Đặc Trưng Cơ Bản Của Hình Thức Kế Toán Trên Máy Vi Tính

4.4.5. Hình thức Kế toán trên máy vi tính

Trong thời đại thông tin bùng nổ hiện nay việc làm kế toán trên máy vi tính được phổ biến rộng rãi, không còn là vấn đề mới mẻ, hầu hết các đơn vị sản xuất kinh doanh hiện nay đều trang bị máy điện toán để quản trị kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng.

4.4.5.1. Đặc điểm

+ Công tác kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức trên.

+ Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

4.4.5.2. Đặc trưng cơ bản của hình thức Kế toán trên máy vi tính

Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

4.4.5.3. Trình tự ghi sổ

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

M Y VI T NH

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

SỔ KẾ TOÁN

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

Hình 4.5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

4.4.5.4. Ưu nhược điểm

+ Ưu điểm: Làm việc một cách khoa học, truy cập số liệu nhanh chóng và dễ dàng, tránh được nhầm lẫn.

+ Nhược điểm: Đòi hỏi việc mã hóa thông tin phải khoa học dễ nhớ, dễ bổ xung, bảo đảm tính nhất quán trong việc truy cập số liệu, nếu không sẽ cho ra các số liệu sai lệch. Xây dựng phần mềm kế toán phải có trình độ cao, am hiểu công tác kế toán.

4.4.5.5. Các loại sổ kế toán

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì phải có các loại sổ theo hình thức kế toán đó.

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1. Hình thức kế toán Nhật ký Chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu:

a. Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt

b. Sổ Cái

c. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

d. Cả ba câu trên

Câu 2. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm các loại sổ kế toán:

a. Nhật ký – Sổ Cái

b. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

c. Cả (a) và (b)

d. Sổ Nhật ký đặc biệt

Câu 3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán:

a. Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

b. Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt

c. Nhật ký – Sổ Cái

d. Cả 3 câu trên đều sai

Câu 4. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán:

a. Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

b. Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt

c. Nhật ký – Sổ Cái

d. Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ Cái, Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

Câu 5. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì:

a. Được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin

b. Không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin

c. Tẩy xóa rồi ghi lại

d. Để như cũ.

Câu 6. Nhật ký đặc biệt ra đời chỉ vì hầu hết các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ kinh tế:

a. Khó phân loại

b. Thuộc về một ít loại

c. Sử dụng rất ít tài khoản sổ cái

d. Dễ phân loại

Câu 7. Thẻ kho là sổ:

a. Tổng hợp

b. Sổ liên hợp

c. Sổ chi tiết

d. Cả ba câu trên đều sai

Câu 8. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì có thể sử dụng các phương pháp:

a. Ghi cải chính

b. Ghi số âm

c. Ghi bổ sung

d. Cả ba câu trên

Câu 9. Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào:

a. Cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo thuế

b. Đầu kỳ kế toán

c. Cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính

d. Bất kỳ khi nào cần

Câu 10. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu:

a. Ngày tháng ghi sổ, Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toắn dùng làm căn cứ ghi sổ

b. Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

c. Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán, số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

d. Cả ba câu trên

CÂU HỎI ĐÚNG SAI

Câu 1. Hình thức kế toán Nhật ký Sổ Cái không sử dụng bảng cân đối số phát sinh Câu 2. Tổng số dư Nợ các tài khoản không bằng tổng số dư Có các tài khoản trên Nhật ký Sổ Cái

Câu 3. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm

Câu 4. Đơn vị kế toán không căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán

Câu 5. Có thể sử dụng bất kỳ loại sổ nào trong một hình thức kế toán

Câu 6. Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Câu 7. Đối với các đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày đầu năm Câu 8. Theo chế độ kế toán Việt Nam, thì hiện nay có 5 hình thức kế toán khác nhau Câu 9. Sổ kế toán chi tiết ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản cấp 2, và cấp 3

Câu 10. Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ không có bảng kê số 7

CÂU HỎI TỰ LUẬN

Câu 1. Mỗi doanh nghiệp chỉ có thể áp dụng bao nhiêu hình thức kế toán? Tại sao? Câu 2. Kết chuyển doanh thu và chi phí để xác định kết quả kinh doanh có phản ánh vào sổ nhật ký chung không? Tại sao?

