+ Qui định rò thời hạn lưu giữ chứng từ ở các bộ phận để kịp thời chuyển cho các bộ phận kế tiếp và chuyển đến kế toán để hạch toán kịp thời.
- Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển chứng từ ở doanh nghiệp cần quy định rò chức trách, nhiệm vụ quản lý của từng bộ phận chức năng, của từng cá nhân có trách nhiệm đến việc thực hiện nhiệm vụ, giảm bớt các khâu trung gian và giảm thủ tục chứng từ không cần thiết.
2.3.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt
Chứng từ chi tiền mặt phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kỳ trước khi thực hiện.
Thu tiền | Chi tiền |
1. Thu từ bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ 2. Thu từ đi vay 3. Thu từ rút tiền gửi về quỹ 4. Thu từ các khoản nợ phải thu 5. Thu hồi các khoản đầu tư chứng khoán, hoạt động tài chính, hoạt động khác | 1. Chi do xuất quỹ nộp vào ngân hàng 2. Chi cho vay 3. Chi cho hoạt động đầu tư góp vốn đầu tư chứng khoán 4. Chi thanh toán các khoản nợ phải trả 5. Chi khác cho hoạt động sản xuất kinh doanh |
Có thể bạn quan tâm!
-
Tổ chức hạch toán kế toán - 1 -
Tổ chức hạch toán kế toán - 2 -
Khái Quát Chung Về Chứng Từ Kế Toán -
Tổ Chức Luân Chuyển Chứng Từ Kế Toán Bán Hàng -
Nội Dung Của Tổ Chức Tài Khoản Kế Toán Doanh Nghiệp -
Căn Cứ Vào Nội Dung Bên Trong Của Sổ, Có Thể Chía Sổ Kế Toán Thành Các Nhóm Sau Đây:
Xem toàn bộ 228 trang tài liệu này.
Bảng 2.1. Bảng kê hoạt động thu tiền, chi tiền
* Biên lai thu tiền: Là chứng từ trung gian thu tiền trước khi nộp vào quỹ tập trung của đơn vị.
* Phiếu thu: Mẫu số 01-TT do kế toán thanh toán lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.
- Phương pháp lập :
+ Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi sổ thứ tự từng quyển ở ngoài bìa để tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, lưu trữ.
+ Ghi số thứ tự , ngày tháng năm lập phiếu. Số thứ tự của phiếu thu được đánh số liên tục trong một quyển và một năm để tránh trùng lắp.
+ Ghi rò họ tên, địa chỉ người nộp tiền hoặc bộ phận công tác nào của đơn vị.
+ Ghi rò nội dung nộp tiền vào quỹ: Thu tiền bán hàng, thu tạm ứng …
+ Ghi đồng thời số tiền cả bằng số và bằng chữ và phải phù hợp nhau.
+ Ghi số lượng chứng từ gốc đình kèm. Thông thường đây là chứng từ mệnh lệnh.
- Phương pháp luân chuyển, kiểm tra, ghi sổ :
+ Phiếu thu do kế toán thanh toán (người lập phiếu) ghi thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần, kế toán thanh toán ký.
+ Chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng ký duyệt.
+ Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu.
+ Thủ quỹ nhận tiền, ghi số tiền đã nhận bằng chữ và ký vào phiếu thu.
+ Ba liên của phiếu thu được luân chuyển như sau: Một liên lưu lại cuốn; một liên người nộp tiền giữ: nếu là người ngoài đơn vị thì liên này là căn cứ chứng minh đã nộp tiền, nếu là người đơn vị thì liên này được trao cho bộ phận kế toán của đơn vị đó là căn cứ chứng minh đã nộp tiền theo đúng phếu chi; một liên thủ quỹ giữ lại ghi sổ quỹ cuối ngày tập hợp các phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm theo cho kế toán để ghi sổ kế toán. Sau khi ghi sổ xong phiếu thu được bảo quản trong năm và hết năm được chuyển sang lưu trữ .
- Quy trình lập và luân chuyển của phiếu thu được thực hiện 1 trong 2 phương án sau:
Trong thực tế doanh nghiệp có thể áp dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặc kết hợp cả 2 phương án. Nếu thực hiện kết hợp cả hai phương án thì phải tuân thủ yêu cầu sau:
+ Đối với nghiệp vụ thu tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1 để đảm bảo tính chặt chẽ của nghiệp vụ. Thu tiền nhỏ có tính chất thường xuyên để đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ thu tiền và ghi sổ kế toán sử dụng phương án 2.
