Khái Quát Chung Về Chứng Từ Kế Toán

- Các hình thức khác theo quy đinh của pháp luật

1.3.6. Tổ chức kiểm kê tài sản

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế toán.

Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện kiểm kê toái sản trong các trường hợp sau:

- Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính

- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp.

- Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp

- Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt hoặc các thiệt hại bất thường khác

- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 228 trang tài liệu này.

Sau khi kiểm kê tài sản, doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi tên sổ kế toán, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

Sau khi kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và kỳ báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

1.3.7. Tổ chức kiểm tra kế toán

Doanh nghiệp phải tự tổ chức kiểm tra kế toán và chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra trong cùng một năm. Việc kiểm tra kế toán chi được thực hiện khi có quyết định kiểm tra cùng nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật với các nội dung kiểm tra được quy định trong quyết định kiểm tra, gồm: Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; Kiểm tra việc thực hiện tổ chức quản lý hoạt động nghề nghiệp kiểm toán; kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán

Doanh nghiệp có trách nhiệm phải cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình cá nội dung theo yêu cầu của đoạn kiểm tra và thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán. Đồng thời doanh nghiệp có quyền được từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định của pháp luật, khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán. Trường hợp

không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì thực hiện theo quy định của pháp luật

Đơn vị kế toán cấp trên, công ty mẹ trong đó có Tổng công ty nhà nước có quyền và chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán cấp cơ sở, các công ty con.

CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1. Trình bày các khái niệm và nguyên tắc cơ bản của kế toán.

Câu 2. Trình bày yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.

Câu 3. Trình bày căn cứ và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.

Câu 4. Trình bày nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.

CHƯƠNG 2. TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

2.1. Khái quát chung về chứng từ kế toán

2.1.1. Khái niệm về chứng từ kế toán

Chứng từ (dịch từ tiếng La tinh là Documentum) có nghĩa là chứng minh, bằng chứng. Bản chất của chứng từ là chứng minh cho những gì đã xảy ra, là bằng chứng các sự kiện khi có những tranh chấp nảy sinh.

Theo Luật kế toán Việt Nam năm 2003: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Lập chứng từ kế toán là phương pháp kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa điểm phát sinh nghiệp vụ bằng giấy tờ hoặc vật mang tin theo quy định của pháp luật.

Tổ chức chứng từ là quá trình vận dụng chế độ chứng từ vào đặc thù riêng của doanh nghiệp. Quá trình gồm việc xác định chủng loại, số lượng, nội dung kết cấu và qui chế quản lý sử dụng chứng từ. Tiếp theo là việc thiết lập các bước thủ tục cần thiết để hình thành bộ chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh gắn với từng đối tượng kế toán nhằm thiết lập thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho việc quản lý, tác nghiệp hàng ngày và ghi sổ kế toán.

Việc thu nhập thông tin kế toán thực chất là việc tổ chức chứng từ. Việc thu nhập thông tin kế toán phản ánh vào các chứng từ có một ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, tính hợp lý và đáng tin cậy của thông tin kế toán đồng thời cũng là căn cứ không thể thiếu để kiểm toán, kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Được lập theo đúng mẫu quy định của pháp luật, đúng nội dung quy định trên chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa.

- Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị.

- Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan, những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có dấu của đơn vị kinh tế (nếu có).

- Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì được viết tay nhưng chứng từ viết tay phải có đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không gian, thời gian, địa điểm và giá cả.

- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả.

- Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà nước thì các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá trong từng thời kỳ.

- Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng giấu đơn vị. Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải nộp. Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố bổ xung nhằm phản ánh các chỉ tiêu mang tính đặc thù của ngành.

2.1.2. Nội dung cơ bản của chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng tỏ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu cụ thể, thích hợp với yêu cầu và nội dung phản ánh nhưng phải bảo đảm những yếu tố cơ bản của chứng từ và có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính. Dù là chứng từ bắt buộc hay chứng từ hướng dẫn, nội dung của chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau đây:

- Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi...).

- Số hiệu của chứng từ.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

- Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị.

- Chữ ký, họ và tên của người lập và những người chịu trách nhiệm liên quan đến chứng từ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm tra (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định nêu trên còn phải có chỉ tiêu: thuế suất và số

thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải cỏ thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.

2.1.3. Phân loại chứng từ kế toán

Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và sử lý chứng từ kế toán cần phải phân loại chứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo những tiêu thức khác nhau:

- Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh:

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định

+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu sản xuất kinh doanh

- Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế:

+ Chứng từ bắt buộc: Phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc đối tượng có yêu cầu quản lý chặt chẽ như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất. Đối với các chứng từ bắt buộc phải được lập theo mẫu thống nhất. Chứng từ bắt buộc có một số loại đặc biệt như séc lệnh chuyển tiền, lệnh chi tiền, biên lai thu phí, lệ phí, tín phiếu, công trái…

+ Chứng từ hướng dẫn: Phản ánh các mối quan hệ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp như: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, phiếu báo làm theo giờ, biên bản kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm… các loại chứng từ này có đặc thù riêng của từng ngành từng đơn vị.

