Quy Trình Luân Chuyển Chứng Từ Thu Viện Phí Nội Trú Tại Một Số Bệnh Viện

đơn vị được khảo sát đã nêu trên, Luận án mô tả quy trình luân chuyển chứng từ

của nghiệp vụ thu viện phí nội trú và hoạt động dịch vụ tiêm phòng văcxin của một số bệnh viện công lập như Bệnh viện đa khoa tỉnh, Bệnh viện đa khoa thành phố, Bệnh viện đa khoa Đặng Thùy Trâm và Trung tâm YTDP tỉnh, thành phố. Cụ thể:

- Đối với quy trình luân chuyển chứng từ thu viện phí nội trú tại các bệnh viện công lập được mô tả như Sơ đồ 2.4.

(2a), (2d)

(5)

Bệnh nhân

(1)

(2c)

Kế toán thu viện phí

(3)

Thủ quỹ

Phiếu nộp tiền viện phí

Lập Phiếu thu

(1 liên)

Y tá hành chính Khoa điều trị

Lập Phiếu nộp tiền viện phí (3liên)

Lập Phiếu nộp tiền tạm ứng hoặc Biên lai thu (3 liên)

Lập Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân nội trú,…

(2b)

Kế toán TM/ thanh toán

(4)

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 284 trang tài liệu này.

Thu tiền, ghi sổ quỹ

Sơ đồ 2.4 - Quy trình luân chuyển chứng từ thu viện phí nội trú tại một số bệnh viện công lập tỉnh Quảng Ngãi

Sơ đồ trên đã khái quát trình tự luân chuyển chứng từ về nghiệp vụ thu viện phí nội trú. Cụ thể trình tự gồm các bước như sau:

(1) Y tá hành chính Khoa điều trị căn cứ vào Y lệnh của bác sỹ sẽ tổng hợp theo từng bệnh nhân, lập 3 liên Phiếu nộp tiền viện phí và xử lý các liên như sau: 1 liên lưu, 2 liên chuyển cho bệnh nhân để nộp tiền.

(2) Khi nhận được 2 liên Phiếu nộp tiền viện phí của bệnh nhân, Kế toán thu viện phí lập 3 liên Phiếu nộp tiền tạm ứng (đối với bệnh nhân nội trú có thẻ BHYT) hoặc 3 liên Biên lai thu tiền phí, lệ phí (đối với bệnh nhân nội trú không có thẻ BHYT) và thu tiền, đóng dấu “Đã thu tiền”. Các liên chứng từ được xử lý như sau: 2 liên Phiếu nộp tiền tạm ứng hoặc Biên lai thu tiền phí, lệ phí lưu; 2 liên Phiếu nộp tiền viện phí và 1 liên Phiếu nộp tiền tạm ứng hoặc Biên lai thu tiền phí, lệ phí trả lại cho bệnh nhân và bệnh nhân sẽ nộp lại 1 liên Phiếu nộp tiền

viện phí cho Khoa điều trị để lưu. Cuối ngày, Kế toán thu viện phí tổng hợp số tiền tạm ứng viện phí và tiền thanh toán viện phí của bệnh nhân và in Báo cáo tổng hợp tiền tạm ứng viện phí (được lập trên phần mềm Excel) hoặc Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân nội trú (được lập trên phần mềm quản lý thu viện phí) gửi cho Kế toán tiền mặt/thanh toán.

(3) Hàng ngày, căn cứ vào Báo cáo tổng hợp tiền tạm ứng viện phí hoặc Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân nội trú, Kế toán tiền mặt/thanh toán lập 1 liên Phiếu thu và ghi sổ kế toán có liên quan.

(4) Căn cứ vào Phiếu thu, Thủ quỹ thu tiền và ghi vào Sổ quỹ.

(5) Cuối ngày hoặc định kỳ, kế toán và Thủ quỹ kiểm tra và đối chiếu số

liệu.

