Lý Thuyết Ngẫu Nhiên (Contingency Theory)

+ Xem xét mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích; Bản chất, số lượng và độ chính xác của thông tin truyền đạt phải phù hợp và hỗ trợ để đạt các mục tiêu

Nguyên tắc 14: Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện chức năng kiểm soát.

+ Truyền đạt thông tin KSNB cho nhân viên: Một quá trình được đặt ra để truyền đạt thông tin cần thiết cho nhân viên hiểu và trách nhiệm KSNB của mình.

+ Truyền thông với HĐQT: Truyền thông tồn tại giữa NQL và HĐQT để cả hai có thông tin cần thiết nhằm thực hiện tốt vai trò của họ đối với các mục tiêu.

+ Cung cấp kênh truyền thông riêng biệt: ví dụ như đường dây nóng, hộp thư kín được đưa ra và phục vụ như là cơ chế dự phòng khi các kênh thông thường không hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả.

+ Lựa chọn phương pháp truyền thông phù hợp: Cần xem xét thời gian, người tiếp nhận và tính chất truyền thông.

- Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các đối tượng bên ngoài các thông tin liên quan đến các vấn đề ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng kiểm soát nội bộ.

+ Truyền thông cho các đối tượng bên ngoài: Qúa trình truyền đạt thông tin phù hợp và kịp thời cho các đối tượng bên ngoài bao gồm cả cổ đông, đối tác, khách hàng, nhà cung cấp...

+ Cho phép truyền thống ngược lại: kênh truyền thông mở cho đối tượng bên ngoài cung cấp cho NQL, HĐQT thông tin thích hợp.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 185 trang tài liệu này.

+ Truyền thông với HĐQT: Thông tin phù hợp từ các đánh giá được tiến hành bởi các đối tượng bên ngoài được truyền đạt đến HĐQT.

+ Lựa chọn phương pháp truyền thông phù hợp: Cần xem xét thời gian, người tiếp nhận và tính chất truyền thông, yêu cầu và kỳ vọng về pháp lý, quy định.

2.3.5. Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian. Toàn bộ quy trình hoạt động phải được giám sát và điều chỉnh khi cần thiết. Hệ thống phải có khả năng phản ứng năng động, thay đổi theo yêu cầu của môi trường bên trong và bên ngoài. Giám sát có một vai trò quan trọng, nó giúp KSNB luôn hoạt động hữu hiệu.

Qúa trình giám sát được thực hiện bởi những người có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm soát (Spinger, 2004), (COSO, 2013). Việc đánh giá thường xuyên, đánh giá định kỳ hoặc kết hợp cả hai được sử dụng để xác định liệu các thành phần của kiểm soát nội bộ, bao gồm việc thực hiện các nguyên tắc trong mỗi thành phần, có hiện hữu và được thực hiện đầy đủ hay không.

Đánh giá thường xuyên được thực hiện ngay trong các hoạt động thường ngày và được lặp đi lặp lại, do vậy sẽ hiệu quả hơn so với giám sát định kỳ.

Đánh giá định kỳ được tiến hành định kỳ, sẽ thay đổi trong phạm vi và tần số phụ thuộc vào đánh giá rủi ro, hiệu quả của việc đánh giá liên tục và sự cân nhắc trong quản lý. Kết quả phát hiện được đánh giá theo tiêu chuẩn của nhà quản lý, và những thiếu sót sẽ được truyền đạt đến ban quản lý và ban giám đốc.

Hai nguyên tắc liên quan đến hoạt động giám sát được giới thiệu trong khuôn mẫu COSO 2103, bao gồm:

Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập và thực hiện việc đánh giá thường xuyên hoặc định kỳ nhằm đảm bảo các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ là hiện hữu và đang thực hiện đúng chức năng.

+ Xem xét hỗn hợp các đánh giá thường xuyên và định kỳ NQL đảm bảo sự cần bằng bằng các đánh giá liên tục hoặc dịnh kỳ.

+ Thiết lập những hiểu biết cơ bản: Các thiết kế và trạng thái của hệ thống KSNB được sử dụng để thiết lập cơ sở cho việc đánh giá thường xuyên và định kỳ.

