Tổ Chức Vận Dụng Hệ Thống Sổ Kế Toán Và Hình Thức Kế Toán

viện thường dùng quỹ cơ quan (TK 431 - Quỹ cơ quan ) để bù đắp mà không phản ánh như một khoản giảm thu viện phí thực tế của bệnh viện (TK 511 - Các khoản thu).

Hoặc đối với các loại ấn chỉ như biên lai thu viện phí, Hóa đơn GTGT thì các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi thực hiện quyết toán ngay toàn bộ vào chi hoạt động để quyết toán với nguồn kinh phí ngân sách (đối với các loại ấn chỉ sử dụng cho hoạt động HCSN như biên lai thu viện phí…) và hạch toán ngay toàn bộ vào chi phí dịch vụ (đối với các loại ấn chỉ sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh như hóa đơn giá trị gia tăng…) ngay khi thuê in và nhập kho ấn chỉ và sau đó chỉ theo dõi số lượng ấn chỉ nhập xuất kho.

Nhìn chung tổng hợp kết quả khảo sát cho thấy việc xây dựng và sử dụng

hệ thống tài khoản kế toán của hầu hết các bệnh viện công lập và trung tâm

YTDP ở tỉnh hiện nay đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ NSNN, vốn, quỹ công, đồng thời góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi và sử dụng các nguồn lực đúng mục đích. Tuy nhiên, tại các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh, việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chưa quan tâm tới nhu cầu thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ đơn vị mà chủ yếu sử dụng các tài khoản chi tiết trong hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán hiện hành quy định để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị đơn vị.

Trên cơ sở khái quát việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP tỉnh, Luận án trình bày phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù của một số bệnh viện công lập như Bệnh viện đa khoa tỉnh, Bệnh viện đa khoa thành phố, Bệnh viện đa khoa Đặng Thùy Trâm và Trung tâm YTDP tỉnh, cụ thể như sau:

Đối với các bệnh viện công lập

- Các khoản tạm ứng viện phí của bệnh nhân nội trú có BHYT, hoặc các khoản nộp tiền thu viện phí của bệnh nhân nội trú không có thẻ BHYT, căn cứ vào Phiếu thu kèm Báo cáo tổng hợp tiền tạm ứng viện phí hoặc Báo cáo chi tiết

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 284 trang tài liệu này.

thu viện phí bệnh nhân nội trú, kế toán ghi:

Nợ TK 1111B hoặc TK 1111.03 - Tiền mặt (viện phí)

Có TK 3111B - Phải thu khách hàng hoặc TK 3118.02 - Phải thu khác Có TK 5111 - Thu phí và lệ phí hoặc TK 5111.02 - Thu phí và lệ phí

- Khi bệnh nhân (có thẻ BHYT) thanh toán tạm ứng viện phí, kế toán ghi:

+ Nợ TK 3111B - Phải thu khách hàng hoặc TK 3118.02 - Phải thu khác Nợ TK 1111B - Tiền mặt (viện phí)

Có TK 5111 - Thu phí và lệ phí hoặc TK 5111.02 - Thu phí và lệ phí

- Các khoản thu từ hoạt động góp vốn liên doanh, liên kết, từ hoạt động khám chữa bệnh theo yêu cầu,… căn cứ chứng từ thu, hợp đồng kinh tế, kế toán ghi:

Nợ TK 1111B, 1121B

Có TK 5111 - Thu phí và lệ phí hoặc TK 5111.02 - Thu phí và lệ phí Có TK 5118A - Thu khác hoặc TK 5118.01 - Thu khác

- Các khoản chi từ hoạt động góp vốn liên doanh, liên kết, từ hoạt động khám chữa bệnh theo yêu cầu,…, căn cứ các chứng từ chi kế toán ghi:

Nợ TK 6612B - Chi hoạt động năm nay hoặc 6612 - Chi hoạt động năm nay Có TK 1111B, 1121B hoặc TK 1111.05, TK 1121.05

Đối với Trung tâm YTDP tỉnh

- Xuất kho thuốc văcxin cho tổ tiêm phòng, kế toán căn cứ vào hóa đơn bán lẻ kèm giấy đề nghị nhận văcxin, ghi:

