Thực Trạng Tổ Chức Công Tác Kế Toán Tại Các Csyt Công Lập Tỉnh Quảng Ngãi

Ngãi được hình thành từ các nguồn NSNN và từ các nguồn khác đều được phản

ánh trong sổ kế toán theo chế độ kế toán HCSN. Hàng năm, đối với việc mua

thuốc, hóa chất, Sở Y tế tổ chức đấu thầu tập trung những loại thuốc có nhu cầu sử dụng thường xuyên, ổn định và mua số lượng lớn cho tất cả các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP thuộc tỉnh, đấu thầu tập trung vật tư y tế tiêu hao, hoá chất cho các các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP tuyến huyện và Trung tâm chuyên khoa tuyến tỉnh (riêng Bệnh viện Đa khoa tỉnh tự tổ chức đấu thầu vật tư y tế). Sở Y tế đã lập, thẩm định và trình UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu theo thẩm quyền. Đã thực hiện lập kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng, thành lập tổ chuyên gia chấm thầu, tổ tư vấn xét duyệt hồ sơ mời thầu, thẩm định kế hoạch đấu thầu, thẩm định kết quả đấu thầu theo trình tự.

Ngoài ra, kết quả khảo sát về công tác quản lý, sử dụng tài sản ở các đơn vị nhìn chung đã thực hiện việc quản lý các loại tài sản theo đúng quy định hiện hành về quản lý tài sản công, việc sử dụng tài sản đảm bảo đúng mục đích phục vụ cho công tác chuyên môn. Tuy nhiên, còn một số đơn vị như Trung tâm y tế huyện Sơn Tây, Trung tâm y tế huyện Ba Tơ,... chưa mở sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ theo nơi sử dụng, không thực hiện đầy đủ việc kiểm kê tài sản vào cuối năm tài chính và hạch toán thiếu TSCĐ trên sổ kế toán và báo cáo tài chính.

Thứ ba, quyết toán ngân sách

Đây là khâu cuối cùng của quy trình quản lý tài chính ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi. Quá trình này, các đơn vị phải thực hiện công việc khóa sổ kế toán, rà soát, đối chiếu với số liệu đã phản ánh trên hệ thống sổ kế toán và lập các báo cáo tài chính của đơn vị mình. Đồng thời phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch từ đó rút ra ưu, nhược điểm của từng bộ phận, làm cơ sở cho việc lập kế hoạch năm sau. Quá trình tổng hợp, lập Báo cáo quyết toán thu, chi ở các bệnh viện công lập và trung

tâm YTDP của tỉnh thường hoàn thành gửi cho Sở Y tế vào khoảng tháng 3 năm

sau. Các nội dung xét duyệt quyết toán hiện nay thực hiện theo Thông tư số 01/2007/TT-BTC ngày 02/1/2007.

Về cơ bản Báo cáo tài chính của các đơn vị đã phản ánh được đầy đủ “bức tranh” hoạt động tài chính trong năm. Công tác thanh, quyết toán của các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi ngày càng ổn định, nề nếp. Các đơn vị đã chủ động trong việc lập dự toán ngân sách hàng năm, quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí đúng mục đích, góp phần quan trọng trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Việc chi tiêu ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh về cơ bản đã căn cứ vào chế độ, tiêu chuẩn, định mức được quy định trong các văn bản của Nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ. Báo cáo quyết toán được lập đầy đủ, phản ánh được các hoạt động của đơn vị.

2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các CSYT công lập tỉnh Quảng Ngãi

Cơ sở để các bệnh viện công lập, trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi tổ

chức công tác kế toán là các văn bản pháp luật về kế toán và các qui định về

NSNN, chính sách tài chính, thuế có liên quan gồm có:

- Luật NSNN số 01/2002/QH1 ngày 6/12/2002 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật NSNN đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa IX, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 20/3/1996;

- Luật Kế toán số 03/2003/QH1 ngày 17/6/2003;

- Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực Kế toán Nhà nước;

- Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về Chế độ kế toán đơn vị HCSN;

- Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010 của Bộ Tài chính về việc

hướng dẫn sửa đổi, bổ

sung Chế độ

kế toán HCSN theo Quyết định số

19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006;

- Các văn bản pháp luật có liên quan.