Câu 3. Các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh không liên quan đến đơn vị kế toán có cần ghi sổ kế toán không? Tại sao?

Câu 4. Nêu các đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung.

Câu 5. Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp nào?

BÀI TẬP

Bài 1

Công ty Hồng Hà là một doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Số dư TK 111 tại thời điểm ngày 01/01/N là 50.000.000 đ

Trong tháng 01/N có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:

1. Mua 1 máy Photocopy bằng tiền mặt, số tiền 22.000.000 đ (trong đó thuế GTGT: 2.000.000 đ. Phiếu chi kèm theo hóa đơn số 01 ngày 02/01/N)

2. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: 300.000.000 đ (Phiếu thu 01- ngày 04/01/N)

3. Tạm ứng chi ông Nam (cán bộ quản lý) đi công tác 15.000.000 đ (Phiếu chi số 02 – ngày 06/01/N)

4. Tạm ứng lương đợt 1 tháng 01/N: 130.000.000 đ (Phiếu chi số 03- ngày 15/01/N)

5. Công ty B thanh toán tiền mua hàng kỳ trước bằng tiền mặt, số tiền 80.000.000 đ (Phiếu thu số 02- ngày 17/01/N)

6. Mua 1 số công cụ nhập kho bằng tiền mặt, số tiền 10.000.000 đ (trong đó thuế GTGT 1.000.000 đ – Phiếu chi kèm theo hóa đơn – số 04 ngày 25/1/N)

7. Ông Nam (cán bộ quản lý) thanh toán tạm ứng số tiền đã chi là 12.000.000 đ (Trong đó thuế GTGT 500.000 – kèm theo hóa đơn và giấy đi đường), số chưa chi ông Nam nộp trả lại quỹ tiền mặt: 3.000.000 đ (Phiếu thu số 03 ngày 27/01/N)

Yêu cầu:

1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

2. Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào sổ quỹ tiền mặt

Bài 2

Số dư TK 111 của doanh nghiệp Hồng Hải tại thời điểm 28/02/N là 300.000.000 đ. Trong tháng 3 của năm X, có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt như sau:

1. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ số tiền 60.000.000 đ (Phiếu thu số 20 ngày 01/03)

2. Bán hàng thu bằng tiền mặt là 44.000.000 đ (Phiếu thu số 21 ngày 06/03). Trong đó thuế GTGT 4.000.000 đ; Giá vốn hàng bán: 32.000.000 đ

3. Ứng trước cho người đi mua hàng bằng tiền mặt số tiền 50.000.000 đ (Phiếu chi số 19 ngày 15/03)

4. Khách hàng A thanh toán tiền nợ bằng tiền mặt, số tiền là 100.000.000 đ (Phiếu thu số 22 ngày 12/03)

5. Trả lương cho cán bộ, viên chức, số tiền là: 200.000.000 đ (Phiếu chi số 20 ngày 15/03)

6. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ số tiền 310.000.000 đ (Phiêu thu số 23 ngày 16/03)

7. Nhận ứng trước của khách hàng bằng tiền mặt, số tiền là: 50.000.000 đ (Phiếu thu số 24 ngày 21/03)

8. Xuất kho hàng bán bằng tiền mặt, số tiền là 33.000.000 đ (Trong đó thuế GTGT là: 3.000.000 đ (Phiếu thu số 25 ngày 24/03)), giá vốn hàng bán 16.000.000 đ

9. Thu hồi tạm ứng, số tiền là 6.000.000 đ (Phiếu thu số 26 ngày 26/03)

10. Ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp, số tiền là 130.000.000 đ (Phiếu chi số 21 ngày 29/03)

Yêu cầu:

1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh biết rằng doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ

2. Ghi vào sổ quỹ tiền mặt

Bài 3

Số dư ngày 01/01/N của TK “Tiền gửi ngân hàng” tại ngân hàng nông nghiệp là 2.000.000

Trong tháng 1/N liên quan đến TK này của đơn vị có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:

1. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, số tiền là: 200.000 (Phiếu thu số 05 ngày 06/01)

