- Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu thu, Phiếu chi.
- Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn.
- Cột E: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, Phiếu chi.
- Cột 1: Số tiền nhập quỹ.
- Cột 2: Số tiền xuất quỹ.
- Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két.
Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” với “Sổ quỹ tiền mặt”, ký xác nhận vào cột G.
* Chú ý: Để theo dòi quỹ tiền mặt, kế toán quỹ tiền mặt phải mở “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” (Mẫu số S07a-DN). Sổ này có thêm cột F “Tài khoản đối ứng” để phản ánh số hiệu Tài khoản đối ứng với từng nghiệp vụ ghi Nợ, từng nghiệp vụ ghi Có của Tài khoản 111 “Tiền mặt”.
* Sổ tiền gửi ngân hàng
Đơn vị: …………………….. Mẫu số S08-DN
Địa chỉ: ……………………. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC
ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Nơi mở tài khoản giao dịch:……………….. Số hiệu tài khoản tại nơi gửi:……………….
Chứng từ | Diễn giải | TK Đối ứng | Số tiền | Ghi chú | ||||
SH | NT | Thu (Gửi vào) | Chi (Rút ra) | Còn lại | ||||
A | B | C | D | E | 1 | 2 | 3 | F |
-Số dư đầu kỳ | ||||||||
-Số phát sinh trong kỳ | ||||||||
Cộng số phát sinh trong kỳ | ||||||||
Số dư cuối kỳ |
Có thể bạn quan tâm!
-
Tổ chức hạch toán kế toán - 15 -
Tổ chức hạch toán kế toán - 16 -
Đặc Trưng Cơ Bản Của Hình Thức Kế Toán Trên Máy Vi Tính -
Quy Trình Hạch Toán Chi Tiết Vật Tư Theo Phương Pháp Sổ Đối Chiếu Luân Chuyển -
Tổ Chức Kế Toán Lao Động Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương -
Tổ Chức Kế Toán Chi Phí Và Tính Giá Thành Sản Phẩm Của Ngành Sản Xuất Chính
Xem toàn bộ 228 trang tài liệu này.
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …
- Ngày mở sổ: …………….
Ngày … tháng … năm …
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
- Số chứng chỉ hành nghề:
- Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán:
Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rò Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rò Số chứng chỉ hành nghề.
Căn cứ và phương pháp ghi sổ
Căn cứ để ghi vào sổ là giấy báo Nợ, báo Có hoặc sổ phụ của ngân hàng.
ghi sổ.
Đầu kỳ: Ghi số dư tiền gửi kỳ trước vào cột 8. Hàng ngày:
Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ (giấy báo Nợ, báo Có) dùng để
Cột D: Ghi tóm tắt nội dung của chứng từ. Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
Cột 1, 2: Ghi số tiền gửi vào hoặc rút ra khỏi tài khoản tiền gửi. Cột 3: Ghi số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng.
Cuối tháng:
Cộng số tiền đã gửi vào, hoặc đã rút ra trên cơ sở đó tính số tiền còn gửi tại
Ngân hàng chuyển sang tháng sau. Số dư trên sổ tiền gửi được đối chiếu với số dư tại Ngân hàng nơi mở tài khoản.
5.2. Tổ chức kế toán vật tư
5.2.1. Yêu cầu tổ chức kế toán vật tư
- Thiết lập được kế hoạch cung ứng vật tư theo nhu cầu vật tư của phân xưởng, khu vực sản xuất kinh doanh .
- Xây dựng được định mức dự trữ vật tư trong khấu hao và tổ chức tốt kho hàng để tạo thuận lợi cho việc quản lý và ghi sổ kho, sổ kế toán .
- Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng vật tư, đặc biệt là vật tư chế tạo, vật tư chủ yếu, theo yêu cầu tiết kiệm tiêu dùng và yêu cầu nâng cao chất lượng hàng hoá sản xuất dịch vụ tiêu dùng.
- Xác định rò ràng trách nhiệm vật chất của các cá nhân, tổ chức có liên quan tới sự an toàn của vật tư mua, dự trữ, tiêu dùng; xây dựng qui chế xử lý rò ràng nghiêm ngặt trường hợp vật tư ứ đọng, thừa thiếu, hao hụt, giảm giá....