Qua thực tế khảo sát tổ chức công tác kế toán ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi bao gồm:

Các bệnh viện công lập tuyến tỉnh và tuyến huyện như Bệnh viện đa khoa tỉnh, Bệnh viện đa khoa thành phố, Bệnh viện đa khoa Đặng Thùy Trâm, Bệnh viện đa khoa huyện Tư Nghĩa, Bệnh viện đa khoa Mộ Đức, Bệnh viện đa khoa huyện Sơn Tịnh, Bệnh viện đa khoa huyện Bình Sơn, Bệnh viện đa khoa huyện Nghĩa Hành, Bệnh viện Tâm thần, Bệnh viện Lao, Phổi.

Các trung tâm y tế huyện như Trung tâm y tế huyện Sơn Hà, Trung tâm y tế huyện Minh Long, Trung tâm y tế huyện Trà Bồng, Trung tâm y tế huyện Ba Tơ, Trung tâm y tế huyện Tây Trà, Trung tâm y tế huyện Sơn Tây, Trung tâm y tế huyện Lý Sơn.

Các trung tâm YTDP như Trung tâm YTDP tỉnh, Trung tâm YTDP thành

phố, Trung tâm YTDP huyện Bình Sơn, Trung tâm YTDP huyện Tư Nghĩa, Trung tâm YTDP huyện Sơn Tịnh, Trung tâm YTDP huyện Mộ Đức, Trung tâm YTDP huyện Nghĩa Hành, Trung tâm YTDP Đức Phổ.

Chúng tôi nhận thấy rằng, các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi là đơn vị dự toán cấp III. Phần lớn các bệnh viện công lập, trung tâm y tế và Trung tâm YTDP tỉnh là các đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động; còn các trung tâm YTDP tuyến huyện đều là các đơn vị sự nghiệp có nguồn thu thấp do NSNN bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động. Các nội dung trình bày dưới đây được nêu trên cơ sở tổng hợp các tài liệu khảo sát thực tế.

2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, đây là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Để tổ chức thu nhận thông tin và hạch toán ban đầu, kế toán ghi nhận thông tin về đối tượng kế toán vào các bản chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP

của tỉnh Quảng Ngãi được quy định tại

Quyết định số

19/2006/QĐ-BTC ngày

30/3/2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính , gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Tùy từng bệnh viện công lập, trung tâm YTDP và trên cơ sở từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán khác nhau, có mức độ phức tạp, quy mô khác nhau, yêu cầu quản lý của các đơn vị cũng khác nhau, do đó kế toán mỗi đơn vị sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Thực tế ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì phòng kế toán đơn vị phải tổ chức kiểm tra các điều kiện để hạch toán ban đầu đầy đủ ở tất cả các bộ phận và đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán. Tùy thuộc vào loại nghiệp vụ thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lượng nghiệp vụ để kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp.

Kết quả khảo sát cho thấy các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của

tỉnh Quảng Ngãi đều sử

dụng các chứng từ

quy định tại Quyết định số

Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán

Kiểm tra, ký chứng

Phân loại, sắp xếp,

từ kế toán

định khoản và ghi

sổ kế toán

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 284 trang tài liệu này.

19/2006/QĐ-BTC và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010. Dù quá trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại các đơn vị được khảo sát đều đảm bảo tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ qua 4 bước như sơ đồ 2.3 dưới đây:

Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

Sơ đồ 2.3- Quy trình luân chuyển chứng từ ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi

Bước 1: Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán

Qua khảo sát thực tế vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Nhà nước ban

hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và Thông tư số

185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010 với tổng số 68 mẫu chứng từ các loại ở các đơn vị được khảo sát tính đến năm 2012 cho thấy: hầu hết các bệnh viện công lập