Ngoài ra, khi bệnh nhân (có thẻ BHYT) thanh toán tạm ứng tiền viện phí:

Khi ra viện, Khoa điều trị chưa tổng kết hồ sơ thanh toán BHYT kịp thì viết 01 giấy hẹn cho bệnh nhân. Đến ngày, bệnh nhân mang tờ giấy hẹn của Khoa và Phiếu nộp tiền tạm ứng đến phòng thanh toán BHYT để thanh toán.

Như vậy, qua khảo sát cho thấy bộ phận thu viện phí và bộ phận kế toán tổng hợp ở các bệnh viện công lập của tỉnh thường sử dụng hai phần mềm kế toán riêng biệt nên cuối ngày kế toán phải in các bảng chi tiết ra giấy để nhập lại dữ liệu vào phần mềm kế toán tổng hợp. Việc làm trên cho thấy sự thiếu liên kết giữa các phần mềm sử dụng khác nhau đã làm tăng khối lượng công việc của nhân viên trong bộ máy đồng thời hạn chế sự kiểm tra, giám sát kịp thời giữa các bộ phận.

(1c)

(4)

(1a), (3)

Kế toán

(1b)

Thủ Kho

Thủ quỹ

Giấy đề nghị nhận văcxin (2 liên)

Phiếu thu (3 liên)

Giấy nhận tiền

(1 liên)

Bảng kê tính tiền hàng ngày

Tờ khai chi tiết thu phí, lệ phí

Nhân viên hành chính thuộc tổ tiêm phòng

Hóa đơn bán lẻ (3 liên)

Hóa đơn GTGT

(3 liên)

- Đối với quy trình luân chuyển chứng từ về hoạt động dịch vụ tiêm phòng văcxin tại trung tâm YTDP tỉnh, thành phố được mô tả như Sơ đồ 2.5.

Khách hàng

(2)

Sơ đồ 2.5 - Quy trình luân chuyển chứng từ về hoạt động dịch vụ tiêm phòng văcxin tại trung tâm YTDP tỉnh, thành phố Quảng Ngãi

Sơ đồ trên đã khái quát trình tự luân chuyển chứng từ về hoạt động dịch vụ tiêm phòng văcxin tại trung tâm YTDP. Cụ thể trình tự gồm các bước như sau:

(1) Khi tạm ứng văcxin cho Tổ tiêm phòng, căn cứ vào Giấy đề nhận văcxin đã được Trưởng khoa và Giám đốc trung tâm ký duyệt, Kế toán lập 3 liên Hóa đơn bán lẻ. Các liên hóa đơn được xử lý như sau: 1 liên lưu, 1 liên chuyển cho Thủ kho và 1 liên trả cho người nhận (Tổ tiêm phòng). Kế toán căn cứ vào Hóa đơn bán lẻ ghi vào sổ kế toán có liên quan.

Thủ kho căn cứ vào Hóa đơn bán lẻ xuất văcxin cho Tổ tiêm phòng và ghi vào Sổ kho.

(2) Khi khách hàng đến tiêm phòng, nhân viên hành chính (Tổ tiêm phòng) viết Giấy nhận tiền, thu tiền, đóng dấu “Đã thu tiền” và ghi vào Sổ quản lý văcxin.

(3) Cuối ngày, Tổ tiêm phòng tổng hợp tiền thu dịch vụ tiêm phòng trên Bảng kê tính tiền hàng ngày (tiền thuốc văcxin), Tờ khai chi tiết thu phí, lệ phí (phí tiêm phòng) và nộp tiền cho Thủ quỹ.

(4) Hàng ngày, Kế toán căn cứ vào Bảng kê tính tiền hàng ngày (tiền thuốc văcxin), Tờ khai chi tiết thu phí, lệ phí (phí tiêm phòng) lập 3 liên Hóa đơn GTGT và 3 liên Phiếu thu; chuyển Phiếu thu cho Thủ quỹ để thu tiền nhập quỹ. Các liên chứng từ được xử lý như sau: 2 liên Hóa đơn GTGT và 1 liên Phiếu thu lưu, 1 liên Hoá đơn GTGT kèm Tờ khai thuế để quyết toán thuế vào cuối kỳ, 1 liên Phiếu thu trả lại cho Tổ tiêm phòng, 1 liên Phiếu thu Thủ quỹ ghi vào Sổ quỹ. Kế toán căn cứ vào các chứng từ, ghi vào sổ kế toán có liên quan.