- Phân loại theo công dụng của chứng từ:

+ Chứng từ mệnh lệnh: Dùng để chuyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người quản lý cho các bộ phận cấp dưới: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư…

+ Chứng từ thực hiện: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành, thể hiện kết quả thực hiện và trách nhiệm vật chất mà các bên có liên quan như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất vật tư… Thường chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện đính kèm với nhau mới đảm bảo đầy đủ tính pháp lý.

+ Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ kết hợp 2 hoặc 3 công dụng khác nhau như: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…

- Phân loại theo thời điểm phát sinh của chứng từ:

+ Chứng từ gốc: Phản ánh một cách trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được lập ngay khi phát sinh, chứng từ gốc bao gồm cả chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện nó có đầy đủ tính pháp lý trong kế toán và trong quản lý.

+ Chứng từ tổng hợp: (Chứng từ thủ tục kế toán) được lập trên cơ sở nhiều chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh cùng loại (chứng từ trung gian) nhằm

giúp cho việc ghi sổ kế toán được gọn nhẹ. Chứng từ tổng hợp lập theo định kỳ (3 ngày, 5 ngày, 10 ngày hoặc hàng ngày) như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ…

Ngày nay ngoài chứng từ bằng giấy tờ còn có chứng từ điện tử, chứng từ điện tử là chứng từ kế toán mà nội dung của nó được thể hiện dưới dạng điện tử đã được mã hoá không có sự thay đổi nội dung trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.

2.2. Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán

2.2.1. Ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán

2.2.1.1. Ý nghĩa

- Về mặt quản lý: Ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin kinh tế trở lên nhanh chóng để lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định hợp lý, kịp thời. Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ mới có giá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mã hoá thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán.

- Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để trọng tài kinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.

Tổ chức tốt chứng từ sẽ đảm bảo cho hệ thống thông tin ban đầu được đầy đủ. Tổ chức tốt chứng từ sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh các nghiệp vụ được đúng đắn, làm cơ sở cho việc xử lý, quy trách nhiệm được cụ thể, chính xác.

2.2.1.2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán

- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào qui mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng chủng loại chứng từ thích hợp. Thông tin đó tỷ lệ thuận với quy mô sản xuất, trình độ quản lý.

- Căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động của tài sản.

- Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu phải quản lý tài sản khác nhau mà có qui trình luân chuyển khác nhau .

- Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về biểu mẫu chứng từ.

2.2.2. Tổ chức quá trình lập chứng từ kế toán

- Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính.

- Tổ chức lập chứng từ là xây dựng qui chế lập và trách nhiệm hình thành của chứng từ đảm bảo cho chúng hình thành theo đúng chế độ quy định, theo yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi sổ kế toán.

- Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung

+ Yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ (tên chứng từ, ngày và số thứ tự của chứng từ, tên địa chỉ của cá nhân có liên quan, nội dung kinh tế cụ thể, quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá trị, chữ ký của những người có trách nhiệm).

+ Yếu tố bổ sung: Là các yếu tố thông tin thêm làm rò những đặc điểm cá biệt của chứng từ (quy mô kế hoạch hay định mức, phương thức thanh toán, thời gian bảo hành…).

- Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Lập đúng mẫu quy định (bắt buộc hoặc hướng dẫn)

+ Ghi đủ các yếu tố của chứng từ

+ Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại

+ Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong đơn vị và các phần hành kế toán.

- Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu theo các mẫu quy định để ghi nhận đầy đủ thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Tổ chức luân chuyển chứng từ ban đầu khoa học, hợp lý để các bộ phận có liên quan thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ có thể kiểm tra, ghi chép hạch toán được kịp thời.

- Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hàng ngày ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, liên quan đến người lao động vì vậy cần phải tổ chức thu nhận thông tin bằng các chứng từ ban đầu ở tất cả các bộ phận. Chứng từ ban đầu giúp cho việc hạch toán ban đầu được chính xác, đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, tuy nhiên không hoàn toàn do kế toán viên thực hiện mà do nhưng người làm việc ở các bộ khác trong doanh nghiệp được phân công thực hiện với sự hướng dẫn, kiểm tra và giám sát của phòng kế toán doanh nghiệp.

- Các nghiệp vụ nội sinh khi phát sinh cũng phải lập chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ. Đại bộ phận các chứng từ kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập. Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập. Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ thống nhất, thích hợp với từng loại nghiệp vụ nội sinh thường phát sinh trong doanh nghiệp (là các nghiệp vụ

phân bổ và trích trước chi phí để tính giá thành, phân bổ cho các đối tượng, các nghiệp vụ liên quan đến việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh - vẫn thường gọi là bút toán điều chỉnh bút toán kết chuyển).

2.2.3. Tổ chức ký duyệt chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

2.2.4. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán

2.2.4.1. Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán

Xem toàn bộ nội dung bài viết ᛨ