như Bệnh viện đa khoa tỉnh, Bệnh viện đa khoa thành phố, Bệnh viện đa khoa Đặng Thùy Trâm, Bệnh viện đa khoa huyện Nghĩa Hành, Bệnh viện đa khoa huyện Mộ Đức, Trung tâm y tế huyện Sơn Hà, Trung tâm y tế huyện Lý Sơn,… sử dụng khoảng 32-38/68 chứng từ các loại (trong đó chứng từ về lao động tiền lương sử dụng khoảng 8-9/16, chứng từ về vật tư khoảng 3-4/7, chứng từ về tiền tệ khoảng 6-7/11, chứng từ về tài sản cố định khoảng 5-6/7, chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác khoảng 10-11/27); các trung tâm YTDP như Trung tâm YTDP tỉnh, Trung tâm YTDP thành phố, Trung tâm YTDP huyện Sơn Tịnh, Trung tâm YTDP huyện Tư Nghĩa,… sử dụng khoảng 26-33/68 chứng từ các loại (trong đó chứng từ về lao động tiền lương sử dụng khoảng 9-10/16, chứng từ về vật tư

khoảng 2-3/7, chứng từ về

tiền tệ

khoảng 4-6/11, chứng từ

về tài sản cố định

khoảng 4-5/7, chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác khoảng 7- 8/27).

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi đều được lập chứng từ kế toán về cơ bản theo đúng quy định của Nhà nước. Tất cả các chứng từ kế toán đều tập trung ở Phòng Tài chính kế toán của đơn vị. Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế toán được lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng người

có liên quan đến chứng từ

như

người lập, người quản lý trực tiếp, chủ

tài

khoản,... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo yêu cầu của phần mềm kế toán áp dụng. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, để quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhận thuốc văcxin, thu tiền thực hiện dịch viêm phòng, tiền tạm ứng viện phí của bệnh nhân hay thanh toán tiền trực, tiền phẫu thuật, thủ thuật cho bác sỹ, nhân viên y tế, các bệnh viện và trung tâm YTDP của tỉnh đã tự xây dựng một số chứng từ kế toán hoặc bổ sung một số chỉ tiêu trên chứng từ: Đối với các trung tâm YTDP của tỉnh như Trung tâm

YTDP tỉnh, Trung tâm YTDP thành phố,… tự xây dựng một số chứng từ như Giấy đề nghị nhận văcxin, Bảng kê tính tiền hàng ngày, Tờ khai chi tiết thu phí, lệ phí, Phiếu lĩnh thuốc; đối với các bệnh viện công lập như Bệnh viện đa khoa tỉnh, Bệnh viện đa khoa thành phố, Bệnh viện đa khoa Đặng Thùy Trâm,… tự xây dựng một số chứng từ như Phiếu nộp tiền tạm ứng, Phiếu nộp tiền viện phí, Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh nội trú, Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân nội trú, Báo cáo chi tiết thu viện bệnh nhân ngoại trú, Phiếu kê khai giờ trực, Bảng kê thanh toán tiền thủ thuật, phẫu thuật…

Ngoài ra, kết quả khảo sát cũng cho thấy đa số các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh đều sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán, do đó phần lớn các mẫu chứng từ có sẵn trên máy tính như Giấy rút dự toán ngân sách, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh nội trú, ngoại trú, Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân nội trú, Báo cáo chi tiết thu viện bệnh nhân ngoại trú,… Nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ các thông tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, do hạn chế của phần mềm kế toán về giới hạn của số ký tự mà phần diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh đôi khi kế toán phải viết tắt hoặc quá tóm tắt nội dung nghiệp vụ dẫn đến thiếu rõ ràng trong việc phản nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây khó khăn cho quá trình ghi sổ kế toán cũng như công tác kiểm tra, thanh tra.

Mặc khác các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh đã áp dụng kế toán máy, nhưng do điều kiện khách quan, nhiều chứng từ kế toán vẫn thực hiện thủ công theo các chứng từ in sẵn mẫu như Hóa đơn bán lẻ, Giấy đề nghị nhận văcxin, Hóa đơn GTGT, Phiếu nộp tiền tạm ứng, Phiếu nộp tiền viện phí, Biên lai thu tiền phí, lệ phí, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng,…

Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán

Sau khi chứng từ kế toán được lập, kế toán phần hành tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế toán; đối chiếu chứng từ kế

toán với các tài liệu có liên quan. Kế toán trưởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký

duyệt trước khi trình Thủ trưởng ký duyệt.