Song song với việc tổ chức chứng từ nhằm quản lý tốt các khoản thu, các

bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi đã chú ý đến tổ chức chứng từ nhằm ghi nhận đầy đủ, kịp thời các khoản chi phát sinh trong đơn vị. Tương ứng với các nội dung chi như chi cho con người, chi chuyên môn nghiệp vụ, chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ và các khoản chi quản lý hành chính, các bệnh viện và trung tâm YTDP đã xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ tương đối phù hợp.

Như vậy, việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi đã góp phần quan trọng vào việc kiểm soát thu - chi trong các đơn vị, qua đó tăng cường công tác quản lý các nguồn thu, các khoản chi. Từ hệ thống chứng từ ghi nhận ban đầu, các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh đã tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế toán nhằm ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi được khảo sát đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được quy định tại Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, Thông tư số 185/2010/TT- BTC ngày 14/12/2010, căn cứ vào đặc điểm hoạt động cụ thể của đơn vị để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị của mình.

Qua khảo sát tại các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi cho thấy, hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng phần lớn đã góp phần ghi nhận, phản ánh thường xuyên liên tục về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí từ các nguồn tài chính khác nhau, góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu - chi và sử dụng đúng mục đích. Tùy điều kiện cụ thể của đơn vị mà số lượng tài khoản sử dụng ở các đơn vị được khảo sát là khác nhau tuy nhiên do cùng loại hình, lĩnh vực hoạt động nên hệ thống tài khoản tại các đơn vị này cũng có nét tương đồng. Cụ thể, hệ thống tài khoản kế toán mà các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi sử dụng tính đến năm 2012 như sau: hầu hết các bệnh viện công lập và trung tâm y tế như Bệnh viện đa khoa tỉnh, Bệnh viện đa khoa thành phố, Bệnh viện đa khoa Đặng Thùy Trâm, Bệnh viện đa khoa huyện

Nghĩa Hành, Bệnh viện đa khoa huyện Mộ Đức, Trung tâm y tế huyện Sơn Hà, Trung tâm y tế huyện Lý Sơn,… sử dụng khoảng 22-24/43 tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản và 1/7 tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản (TK 008 - Dự toán chi hoạt động); hầu hết các trung tâm YTDP như Trung tâm YTDP tỉnh, Trung tâm YTDP thành phố, Trung tâm YTDP huyện Sơn Tịnh, Trung tâm YTDP huyện Tư Nghĩa,… sử dụng khoảng 21-23/43 tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản và 1/7 tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản (TK 008 - Dự toán chi hoạt động). Cụ thể như sau:

- Loại 1: Tiền và vật tư

Kế toán vốn bằng tiền: Kế toán ở các bệnh viện công lập và trung tâm

YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi sử dụng TK 111 - Tiền mặt để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ và TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi của đơn vị tại Ngân hàng, Kho bạc. Các tài khoản này được chi tiết theo từng loại quỹ, loại tiền gửi ngân hang, kho bạc.

Kế toán vật tư: Các bệnh viện công lập ở tỉnh Quảng Ngãi sử dụng TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu, tài khoản này được chi tiết theo từng loại thuốc, hóa chất, dịch truyền, máu, trong từng loại thuốc, hóa chất… lại theo dõi chi tiết theo từng loại kinh phí thường xuyên, kinh phí dự án… do mỗi loại kinh phí được cấp theo đơn giá thuốc, hóa chất khác nhau. Các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi sử dụng TK 153 - Công cụ, dụng cụ để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của công cụ, dụng cụ, tài khoản này được chi tiết theo từng loại dụng cụ, y cụ,…

- Loại 2: Tài sản cố định. Kế toán các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ở tỉnh Quảng Ngãi sử dụng TK 211 - TSCĐ hữu hình, TK 213 - TSCĐ vô hình, TK 214 - Hao mòn TSCĐ, để phản ánh tình hình biến động tăng, giảm các loại TSCĐ hữu hình, vô hình theo chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn.