+ Xem xét tỉ lệ thay đổi: NQL xem xét tỷ lệ thay đổi trong quá trình kinh doanh khi lựa chọn và phát triển các đánh giá định kỳ hay định kỳ.

+ Sử dụng nhân viên có năng lực: Đánh giá viên thực hiện đánh giá liên tục và định kỳ phải có kiến thức để hiểu rõ những gì đang đánh giá.

+ Phù hợp với quy trình kinh doanh: Đánh giá liên tục được xây dựng vào các quá trình kinh doanh và điều chỉnh khi điều kiện thay đổi.

+ Đánh giá khách quan: Đánh giá định kỳ được thực hiện định kỳ để cung cấp những thông tin phản hồi khách quan.

+ Điều chỉnh phạm vi và tần suất: NQL thay đổi phạm ci và tần suất của các đánh giá định kỳ tùy thuộc vào các rủi ro.

Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và công bố kịp thời những điểm yếu của kiểm soát nội bộ cho các đối tượng có trách nhiệm, bao gồm nhà quản lý cấp cao, hội đồng quản trị và các đối tượng phù hợp khác.

+ Đánh giá kết quả NQL và HĐQT khi thích hợp tiến hành kiểm tra kết quả cho việc đánh giá thường xuyên và định kỳ.

+ Thông báo những khiếm khuyết đến NQL: Những khiếm khuyết được thông báo đến các bên chịu trách nhiệm về hành động khắc phục và ít nhất một cấp quản lý cấp trên.

+ Báo cáo những khiếm khuyết cho NQL cấp cao và HĐQT

+ Giám sát các biện pháp khắc phục: NQL theo dõi những khiếm khuyết được sữa chữa một cách kịp thời.

2.4. Các lý thuyết nền có liên quan

2.4.1. Lý thuyết hiện đại (Agency theory)

Lý thuyết đại diện được hiểu là vấn đề đại diện xảy ra khi các bên hợp tác mục tiêu và phân công lao động khác nhau (Jensen và Meckling, 1976). Cụ thể, lý thuyết đại diện tập trung nghiên cứu vào các mối quan hệ đại diện; trong đó, một bên là người chủ và người quản lý DN (người đại diện). Jensen và Meckling (1976) định nghĩa một mối quan hệ đại diện là “một hợp đồng theo đó một hay nhiều người chủ thuê người khác (đại diện) để thực hiện một số hoạt động thay mặt chủ thông qua một số ủy quyền quyết định cho đại diện”.

Trong một DN mối quan hệ này biểu hiện thông qua quan hệ giữa cổ đông (chủ sở hữu) và người quản lý (người đại diện). Lý thuyết ủy nhiệm cho rằng cả hai bên (người đại diện và người chủ sở hữu) đều muốn tối đa hóa lợi ích của mình. Thông thường, bên được ủy nhiệm (đại diện) được mong đợi sẽ hành xử theo hướng mang lại lợi ích lớn nhất cho người chủ nhưng bản thân những người đại diện cũng theo đuổi mục đích riêng của họ. Theo Eisenhart (1989) lý thuyết đại diện tập trung vào giải quyết hai vấn đề xảy ra trong mối quan hệ đại diện: vấn đề đại diện và các vấn đề chia sẽ rủi ro. Chính vì vậy trong mối quan hệ này luôn tồn tại những mâu thuẫn và điều này làm phát sinh một khoản chi phí đại diện, được phân thành hai loại: chi phí đầu tư vào hệ thống kiểm soát cần thiết để giảm việc thiếu thông tin của người chủ và chi phí giảm thiểu rủi ro thông qua việc chia sẻ rủi ro với bên đại diện nhờ những biện pháp kích thích dựa trên kết quả đầu ra.