5.2.2. Tổ chức kế toán các nghiệp vụ mua và nhập kho vật tư
Tham gia quá trình cung ứng vật tư cho sản xuất bao gồm: nhân viên cung ứng, thủ kho vật tư và kế toán vật tư, ba bộ phận này giám đốc quá trình cung ứng thông qua hợp đồng mua bán, gia công chế biến...Nội dung tổ chức kế toán mua vật tư nhập kho bao gồm:
5.2.2.1. Tổ chức phương thức mua hàng và theo dòi thực hiện hợp đồng cung ứng với từng khách hàng.
Kiểm tra việc hoàn thành hợp đồng cung ứng cho phòng cung tiêu theo dòi, có thể lập sổ theo dòi hợp đồng cung ứng theo mẫu
Hợp đồng cung ứng
Kỳ hạn Cung ứng | Tên vật tư và số lượng cung ứng | |||||
Ngày tháng | Số hiệu Chứng từ | A | B | C | Cộng | |
Cộng |
Bảng theo dòi nhập hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng Hợp đồng :...................................
Chứng từ nhập | Chứng từ vận chuyển | Loại vật tư và lượng | Ghi chú chất lượng | ||||||||
Ngày tháng | Số hiệu chứng từ | Ngày tháng | Số hiệu chứng từ | Ngày tháng | Số hiệu chứng từ | Số hiệu phương tiện vận chuyển | A | B | C | . . | Vật tư |
5.2.2.2.Tổ chức mua hàng theo phương thức đã thoả thuận trong hợp đồng
Nội dung bao gồm các bước công việc:
- Tổ chức vận chuyển vật tư mua và tiếp nhận vật tư về kho hoặc địa chỉ nhập hàng ngày quy định .
- Hoàn thiện tiếp nhận các chứng từ gốc phản ánh lượng vật tư mua và các phí tổn mua: Hoá đơn người bán lập gửi cùng hàng hoặc gửi riêng, vận đơn, giấy tạm ứng, phiếu chi, báo nợ.... các chứng từ trên được đối chiếu với hợp đồng và được kiểm tra sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ vật tư và sổ thanh toán và các loại sổ liên quan khác như: sổ quỹ, sổ theo dòi tiền gửi.
- Tổ chức nhập kho, vào sổ kho vật tư đã về, kiểm nhận theo thực tế và theo chứng từ.
- Tổ chức ghi sổ kế toán số hàng về kho theo chứng từ đã về và chứng từ nhập kho (phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận, biên bản thừa thiếu vật tư ...).
5.2.2.3.Tổ chức thanh toán với người bán
Thanh toán có thể là thanh toán trực tiếp tại doanh nghiệp, hoặc do ngân hàng tiến hành. Khi nhận được toàn bộ số hàng theo hợp đồng, kế toán xác định số nợ phải trả theo chứng từ mua nhận được và chứng từ nhập hàng; căn cứ báo nợ của ngân hàng và phiếu chi tiền mặt tại doanh nghiệp, kế toán ghi sổ phần thanh toán số tiền hàng và trả cho người bán.
5.2.3. Tổ chức kế toán chi tiết vật tư
5.2.3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Thông tư số 200/TT-BTC ngày 22/12/2014. Hệ thống chứng từ về vật tư theo chế độ kế toán đã ban hành bao gồm:
TÊN CHỨNG TỪ | SỐ HIỆU | TÍNH CHẤT | ||
BB (*) | HD (*) | |||
1 | Phiếu nhập kho | 01-VT | x | |
2 | Phiếu xuất kho | 02-VT | x | |
3 | Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | 03-VT | x | |
4 | Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT | x | |
5 | Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | 05-VT | x | |
6 | Bảng kê mua hàng | 06-VT | x | |
7 | Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | 07-VT | x | |
8 | Thẻ kho |
Quy trình tổ chức Phiếu nhập kho:
Trong kế toán, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh nghiệp vụ về nhập kho. Phiếu nhập kho do kế toán hoặc người phụ trách lập khi muốn cho vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho. Để nhập kho, phải có chứng từ thể hiện rò nguồn gốc của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp. Chứng từ nguồn về hàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn GTGT, Biên bản bàn giao sản phẩm sản xuất hoàn thành, giấy giữ hộ tài sản,...
Bước 1: Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua, nhân viên sản xuất của doanh nghiệp hoặc người bán) đề nghị giao hàng nhập kho.
Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư, hàng hóa… Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụ trách bộ phận, người đề nghị giao hàng.
Bước 3: Kế toán vật tư hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm...với ban kiểm nhận.
Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào Phiếu nhập kho.
Bước 5: Chuyển Phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ và ký Phiếu nhập kho.
Bước 6: Chuyển Phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Bước 7: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.