- Loại 3: Thanh toán. Dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa các bệnh viện công lập, trung tâm YTDP với các tổ chức cá nhân bên ngoài và quan hệ mua

bán, cung cấp dịch vụ, các quan hệ thanh toán lẫn nhau giữa đơn vị với cấp trên, cấp dưới và với cán bộ, nhân viên trong đơn vị, kế toán sử dụng TK 311 - Các khoản phải thu, TK 312 - Tạm ứng, TK 331 - Các khoản phải trả, TK 334 - Phải trả công chức, viên chức, TK 336 - Tạm ứng kinh phí kho bạc, TK 337 - Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau, TK 342 - Thanh toán nội bộ. Trong đó TK 3111 - Phải thu khách hàng, TK 3311 - Phải trả người cung cấp được chi tiết theo từng đối tượng thanh toán, nguồn khác, TK 312 - Tạm ứng được chi tiết cho từng cán bộ, nhân viên tạm ứng.

- Loại 4: Nguồn kinh phí và các quỹ. Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm và quyết toán các nguồn kinh phí và các quỹ của đơn vị, kế toán các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP sử dụng TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động, TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi, TK 421 - Chênh lệch thu, chi

chưa xử lý, TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. Trong đó, TK 461 -

Nguồn kinh phí hoạt động được theo dõi theo từng loại kinh phí gồm kinh phí NSNN cấp (nguồn kinh phí thường xuyên và kinh phí không thường xuyên), viện phí, BHYT, nguồn khác.

- Loại 5: Các khoản thu: Kế toán các bệnh viện công lập và trung tâm

YTDP của tỉnh Quảng Ngãi sử dụng TK 511 - Các khoản thu để phản ánh các khoản thu theo chế độ quy định và được phép của Nhà nước phát sinh tại đơn vị và tình hình xử lý các khoản thu, như thu viện phí; phí tiêm phòng, phí xét nghiệm, phí kiểm nghiệm thực phẩm, phí kiểm dịch y tế, phí khảo sát môi trường lao động và cả khoản thu từ hoạt động dịch vụ như thu từ dịch vụ khám chữa bệnh, dịch vụ tiêm phòng, thu từ giường yêu cầu, thu từ hoạt động liên doanh liên kết, thu từ các quầy thuốc, trông giữ xe,…; TK 521 - Thu chưa qua ngân sách chỉ được sử dụng ở các bệnh viện công lập để phản ánh các khoản viện phí chưa được ghi thu, ghi chi vào cuối năm; TK 531 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ được sử dụng ở Trung tâm YTDP tỉnh và Bệnh viện đa khoa tỉnh, Bệnh viện đa khoa thành phố, Bệnh viện đa khoa Đặng Thùy Trâm để phản ánh các khoản thu từ hoạt động dịch vụ tiêm phòng hay các khoản thu từ các dịch vụ trông giữ xe, ki ốt tạp hóa, quầy

báo, điện thoại, thu từ quầy thuốc, phương tiện đưa đón bệnh nhân, thu từ các hoạt động nhà ăn;… Các tài khoản này được chi tiết theo từng khoản thu phí (ghi có TK 511), thu dịch vụ (ghi có TK 531) phát sinh tại đơn vị.

- Loại 6: các khoản chi. Kế toán các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh sử dụng TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh để phản ánh các khoản chi từ hoạt động dịch vụ ở Bệnh viện đa khoa tỉnh, Bệnh viện đa khoa thành phố, Bệnh viện đa khoa Đặng Thùy Trâm và Trung tâm YTDP tỉnh, TK 661 - Chi hoạt động được sử dụng ở tất cả các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh để phản ánh tình hình biến động các khoản chi cho hoạt động thường xuyên và chi không thường xuyên ở đơn vị và tài khoản này được chi tiết theo từng nguồn kinh phí NSNN cấp (chi thường xuyên và chi không thường xuyên), từ nguồn viện phí, BHYT, nguồn khác,…

- Loại 0: Kế toán các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng

Ngãi sử dụng TK 008 - Dự toán chi hoạt động, để phản ánh số dự toán kinh phí

hoạt động được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán kinh phí hoạt động ra sử dụng.