2. Chuyển tiền gửi thanh toán nợ tiền mua hàng, số tiền là: 50.000 (Giấy báo Nợ số 86 ngày 15/01)

3. Người mua thanh toán tiền mua hàng bằng chuyển khoản số tiền là 90.000 (Giấy báo có số 511 ngày 17/01)

4. Xuất tiền mặt gửi ngân hàng số tiền là 100.000 (Phiếu chi số 12 ngày 20/01)

5. Chuyển tiền gửi thanh toán tiền nợ khách hàng, số tiền là: 20.000 (Giấy báo Nợ số 87, ngày 21/01)

6. Chuyển tiền gửi thanh to án tiền vày dài hạn đến hạn trả của ngân hàng số tiền là 200.000 (Giấy báo nợ số 80 ngày 26/01)

Yêu cầu:Định khoản kế toán và ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng

Bài 4

Tình hình tăng, giảm tiền gửi ngân hàng của công ty T&T như sau (kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

- Nơi mở tài khoản giao dịch: Ngân hàng ACB

- Số hiệu tài khoản tại nơi gửi: 100.111.222

I. Số dư đầu tháng 09/200N

- TK 112: 2.800.000.000 đồng

- Giả định các tài khoản khác có số dư là (xx)

II. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng

1. Giấy báo Có số 6 (01/09): Công ty T&T thanh toán nợ mua hàng tháng trước, số tiền: 122.000.000 đồng

2. Giấy báo Có số 17 (05/09): Xuất bán thành phẩm cho công ty B, người mua đã thanh toán tiền qua ngân hàng, số tiền 88.000.000 đồng, trong đó thuế GTGT 10%

3. Giấy báo Nợ số 19 (15-09): Thanh toán tiền vận chuyển nguyên vật liệu về nhập kho, số tiền 6.600.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%)

4. Giấy báo Nợ số 20 (16/09): Mua 100 trái phiếu dài hạn bằng tiền gửi ngân hàng, giá phát hành mỗi trái phiếu là 1.000.000 đồng

5. Giấy báo nợ số 22 (20/09): Chi từ quỹ phúc lợi bằng tiền mặt 26.000.000 đồng

6. Giấy báo Có số 18 (21/09): Nhận lãi tiền gửi ngân hàng định kỳ 12.000.000 đồng

7. Giấy báo Có số 19 (24/09): Thu nợ bán hàng số tiền 177.000.000 đồng

Yêu cầu:Phản ánh vào sổ tiền gửi ngân hàng nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền

CHƯƠNG 5. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH

5.1. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền

5.1.1. Yêu cầu tổ chức kế toán vốn bằng tiền

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp đồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.

5.1.2. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng như sau:

- Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng) Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, … Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …

- Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu – chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty cũng như tuân thủ theo quy định về Hóa đơn chứng từ của pháp luật về Thuế). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.

- Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.

- Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc: Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu – chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rò hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.

- Lập chứng từ thu – chi: Sau khi thực hiện kiểm tra sự đầy đủ của những chứng từ có liên quan thì kế toán tiến hành lập Phiếu thu-Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi

+ Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi.

+ Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm chi.

- Ký duyệt chứng từ thu – chi: Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt- Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và Ủy nhiệm chi trước khi chuyển cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc được ủy quyền để ký duyệt

- Sau đó Phiếu thu và phiếu chi kèm theo chứng từ gốc sẽ chuyển cho thủ tũy để tiến hành thu tiền và chi tiền. Thủ quỹ giữ lại 1 liên phiếu thu tiền và 1 liên phiếu chi. Bộ chứng từ phiếu thu và phiếu chi kèm theo chứng từ gốc sẽ trả lại cho kế toán. Nếu đây là giao dịch với ngân hàng thì sau khi Ủy nhiệm chi được lập 2 liên thì kế toán ngân hàng đến ngân hàng để giao dịch và ngân hàng sẽ đóng dấu vào Ủy nhiệm chi và trả lại cho kế toán

- Sau khi bộ chứng từ đã hoàn thành thì kế toán dựa vào đó mà tiến hành ghi vào sổ sách kế toán và lưu chứng từ kế toán (Phiếu thu+Phiếu Chi+Ủy nhiệm chi và những chứng từ khác có liên quan)

Đơn vị: ………….…….. Mẫu số S07-DN

Địa chỉ: ……………….. (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

* Sổ quỹ tiền mặt

SỔ QUỸ TIỀN MẶT

Loại quỹ:…..

ghi sổ