Dựa vào lý thuyết đại diện giới thiệu bởi Jensen và Meckling (1976), cho thấy rằng trong các DN tồn tại vấn đề đại diện đó là việc tách biệt giữa quyền sở hữu và kiểm soát sẽ dẫn đến xung đột lợi ích; điều này thường xảy ra ở hầu hết các hoạt động của từng cá nhân trong hệ thống phân quyền giữa người chủ và đại diện. Do đó, quản trị DN là cần thiết để giúp các DN đồng bộ hóa lợi ích và chia sẽ rủi ro của tất cả các thành viên (Hart, 1995). Quản trị DN là một hệ thống luật lệ, quy tắc, chính sách; nhằm định hướng, vận hành và kiểm soát hoạt động của DN (Gillan, 2006). Quản trị doanh nghiệp bao hàm mối quan hệ giữa các bên, không chỉ trong nội bộ DN như các cổ đông, hội đồng quản trị mà còn những lợi ích liên quan bên ngoài DN: cơ quan quản lý nhà nước, các đối tác kinh doanh, cộng đồng và xã hội. Do vậy, cơ chế quản trị doanh nghiệp có thể được chia thành các cơ chế quản trị nội bộ và cơ chế quản trị bên ngoài (Gillan, 2006; Rezaee, 2007). Các cơ chế quản trị nội bộ có nguồn gốc từ các thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc điều hành, KSNB và các chức năng kiểm toán nội bộ. Trong khi các cơ chế quản trị bên ngoài có nguồn gốc từ thị trường vốn, thị trường lao động, tình trạng nhà nước, chủ sở hữu chứng khoán và hoạt động đầu tư (Nguyễn Tuấn và ctg, 2015).

Chất lượng của các cơ chế quản trị nội bộ liên quan chặt chẽ đến hiệu quả hoạt động tốt hơn của DN. KSNB là một trong những cơ chế quản trị nội bộ DN nhằm giúp DN kiểm soát tốt hơn sự xung đột lợi ích, quản lý và chia sẻ các rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động của DN. Như vậy, trong các cơ chế quản trị nội bộ nêu trên, cơ chế quản trị thông qua KSNB được sử dụng trong nghiên cứu của tác giả.

Khi áp dụng vào nghiên cứu của tác giả, với việc phân tích ở trên theo lý thuyết này, tác giả kỳ vọng các nhà quản lý DN, là người được cổ đông (người chủ) ủy quyền sẽ thực hiện việc xây dựng một hệ thống KSNB đầy đủ, đáp ứng việc kiểm soát tốt các hoạt động bên trong DN.

2.4.2. Lý thuyết ngẫu nhiên (Contingency theory)

Các lý thuyết phù hợp giữa cơ cấu tổ chức và các biến theo ngữ cảnh được gọi là lý thuyết đối phó ngẫu nhiên gọi tắt là lý thuyết ngẫu nhiên. Lý thuyết ngẫu nhiên dựa trên lập luận cho rằng không có một hệ thống quản trị hiệu quả duy nhất nào là phù hợp cho tất cả các tổ chức và phù hợp cho mọi hoàn cảnh bởi lẽ những đặc điểm riêng biệt của hệ thống và hiệu quả của nó sẽ phụ thuộc vào những đặc thù riêng của tổ chức và những tác nhân thuộc về ngữ cảnh. Lý thuyết đối phó ngẫu nhiên được nhiều tác giả quan tâm và được giải thích theo nhiều cách khác nhau: “Sự quản lý hoặc việc tổ chức doanh nghiệp tối ưu chịu sức ép từ những yếu tố nội bộ và bên ngoài” (Fiedler, 1964), “Cách tốt nhất để tổ chức phụ thuộc vào môi trường tổ chức các hoạt động trong doanh nghiệp” (Scott, 1992), “Tính hiệu quả của các giải pháp phụ thuộc vào các điều kiện mà giải pháp được thực hiện tại DN” (Galbraith, 1973).

Donaldson (2001) có cách tiếp cận đối phó ngẫu nhiên khá sớm trong lý thuyết hành vi tổ chức, tác giả xây dựng ba yếu tố cốt lõi tạo thành mô hình nghiên cứu áp dụng trong KSNB, đó là: Có sự kết nối giữa các đặc điểm đối phó ngẫu nhiên và cấu trúc KSNB; Đặc điểm đối phó ngẫu nhiên xác định cấu trúc KSNB; Có sự phù hợp về mức độ của cấu trúc KSNB với mỗi cấp độ của đặc tính đối phó ngẫu nhiên. Các phát biểu về đối phó ngẫu nhiên đều tương thích với tài liệu và khuôn khổ KSNB. Trong các khuôn khổ về KSNB đã khẳng định sự cần thiết của KSNB là khác

nhau do đặc điểm tổ chức. Sự khác nhau này do quy mô doanh nghiệp, văn hóa, triết lý quản lý, mục tiêu DN, môi trường hoạt động (Lakis & Giriūnas, 2012).