Nợ TK 3118 - Phải thu khác

Có TK 5311 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh Đồng thời: Nợ TK 5311 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh

Có TK 1552 - Sản phẩm, hàng hóa (thuốc văcxin)

- Khi cung ứng dịch vụ tiêm phòng cho khách hàng và thu tiền, căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Phiếu thu kèm Bảng kê tính tiền hàng ngày và Tờ khai chi tiết thu phí, lệ phí, kế toán ghi:

Nợ TK 1111VAC - Tiền mặt văcxin tiêm ngừa

Có TK 3118 - Phải thu khác

Đồng thời: Nợ TK 1111TN - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 5111TN - Thu phí tiêm ngừa

- Các khoản chi quản lý văcxin phát sinh, căn cứ các chứng từ chi kế toán ghi: Nợ TK 6311 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh

Có TK 1111VAC, 112TN,…

- Cuối kỳ, kết chuyển các khoản chi quản lý văcxin: Nợ TK 5311 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh

Có TK 6311 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh

- Cuối kỳ, kết chuyển chênh lệch thu, chi hoạt động tiêm phòng văcxin: Nợ TK 5311 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh

Có TK 4212 - Chênh lệch thu, chi chưa xử lý

- Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp từ hoạt động tiêm phòng văcxin: Nợ TK 4212 - Chênh lệch thu, chi chưa xử lý

Có TK 3334 - Thuế TNDN

Tóm lại từ việc phân loại, hệ thống hóa trên tài khoản kế toán, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận vào hệ thống sổ kế toán - hình thức biểu hiện cụ thể của tài khoản kế toán.

2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán

Hiện nay, theo chế độ kế toán áp dụng đối với các đơn vị HCSN tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, quy định các đơn vị HCSN được lựa chọn áp dụng một trong bốn hình thức kế toán là Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái; Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán trên máy vi tính. Tuy nhiên, trên thực tế thì tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên kế toán từng đơn vị để sử dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết phù hợp. Qua khảo sát thực tế các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi cho thấy một số nội dung về vận dụng hệ thống sổ kế toán như sau:

Căn cứ vào các chứng kế toán đã thu nhận và hạch toán ban đầu theo từng

bộ phận nghiệp vụ, kế toán theo sự phân công, phân nhiệm thực hiện ghi chép vào hệ thống sổ kế toán. Ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi hiện nay công tác ghi sổ kế toán theo từng bộ phận kế toán và được phân công cho từng nhân viên kế toán.

Qua khảo sát thực tế cho thấy, hiện nay tất cả các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi đều áp dụng thống nhất hình thức kế toán Nhật ký chung và đã thực hiện tin học hóa trong công tác kế toán. Các đơn vị hiện đang sử dụng chương trình phần mềm kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp, cụ thể đối với Bệnh viện đa khoa huyện Nghĩa Hành, Bệnh viện đa khoa Đặng Thùy Trâm sử dụng phần mềm kế toán có tên “MISA Mimosa.Net” do Công ty Misa cung cấp; còn hầu hết ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi đều sử dụng “Chương trình phần mềm kế toán HCSN” do Công ty máy tính Ánh Mai trong tỉnh Quảng Ngãi cung cấp và đã được Giám đốc Sở Y tế đồng ý.

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán nhập số liệu vào máy tính, chương trình phần mềm sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Các mẫu sổ kế toán chi tiết thường được mở theo chế độ kế toán quy định như Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc; Sổ kho; Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; Sổ TSCĐ; Sổ chi tiết các tài khoản; Sổ theo dõi dự toán ngân sách; Sổ chi tiết nguồn kinh phí, Sổ chi tiết các khoản thu, Sổ chi tiết chi hoạt động. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thuốc văcxin hay thuốc sử dụng cho các bệnh nhân nội trú,... các trung tâm YTDP và các bệnh viện công lập của tỉnh đã tự xây dựng một số sổ kế toán chi tiết như Sổ quản lý văcxin, Sổ tổng hợp y lệnh cho từng bệnh nhân,... Ngoài ra, hầu hết các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh được khảo sát đều không lập Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mặc dù số lượng, chủng loại vật tư sử dụng trong các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP tương đối lớn. Cuối tháng, sau khi hoàn tất việc ghi sổ, đối chiếu, khóa sổ kế toán, kế toán tiến hành in ra giấy toàn bộ số liệu sổ kế toán

tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và đóng thành quyển, sau đó làm thủ tục pháp lý như sổ kế toán ghi bằng tay.