Bảng 2.2. Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu (Phương án 1)
Các bộ phận chức năng | ||||
Người nộp tiền | KTT thủ trưởng đơn vị | Thủ quỹ | Kế toán thanh toán (KTTT) | |
1. Đề nghị nộp tiền | | |||
2. Lập phiếu thu | | |||
3. Ký phiếu thu | | |||
4. Thu tiền | | |||
5. Ghi sổ | | |||
6. Bảo quản Chứng từ | |
- Người nộp tiền chuẩn bị tiền
- Kế toán thanh toán viết phiếu thu
- Trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt
- Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ
- Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu
- Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận, người nộp tiền giữ lại 1 liên, chuyển trả 1 liên cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi sổ quỹ
- Thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt
- Kế toán thanh toán lưu phiếu thu
Bảng 2.3. Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu (Phương án 2)
Các bộ phận chức năng | ||||
Người nộp tiền | KTT thủ trưởng đơn vị | Thủ quỹ | Kế toán thanh toán (KTTT) | |
1. Đề nghị nộp tiền | | |||
2. Lập phiếu thu | | |||
3. Thu tiền | | |||
4. Ghi sổ | | |||
5. Ký phiếu thu | | |||
6. Bảo quản chứng từ | |
- Người nộp tiền chuẩn bị tiền
- Kế toán thanh toán viết phiếu thu
- Chuyển phiếu thu cho thủ quỹ
- Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu
- Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận, người nộp tiền giữ lại 1 liên, chuyển trả 1 liên cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi sổ quỹ
- Thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế toán thanh toán
- Trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt
- Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt
- Kế toán thanh toán lưu phiếu thu
*Phiếu chi: Mẫu số 02-TT: Do kế toán trưởng hoặc kế toán tiền mặt lập thành 2 hoặc 3 liên, 3 liên trong trường hợp doanh nghiệp có đơn vị cấp trên trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 (nếu có) chuyển cho kế toán cấp trên.
- Phương pháp lập phiếu chi tiền mặt (Giống phiếu thu và phải được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt ).
- Phương pháp luân chuyển :
+ Phiếu chi do kế toán thanh toán lập thành 2 liên và ký.
+ Chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt.
+ Thủ quỹ xuất quỹ và ký vào phiếu chi.
+ Người nhận tiền nhận tiền, kiểm tra lại và ký vào phiếu chi.
+ Hai liên phiếu chi được luân chuyển như sau : Một liên lưu tại cuốn. Một liên thủ quỹ dùng để xuất quỹ và ghi sổ quỹ sau đó cuối ngày liên này chuyển cho kế toán kèm theo chứng từ gốc để ghi sổ kế toán. Sau khi ghi sổ xong phiếu chi được đưa vào bảo quản.
- Quy trình lập và luân chuyển của phiếu chi
Bảng 2.4. Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi (Phương án 1)
Các bộ phận chức năng | ||||
Người có nhu cầu chi tiền | Kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị | Thủ quỹ | Kế toán thanh toán (KTTT) | |
1. Đề nghị chi tiền | | |||
2. Duyệt lệnh chi | | |||
3. Lập phiếu chi | | |||
4. Ký phiếu chi | | |||
5. Chi tiền | | |||
6. Ghi sổ | | |||
7. Bảo quản Chứng từ | |
- Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi.
- Kế toán trưởng, giám đốc duyệt chi
- Kế toán thanh toán căn cứ duyệt chi viết phiếu chi
- Kế toán trưởng, giám đốc ký phiếu chi
- Chuyển phiếu chi cho thủ quỹ. Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký phiếu chi
- Người nhận tiền ký phiếu chi, trả lại phiếu chi cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ
- Thủ quỹ chuyển phiếu chi cho kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán ghi sổ và lưu trữ phiếu chi
Bảng 2.5. Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi (Phương án 2)
Các bộ phận chức năng | ||||
Người có nhu cầu chi tiền | Kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị | Thủ quỹ | Kế toán thanh toán (KTTT) | |
1. Đề nghị chi tiền | | |||
2. Duyệt lệnh chi | | |||
3. Lập phiếu chi | | |||
4. Chi tiền | | |||
5. Ghi sổ | | |||
6. Ký phiếu chi | | |||
7. Bảo quản chứng từ | |
- Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi.