Do đó, cách tiếp cận lý thuyết đối phó ngẫu nhiên cung cấp một lời giải thích cho sự đa dạng KSNB trong thực tế. Nguyên tắc cơ bản về lý thuyết đối phó ngẫu nhiên được chọn làm nền tảng xây dựng khuôn khổ KSNB theo báo cáo COSO. Mỗi DN lựa chọn hệ thống kiểm soát phù hợp nhất bằng cách xem xét các đặc điểm đối phó ngẫu nhiên.

Như vậy, cần có KSNB đối với hoạt động của doanh nghiệp, nhưng KSNB có thể thay đổi. Khi áp dụng vào nghiên cứu của tác giả, với việc phân tích ở trên theo lý thuyết này, tác giả kỳ vọng các doanh nghiệp gốm sứ sẽ xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu phù hợp đặc thù của ngành cũng như quy mô, mục tiêu của mình.

Kết luận chương 2

Chương 2 tác giả trình bày những lý thuyết có liên quan đến vấn đề nghiên cứu, qua đó tác giả xây dựng được nền tảng lý thuyết cho mô hình và các giả thuyết nghiên cứu. Các lý thuyết được trình bày trong chương này bao gồm lý thuyết đại diện, lý thuyết ngẫu nhiên, lý thuyết về kiểm soát nội bộ theo khuôn mẫu của COSO (2013). Từ kết quả tìm hiểu được, là cơ sở để tác giả xác định các biến thang đo cho biến phụ thuộc và biến độc lập trong mô hình nghiên cứu sau này. Như vậy biến độc lập của tác giả chính là 5 thành phần cấu tạo nên hệ thống kiểm soát nội bộ theo khuôn mẫu COSO 2013, đó là: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát. Còn biến phụ thuộc là tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Với các nội dung đã được trình bày ở chương tổng quan nghiên cứu và cơ sở lý thuyết trong chương 2, tác giả đã có đủ những lý luận cơ bản để xây dựng mô hình nghiên cứu và thiết kế thang đo. Trong chương này luận văn thực hiện xây dựng khung nghiên cứu, mô hình nghiên cứu, công cụ thu thập và xử lý số liệu cho nghiên cứu định lượng. Đây là chương cơ sở để tạo ra các kết quả định lượng trong chương

4. Từ kết quả thực tiễn (định tính) và kiểm định mô hình (định lượng), sẽ là cơ sở bàn luận và đề xuất các hàm ý, giải pháp và kiến nghị trong chương 5.

3.1. Khung nghiên cứu đề tài

Bước 1: Xác định vấn đề nghiên cứu

Nhiệm vụ đầu tiên là xác định vấn đề cần nghiên cứu của đề tài, về mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể, các câu hỏi nghiên cứu đã đặt ra và trả lời cho ngững câu hỏi đó.

Bước 2: Tiếp cận nghiên cứu

Sau khi xác định vấn đề nghiên cứu thì sang bước tiếp theo cần tổng quan cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ và nghiên cứu những vấn đề có liên quan ở trong và ngoài nước, từ đó xây dựng mô hình lý thuyết về các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.

Bước 3: Thiết kế nghiên cứu

Nội dung quan trọng trong bước này là xác định hình thức, phương pháp, quy trình nghiên cứu, thiết kế bảng câu hỏi khảo sát xác định cở mẫu, phương pháp điều tra thu thập số liệu cũng như các kỷ thuật phân tích số liệu.

Bước 4: Điều tra đối tượng nghiên cứu

Ngoài việc thiết kế nghiên cứu thì việc tổ chức điều tra đối tượng nghiên cứu là không thể thiếu. Thông qua việc điều tra thu thập số liệu từ bảng câu hỏi định lượng chính thức. Bước này cần cần phát hiện những sai sót trong quá trình thu mẫu và có những điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo độ tin cậy tối đa cho các số liệu thu thập được.