Mặt khác, do phần mềm kế toán sử dụng (“Chương trình phần mềm kế toán HCSN” của Công ty máy tính Ánh Mai) có bổ sung, sửa đổi các mẫu sổ kế toán đã quy định trong chế độ kế toán hiện hành cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị, chẳng hạn như mẫu Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết chi hoạt động, Sổ chi tiết các khoản thu, Sổ theo dõi tạm ứng của công nhân viên, Sổ chi tiết thanh toán với người bán,… Qua khảo sát cho thấy các bệnh viện công lập ở tỉnh Quảng Ngãi đang còn sử dụng đồng thời nhiều phần mềm khác nhau gồm phần mềm kế toán thu viện phí, phần mềm kế toán tổng hợp, phần mềm BHYT do cơ quan BHYT cung cấp. Thông thường kế toán thu viện phí cập nhật số liệu thu viện phí vào phần mềm kế toán thu viện phí. Sau đó, hàng ngày hoặc định kỳ tiến hành tổng hợp số liệu báo cáo với kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp nhập lại toàn bộ số liệu trên và các nghiệp vụ kinh tế tài chính khác phát sinh trong bệnh viện vào phần mềm kế toán tổng hợp. Thông tin về bệnh nhân có thẻ BHYT cũng không được lọc từ thông tin ban đầu nên phải tiến hành cập nhật lại trên phần mềm BHYT để tổng hợp báo cáo. Việc áp dụng nhiều phần mềm kế toán tách rời nhau và thiếu sự liên kết để tổng hợp thông tin kế toán đã làm tăng khối lượng công việc kế toán, tăng chi phí và nhân lực, đồng thời gây khó khăn cho hoạt động quản lý của chính các bệnh viện và hoạt động kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng.

2.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán là công cụ hết sức quan trọng để giúp Thủ trưởng các đơn vị lãnh đạo, quản lý điều hành hoạt động của đơn vị. Theo quy định chế độ kế toán, cuối niên độ kế toán, các đơn vị sự nghiệp nói chung và các bệnh viện công lập, trung tâm YTDP nói riêng đều phải lập hệ thống báo cáo tài chính gửi cơ quan nhà nước theo qui định. Hệ thống báo cáo kế toán ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi hiện nay được xây dựng trên cơ sở quy định

của Chế độ

kế toán HCSN ban hành theo Quyết định số

19/2006/QĐ-BTC và

Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010.

Qua khảo sát thực tế cho thấy, việc lập báo cáo tài chính đối với các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi được thực hiện chủ yếu vào cuối năm mà chưa thực hiện lập báo cáo tài chính hàng quí theo qui định. Các phần mềm kế toán ứng dụng tại các đơn vị đã cho phép việc lập hầu hết các báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, việc lập các báo cáo này chỉ cần thông qua thao tác in ấn ngay sau khi thực hiện song việc xử lý dữ liệu điều chỉnh, kết chuyển. Cụ thể, hệ thống báo cáo tài chính được lập ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi bao gồm:

- Bảng cân đối tài khoản;

- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng;

- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động;

- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước theo hình thức rút dự toán tại KBNN;

- Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước;

- Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi;

- Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh;

- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ;

- Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang (chỉ được lập ở các bệnh viện công lập của tỉnh);

- Thuyết minh báo cáo tài chính.

Cuối năm kế toán các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi lập các Báo cáo tài chính, Thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đó nộp cho Sở Y tế chậm nhất vào cuối tháng 3 của năm sau.

Như vậy, nhìn chung công tác lập Báo cáo tài chính của các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi về cơ bản đều chấp hành đúng quy định về chế độ lập báo cáo, đảm bảo đúng nội dung, phương pháp lập, biểu mẫu,

… nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thẩm định quyết toán

hàng năm theo đúng quy định của Nhà nước góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, sử dụng tài sản, vật tư, nguồn kinh phí của các đơn vị.