Các bước trong quá trình nhập kho không có sự can dự của chủ doanh nghiệp trong quá trình nhập hàng. Bởi vì, hàng nhập vào có thể kéo dài trong nhiều ngày và việc kiểm nhận hàng đòi hỏi người có chuyên môn trong việc xem xét hàng nhập nên thường giao cho cán bộ phụ trách làm, sau này chỉ việc kiểm tra lại chứng từ và đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết theo định kỳ.
Tuy nhiên đối với Phiếu xuất kho, do liên quan đến tài sản được tiêu dùng nên phải có ký duyệt của chủ doanh nghiệp (Giám đốc).
Quy trình tổ chức Phiếu xuất kho:
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Khi xuất kho, phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ...
Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng xuất kho? Sau đây là quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho:
Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin xuất hoặc ra lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất.
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa; sau đó, ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư.
Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt.
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ.
5.2.3.2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật tư
* Phương pháp thẻ song song
- Nguyên tắc ghi chép: Ở kho theo dòi về số lượng, bộ phận kế toán theo dòi cả về số lượng lẫn giá trị của từng loại vật liệu trong kho.
- Trình tự ghi sổ:
+ Tại kho
Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn vật tư cho từng danh điểm vật tư (thẻ kho chỉ ghi về mặt số lượng). Cuối ngày và cuối tháng thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ để đối chiếu với sổ kế toán chi tiết vật tư trên phòng kế toán.
Phiếu nhập kho
+ Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động nhập – xuất – tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập – xuất – tồn kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiển tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp xuất – nhập – tồn vật tư
Thẻ kho
Sổ chi tiết vật tư
Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp Nhập- Xuất – Tồn
Sổ cái
TK 152, 153, 154…
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:
Kiểm tra đối chiếu :
Hình 5.1: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song
- Ưu điểm:
Khá đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. Có thể cung cấp thông tin thường xuyên cả về mặt giá trị và số lượng của từng loại vật tư nhập – xuất – tồn và rất thích hợp với
các doanh nghiệp có ít loại vật tư và đã áp dụng các phần mềm máy tính vào công tác hạch toán vật tư.
- Nhược điểm:
Ghi chép trùng lặp (về mặt số lượng giữa kho và phòng kế toán), từ đó làm tăng khối lượng ghi chép của kế toán và ảnh hưởng trực tiếp hiệu quả của công tác kế toán.
- Điều kiện áp dụng: Phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít danh điểm NVL và số nghiệp vụ phát sinh không nhiều.
STT | Ngày tháng | Số hiệu chứng từ | Diễn giải | Ngày nhập, xuất | Số lượng | Ký xác nhận của kế toán | ||||
Nhập | Xuất | Nhập | Xuất | Tồn | ||||||
A | B | C | D | E | F | 1 | 2 | 3 | G | |
Cộng cuối kỳ | ||||||||||
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: ……………. Ngày … tháng … năm … Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) - Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rò Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rò Số chứng chỉ hành nghề. | ||||||||||
- Mục đích: Theo dòi số lượng nhập, xuất, tồn, kho từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ở từng kho. Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho
- Căn cứ và phương pháp ghi sổ
Thẻ kho là sổ tờ rời. Nếu đóng thành quyển thì gọi là “Sổ kho”. Thẻ tờ rời sau khi dùng xong phải đóng thành quyển. “Sổ kho” hoặc “thẻ kho” sau khi đóng thành quyển phải có chữ ký của giám đốc.
Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng, cuối ngày tính số tồn kho.
+ Cột A: Ghi số thứ tự;
+ Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho;
+ Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho;
+ Cột E: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
+ Cột F: Ghi ngày nhập, xuất kho;
+ Cột 1: Ghi số lượng nhập kho;
+ Cột 2: Ghi số lượng xuất kho;
+ Cột 3: Ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày.
Theo định kỳ, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của Thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho (Cột G).
Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên Thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê theo chế độ quy định
* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Nguyên tắc ghi chép: Ở kho theo dòi về số lượng, bộ phận kế toán theo dòi cả về số lượng lẫn giá trị của từng loại vật liệu trong kho.
- Trình tự ghi sổ:
+ Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn NVL cho từng danh điểm vật tư (thẻ kho chỉ ghi về mặt số lượng). Cuối ngày và cuối tháng thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ để đối chiếu với sổ kế toán chi tiết vật tư trên phòng kế toán.
+ Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho, cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập – xuất – tồn NVL theo danh điểm và theo từng kho, kế toán lập bảng kê nhập vật liệu, bảng kê xuất vật liệu. Rồi ghi sổ đối chiếu luân chuyển, cuối kỳ đối chiếu thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển.