Tổ Chức Luân Chuyển Chứng Từ Kế Toán Bán Hàng

+ Ba liên của phiếu nhập kho được luân chuyển như sau: Liên 1: Lưu

Liên 2: Giao người nhận

Liên 3: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho cuối ngày hoặc định kỳ tập hợp phiếu nhập kho giao cho kế toán vật tư, sản phẩm, hàng hoá để ghi vào sổ kế toán (sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá) sau đó kế toán bảo quản và lưu trữ phiếu nhập kho.

- Quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho.

Bảng 2.6. Quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho

Trách nhiệm luân chuyển

Biểu công việc

Các bộ phận chức năng
Người có nhu cầu nhập hàng	Ban kiểm nghiệm	Cán bộ phòng cung ứng	Phụ trách cung ứng	Thủ kho	Kế toán hàng tồn kho
1. Đề nghị nhập hàng	
2. Biên bản kiểm nghiệm		
3. Lập phiếu nhập						
4. Ký phiếu nhập				
5. Nhập kho					
6. Ghi sổ						
7. Bảo quản chứng từ						

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 228 trang tài liệu này.

- Khi xuất hiện nhu cầu vật tư, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu

- Phiếu yêu cầu được gửi đến phòng cung ứng vật tư được phụ trách phòng ký xác nhận

- Căn cứ vào phiếu yêu cầu hoặc kế hoạch mua vật tư, nhân viên phòng cung ứng làm các thủ tục để mua

- Phòng cung ứng lập hợp đồng để giám đốc ký hợp đồng với người bán

- Căn cứ vào hợp đồng đã ký phòng cung ứng thông báo số lượng và thời hạn nhận hàng cho thủ kho.

- Hàng được người bán giao đến thủ kho hoặc được nhân viên phòng cung ứng đưa về kho

- Phòng cung ứng lập phiếu nhập kho thành 2 liên

- Phòng cung ứng cùng người giao hàng hoặc người bán ký vào phiếu nhập kho

- Phiếu nhập kho được chuyển 1 liên cho thủ kho.

- Thủ kho nhập hàng và ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho rồi ký vào phiếu nhập kho

- Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi số lượng hàng đã nhập kho vào thẻ kho

- Phiếu nhập kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho, phiếu yêu cầu hóa đơn và hợp đồng được phòng cung ứng chuyển cho kế toán hàng tồn kho

- Kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn để ghi vào sổ kế toán liên quan

- Kế toán hàng tồn kho chuyển bộ chứng từ mua vật tư, hàng hóa gồm: phiếu yêu cầu, hợp đồng, phiếu nhập kho, hóa đơn cho bộ phận thanh toán và các bộ phận khác có liên quan

- Bộ phận kế toán có liên quan căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn để ghi sổ kế toán.

* Phiếu xuất kho: Mẫu số 02-VT do cán bộ phòng cung ứng hoặc bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần. Trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.

- Phương pháp lập phiếu xuất kho :

Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lãnh hoặc do phòng cung ứng lập (tuỳ theo tổ chức quản lý và quy định của từng đơn vị) thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung ứng ký và ghi rò họ tên giao cho người cầm phiếu xuống kho để nhận. Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào cột số thực tế xuất kho, ngày tháng xuất kho cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho.

+ Liên 1: Lưu

+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi cột đơn giá và ghi vào sổ kế toán.

+ Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.

- Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho.

Trách nhiệm luân chuyển Biểu công việc	Các bộ phận chức năng
Trách nhiệm luân chuyển Biểu công việc	Người có nhu cầu	Cán bộ phòng cung ứng	Kế toán trưởng (thủ trưởng đơn vị)	Thủ kho	Kế toán hàng tồn kho
1. Đề nghị xuất dùng	
2. Duyệt lệnh xuất			
3. Lập phiếu xuất		
4. Ký phiếu xuất			
5. Xuất kho				
6. Ghi sổ					
7. Bảo quản chứng từ					

Bảng 2.7. Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho

- Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu có sự xác nhận của phụ trách kỹ thuật

- Phiếu yêu cầu được chuyển cho phòng cung ứng, phụ trách phòng cung ứng ký

- Căn cứ vào phiếu yêu cầu phòng cung ứng lập phiếu xuất kho làm 3 liên (1 liên lưu)

- Người nhận vật tư (đại diện cho bộ phận có nhu cầu vật tư) mang 2 liên phiếu xuất kho xuống kho để làm thủ tục xuất kho

- Thủ kho xuất vật tư rồi ghi số lượng vật tư xuất và ký vào phiếu xuất kho

- Người nhận vật tư giữ 1 liên phiếu xuất kho, vật tư được giao đến bộ phận có nhu cầu sử dụng

- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi thẻ kho

- Phiếu xuất kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho

- Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán hàng tồn kho ghi sổ kế toán liên quan

- Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kế toán chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và bộ phận kế toán có liên quan

- Từ bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm vào sổ kế toán có liên quan

- Phiếu xuất kho được lưu giữ

Phiếu xuất kho thường được lập thành 3 liên:

Liên 1: Thủ kho lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu với kế toán Liên 2: Người nhận vật liệu

Liên 3: Kế toán vật tư ghi sổ (sổ chi tiết vật tư) sau đó chuyển sang cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất.

2.3.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

- Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức sau đây:

+ Hóa đơn theo mẫu in sẵn (hóa đơn có thuế Giá trị gia tăng và hóa đơn không có thuế GTGT trực tiếp – hoá đơn thông thường).

+ Hóa đơn in từ máy

+ Hóa đơn điện tử

+ Tem, vé, thẻ in giá thanh toán

Bộ tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn bán hàng phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền thỏa thuận bằng văn bản.

- Trình tự luân chuyển chứng từ về bán hàng như sau:

Bảng 2.8. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ bán hàng

Trách nhiệm luân

chuyển

Biểu công việc

Các bộ phận chức năng
Người mua hàng	Cán bộ phòng kinh doanh (phòng vật tư)	KTT (Thủ trưởng đơn vị)	Thủ kho	Thủ quỹ	Kế toán hàng tồn kho (Kế toán bán hàng)
1. Đề nghị mua hàng	
2. Viết hoá đơn		
3. Ký hoá đơn			
4. Viết phiếu thu						
5. Ký phiếu thu			
6. Thu tiền				
7. Xuất hàng					
8. Ghi sổ						
9. Bảo quản chứng từ						

Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên:

Liên 1: Thủ kho hoặc nhân viên bán hàng Lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu với kế toán.

Liên 2: Giao cho khách hàng

Liên 3: Kế toán lập chứng từ thu tiền và ghi sổ kế toán.

2.3.5. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tăng giảm tài sản cố định

- Khi lập chứng từ tăng giảm TSCĐ phải phản ánh đúng nguyên giá.

- Chứng từ của chủ sở hữu thường là các chứng từ mệnh lệnh như các quyết định về đầu tư, điều động liên doanh, quyết định về nhượng bán, thanh lý tài sản cố định.

- Chứng từ thực hiện việc giao nhận thanh lý, hoặc nhượng bán TSCĐ nó gắn liền với từng TSCĐ.

- Trình từ luân chuyển chứng từ TSCĐ thể hiện như sau:

Kế toán TSCĐ

Bộ chứng từ

Ghi thẻ Ghi sổ

TSCĐ TSCĐ

Chủ sở hữu TSCĐ

Các quyết định (chứng từ mệnh lệnh)

Hội đồng giao thận thanh lý TSCĐ

Biên bản giao, nhận thanh lý TSCĐ (chứng từ thực hiện)

Một trong những nội dung cơ bản của Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của bộ trưởng Bộ Tài chính là hệ thống chứng từ kế toán.

Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm danh mục chứng từ, các mẫu biểu chứng từ và cách ghi chép từng chứng từ. Danh mục chứng từ kế toán bao gồm 37 mẫu biểu được chia thành 5 loại:

Loại 1 - Lao động tiền lương gồm 12 chứng từ Loại 2 - Hàng tồn kho gồm 7 chứng từ

Loại 3 - Bán hàng gồm 2 chứng từ Loại 4 - Tiền tệ gồm 10 chứng từ

Loại 5 - Tài sản cố định gồm 6 chứng từ

Ngoài ra Bộ Tài chính cũng hướng dẫn sử dụng một số chứng từ ban hành kèm theo các văn bản khác.

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1. Phương pháp chứng từ kế toán là:

a. Phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm vào các bản chứng từ.

b. Phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành.

c. Phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

d. Phương pháp kế toán phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm vào các bản chứng từ.

Câu 2. Ý nghĩa của chứng từ kế toán:

a. Là bằng chứng chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

b. Căn cứ pháp lý cho mọi số liệu và cơ sở để ghi sổ kế toán

c. Căn cứ pháp lý để kiểm tra và bằng chứng để kiểm tra và giải quyết mọi tranh chấp.

d. Cả (a), (b) và (c).

Câu 3. Chứng từ hợp pháp là chứng từ:

a. Lập theo mẫu quy định

b. Ghi chép đúng nội dung

c. Có chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu của đơn vị

d. Cả (a), (b) và (c).

Câu 4. Chứng từ hợp lệ là chứng từ:

a. Ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và đúng quy định về phương pháp lập

b. Ghi chép đúng thời gian

c. Ghi chép đúng nội dung

d. Ghi chép đúng địa điểm.

Câu 5. Một chứng từ được coi là hợp pháp, hợp lệ phải có các yếu tố cơ bản:

a. Tên gọi chứng từ, số và ngày chứng từ, nội dung nghiệp vụ tóm tắt, các đơn vị đo lường và tên, địa chỉ, chữ ký của người có trách nhiệm.

b. Tên gọi chứng từ, số và ngày chứng từ, các đơn vị đo lường và tên, địa chỉ, chữ ký của người có trách nhiệm.

c. Số và ngày chứng từ, nội dung nghiệp vụ tóm tắt, các đơn vị đo lường và tên, địa chỉ, chữ ký của người có trách nhiệm.

d. Tên gọi chứng từ, số và ngày chứng từ, nội dung nghiệp vụ tóm tắt, địa chỉ, chữ ký của người có trách nhiệm

Câu 6. Chứng từ kế toán là:

a. Vật mang tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính.

b. Vật mang tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính và chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

c. Vật mang tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính và chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành

d. Vật mang tin về nhân sự và kế hoạch

Câu 7. Trình tự luân chuyển chứng từ:

a. Kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ.

b. Lưu trữ chứng từ, kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ.

c. Tổ chức luân chuyển chứng từ, kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ và lưu trữ chứng từ.

d. Sắp xếp, luân chuyển và lưu trữ.

Câu 8. Chứng từ kế toán được lập trực tiếp tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh được gọi là:

a. Chứng từ mệnh lệnh

b. Chứng từ gốc

c. Chứng từ bên ngoài

d. Chứng từ tiền mặt

Câu 9. Chứng từ kế toán chỉ được lập:

a. Một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính

b. Hai lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính

c. Nhiều lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính

d. Bất kỳ khi nào.

Câu 10. Chứng từ bên trong là:

a. Do người bán lập

b. Do bên ngoài lập

c. Do người mua lập

d. Do doanh nghiệp lập.

CÂU HỎI ĐÚNG SAI

Câu 1. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do thủ trưởng đơn vị quy định theo pháp luật.

Câu 2. Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành.

Câu 3. Kế toán trưởng được ký “thừa ủy quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp các loại chứng từ

Câu 4. Mọi chứng từ kế toán không cần có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.

Câu 5. Doanh nghiệp có quyền sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.

Câu 6. Chứng từ mệnh lệnh mang quyết định của chủ thể quản lý.

Câu 7. Phiếu nhập kho là chứng từ bắt buộc.

Câu 8. Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định

Câu 9. Chứng từ hướng dẫn sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp

Câu 10. Hóa đơn là chứng từ bên ngoài

Câu 11. Có ý kiến cho rằng “Chứng từ có thể được ký khi chưa ghi đủ nội dung”. Theo anh (chị) ý kiến đó đúng hay sai? Tại sao

CÂU HỎI TỰ LUẬN

Câu 1. Hóa đơn GTGT được lập thành mấy liên?

Câu 2. Mục đích của phiếu nhập kho và phiếu xuất kho là gì?

Câu 3. Liên nào của phiếu xuất kho được thủ kho giữ để ghi thẻ kho?

Câu 4. Chứng từ kế toán lập bị sai có phương pháp sửa sai hay không?

Câu 5. Có phải giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng không?

Câu 6. Có ý kiến cho rằng “Hóa đơn GTGT chỉ được lập khi đã thu được tiền của khách hàng”. Hãy bình luận về ý kiến trên.

BÀI TẬP

Bài 1

Công ty TNHH thương mại Việt Tiến có thông tin như sau:

Địa chỉ:

12 Phố Định Công phường Hoàng Liệt Quận Hoàng Mai

Hà Nội

Giám đốc

Trịnh An

Mã số thuế:

0100267184

Kế toán trưởng

Phạm Thương

Tài khoản	4801-0000-116881	Thủ quỹ	Trần Hùng
Điện thoại:	04.6249845	Thủ kho	Nguyễn Nhân

- Kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 8/200N như sau:

1. Hóa đơn GTGT 8087 kèm theo phiếu nhập kho số 01, ngày 03/08: Công ty mua công cụ dụng cụ của Doanh nghiệp tư nhân An Lạc:

- Địa chỉ: 11 Nguyễn Huệ, Đống Đa, Hà Nội

- Số lượng: 20 cái

- Đơn giá mua chưa thuế 100.000 đồng/cái

- Thuế suất thuế GTGT 10%

- Thanh toán bằng tiền mặt (phiếu chi 01)

- Lô hàng nhập tại kho Tân Thành (số 32 đường Trường Chinh, Hai Bà Trưng, Hà Nội)

- Người giao hàng cũng là người nhận tiền: Trần Thị Kiều Chinh ( Doanh nghiệp tư nhân An Lạc)

2. Hóa đơn GTGT số 68550 theo phiếu xuất kho số 01, ngày 05/08: Công ty xuất bán một lô hàng áo sơ mi cho Công ty Mỹ Linh:

Địa chỉ:

123 Đại Kim, Hà

Nội

Tài khoản

4201-0000-178908

Mã số thuế:

0100266185

Điện thoại

04.3773558

- Số lượng: 300 cái

- Giá vốn: 40.000 đồng/cái

- Giá bán chưa thuế 60.000 đồng/cái

- Thuế suất thuế GTGT 10%

- Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt (phiếu thu 01)

- Lô hàng xuất tại kho Tân Thành (số 32 đường Trường Chinh, Hai Bà Trưng, Hà Nội).

- Người nhận hàng cũng là người nộp tiền: Trần Trúc My (Công ty Mỹ Linh)

3. Phiếu chi số 02 kèm theo giấy đề nghị tạm ứng số 14 ngày 08/08: Công ty chi tiền mặt 16.500.000 đồng tạm ứng cho ông Trịnh Thanh Tùng (Phòng kinh doanh) để mua hàng hóa (thời hạn thanh toán tạm ứng vào ngày 18/08)

4. Hóa đơn GTGT 60054 kèm theo phiếu nhập kho số 02 và giấy thanh toán tiền tạm ứng số 01 ngày 18/08: Ông Trịnh Thanh Tùng thanh toán tạm ứng bằng một lô quần tây mua của Công ty Thiên Ân

- Địa chỉ: 125 Lê Lợi, Quang Trung, Hà Nội

- Số lượng: 150 cái

- Đơn giá mua chưa thuế 100.000 đồng/cái