Tuy nhiên qua khảo sát thực tế cho thấy nội dung của một số báo cáo như Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh chưa

tổng hợp đầy đủ các nguồn thu, chi của các bệnh viện công lập và trung tâm

YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi và chưa chi tiết theo từng hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh như đối với hoạt động liên doanh liên kết, hoạt động thu dịch vụ giường yêu cầu, hoạt động dịch vụ tiêm phòng,… Hay đối với việc lập Bảng cân đối tài khoản chỉ là một phương pháp kế toán dùng để kiểm tra tính cân đối số liệu các tài khoản kế toán trên Sổ cái. Bảng cân đối tài khoản chưa cung cấp đầy đủ thông tin để phản ánh thực trạng tình hình tài chính của đơn vị HCSN. Điều này là chưa phù hợp với thông lệ kế toán các nước là các đơn vị trong lĩnh vực công phải lập đầy đủ các báo cáo tài chính, trong đó có Bảng cân đối tài

khoản, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ,

Thuyết minh báo cáo tài chính cho phù hợp với yêu cầu của hệ thống chuẩn mực kế toán công. Kết quả khảo sát cũng cho thấy, việc lập Thuyết minh báo cáo tài chính cũng chưa được các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi quan tâm đúng mức đến nội dung về giải trình, phân tích và đánh giá những nguyên nhân để giúp người đọc báo cáo hiểu đúng tình hình tài chính của đơn vị.

Bên cạnh đó, kết quả khảo sát cũng cho thấy hầu hết các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi chưa quan tâm đến việc xây dựng hệ thống Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin quản lý nội bộ của đơn vị.

Đối với công tác công khai Báo cáo tài chính, Luật Kế toán và Thông tư số 21/2005/TT-BTC ngày 22/3/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc thực hiện công khai tài chính, các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi đã thực hiện tại hội nghị giao ban cán bộ chủ chốt và hội nghị cán bộ viên chức hàng năm.

2.2.5. Tổ chức phân tích thông tin kế toán

Qua khảo sát thực tế, một số bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi như Bệnh viện đa khoa tỉnh, Bệnh viện đa khoa thành phố, Bệnh viện đa khoa Đặng Thùy Trâm, Trung tâm YTDP tỉnh, Trung tâm YTDP thành phố đã có tổ chức công tác phân tích tài chính và có kế hoạch cụ thể để đưa công tác phân tích vào nề nếp. Thông qua các số liệu, kết quả tổng hợp báo cáo tài chính đã lập hàng năm, các đơn vị đã tiến hành đối chiếu, tính toán và so sánh các số liệu có liên quan để đánh giá tình hình quản lý tài chính của đơn vị. Nội dung phân tích của các đơn vị này chủ yếu tập trung vào phân tích tình hình thực hiện dự toán thu - chi, tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý, sử dụng tài sản.

Mục đích của việc phân tích tình hình tài chính ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi nhằm phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực, lãng phí trong quá trình sử dụng tài sản, tiền và kinh phí của Nhà nước; cung cấp thông tin đã xử lý theo yêu cầu quản lý theo chế độ tài chính hiện hành.

Bên cạnh đó, phương pháp phân tích chỉ mới dừng lại ở phương pháp so sánh.

Chính vì thế, việc đánh giá tình hình thực hiện dự toán thu - chi, tình hình chấp hành các chế độ chi tiêu, chính sách quản lý tài chính của Nhà nước còn khá chung chung mà chưa đề ra những giải pháp cụ thể để tiết kiệm chi và nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí kể cả trong ngắn hạn và dài hạn.

2.2.6. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Kiểm tra kế toán làm một trong những công cụ hết sức quan trọng, đảm bảo cho công tác kế toán trong các bệnh viện và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi đi vào nề nếp, thực hiện đúng đắn các chế độ, chính sách nhà nước về kinh tế, tài chính thông qua hoạt độngkiểm soát, giám sát chính xác, khách quan. Phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hạn chế, thiếu sót trong tổ chức công tác kế toán, công tác quản lý tài chính, chống những hành vi gian lận vi phạm chế độ tài chính, kế toán. Kết quả khảo sát cho thấy các bệnh viện và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi đã nhận thức được vai trò, ý nghĩa của công tác kiểm tra kế toán nhưng chưa tổ chức vận dụng triệt để Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC về Quy chế tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN.

Xem toàn bộ nội dung bài viết ᛨ