Tuy nhiên qua khảo sát thực tế, một số bệnh viện công lập và trung tâm YTDP có phát sinh các nghiệp vụ liên quan nhưng không mở tài khoản riêng để phản ánh hoặc phản ánh vào tài khoản chưa đúng nội dung, bản chất như:

Bệnh viện Đa khoa Mộ Đức, Trung tâm Y tế huyện Sơn Hà, Bệnh viện Đa khoa Nghĩa Hành, Trung tâm YTDP thành phố phản ánh các khoản thu, chi từ hoạt động sản xuất kinh doanh như hoạt động dịch vụ khám chữa bệnh theo yêu cầu, quầy thuốc, trông giữ xe, ki ốt tạp hóa, quầy báo, điện thoại, hoạt động dịch vụ tiêm phòng, hay Bệnh viện đa khoa tỉnh phản ánh khoản thu, chi từ các hoạt động

dịch vụ như thu tiền giường yêu cầu, hoạt động liên doanh liên kết với các tổ

chức, cá nhân khác như cho phép đặt các máy móc thiết bị chuyên dùng, hiện đại vào tài khoản 511 - Các khoản thu, tài khoản 661 - Chi hoạt động là chưa đúng qui định hiện hành.

Bên cạnh đó, hầu hết các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh

Quảng Ngãi như Bệnh viện đa khoa Đặng Thùy Trâm, Bệnh viện đa khoa huyện Sơn Tịnh khi nhận các khoản viện trợ phi dự án các thiết bị y tế của các tổ chức nước ngoài dù đã có hoặc chưa có chứng từ ghi thu - ghi chi đều hạch toán vào TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động); hay đối với việc quản lý các loại dụng cụ lâu bền xuất sử dụng ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh, kế toán chỉ phản ánh giá trị dụng cụ lâu bền xuất kho để sử dụng (ghi có TK 153) mà chưa sử dụng (ghi Nợ tài khoản 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng). Đối với Trung tâm YTDP tỉnh, Trung tâm YTDP thành phố khi xuất kho thuốc văcxin tạm ứng cho Tổ tiêm phòng để thực hiện hoạt động dịch vụ tiêm phòng, kế toán các đơn vị này hạch toán vào TK 3118 - Các khoản phải thu khác. Hoặc, một số bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh đều phản ánh số chênh lệch thu lớn chi và việc xử lý số chênh lệch về hoạt động thường xuyên vào TK 4211 - Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên (là tài khoản đã quy định không được sử dụng trong Thông tư số 185 mà phải phản ánh vào TK 004 - Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên); hay đối với các khoản chi phí quản lý chung liên quan đến hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ tại các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh đều được hạch toán vào tài khoản 661 - Chi hoạt động. Từ đó chưa phản ánh đúng chi phí của các hoạt động này.

Ngoài ra, việc hạch toán tăng, giảm TSCĐ và hao mòn TSCĐ tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh, thành phố và Trung tâm YTDP tỉnh còn lúng túng. Trong thực tế TSCĐ được hình thành có nguồn gốc NSNN nhưng được sử dụng cho cả hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, nhưng hàng tháng các đơn vị chưa tính khấu hao TSCĐ để tính vào chi phí hoạt động dịch vụ và ghi tăng quỹ đầu tư phát triển theo quy định của Nghị định số 43 mà cuối năm mới chỉ phản ánh số hao mòn TSCĐ theo quy định của hiện hành trong chế độ kế toán HCSN.

Mặt khác, tại hầu hết các bệnh viện công lập ở tỉnh thường xảy ra tình trạng bệnh nhân trốn viện, không thanh toán viện phí. Khi đó các khoa, phòng chỉ lập biên bản ghi rõ tên bệnh nhân, số bệnh án, ngày vào viện, ra viện và các bệnh