Qua khảo sát thực tế tại các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh như Bệnh viện đa khoa tỉnh, Bệnh viện đa khoa thành phố, Bệnh viện đa khoa Đặng Thùy Trâm, Trung tâm YTDP tỉnh, Trung tâm YTDP thành phố,… thì một chứng từ kế toán đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau.

Kiểm tra lần đầu là công việc kiểm tra của các kế toán phần hành nhằm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng như những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp của nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra lần sau do Kế toán trưởng thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã được hoàn thành và kế toán viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán.

Tuy nhiên, do chứng từ phát sinh ở bệnh viện công lập, trung tâm YTDP của tỉnh tương đối nhiều và do chưa thấy hết tầm quan trọng của việc kiểm tra kế toán, cho nên việc kiểm tra chứng từ kế toán chỉ dừng lại ở nội dung nghiệp vụ, các chỉ tiêu về giá trị, số lượng mà chưa chú trọng đến tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán. Bên cạnh đó, việc lập chứng từ trên máy vi tính đôi khi còn

nhầm lẫn về định khoản, nguồn kinh phí, mục lục NSNN,… không được phát

hiện kịp thời. Điều này gây khó khăn cho việc tổng hợp đối chiếu sau này.

Mặt khác, để xác nhận trách nhiệm của những người tham gia nghiệp vụ kinh tế, yếu tố chữ ký trên các chứng từ là hết sức quan trọng. Tuy nhiên kết quả khảo sát cho thấy hầu hết các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh chưa thật sự quan tâm đến công tác mở Sổ đăng ký mẫu chữ ký của những người

theo qui định như

Thủ

trưởng đơn vị

(hoặc người được

ủy quyền), Kế

toán

trưởng, các nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho,…

Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán

Sau khi được kiểm tra, chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau tùy theo nhu cầu quản lý của mỗi đơn vị. Tuy nhiên, tiêu thức

được sử dụng chủ yếu ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP tỉnh Quảng Ngãi là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Bên cạnh đó, các chứng từ kế toán của các đơn vị thường phân tích thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp. Hiện nay hầu hết các các đơn vị được khảo sát đều đã thực hiện tin học hóa công

tác kế toán nên số lượng chứng từ gốc thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với

chứng từ tổng hợp. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ đã có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán. Việc ghi sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào hình thức sổ kế toán tại các đơn vị.

Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

Kết quả khảo sát thực tế tại các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP tỉnh Quảng Ngãi cho thấy các chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi đã được ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều được đóng thành tập, ghi rõ bên ngoài tập chứng từ các thông tin về thời gian và số hiệu, sau đó đưa vào lưu trữ và bảo quản theo chế độ quy định.

Hiện nay, việc lưu trữ chứng từ kế toán ở các đơn vị được khảo sát đều do bộ phận kế toán đảm nhận. Phần lớn các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh, thành phố và các huyện đồng bằng của tỉnh Quảng Ngãi như Bệnh viện đa khoa tỉnh, Bệnh viện đa khoa thành phố, Bệnh viện đa khoa Đặng Thùy Trâm, Trung tâm YTDP tỉnh, Trung tâm YTDP thành phố,… đều quy định thời gian lưu trữ chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ là 20 năm, chứng từ không trực tiếp dùng để ghi sổ là 10 năm. Một số trung tâm y tế ở các huyện như Minh Long, Tây Trà, Sơn Tây chưa quy định thời hạn lưu trữ chứng từ và chưa tiêu hủy chứng từ hết thời hạn lưu trữ theo quy định. Ngoài ra do cơ sở vật chất khó khăn, chưa có kho lưu trữ chứng từ, nên ở các đơn vị này toàn bộ chứng từ kế toán được sắp xếp gọn gàng theo từng năm trên các giá, kệ, hoặc các tủ sắt trong phòng kế toán nên một số chứng từ không được bảo quản cẩn thận, gây tình trạng ẩm mốc, mối mọt. Thậm chí có trường hợp chưa hết hạn lưu trữ đã bị hư hỏng, thất lạc hoặc chứng từ đã hết hạn lưu trữ theo quy định vẫn chưa được xử lý tiêu hủy.

Từ việc khái quát trình tự lập, luân chuyển chứng từ nói chung trong các các