- Kế toán trưởng, giám đốc duyệt chi
- Kế toán thanh toán căn cứ duyệt chi viết phiếu chi
- Chuyển phiếu chi cho thủ quỹ. Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký phiếu chi
- Người nhận tiền ký phiếu chi, trả lại phiếu chi cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ
- Thủ quỹ chuyển phiếu chi cho kế toán thanh toán
- Kế toán trưởng, giám đốc ký phiếu chi
- Kế toán thanh toán ghi sổ và lưu trữ phiếu chi
Trường hợp doanh nghiệp có thể sử dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặc kết hợp cả 2 phương án thì phải thực hiện yêu cầu:
+ Đối với nghiệp vụ chi tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1 nhằm đảm bảo tính chặt chẽ của những nghiệp vụ chi tiền.
+ Đối với nghiệp vụ chi tiền nhỏ mang tính chất thường xuyên cho hoạt động sản xuất kinh doanh để đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ chi tiền và ghi sổ kế toán ta sử dụng phương án 2.
2.3.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập xuất kho vật liệu cho sản xuất
Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản lưu động thường được lưu chuyển qua kho mà doanh nghiệp mua về với mục đích để sản xuất ra sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ hoặc để bán.
Hàng tồn kho là nguyên vật liệu, công cụ, phụ tùng, doanh nghiệp mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hàng hoá doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.
Thành phẩm doanh nghiệp sản xuất ra nhập kho để bán.
Chứng từ sử dụng bao gồm
*) Biên bản giao nhận là chứng từ dùng để minh chứng tính chính xác của nghiệp vụ nhập hàng tồn kho. Giữa 3 đối tượng: Người bán, người quản lý tài sản và thủ kho về mặt lý thuyết biên bản kiểm nghiệp được lập cho tất cả các nghiệp vụ hàng tồn kho, nhưng trên thực tế bán hàng này chỉ được lập trong các trường hợp sau đây.
- Hàng nhập với khối lượng lớn
- Hàng nhập không nguyên đai nguyên kiện rời lẻ.
- Hàng nhập có tính chất cơ khí hoá phức tạp.
*) Phiếu nhập kho: Mẫu số 01-VT: Phiếu này do cán bộ phòng cung ứng lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhập hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.
- Phương pháp lập phiếu nhập kho
+ Căn cứ vào mẫu phiếu nhập kho để lập phiếu kho. Ngoài bìa ghi số quyển, thứ tự trong quyển đánh từ đầu năm đến cuối năm.
+ Ghi ngày tháng năm lập phiếu nhập kho, họ tên địa chỉ của người nhập kho.
+ Ghi rò nhập vào kho nào: vật liệu, sản phẩm, hàng hoá.
+ Ghi rò số lượng đơn giá của từng loại. Số lượng nhập kho theo chứng từ do người viết phiếu ghi; số lượng nhập kho thực tế do thủ quỹ ghi.
+ Dòng cuối cùng: Cộng cột thành tiền ghi cả bằng số và bằng chữ, hai số này phải khớp nhau.
- Phương pháp luân chuyển , kiểm tra ghi số phiếu nhập kho
+ Phiếu nhập kho do bộ phận kế toán lập hàng hoá bộ phận vật tư của đơn vị lập thành 3 liên. Sau đó người lập phiếu ký. Trong bước này người lập phiếu phải căn cứ vào chứng từ bên bán (hoá đơn bán hàng hoặc các chứng từ hợp lệ) và biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá để viết phiếu nhập kho. Nếu bỏ qua bước này có thể tạo ra khe hở trong quản lý vật tư, sản phẩm, hàng hoá.
+ Chuyển phiếu nhập kho cho người phụ trách hoặc thủ trưởng đơn vị ký.
+ Người giao hàng, mang hàng để nhập kho ký vào phiếu nhập kho.
+ Thủ kho căn cứ vào số lượng thực tế nhập kho ghi vào cột thực nhập và ký vào phiếu nhập kho.